職場の「使えない事務員」にイライラ…どうすればいい？ – キャリアアップと人間関係の改善策
職場の「使えない事務員」にイライラ…どうすればいい？ – キャリアアップと人間関係の改善策
職場で「困った」と感じる同僚がいると、仕事へのモチベーションが下がってしまいますよね。今回は、専門学校で事務員の対応に不満を感じている方からのご相談です。具体的な状況と、そこからどのように問題を解決していくか、一緒に考えていきましょう。
専門学校にいる若い事務の女が仕事出来なさすぎてめちゃくちゃイライラします。
普通誰かが窓口に来たら声かけるまではしなくてもいいと思うが、こちらに向かってきたり等あるだろうに、気づいている上で目を合わせすらしない。
文房具や食品を買う際は事務にお金を払うのですが、台に置いても(もちろん気づいている上で)フル無視。
買いますと声をかけてようやくこっちに来たかと思えばどの商品も値段を覚えてないのでわざわざ商品棚まで見に行って戻ってくる二度手間。こちらが○○円でしたよ。と値段を教えているのに無視して見に行く謎の頑固さは持ち合わせている模様。計算も馬鹿みたいに遅い。なんならたまに計算までこっちにさせてくる。普通何度もやっていれば値段くらいすぐ覚えれるはずだし、確認するのが義務なら表でもなんでも作ればいいのに、適当にやっているから、覚える気がないから毎度見に行かないといけない羽目になるんでしょうね。
ハンドソープの補充も事務の仕事なのに、詰め替えは自分達でやって、倉庫に戻しておいてね。と言ってくる。
普通に生徒から声をかければいい話なのですが、全く忙しくないのにこっちに目をやったり、こっちに向かってくる素振りすら見せない。それもわざと。
話しかけるのも嫌です。
なんというか、そんなのでよく社会に出れたなと思います。来客にも同じような態度だし、前職でも使えない奴だったんだろうなっていうのがひしひしと伝わってきてムカつきます。皆さんも職場にこういうやついたらムカつきますよね？私が短気だからというだけでは到底納得いきません。
問題の本質を見極める
ご相談ありがとうございます。事務員の対応にイライラが募り、仕事への集中力も削がれてしまう状況、大変お察しします。今回の問題は、単に事務員の能力不足だけでなく、コミュニケーション不足や職場環境の問題も絡み合っている可能性があります。まずは、問題の本質を整理し、具体的な解決策を探っていきましょう。
1. 事務員の行動を分析する
まず、事務員の具体的な行動を詳しく見ていきましょう。相談者様が特に不満を感じている点は以下の通りです。
- 顧客対応の欠如: 窓口に来た人に気づいているのに、目を合わせない、声をかけない。
- 業務知識の不足: 商品の値段を覚えていない、計算が遅い。
- 責任感の欠如: ハンドソープの補充を他人に任せる。
- コミュニケーションの不足: 指示や報告を怠る。
これらの行動から、事務員は
- 仕事に対する意欲が低い
- 基本的な業務スキルが不足している
- 周囲との協調性に欠ける
といった問題点を抱えていると考えられます。
2. 相談者様の感情を理解する
次に、相談者様の感情に焦点を当ててみましょう。今回の相談で、相談者様は
- イライラ
- 不満
- 無力感
といった感情を抱いていることがわかります。これは、事務員の対応が原因で、
- 自分の仕事の効率が下がる
- 周囲の目が気になる
- 不快な思いをする
といった不利益を被っているためと考えられます。
3. 問題解決へのアプローチ
問題を分析した上で、具体的な解決策を検討していきましょう。大きく分けて、
- 事務員の行動を変えるアプローチ
- 相談者様の対応を変えるアプローチ
- 職場環境を変えるアプローチ
の3つがあります。
事務員の行動を変えるための具体的な対策
事務員の行動を変えるためには、直接的なアプローチと間接的なアプローチがあります。
1. 直接的なアプローチ: コミュニケーション
まずは、事務員とのコミュニケーションを試みましょう。ただし、感情的に非難するのではなく、客観的な事実を伝え、改善を促すことが重要です。
- 具体的に伝える: 「〇〇さんの対応で、お客様をお待たせすることがあり、業務に支障が出ています。」のように、具体的な事例を挙げて伝えます。
- 期待を伝える: 「お客様に気持ちよく利用していただくために、笑顔で対応してほしい」のように、具体的な行動を期待していることを伝えます。
- 改善策を提案する: 「商品の値段を覚えるために、メモを作成しては？」「計算ミスを防ぐために、電卓を活用しては？」のように、具体的な改善策を提案します。
ただし、相手が反発する可能性もあるため、上司や先輩に相談し、協力を得ることも検討しましょう。
2. 間接的なアプローチ: 職場環境の整備
事務員の行動は、職場環境にも影響されます。より良い環境を整えることで、間接的に改善を促すことができます。
- マニュアルの作成: 業務内容や手順をまとめたマニュアルを作成し、事務員が迷うことなく業務を遂行できるようにします。
- 研修の実施: 接客マナーや業務スキルに関する研修を実施し、事務員の能力向上を支援します。
- 評価制度の見直し: 事務員の業務内容や貢献度を適切に評価する制度を導入し、モチベーション向上を図ります。
これらの取り組みは、事務員だけでなく、他の従業員のモチベーション向上にもつながります。
相談者様の対応を変えるための具体的な対策
事務員の行動を変えることは難しい場合もあります。そのような場合は、相談者様自身の対応を変えることで、ストレスを軽減することができます。
1. 感情のコントロール
イライラや不満を感じたときは、感情をコントロールするための工夫が必要です。
- 深呼吸をする: 感情的になったときは、深呼吸をして冷静さを保ちましょう。
- 気分転換をする: 休憩時間に好きな音楽を聴いたり、軽い運動をしたりして、気分転換を図りましょう。
- 記録をつける: どのような状況でイライラするのかを記録し、パターンを把握することで、対策を立てやすくなります。
感情をコントロールすることで、冷静に問題に向き合い、建設的な解決策を見つけやすくなります。
2. 視点の転換
事務員の行動を、別の視点から見てみることも有効です。
- 長所を探す: 事務員の良い点、例えば「真面目さ」や「責任感」などを見つけ、評価することで、相手に対する見方が変わることがあります。
- 期待値を調整する: 事務員に完璧な対応を求めるのではなく、できる範囲で協力し合うというスタンスに切り替えることで、ストレスが軽減されます。
- 感謝の気持ちを伝える: 事務員に感謝の気持ちを伝えることで、良好な関係を築き、協力体制を築くことができます。
相手に対する見方を変えることで、イライラが軽減され、より建設的なコミュニケーションが可能になります。
3. 上司や同僚への相談
一人で抱え込まず、上司や同僚に相談することも重要です。
- 状況を説明する: 事務員の具体的な行動や、それによって困っていることを、客観的に説明します。
- 協力を求める: 改善のために、上司や同僚にどのような協力を求めているのかを具体的に伝えます。
- 情報共有をする: 他の従業員も同様の問題を抱えている場合は、一緒に解決策を検討することができます。
相談することで、問題解決への糸口が見つかるだけでなく、精神的な負担も軽減されます。
職場環境を変えるための具体的な対策
職場環境を改善することで、事務員の行動だけでなく、他の従業員のモチベーションや働きやすさも向上させることができます。
1. コミュニケーションの活性化
コミュニケーション不足は、多くの職場で問題となっています。積極的にコミュニケーションを活性化することで、問題解決やチームワークの向上につながります。
- 定期的なミーティング: 業務に関する情報共有や、問題解決のためのミーティングを定期的に開催します。
- チームビルディング: 親睦を深めるためのイベントや、チームワークを向上させるための研修を実施します。
- オープンな対話: 従業員が気軽に意見交換できるような、オープンな対話の場を設けます。
コミュニケーションが活発になることで、情報共有がスムーズになり、問題が早期に発見されやすくなります。
2. 業務プロセスの改善
業務プロセスを改善することで、事務員の負担を軽減し、効率的な業務遂行を支援することができます。
- 業務の可視化: 業務内容や手順を可視化し、誰が見ても理解できるようにします。
- ITツールの導入: 業務効率化に役立つITツールを導入します。例えば、顧客管理システムや、経費精算システムなどがあります。
- 業務分担の見直し: 業務分担を見直し、事務員の負担が偏らないようにします。
業務プロセスが改善されることで、事務員のモチベーションが向上し、より質の高い業務が期待できます。
3. 働きがいのある環境づくり
従業員が働きがいを感じられる環境を作ることで、モチベーションと生産性が向上します。
- 目標設定: 従業員一人ひとりの目標を設定し、達成を支援します。
- 評価制度: 従業員の貢献度を適切に評価し、昇進や昇給に反映します。
- 福利厚生: 従業員の健康や生活をサポートする福利厚生を充実させます。
働きがいのある環境は、従業員の定着率を高め、優秀な人材を確保することにもつながります。
具体的なステップと実践例
これらの対策をどのように実践していくか、具体的なステップと実践例を見ていきましょう。
ステップ1: 問題の特定と分析
まずは、事務員の具体的な行動を記録し、問題点を明確にします。相談者様の場合、
- 窓口での対応
- 商品価格の把握
- 計算の遅さ
- ハンドソープの補充
などが問題点として挙げられます。これらの問題が、どのように業務に支障をきたしているのかを具体的に分析します。
ステップ2: コミュニケーションの試み
事務員と直接コミュニケーションを取る場合は、以下の点に注意しましょう。
- 事実を伝える: 「お客様をお待たせすることが多く、困っています」など、客観的な事実を伝えます。
- 感情的にならない: 感情的に非難するのではなく、冷静に話しましょう。
- 改善策を提案する: 「商品の値段を覚えるために、メモを作ってみては？」など、具体的な改善策を提案します。
例: 「〇〇さん、最近、窓口での対応で、お客様をお待たせすることが多く、困っています。何か理由があるのでしょうか？もしよければ、商品の値段を覚えるために、メモを作ってみてはどうでしょうか？」
ステップ3: 上司への相談
事務員とのコミュニケーションがうまくいかない場合や、状況が改善しない場合は、上司に相談しましょう。
- 状況を説明する: 事務員の具体的な行動や、それによって困っていることを、客観的に説明します。
- 協力を求める: 改善のために、上司にどのような協力を求めているのかを具体的に伝えます。
- 解決策を一緒に考える: 上司と一緒に、問題解決のための具体的な対策を検討します。
例: 「上司、〇〇さんの対応について、いくつか問題があり、業務に支障が出ています。具体的には、窓口での対応が遅く、お客様をお待たせすることが多いです。〇〇さんに直接話しましたが、改善が見られません。何か良い解決策はありますでしょうか？」
ステップ4: 職場環境の改善
職場環境を改善するために、以下の取り組みを検討しましょう。
- マニュアルの作成: 業務内容や手順をまとめたマニュアルを作成し、事務員が迷うことなく業務を遂行できるようにします。
- 研修の実施: 接客マナーや業務スキルに関する研修を実施し、事務員の能力向上を支援します。
- 評価制度の見直し: 事務員の業務内容や貢献度を適切に評価する制度を導入し、モチベーション向上を図ります。
これらの取り組みは、事務員だけでなく、他の従業員のモチベーション向上にもつながります。
実践例: 専門学校でのケース
専門学校の場合、事務員は学生や教職員とのコミュニケーションが重要です。以下のような改善策が考えられます。
- 接客研修の実施: 学生や来客への対応方法、言葉遣い、マナーなどを学ぶ研修を実施します。
- 業務マニュアルの作成: 窓口業務、電話対応、備品管理など、具体的な業務内容をまとめたマニュアルを作成します。
- 情報共有の強化: 事務員間の情報共有を強化し、業務の効率化を図ります。例えば、連絡事項を共有する掲示板や、情報共有のためのミーティングなどを設けます。
- 評価制度の導入: 事務員の業務内容や貢献度を評価する制度を導入し、モチベーション向上を図ります。
これらの対策を講じることで、事務員の能力向上を図り、職場全体の雰囲気も改善されることが期待できます。
まとめ: 問題解決への第一歩
職場の「使えない事務員」へのイライラは、多くの人が経験する悩みです。今回の記事では、問題の本質を理解し、具体的な解決策を提示しました。重要なのは、感情的にならず、冷静に状況を分析し、段階的に対策を講じることです。コミュニケーション、職場環境の改善、そして自身の心の持ち方を変えることで、必ず状況は改善に向かいます。
もし、今回の記事を読んでも、まだ悩みから抜け出せない、具体的なアドバイスが欲しいと感じたら、専門家への相談を検討しましょう。あなたの状況に合わせた、よりパーソナルなアドバイスを受けることができます。
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