事務職の仕事が覚えられない23歳女性へ：脱「忘れすぎ」！仕事の覚え方とキャリアアップ術
事務職の仕事が覚えられない23歳女性へ：脱「忘れすぎ」！仕事の覚え方とキャリアアップ術
あなたは、新しい事務職の仕事になかなか慣れず、周囲からの期待に応えられず悩んでいませんか？
仕事がうまく覚えられません。メモ、ノート取りもやって、やる気もきちんとあります。ですが単純作業以外の作業覚えがすごく悪いです。現在23歳で九月から事務職をしているのですが、パソコン作業の難しいものがなかなか覚えられません。現在の方からその作業の引き継ぎをしなければならないのですが、教育担当してくださっている方に『忘れすぎだよ？』と今日注意されてしまいました。１週間半くらいしています。
実際には忘れてるのもありますが不安なのとこれで大丈夫だろうかとあっているのに疑心暗鬼のようになってしまっているのです。一日2回ほどしかない作業なのですが、これに時間を取ってしまいます(担当している方はだいたい30分ですが1時間私はかかります)
彼女に迷惑などかけたくないのと、早く仕事を覚えたいのですがどうしたらいいでしょうか？
Excelなど不慣れです。よろしくお願いします
この記事では、事務職の仕事がなかなか覚えられない23歳のあなたが、どのようにすればスムーズに業務を習得し、自信を持ってキャリアアップできるのか、具体的な方法をケーススタディ形式で解説します。あなたの抱える悩み、例えば「忘れやすい」「Excelが苦手」「周りに迷惑をかけているのではないか」といった不安を解消し、着実に成長するためのヒントをお届けします。
ケーススタディ：真面目な23歳、事務職デビューの壁
主人公は、9月から事務職として働き始めた23歳のAさん。真面目で一生懸命な性格ですが、新しい仕事を覚えることに苦戦しています。特に、パソコンを使った複雑な作業や、Excelの操作に時間がかかり、先輩から注意を受けることも。「忘れやすい」という自己評価と、周囲からの期待に応えられないというプレッシャーから、自信を失いかけています。
Aさんのように、新しい仕事に慣れない、あるいは特定のスキルに苦手意識を持っている人は少なくありません。しかし、適切な方法で学習し、工夫を重ねることで、必ず克服できます。以下、Aさんのケースを参考にしながら、具体的な解決策を見ていきましょう。
ステップ1：問題の特定と自己分析
まず、Aさんの抱える問題を具体的に分解し、原因を特定することから始めましょう。Aさんの場合、以下の点が課題として挙げられます。
- 業務の覚えにくさ：単純作業以外の複雑な作業が覚えられない。
- 時間管理の課題：同じ作業に時間がかかりすぎる。
- 不安と疑心暗鬼：自分の能力に自信が持てず、ミスを恐れる。
- Excelスキル不足：Excel操作に不慣れで、業務に支障をきたしている。
これらの問題は、それぞれが関連し合っています。例えば、Excelスキルが不足していると、業務効率が下がり、結果的に時間がかかってしまう。時間がかかると、さらに不安が増幅し、集中力が低下して、ますます覚えにくくなる、といった悪循環に陥りがちです。
自己分析の際には、以下の点を意識しましょう。
- 具体的な業務内容の洗い出し：どの業務に時間がかかっているのか、具体的に書き出してみましょう。
- 得意なこと、苦手なことの明確化：Excelのどの機能が苦手なのか、どんな作業が得意なのかを把握しましょう。
- 学習方法の振り返り：メモの取り方、復習の仕方など、自分の学習方法が効果的かどうかを客観的に評価しましょう。
ステップ2：効果的な学習方法の習得
次に、効果的な学習方法を身につけることが重要です。Aさんの場合、以下の方法を試してみましょう。
1. メモの取り方の改善
単にメモを取るだけでなく、その質を高めることが重要です。以下のポイントを意識しましょう。
- 5W1Hを意識する：いつ（When）、どこで（Where）、誰が（Who）、何を（What）、なぜ（Why）、どのように（How）をメモに盛り込むことで、情報が整理され、理解が深まります。
- 図解やイラストを活用する：言葉だけでは理解しにくい場合、図やイラスト、矢印などを使って視覚的に情報を整理しましょう。
- 自分だけの略語を作る：頻繁に出てくる言葉や操作は、自分だけの略語でメモすることで、記録時間を短縮できます。
- メモを見返す習慣をつける：メモを取るだけでなく、定期的に見返すことで、記憶の定着を促します。特に、業務開始前や、作業を行う前にメモを見返すことで、スムーズに作業を進めることができます。
2. 実践的な練習と反復
机上での学習だけでなく、実際に手を動かして練習することが大切です。Aさんの場合、Excelの操作は、実際に手を動かして練習することで、スキルアップにつながります。
- チュートリアルやオンライン講座の活用：Excelの基本操作から応用まで、様々なチュートリアルやオンライン講座が提供されています。自分のレベルに合わせて、学習を進めましょう。
- 実際の業務で練習する：先輩に教わりながら、実際の業務でExcelを操作してみましょう。最初は戸惑うかもしれませんが、実践を通して、スキルが向上します。
- 反復練習：同じ操作を何度も繰り返すことで、操作に慣れ、記憶を定着させましょう。
3. 質問する習慣を身につける
分からないことは、遠慮せずに質問することが重要です。Aさんの場合、先輩や同僚に質問することで、疑問を解消し、理解を深めることができます。
- 質問する前に自分で調べる：まずは、自分で調べてみましょう。それでも分からない場合は、質問することで、より深い理解が得られます。
- 質問の準備をする：質問する前に、何が分からないのかを具体的に整理しておきましょう。質問内容を明確にすることで、スムーズな回答が得られます。
- 質問のタイミングを考える：忙しい時間帯を避け、相手が対応しやすい時間帯に質問しましょう。
4. 業務の見える化とタスク管理
業務を可視化し、タスクを整理することで、効率的に業務を進めることができます。
- タスクリストの作成：今日やるべきこと、明日やるべきことをリストアップし、優先順位をつけましょう。
- 時間管理：各タスクにかかる時間を予測し、時間内に終わらせるように意識しましょう。
- 進捗管理：タスクの進捗状況を記録し、振り返りを行いましょう。
ステップ3：Excelスキルの向上
事務職にとって、Excelスキルは必須と言えるでしょう。Aさんの場合、Excelスキルを向上させることで、業務効率が格段に向上し、自信につながります。
1. 基本操作の習得
まずは、Excelの基本操作をマスターしましょう。
- セルの入力と編集：データの入力、書式設定、数式の入力など、基本的な操作を習得しましょう。
- 関数の活用：SUM関数、AVERAGE関数、IF関数など、よく使う関数をマスターしましょう。
- 表の作成と編集：表の作成、行や列の挿入、削除、書式設定など、表の編集方法を習得しましょう。
2. 実践的な練習
基本操作を習得したら、実践的な練習を行いましょう。
- サンプルデータの活用：Excelのサンプルデータを使って、様々な操作を練習しましょう。
- 業務での活用：実際の業務で、Excelを活用してみましょう。例えば、データの集計や分析、資料作成などにExcelを活用できます。
- オンライン講座の活用：Excelのオンライン講座を受講することで、効率的にスキルアップできます。
3. Excelスキルアップのコツ
Excelスキルを向上させるための、いくつかのコツを紹介します。
- ショートカットキーの活用：ショートカットキーを覚えることで、作業効率が格段に向上します。
- テンプレートの活用：よく使う書類や資料は、テンプレートを作成しておくと、作業時間を短縮できます。
- 検索機能の活用：分からないことは、Excelのヘルプやインターネットで検索してみましょう。
ステップ4：自信を育み、キャリアアップへ
仕事の覚え方やExcelスキルが向上すれば、自信がつき、積極的に業務に取り組めるようになります。さらに、キャリアアップを目指すことも可能です。
1. ポジティブな思考を持つ
自信を持つためには、ポジティブな思考を持つことが重要です。
- 成功体験を積み重ねる：小さな目標を達成することで、自信を育みましょう。
- 自己肯定感を高める：自分の良い点を見つけ、自己肯定感を高めましょう。
- 失敗から学ぶ：失敗を恐れず、そこから学び、成長につなげましょう。
2. キャリアプランを立てる
自分のキャリアプランを立てることで、目標が明確になり、モチベーションが向上します。
- 将来の目標を設定する：どのようなキャリアを築きたいのか、具体的に目標を設定しましょう。
- スキルアップ計画を立てる：目標達成のために、必要なスキルを洗い出し、スキルアップ計画を立てましょう。
- 情報収集：キャリアに関する情報を収集し、自分のキャリアプランに役立てましょう。
3. 周囲との連携
周囲との連携を深めることで、仕事がスムーズに進み、キャリアアップにつながります。
- 積極的にコミュニケーションをとる：同僚や上司と積極的にコミュニケーションをとり、良好な人間関係を築きましょう。
- チームワークを意識する：チームの一員として、協力して業務に取り組みましょう。
- フィードバックを求める：上司や同僚からフィードバックをもらい、改善点を見つけましょう。
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ステップ5：具体的な行動計画
Aさんの場合、以下の行動計画を立て、実践していくことが重要です。
- 1週間の目標設定：Excelの基本操作をマスターする、1つの業務を完璧に覚えるなど、具体的な目標を設定し、達成度を記録する。
- 毎日の学習時間の確保：業務時間外に、Excelの練習や業務に関する学習時間を確保する。
- 先輩への質問：分からないことは、積極的に先輩に質問し、疑問を解消する。
- フィードバックの活用：先輩からのフィードバックを真摯に受け止め、改善点を見つける。
- 自己肯定感を高める：自分の良い点を見つけ、自信を持つように努める。
成功事例：Aさんの成長物語
Aさんは、上記の行動計画を実践し、着実に成長していきました。Excelスキルが向上し、業務効率がアップ。先輩からの評価も高まり、自信を持って仕事に取り組めるように。さらに、積極的に資格取得にも挑戦し、キャリアアップを実現しました。
Aさんのように、正しい方法で努力すれば、必ず成長できます。諦めずに、一歩ずつ進んでいきましょう。
専門家からのアドバイス
キャリアコンサルタントとして、私は多くの求職者の悩みを聞いてきました。今回のAさんのケースのように、仕事が覚えられない、スキルに自信がないという悩みは、決して珍しくありません。しかし、適切な方法で学習し、努力を継続することで、必ず克服できます。
以下に、私が考える、仕事の覚えが悪いと感じている人が、成長するために必要なポイントをまとめます。
- 自己分析の徹底：自分の強みと弱みを客観的に把握し、課題を明確にしましょう。
- 学習方法の改善：自分に合った学習方法を見つけ、効率的に学習しましょう。
- 実践と反復：机上での学習だけでなく、実際に手を動かして練習し、反復練習を行いましょう。
- 周囲との連携：積極的に質問し、周囲とのコミュニケーションを深めましょう。
- 目標設定と計画：具体的な目標を設定し、計画的に行動しましょう。
- 継続的な努力：諦めずに、努力を継続しましょう。
また、以下のようなサポートも有効です。
- キャリアカウンセリング：専門家によるキャリアカウンセリングを受けることで、客観的なアドバイスやサポートを得ることができます。
- スキルアップ研修：Excel研修やビジネスマナー研修など、スキルアップのための研修を受講しましょう。
- 資格取得：MOS（Microsoft Office Specialist）などの資格を取得することで、スキルを証明し、自信を高めることができます。
まとめ：事務職の仕事をスムーズに覚え、キャリアアップするために
この記事では、事務職の仕事がなかなか覚えられない23歳の女性が、どのようにすればスムーズに業務を習得し、自信を持ってキャリアアップできるのか、具体的な方法を解説しました。
重要なポイントは以下の通りです。
- 問題の特定と自己分析：自分の課題を明確にしましょう。
- 効果的な学習方法の習得：メモの取り方、実践的な練習、質問する習慣などを身につけましょう。
- Excelスキルの向上：基本操作を習得し、実践的な練習を行いましょう。
- 自信を育み、キャリアアップへ：ポジティブな思考を持ち、キャリアプランを立てましょう。
- 具体的な行動計画：目標を設定し、計画的に行動しましょう。
これらの方法を実践することで、あなたは必ず成長し、事務職として活躍できるようになります。諦めずに、一歩ずつ進んでいきましょう。
もし、あなたが一人で悩みを抱え込んでいるなら、ぜひ専門家にご相談ください。あなたのキャリアを全力でサポートします。
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