会計事務所での人間関係の悩み：ベテラン職員とのコミュニケーションを円滑にするには？
会計事務所での人間関係の悩み：ベテラン職員とのコミュニケーションを円滑にするには？
会計事務所で働くあなた。日々の業務、お疲れ様です。今回は、会計事務所内での人間関係、特にベテラン職員とのコミュニケーションに関するお悩みに焦点を当て、具体的な解決策を提示します。年齢や経験の差から生じるコミュニケーションの課題は、多くの職場で見られるものです。しかし、適切な対応策を講じることで、これらの課題を乗り越え、より円滑な職場環境を築くことができます。
会計事務所で働いています。ご高齢の後継として採用されましたが、採用されてから１０年以上経ちますが、未だにその方は現役で何の引き継ぎもされないまま、その方は８０歳を超えております。
傍から見ればいつまでも現役で頑張っていて凄いですね～と思われますが、事務所内ではとても大変なんです。
元々パソコンが苦手であるのに、会計ソフトの進化？バージョンアップ等に対しての変化？について行けず、苦戦されている。それなのに自分で何も勉強というか、向上心が全くなく、覚える気が無い、学ぶ姿勢が１ミリも無い。
だから分からない事は全て私に聞いてくる。何度も何度も、同じことを何度も何度も。
メモを取る事を進言しましたが、その必要は無いと。分からなければまた聞くから、とのことです。
私は、パソコンの先生でも会計ソフトの先生でもありません。その方に手取り足取り操作を教える人じゃないんです。会計ソフトがうまく入力できないと、その会計ソフトへの積もった文句をこちらにしてくるのです。自分の入力の仕方が間違っているだけなのに、うまく行かないのを何かのせいにしたいのでしょうか？
またクリック、ダブルクリックとかから説明しないといけない。
××をクリックしてください
どこ？どこ？どこにあるの？でそこ何回クリック？？
こんなやり取りをずっとしていると頭がおかしくなってきます。
所長先生には何度も話してますが、所長先生側からは辞めてくれとは言えないそうです。あくまでも自主的に辞めると言わない限りは。。
とにかく自分が最優先で、自分の作業が全て、他人の作業が遅れようが関係ない、自分の作業が終わればすぐ帰宅。この方と関わるのが相当なストレスになってました。ですから極力関わらないようにしています。
で先日の話です。その方から「ふるさと納税はどこで入力するのか？政党等寄付金のところ？」という質問がありました。
私はこの質問をされ困りました。なぜ、今になってこんなことを聞いてくるのだろうと。すぐに簡単に教えてしまうと自分で考えなくなる、覚えようとしないので、ちょっとは自分で考えて調べて欲しいと。でないとこれから何度も聞かれる。というかふるさと納税なんて山ほど出てくるのに、今までどうしてたの？？と。
ですから「今までふるさと納税が一度も出てきてないのですか？」と聞きました。すると「ふるさと納税？出てきてるよ」と。「じゃあそのふるさと納税はどうやって入力したのですか？」と聞くと「知らん！忘れたわ！」と。
こんな事ってあります？？今までどうやって入力したか忘れたと。いや、忘れる事って歳を取ると増えますし、それならそれですぐに聞くのではなく、過去の会計ソフトを見たり、申告書を見てみたらいいのではないでしょうか？それをせずに、分からなければすぐに聞けばいいという姿勢にとても腹が立つんです。
ですから「去年のを確認したりしましたか？」と返答しました。すると「もういい！！結構！！」と怒鳴られました。
これって私が悪いのですか？もう考えるのが面倒くさいから、分からない事は全て聞けばいいというこの方の神経が透けて見えてしまって本当に関わる事自体がストレスです。
これで合ってる？これで良い？の確認を逐一こちらにしてくるのも本当にしんどいです。
ご高齢なのは重々承知しております。ただ歳を取っていたら何でも許されるってもんじゃないと思います。自分で調べる努力、一度教えたら何度も聞かない等、本当に最低限の事でいいのでして欲しいんです。
ただずっと色々と考えていて自分は小さい人間じゃないか？とかもうぐるぐる色々考えてしまい、自分がこう思ってしまう事に嫌悪感を感じたり、なぜこんなをずっと考えないといけないのかとかもうよく分からなくなってしまいました。
今回のような今まで自分でやってきたであろう、自分で出来るような事を聞かれた場合に、すぐに教えればいいのか？ある程度のクッションと言いますか、私が今回したようなちょっと去年の申告書を見たりしてみては？という提言をしてもいいのか？どう思われますか？私の行為は酷いですか？
1. 問題の本質を理解する
ご相談内容を拝見し、まず感じたのは、あなたが抱えるストレスの大きさと、その原因の複雑さです。問題は、単にベテラン職員の知識やスキルの問題だけでなく、コミュニケーションのスタイル、世代間の価値観の違い、そして事務所全体の組織文化にまで及んでいます。この問題を解決するためには、多角的な視点からアプローチする必要があります。
まず、問題の本質を整理しましょう。主な問題点は以下の通りです。
- 知識・スキルのギャップ: 会計ソフトのバージョンアップや新しい税制への対応に苦労している。
- 学習意欲の欠如: 自分で学ぶ姿勢がなく、分からないことをすぐにあなたに質問する。
- コミュニケーションの課題: 指示の仕方や質問の仕方に問題があり、あなたに過度な負担がかかっている。
- 組織文化の問題: 所長が対応に苦慮しており、問題解決のための具体的な対策が取られていない。
これらの問題を解決するためには、まず現状を客観的に把握し、具体的な対策を立てることが重要です。
2. コミュニケーション戦略を立てる
円滑なコミュニケーションは、問題解決の第一歩です。相手の年齢や経験を尊重しつつ、あなたの負担を軽減するためのコミュニケーション戦略を立てましょう。
2-1. 質問への対応方法
同じ質問を何度もされること、これは非常にストレスになるものです。しかし、感情的にならず、冷静に対応することが重要です。以下のステップを参考にしてください。
- まずは落ち着いて: 相手の質問に対し、すぐに答えを出すのではなく、一度深呼吸をして冷静になりましょう。
- 質問の意図を確認: 「具体的に何が分からないのですか？」と質問し、相手が本当に知りたいことを明確にしましょう。
- 過去の資料を参照するよう促す: 「以前の申告書やマニュアルを見て、どこが分からないか教えてください」と伝え、自分で調べる習慣を促しましょう。
- 段階的なサポート: すぐに答えを教えるのではなく、ヒントを与えたり、関連する情報を共有したりすることで、自力で解決できるよう促しましょう。
- 記録の重要性を伝える: メモを取る習慣がないとのことですが、「一度教えたことはメモしておくと、次回から自分で確認できますよ」と伝え、記録の重要性を伝えましょう。
2-2. 依頼の仕方
相手に気持ちよく動いてもらうためには、依頼の仕方も重要です。以下のポイントを意識しましょう。
- 具体的に指示する: 「〇〇をしてほしい」と具体的に伝え、曖昧な表現は避けましょう。
- 期限を明確にする: 「〇日までに〇〇をお願いします」と、納期を明確にしましょう。
- 感謝の気持ちを伝える: 相手に感謝の気持ちを伝えることで、良好な関係を築きやすくなります。
- 相手の状況を考慮する: 相手の経験や知識レベルを考慮し、分かりやすい言葉で説明しましょう。
3. 事務所全体での問題解決
個人の努力だけでは、根本的な問題解決には至らない場合があります。事務所全体で問題に取り組むためのアプローチも検討しましょう。
3-1. 所長との連携
所長に現状を伝え、協力を求めることが重要です。ただし、感情的に伝えるのではなく、具体的な問題点と、それによって生じる影響を客観的に説明しましょう。例えば、「〇〇さんの質問対応に時間がかかり、自分の業務に支障が出ています」「〇〇さんの知識不足が原因で、お客様への対応に遅れが生じています」など、具体的な事例を挙げることで、所長も問題の深刻さを理解しやすくなります。
所長に求める具体的な協力としては、
- 研修の実施: 会計ソフトの操作方法や、新しい税制に関する研修を実施する。
- 業務分担の見直し: 〇〇さんの得意な業務と、あなたの得意な業務を分担する。
- コミュニケーションルールの策定: 質問の仕方や、情報共有の方法について、事務所全体でルールを定める。
3-2. 事務所内のコミュニケーション改善
事務所全体のコミュニケーションを改善することも、問題解決に役立ちます。例えば、
- 定期的な情報共有会: 新しい税制や会計ソフトのバージョンアップに関する情報を共有する場を設ける。
- メンター制度の導入: 若手職員がベテラン職員をサポートするメンター制度を導入する。
- チームワークを促進するイベント: 事務所全体で親睦を深めるイベントを開催する。
4. 自己肯定感を保つ
今回の問題を通して、あなたは「自分が小さい人間ではないか」と自己嫌悪に陥っているかもしれません。しかし、それは決してあなただけの問題ではありません。多くの人が、人間関係の悩みから自己肯定感を失い、苦しんでいます。自己肯定感を保つためには、以下のことを意識しましょう。
- 自分の努力を認める: あなたは、問題解決のために様々な努力をしています。その努力を認め、自分を褒めてあげましょう。
- 完璧主義を手放す: すべてを完璧にこなそうとせず、時には「まあ、いいか」と許容する気持ちも大切です。
- 休息を取る: ストレスを感じたら、十分な休息を取りましょう。
- 趣味やリフレッシュ方法を見つける: 自分の好きなことや、リフレッシュできる方法を見つけ、積極的に取り組みましょう。
- 専門家への相談を検討する: 悩みが深刻な場合は、カウンセラーやキャリアコンサルタントに相談することも有効です。
あなたは決して一人ではありません。あなたの悩みは、多くの人が経験するものです。そして、必ず解決策は見つかります。焦らず、一つずつ、できることから取り組んでいきましょう。
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5. 具体的な行動計画
問題解決のためには、具体的な行動計画を立てることが重要です。以下のステップを参考に、あなた自身の行動計画を作成してみましょう。
- 現状の整理: 抱えている問題を具体的に書き出し、優先順位をつけましょう。
- 目標設定: 問題解決後の理想的な状態を明確にしましょう。
- 具体的な行動計画: 各問題に対して、具体的な行動計画を立てましょう。例えば、「〇〇さんに、質問の前に過去の資料を確認するよう促す」「所長に、研修の実施を提案する」など。
- 進捗管理: 行動計画の進捗状況を定期的に確認し、必要に応じて修正しましょう。
- 振り返り: 定期的に、自分の行動を振り返り、改善点を見つけましょう。
行動計画は、あくまでもあなたのためのものです。あなたの状況に合わせて、柔軟に計画を立て、実行していくことが重要です。
6. 成功事例から学ぶ
他の会計事務所や企業でも、同様の問題に直面し、解決策を見出している事例があります。これらの成功事例から学び、あなたの問題解決に役立てましょう。
6-1. 研修制度の導入
ある会計事務所では、ベテラン職員のスキルアップを目的に、会計ソフトの操作方法に関する研修を実施しました。研修では、基本的な操作から応用的なテクニックまで、段階的に学ぶことができるカリキュラムが用意されました。研修後、ベテラン職員の知識やスキルが向上し、業務効率が改善されました。
6-2. メンター制度の導入
別の会計事務所では、若手職員がベテラン職員のメンターとなり、会計ソフトの操作方法や、新しい税制に関する情報を共有するメンター制度を導入しました。メンター制度を通じて、ベテラン職員は、若手職員から新しい知識やスキルを学ぶことができ、若手職員は、ベテラン職員の経験から学ぶことができました。その結果、事務所全体のコミュニケーションが改善され、チームワークが向上しました。
6-3. コミュニケーションルールの策定
ある企業では、社内コミュニケーションを円滑にするために、質問の仕方や、情報共有の方法に関するルールを策定しました。ルールでは、質問する前に、自分で調べること、質問する際には、具体的に何が分からないのかを明確にすることなどが定められました。ルールを導入した結果、社員間のコミュニケーションが改善され、業務効率が向上しました。
これらの成功事例から、問題解決のためには、研修制度の導入、メンター制度の導入、コミュニケーションルールの策定など、様々なアプローチが有効であることが分かります。あなたの事務所の状況に合わせて、これらの事例を参考に、最適な解決策を見つけましょう。
7. 専門家からの視点
キャリアコンサルタントの視点から、今回の問題について考察します。
今回の問題は、単なる人間関係の問題ではなく、組織全体の課題として捉える必要があります。ベテラン職員の知識やスキルの問題、コミュニケーションの課題、組織文化の問題など、様々な要因が複雑に絡み合っています。このような問題を解決するためには、多角的な視点からアプローチし、組織全体で取り組む必要があります。
まず、あなた自身が、問題解決のために積極的に行動していることは、非常に素晴らしいことです。しかし、一人で抱え込まず、周囲の協力を得ながら、問題解決に取り組むことが重要です。所長に現状を伝え、協力を求めること、他の職員と情報交換すること、専門家のアドバイスを受けることなど、様々な方法を検討しましょう。
また、自己肯定感を保つことも重要です。あなたは、問題解決のために様々な努力をしています。その努力を認め、自分を褒めてあげましょう。完璧主義を手放し、時には「まあ、いいか」と許容する気持ちも大切です。そして、十分な休息を取り、自分の好きなことや、リフレッシュできる方法を見つけ、積極的に取り組みましょう。
最後に、今回の問題を通して、あなたは多くのことを学び、成長することができます。問題解決の過程で得た経験は、あなたのキャリアにとって、必ずプラスになります。焦らず、一つずつ、できることから取り組んでいきましょう。
8. まとめ
会計事務所での人間関係の悩み、特にベテラン職員とのコミュニケーションに関する問題は、多くの人が直面するものです。しかし、適切な対応策を講じることで、これらの課題を乗り越え、より円滑な職場環境を築くことができます。
今回の記事では、問題の本質を理解し、コミュニケーション戦略を立て、事務所全体で問題解決に取り組むための具体的な方法を提示しました。また、自己肯定感を保ち、具体的な行動計画を立てることの重要性も解説しました。
あなたの努力は、必ず報われます。焦らず、一つずつ、できることから取り組んでいきましょう。そして、困ったときは、遠慮なく周囲に相談してください。あなたを応援しています。
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