「はい」が言えない新人さん…どうすれば職場で輝ける？7歳差先輩が教える、円滑コミュニケーション術
「はい」が言えない新人さん…どうすれば職場で輝ける？7歳差先輩が教える、円滑コミュニケーション術
この記事では、新入社員のコミュニケーションに関する悩みを抱えるあなたに向けて、具体的な解決策を提示します。特に、年下の部下や後輩とのコミュニケーションに苦労している先輩社員の方々にとって、明日から実践できるヒントが満載です。新入社員が抱える不安や、世代間のギャップを理解し、どのようにすれば彼らが職場で自信を持って活躍できるようになるのか、具体的なステップを交えて解説していきます。
新卒ではないのですが、21歳の女性が4カ月前に入社し、きちんと返事ができないことにとても困っています。私は彼女より7歳年上ですが、一番近い先輩であり、その他職員は40代半ばから80代までいる、年齢層の高い職場です。彼女は事務員をしています。
雑談をすれば、自分からいろいろ話してくるのですが、仕事中はとにかくおとなしく声が小さく（まだ慣れてないから？）、それも気になるところですが、一番は返事が出来ないことです。
彼女「これは〇〇ですか？」
私「ああでこうだよ」
彼女「あー…（自分の席に戻る）」
上司「（間違えを指摘して）ここはこうやるんだよ」
彼女「あー…」
社長「次はこれを処理してもらっていい？（書類を渡す）」
彼女「…（無言で書類を受け取る）」
「はい」「わかりました」「すいません」等が言えず、いつも「あー…」や無言で済ませてしまいます。
最初仕事が全然できないことは当たり前だし、職場もお客様も私たち以外みんな年配？なので、最初のほうは「みんなの孫みたいな年なんだから、仕事ができるできないより、若いんだからにこにこした感じとか明るさとか、仕事できなくてもちゃんと返事して一生懸命やってる風の方が可愛がられるし、可愛がられたほうが楽だよ」と言ってみたり…実際私はそうやって輪の中に入っていったので…
最近は直球で「返事をしないとわかってるか解らないから、なんか言ったほうがいいよ」って何回か言いましたが変わらず。私は一応ちゃんと返事をしますが、小さい会社でそれを耳にしてても特に直らず。上司たちには「最近の若い子ってみんなああなのかなー」と言われてしまい。
内部ならまだしも、お客様がいらっしゃってお茶を出したり案内もしないといけないので、そこでお客様に話しかけられて「あー…」では困るな…と。
だんだん自分で気付いて直ってくるものなのでしょうか？正直返事ぐらいは最初から出来てほしいと思いましたが、若いときはみんなそうなのかな？と思ったり…自分は21歳の時働いていましたが、その時どうだったかなんて思い出せないですしね。
社内の上司は若い子にどう接したらいいかわからないようで、なんて言っていいかわからないって言うし、しかもみんな男性だし、セクハラって言われたらどうしよう！って何も言わないんですよね。年も近いし同じ女性だし言ってみてよ！って。
でもこれ以上どうしたらいいかわからず本当に困ります。
新入社員の「返事」の問題は、多くの職場で共通の悩みです。特に、年齢層の高い職場環境では、世代間のギャップからコミュニケーションが難しくなることもあります。しかし、適切なアプローチとサポートがあれば、新入社員は必ず成長し、職場に貢献できるようになります。
1. なぜ「返事」ができないのか？ 新入社員の心理を理解する
新入社員が「返事」をしない、あるいは「あー…」と曖昧な返事をする背景には、様々な心理的要因が考えられます。まずは、それらを理解することが重要です。
- 不安と緊張: 新しい環境への適応、仕事へのプレッシャー、人間関係への不安など、様々なストレスを抱えています。特に、年齢層の高い職場では、先輩社員とのコミュニケーションに緊張を感じやすい傾向があります。
- 自己肯定感の低さ: 仕事への自信がない、自分の意見を言うことに抵抗がある、失敗を恐れるなど、自己肯定感の低さが返事をためらわせる原因となることがあります。
- コミュニケーションスキルの不足: 適切な言葉遣いや表現方法がわからない、相手にどう伝えたら良いのか迷うなど、コミュニケーション能力が未熟な場合もあります。
- 世代間のギャップ: 育ってきた環境の違いから、コミュニケーションに対する価値観や考え方に違いがある場合があります。例えば、SNSでのコミュニケーションに慣れていても、対面でのコミュニケーションに苦手意識を持っていることもあります。
2. 具体的なコミュニケーション改善ステップ
新入社員の「返事」の問題を解決するためには、具体的なステップを踏んで、段階的にコミュニケーション能力を向上させていくことが重要です。
ステップ1: 信頼関係の構築
まずは、新入社員との信頼関係を築くことが不可欠です。一方的に指導するのではなく、親身になって話を聞き、共感を示す姿勢が大切です。
- 積極的に話しかける: 仕事のことだけでなく、趣味や興味のあることなど、プライベートな話題にも触れることで、親近感を高めます。
- 褒める: 些細なことでも良いので、積極的に褒めることで、自己肯定感を高め、自信を持たせます。例えば、「〇〇さんの資料、見やすくて助かるよ」など、具体的な言葉で褒めることが効果的です。
- 相談しやすい雰囲気を作る: 困ったことがあれば、いつでも相談できるという安心感を与えます。話しかけやすいように、笑顔で接し、相手の目を見て話すことを心がけましょう。
ステップ2: 具体的なフィードバック
「返事」の問題に対しては、具体的にフィードバックを行い、改善を促します。抽象的なアドバイスではなく、具体的な行動を促すことが重要です。
- 「はい」や「わかりました」を促す: 指示や質問に対して、「はい」や「わかりました」と返事をすることを具体的に促します。最初はぎこちなくても、繰り返し伝えることで、徐々に慣れていきます。
- ロールプレイング: お客様との対応を想定したロールプレイングを行い、適切な返事の仕方を練習します。例えば、「〇〇様、お茶をお持ちしました」という状況で、どのような返事をすれば良いのか、一緒に練習します。
- フィードバックは具体的かつ建設的に: 改善点だけでなく、良かった点も具体的に伝え、成長を促します。「〇〇さんの説明は分かりやすかったよ。でも、最後に『はい、わかりました』と言ってくれると、もっと安心できるね」など、具体的な言葉で伝えます。
ステップ3: 継続的なサポート
一度伝えただけでは、すぐに改善されるとは限りません。継続的にサポートし、新入社員の成長を支えましょう。
- 定期的な面談: 定期的に面談を行い、仕事の進捗状況や困っていることなどを確認します。悩みがあれば、一緒に解決策を考え、具体的なアドバイスを行います。
- 成功体験を共有: うまくいった事例を共有し、成功体験を積み重ねることで、自信を深めます。例えば、「〇〇さんがお客様に的確な対応をして、感謝されたよ」など、具体的なエピソードを伝えます。
- 周囲の協力を得る: 上司や同僚にも協力を仰ぎ、チーム全体で新入社員をサポートする体制を整えます。
3. 職場全体で取り組むためのヒント
新入社員のコミュニケーション能力を向上させるためには、個人の努力だけでなく、職場全体で取り組むことが重要です。
- 研修の実施: 新入社員向けのコミュニケーション研修を実施し、基本的なマナーや言葉遣い、コミュニケーションスキルを習得させます。
- メンター制度の導入: 経験豊富な先輩社員をメンターとして配置し、新入社員の相談相手や指導役を担わせます。
- オープンなコミュニケーションを推奨: 上司や同僚との間で、気軽に意見交換ができるような、風通しの良い職場環境を構築します。
- 多様性を受け入れる: 世代や価値観の違いを理解し、多様性を受け入れる姿勢が重要です。
これらの取り組みを通じて、新入社員が安心して成長できる環境を整え、彼らの潜在能力を最大限に引き出すことができます。
4. 成功事例から学ぶ
実際に、新入社員のコミュニケーション能力を向上させることに成功した事例を紹介します。
- 事例1: ある企業では、新入社員向けに、ロールプレイング形式の研修を実施しました。様々な場面を想定し、適切な返事の仕方や言葉遣いを練習した結果、新入社員のコミュニケーション能力が大幅に向上しました。
- 事例2: ある職場では、メンター制度を導入し、先輩社員が新入社員の相談相手となり、仕事の進め方や人間関係の悩みなど、様々な問題を解決しました。その結果、新入社員の職場への適応がスムーズに進み、早期離職を防ぐことにも繋がりました。
- 事例3: ある会社では、新入社員が積極的に意見を言えるように、定期的に意見交換会を開催しました。新入社員の意見を尊重し、積極的に取り入れることで、彼らの自己肯定感が高まり、コミュニケーション能力も向上しました。
5. 注意点とやってはいけないこと
新入社員への指導において、注意すべき点と、避けるべき行動があります。
- 感情的に叱らない: 感情的に叱責すると、新入社員は萎縮し、ますますコミュニケーションを避けるようになります。冷静に、具体的に問題点を指摘し、改善策を提示しましょう。
- 人格否定をしない: 相手の人格を否定するような言葉は、絶対に避けましょう。例えば、「あなたはダメだ」ではなく、「今回のやり方は改善の余地があるね」など、具体的な行動に焦点を当てたフィードバックを心がけましょう。
- セクハラ・パワハラに注意: 相手との距離感を適切に保ち、セクハラやパワハラと誤解されるような言動は避けましょう。
- 押し付けがましい指導をしない: 自分の価値観を押し付けるのではなく、新入社員の個性を尊重し、彼らが自分らしく成長できるようなサポートを心がけましょう。
6. 継続的な自己成長を促す
新入社員の成長を促すためには、彼らが自ら学び、成長し続けられるようにサポートすることが重要です。
- 自己分析を促す: 自分の強みや弱みを理解し、改善点を見つけられるように、自己分析を促します。
- 目標設定を支援: 具体的な目標を設定し、達成に向けて計画を立て、実行できるように支援します。
- フィードバックを求める: 周囲からのフィードバックを積極的に求め、自己理解を深め、改善に繋げられるように促します。
- 学びの機会を提供する: 研修やセミナーへの参加を勧め、専門知識やスキルを習得する機会を提供します。
これらのサポートを通じて、新入社員は自律的に成長し、職場での活躍の場を広げることができます。
7. まとめ: 新入社員の成長を支え、共に成長する
新入社員の「返事」の問題は、適切なアプローチとサポートによって必ず改善できます。信頼関係を築き、具体的なフィードバックを行い、継続的なサポートを提供することで、新入社員は自信を持って仕事に取り組めるようになります。そして、彼らの成長は、職場全体の活性化にも繋がります。先輩社員として、新入社員の成長を支え、共に成長していくことを目指しましょう。
新入社員が抱える悩みは、一人ひとり異なります。あなたの職場の新入社員に合った方法で、コミュニケーションを深め、彼らが安心して成長できる環境を整えてあげてください。
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