仕事の指示を自分の言葉で言い換えるのは「頭が悪い」？社会人4年目の事務職が抱える疑問を解決！
仕事の指示を自分の言葉で言い換えるのは「頭が悪い」？社会人4年目の事務職が抱える疑問を解決！
この記事では、仕事での指示の受け方について悩んでいる社会人4年目の事務職の方に向けて、具体的なアドバイスを提供します。あなたは、上司からの指示を自分の言葉で言い換えて確認することに、不安や疑問を感じていますか？「頭が悪い」と思われないか、迷惑ではないかと心配しているかもしれません。この記事を読むことで、あなたの不安を解消し、よりスムーズに業務を進めるためのヒントを得られるでしょう。
社会人4年目事務職です。私は昔から人の話を一度聞いて理解するということがとても苦手です。そのため、仕事で初めてする作業の指示を受けたり、電話で複雑な指示を受けた場合はメモをとり、「つまり○○を○○するということですね」という感じで自分の言葉で言われた内容を復唱しています。理由としては、私は話を聞いてこう理解したけど、そういう解釈で合っているか？ということを確認して認識を合わせたいからです。
おかげで聞き間違い等による大きなミスは今までありませんでした(上司が見逃してくれいるだけかもしれませんが、、、)
私にとってはミスを防ぐためにできる対策と考えているのですが、指示する側は時間がかかって迷惑でしょうか。また、客観的に見たらいちいち確認する私みたいなやり方は頭が悪いと思われるのでしょうか。コピーのような簡単な指示でしたら相づちする感覚で「○○部ですねー分かりました」という感じです。
今まで復唱することを怒られたことはないのですが、ふと気になってしましました。
もしよろしければご意見をお聞かせください。
指示の復唱は「頭が悪い」どころか、むしろ「仕事ができる人」の証！
まず結論から言いますと、指示された内容を自分の言葉で言い換えて確認する行為は、決して「頭が悪い」ことではありません。むしろ、非常に効果的なコミュニケーションスキルであり、仕事の質を高めるための重要なテクニックです。あなたの行っていることは、ミスを防ぎ、正確な理解を促すための効果的な方法であり、多くの優秀なビジネスパーソンも実践しています。
あなたが抱えている不安は、多くの人が経験することです。特に、社会人経験が浅い時期には、自分のやり方が正しいのか、相手に迷惑をかけていないかなど、様々な疑問が生まれるものです。しかし、あなたの行動は、以下のような点で非常に優れています。
- ミスを未然に防ぐ： 指示内容を正確に理解し、誤解を防ぐことができます。
- 認識のズレを解消： 相手との認識を合わせることで、後々のトラブルを回避できます。
- 効率的な業務遂行： 正確な理解は、スムーズな業務遂行につながります。
なぜ指示の復唱が良いのか？具体的なメリットを解説
指示を復唱することには、多くのメリットがあります。ここでは、具体的なメリットを3つのポイントに分けて解説します。
1. コミュニケーションの円滑化
指示を復唱することは、指示者とのコミュニケーションを円滑にする効果があります。自分の言葉で言い換えることで、指示者はあなたが内容を正しく理解しているかを確認できます。もし誤解があれば、その場で修正することができ、後になって「言った」「言わない」というトラブルを避けることができます。
また、復唱することで、指示者はあなたの真剣な姿勢を感じ、より丁寧に説明しようとするかもしれません。これは、あなた自身の理解を深めるだけでなく、良好な人間関係を築くことにもつながります。
2. ミスの削減と業務効率の向上
指示の復唱は、ミスの削減に大きく貢献します。人間は、一度聞いただけで全ての情報を正確に記憶することは難しいものです。復唱することで、情報を整理し、理解を深めることができます。その結果、誤った解釈や見落としを防ぎ、正確な業務遂行につながります。
さらに、正確な理解は、業務効率の向上にもつながります。もし指示内容を誤って理解していた場合、やり直しが発生し、時間と労力を無駄にすることになります。復唱によって、最初から正しい方向で業務を進めることができれば、効率的にタスクを完了させることができます。
3. 自己成長とスキルアップ
指示を復唱する過程で、あなたは自然と「なぜこの指示が出されたのか」「どのような意図があるのか」を考えるようになります。これは、あなたの思考力を高め、問題解決能力を向上させることにつながります。
また、様々な指示に対応する中で、あなたは徐々に「効率的なメモの取り方」「分かりやすい言い換えのコツ」などを習得していくでしょう。これらのスキルは、あなたのキャリアを築く上で、非常に貴重な財産となります。
「頭が悪い」と思われる？ 周囲の理解を得るための工夫
確かに、指示を毎回復唱することが、相手に「時間がかかる」「面倒だ」と感じさせてしまう可能性はゼロではありません。しかし、少しの工夫で、周囲の理解を得て、よりスムーズにコミュニケーションを取ることができます。
1. 状況に応じた使い分け
全ての指示に対して毎回復唱する必要はありません。簡単な指示や、すでに理解している内容については、相づちを打つだけで十分です。一方、初めての作業や複雑な指示、重要な指示など、誤解が生じやすい場合には、積極的に復唱するようにしましょう。状況に応じて使い分けることで、相手に「空気が読めない」という印象を与えることを避けることができます。
2. 簡潔で分かりやすい言い換え
復唱する際には、簡潔で分かりやすい言葉で言い換えるように心がけましょう。「つまり、○○ということですね」というフレーズは、非常に効果的ですが、毎回同じように繰り返すと、相手に単調な印象を与えてしまう可能性があります。例えば、「○○という理解でよろしいでしょうか」「○○という認識で進めてよろしいですか」など、バリエーションを持たせることで、より自然なコミュニケーションを心がけましょう。
3. 事前の説明と感謝の気持ち
上司や同僚に、あなたがなぜ復唱するのかを事前に説明しておくと、理解を得やすくなります。「私は、一度聞いたことを正確に理解するために、自分の言葉で言い換えて確認するようにしています。もしお手数をおかけすることがあれば申し訳ありませんが、ミスを防ぐためですので、ご理解いただけると幸いです」などと、率直に伝えてみましょう。また、確認の際には、感謝の気持ちを伝えることも大切です。「ありがとうございます。○○という理解でよろしいでしょうか」など、感謝の言葉を添えることで、相手の印象は大きく変わります。
4. 積極的な質問
復唱するだけでなく、積極的に質問することも重要です。「○○について、もう少し詳しく教えていただけますか」「○○について、何か注意点はありますか」など、質問をすることで、あなたの理解度を深めるだけでなく、相手とのコミュニケーションを活性化させることができます。
ケーススタディ：あなたの悩みを解決する具体的なシナリオ
ここでは、あなたの状況を想定した具体的なケーススタディを通して、より実践的なアドバイスを提供します。
ケース1：初めての業務指示
上司から初めての業務指示を受けた場合、あなたはどのように対応しますか？
ステップ1：メモを取る
まずは、指示内容をメモに記録します。重要なポイントやキーワードを意識して、簡潔にまとめましょう。
ステップ2：自分の言葉で言い換える
メモを見ながら、「つまり、○○を○○するということですね」というように、自分の言葉で言い換えます。この際、不明な点があれば、積極的に質問しましょう。
ステップ3：確認と感謝
上司に「○○という理解でよろしいでしょうか」と確認し、もし誤解があれば、その場で修正します。最後に、「ありがとうございます。これで、スムーズに進められそうです」など、感謝の言葉を伝えましょう。
ケース2：電話での複雑な指示
電話で複雑な指示を受けた場合、あなたはどのように対応しますか？
ステップ1：メモと復唱
電話を受けながら、指示内容をメモします。重要な数字や固有名詞は、必ず記録しましょう。その後、「○○の件ですが、○○様宛に、○○を○○するということですね」というように、自分の言葉で復唱します。
ステップ2：不明点の確認
復唱した内容に誤りがないかを確認し、不明な点があれば、積極的に質問します。「○○について、もう少し詳しく教えていただけますか」など、具体的な質問をすることで、理解を深めることができます。
ステップ3：記録と報告
電話を切った後、メモの内容を整理し、上司に報告する必要がある場合は、簡潔に報告しましょう。報告する際には、自分の理解度を伝えることも重要です。「○○様から、○○について、○○するように指示がありました。私は○○と理解しましたが、よろしいでしょうか」など、正確な情報伝達を心がけましょう。
さらにステップアップ！キャリアアップに繋げるために
指示の復唱は、あなたの仕事の質を高めるだけでなく、キャリアアップにも繋がる可能性があります。ここでは、さらにステップアップするための具体的な方法を紹介します。
1. 情報整理能力の向上
指示を復唱する過程で、あなたは自然と情報を整理する能力が向上します。これは、仕事の効率化だけでなく、問題解決能力や企画立案能力にも繋がります。情報を整理する際には、以下の点を意識しましょう。
- 情報の優先順位付け： 重要な情報とそうでない情報を区別し、優先順位をつけましょう。
- 情報の分類： 情報をカテゴリー別に分類し、整理しましょう。
- 情報の可視化： 図や表を使って、情報を分かりやすく可視化しましょう。
2. コミュニケーション能力の強化
指示の復唱は、あなたのコミュニケーション能力を強化する絶好の機会です。相手に分かりやすく伝えるためには、論理的な思考力と表現力が必要となります。コミュニケーション能力を強化するためには、以下の点を意識しましょう。
- 相手の立場に立つ： 相手が何を求めているのかを理解し、相手の言葉で説明しましょう。
- 分かりやすい言葉遣い： 専門用語や難しい言葉を避け、誰にでも理解できる言葉で説明しましょう。
- 論理的な構成： 結論から述べ、根拠を明確に示しましょう。
3. リーダーシップの発揮
指示の復唱を通して、あなたは周囲の信頼を得て、リーダーシップを発揮する機会を得ることができます。リーダーシップを発揮するためには、以下の点を意識しましょう。
- 率先して行動する： 指示を待つだけでなく、自ら考え、行動しましょう。
- 周囲を巻き込む： 周囲の意見を聞き、チーム全体で目標を達成するように努めましょう。
- 責任感を持つ： 自分の言動に責任を持ち、最後までやり遂げましょう。
これらのスキルを磨くことで、あなたはより高いレベルのキャリアを目指すことができるでしょう。
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まとめ：指示の復唱はあなたの成長を加速させる
この記事では、仕事で指示された内容を自分の言葉で言い換えて確認することについて、社会人4年目の事務職の方の疑問を解決するために、様々な角度から解説しました。指示の復唱は、決して「頭が悪い」ことではなく、むしろ、ミスを防ぎ、コミュニケーションを円滑にし、自己成長を促すための有効な手段です。状況に応じた使い分けや、周囲の理解を得るための工夫をすることで、よりスムーズに業務を進めることができます。
また、指示の復唱を通して、あなたは情報整理能力、コミュニケーション能力、リーダーシップなど、様々なスキルを磨くことができます。これらのスキルは、あなたのキャリアアップに大きく貢献するでしょう。積極的に指示を復唱し、あなたの成長を加速させてください。
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