一般事務なのに会議と司会進行ばかり…評価目標にまでされて辛い！解決策を教えます
一般事務なのに会議と司会進行ばかり…評価目標にまでされて辛い！解決策を教えます
新卒で入社した小さなゼネコンで、一般事務として働くあなたの悩み、とてもよく分かります。会議の多さ、司会進行の負担、そして評価への影響… 毎日、本当に大変ですよね。今回は、あなたの抱える問題が「なぜ」起こっているのかを分析し、具体的な解決策を提示します。
小さなゼネコンに新卒入社し2年が経ちましたが、上司に対する不満が爆発しそうです。本社勤務で建築部門の一般事務として配属されたのですが、何故か今日までずっと課長以上が参加する建築現場に関する会議に出席させられています。最初のうちは、顔合わせの意味もあるのかと思っていたのですが、そのうち参加する会議数がどんどん増え、今では毎月1時間～2時間ほどの会議に約15～20ほど出席しています。しかもそのほとんどの会議で司会進行役を押し付けられたため、欠席することができません。
あまりにも会議数が増えていく一方だったので、一度減らさないかと打診したところ「じゃぁ減らすか」と言っていただけたのですが、会議を減らす会議をした結果、新しい無駄な会議が増えただけで、むしろ逆効果になってしまいました。
小さな会社のため建築部門の一般事務とそのほか雑用などは私一人で行っております。電話対応や受付など、常時席についていなければできない業務もありますし、この部署の女性は私一人のため来客対応を行ったりもします。作業員と本社との中継役でもあるのでこまごまとした機材管理、提出書類管理などをすべて請け負っています。
しかし、会議に参加することでそれらすべての業務がストップするため、会議後残業をする必要が出てきます。
会議中の電話対応などは同フロアの他部署の女性の方に頼んだりするのですが、この部署も女性はこの方一人で、毎度ご迷惑をかけ心苦しいです。上司に会議の出席について掛け合ってみても、事務職は暇なのだからいけるだろう的なことを言われ呆然としました。
他社でも事務職の方はこれぐらい会議に出るのが普通なのでしょうか。私の忍耐力が足らないからそう思うのでしょうか。
さらに、今回私の会社での評価目標に会議の司会進行についての目標を上司に無理やり掲げさせられ、ボーナス査定や昇給にもかかわると宣言されてしまいました。昇給は女性はできないので良いのですが、ボーナス査定にかかわるといわれても、評価基準があやふやすぎてもう意味が分かりません。
一般事務って司会進行のプロにならなければいけないのでしょうか。ぜひご意見をお聞きしたいです。
なぜ、こんな状況になっているのか？原因を分析
まずは、あなたの置かれている状況を客観的に分析してみましょう。なぜ、こんなにも会議に出席し、司会進行を任され、評価対象にまでなっているのでしょうか？
- 人手不足： 小さな会社では、一人で複数の業務を兼務することがよくあります。あなたの会社も例外ではなく、事務職でありながら、様々な雑務を任されている可能性があります。
- コミュニケーション不足： 上司や同僚とのコミュニケーションが不足していると、あなたの負担が増えていることに気づいてもらえないことがあります。
- 誤った認識： 上司が「事務職は暇」という誤った認識を持っている場合、あなたの業務量を過小評価し、会議への参加を当然のことと考えている可能性があります。
- 評価制度の不備： 評価基準が曖昧で、会議の司会進行が評価項目に入っていること自体、不自然です。会社として、事務職の役割や評価基準を明確にできていない可能性があります。
具体的な解決策：今すぐできること、長期的に取り組むこと
状況を改善するために、今すぐできることと、長期的に取り組むべきことを分けて考えてみましょう。
1. 今すぐできること
- 業務の可視化： 1日の業務内容を記録し、会議への参加によって、どの業務がどれだけ滞っているのかを可視化しましょう。記録は、上司に状況を説明する際の客観的な証拠となります。
例：
- 9:00-10:00 会議
- 10:00-12:00 会議後の遅延業務（電話対応、書類作成など）
- 12:00-13:00 昼食
- 13:00-14:00 来客対応、電話対応
- 14:00-15:00 会議
- 15:00-17:00 会議後の遅延業務（書類整理、メール対応など）
- 17:00-18:00 残業（会議の遅延業務）
- 上司との交渉： 記録を基に、上司に現状を説明し、会議の削減や、司会進行の負担軽減を交渉しましょう。
交渉のポイント：
- 具体的な問題点を提示する： 「会議が多くて困っています」ではなく、「会議に出席することで、〇〇業務が遅延し、残業が増えています」のように、具体的に説明しましょう。
- 代替案を提案する： 会議の削減が難しい場合は、「会議の議事録作成は、他の人に交代してもらえませんか？」「会議の頻度を減らすことはできませんか？」など、具体的な代替案を提案しましょう。
- 感謝の気持ちを伝える： 相手に協力を促すために、「いつもありがとうございます。〇〇の件でご相談があります」のように、感謝の気持ちを伝えながら、相手に寄り添う姿勢を見せましょう。
- 同僚への協力要請： 会議中の電話対応など、他の人に頼む必要がある場合は、事前に丁寧に依頼し、感謝の気持ちを伝えましょう。
2. 長期的に取り組むこと
- キャリアプランの検討： あなたのキャリアプランを考え、現在の会社で実現できるのか、他の会社で実現できるのかを検討しましょう。
例：
- 今の会社で、事務職として専門性を高めたいのか？
- 他の職種に挑戦したいのか？
- 今の会社で、管理職を目指したいのか？
- スキルアップ： 事務スキルだけでなく、コミュニケーション能力や問題解決能力など、汎用性の高いスキルを磨きましょう。
例：
- コミュニケーション能力： ロールプレイングやセミナーへの参加
- 問題解決能力： 問題解決に関する書籍を読んだり、研修に参加
- ITスキル： 業務効率化に役立つツール（Excel、PowerPointなど）の習得
- 転職活動の準備： 転職を視野に入れている場合は、情報収集や自己分析、そして応募書類の作成など、準備を始めましょう。
転職活動のステップ：
- 自己分析： 自分の強みや弱み、キャリアビジョンを明確にする。
- 情報収集： 興味のある業界や企業について、情報収集を行う。
- 求人検索： 自分の希望に合う求人を探す。
- 応募書類作成： 履歴書や職務経歴書を作成する。
- 面接対策： 面接の練習をする。
評価制度と昇給について
評価制度が曖昧で、会議の司会進行が評価対象になっていることについて、疑問を感じるのは当然です。昇給は女性はできないとのことですが、ボーナス査定に関わるのであれば、なおさら納得のいく評価基準が必要です。
- 評価基準の確認： 上司に評価基準について詳しく説明を求め、不明な点があれば質問しましょう。
- 評価への異議申し立て： 評価に納得できない場合は、上司に異議を申し立てることもできます。その際は、客観的なデータや具体的な事例を用いて、根拠を明確に説明しましょう。
- 人事部への相談： 会社に人事部がある場合は、評価制度について相談することもできます。
他社の事務職の状況
他社の事務職が、あなたと同じように多くの会議に出席しているか、気になるかもしれませんね。一般的に、事務職が会議に出席することはありますが、その頻度や内容は会社や部署によって大きく異なります。
多くの会議に出席し、司会進行まで任されるのは、一般的な事務職の状況とは言えません。あなたの会社では、事務職の役割が明確に定義されておらず、結果として、あなたに過度な負担がかかっている可能性があります。
メンタルヘルスケア
今の状況が続くと、精神的に辛くなってしまうこともあります。一人で抱え込まず、以下の方法でメンタルヘルスケアを行いましょう。
- 休息： 週末はしっかりと休息を取り、心身をリフレッシュしましょう。
- 気分転換： 趣味や好きなことに時間を使い、気分転換を図りましょう。
- 相談： 家族や友人、同僚に悩みを打ち明けたり、専門家（カウンセラーなど）に相談したりするのも良いでしょう。
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まとめ：あなたのキャリアを切り開くために
今回の状況を改善するためには、まず現状を正確に把握し、上司とのコミュニケーションを通じて、会議の削減や業務分担の見直しを交渉することが重要です。同時に、キャリアプランを考え、スキルアップや転職活動の準備を進めることも、あなたの将来にとってプラスになります。
辛い状況ではありますが、諦めずに、一つずつ問題を解決していくことで、必ず状況は改善します。あなたのキャリアを切り開き、充実した毎日を送れるように、心から応援しています。
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