職場の「困った人」との上手な付き合い方：営業職のあなたが実践すべきコミュニケーション術
職場の「困った人」との上手な付き合い方：営業職のあなたが実践すべきコミュニケーション術
この記事では、職場で苦手な同僚とのコミュニケーションに悩む営業職の方々に向けて、具体的な解決策を提示します。特に、今回の相談のように、相手の言動に不快感を覚え、今後の関係性に不安を感じている方々が、より円滑に仕事を進められるよう、実践的なアドバイスを提供します。
職場でやっかいな女性Aさん（事務職）についてです。
役職は私と同じです。私は営業職です。
先日、ある仕事をAさんから頼まれ、引き受けることになりました。営業先でお客様から10枚程度書類をもらうにあたり、ミスしてはいけないと思い、Aさんに内容確認してもらうべく「○○様の書類の確認なのですが今大丈夫ですか？」と聞いたところ、Aさんは「手短に端的にお願いします。私、いそがしいんで」と言いいました。
私は「あなたからの仕事なのにどうしてそんなに偉そうなんですか？忙しいのはお互い様で、気分悪くなるようなこと言わないでください」と言ってしまいました。すると、「質問するくらいなら最初から仕事を引き受けないでください。」と言われました。
Aさんからの仕事を引き受けたことにつくづく後悔しました。少しでも効率よくなればと思い引き受けたのですが、なぜこんな嫌な思いをしなければならないのでしょうか？
今後この方とどういう風に接していけばいいのでしょうか？
1. 問題の本質を理解する：なぜ「困った人」は存在するのか？
職場で「困った人」と感じる相手がいる場合、まずはその原因を多角的に分析することが重要です。今回のケースでは、Aさんの言動が相談者の方を不快にさせていますが、その背景には様々な要因が考えられます。
- コミュニケーションスタイルの違い： Aさんは、効率を重視するあまり、ストレートな物言いをしてしまう可能性があります。これは、性格的なものであり、必ずしも悪意があるとは限りません。
- 業務上のプレッシャー： Aさんが多忙である場合、余裕がなく、ついキツい口調になってしまうこともあります。
- 価値観の相違： 仕事に対する価値観が異なると、些細なことで衝突しやすくなります。例えば、相談者の方が丁寧なコミュニケーションを重視する一方、Aさんは効率を優先するかもしれません。
- 自己肯定感の低さ： 自分の仕事に自信がない場合、相手に対して攻撃的な態度をとってしまうことがあります。
これらの要因を理解することで、相手の言動を客観的に捉え、感情的にならずに冷静に対応できるようになります。
2. 状況別！具体的なコミュニケーション術
「困った人」とのコミュニケーションは、状況に応じて柔軟に対応することが重要です。ここでは、具体的な場面を想定し、効果的なコミュニケーション術を解説します。
2-1. 事前の準備と心構え
相手とのコミュニケーションに臨む前に、以下の準備をしておきましょう。
- 感情的にならない： 相手の言動にイライラしても、冷静さを保ちましょう。深呼吸をして、落ち着いてから話すように心がけてください。
- 目的を明確にする： 相手とのコミュニケーションの目的を明確にしましょう。例えば、「円滑に仕事を進めるため」「必要な情報を得るため」など、具体的な目標を設定することで、建設的な対話に繋がりやすくなります。
- 相手の立場を理解しようと努める： 相手の置かれている状況や、考え方を想像してみましょう。相手の立場を理解しようとすることで、より共感的なコミュニケーションが可能になります。
2-2. 具体的なコミュニケーションテクニック
具体的な場面でのコミュニケーションテクニックを身につけましょう。
2-2-1. 依頼・指示をする場合
相手に何かを依頼したり、指示を出す際には、以下の点に注意しましょう。
- 丁寧な言葉遣い： 相手への敬意を示す言葉遣いを心がけましょう。「〜していただけますか？」「〜をお願いできますでしょうか？」など、柔らかい表現を使いましょう。
- 明確な指示： 依頼内容を具体的に伝えましょう。曖昧な表現は誤解を生みやすいため、「いつまでに」「何を」「どのように」してほしいのかを明確に伝えましょう。
- 感謝の気持ちを伝える： 相手に協力してもらった際には、感謝の気持ちを伝えましょう。「ありがとうございます」「助かります」といった言葉は、良好な関係を築く上で非常に重要です。
- 相手の状況を考慮する： 相手が忙しそうであれば、「お忙しいところ申し訳ありませんが」といった一言を添えるなど、相手の状況を考慮した上で依頼しましょう。
例：
「Aさん、○○様の書類の確認をお願いしたいのですが、今お時間よろしいでしょうか？ 10枚ほどの書類で、〇〇の箇所を確認していただきたいです。〇〇日までにお願いできますでしょうか？ お忙しいところ恐れ入りますが、よろしくお願いいたします。」
2-2-2. 相手から依頼された場合
相手からの依頼に応じる際には、以下の点に注意しましょう。
- 内容の確認： 依頼内容を正確に理解するために、不明な点があれば質問しましょう。「〇〇について、もう少し詳しく教えていただけますか？」「〇〇は、どのような目的で必要なのでしょうか？」など、具体的な質問をすることで、誤解を防ぎ、スムーズに仕事を進めることができます。
- 期日の確認： 納期を確認し、自分のスケジュールと照らし合わせて、対応可能かどうかを判断しましょう。対応が難しい場合は、正直に伝え、代替案を提案することも大切です。
- 進捗報告： 仕事の進捗状況を定期的に報告しましょう。相手に安心感を与え、信頼関係を築くことができます。
- 報連相の徹底： 困ったことや問題が発生した場合は、すぐに相手に報告・連絡・相談しましょう。問題を早期に解決し、更なるトラブルを防ぐことができます。
例：
「Aさん、〇〇の件、承知いたしました。〇〇日までに完了するように進めます。もし何か不明な点があれば、すぐに質問させていただきます。進捗状況は、〇〇日にご報告いたします。」
2-2-3. 相手の言動に不快感を覚えた場合
相手の言動に不快感を覚えた場合は、感情的にならずに、冷静に対応することが重要です。以下のステップで対応しましょう。
- 深呼吸をする： 感情的になっていることに気づいたら、深呼吸をして落ち着きましょう。
- 事実を確認する： 相手の言動の何が不快だったのか、具体的に確認しましょう。「〇〇さんの『〜』という言葉に、私は不快感を覚えました」のように、具体的に伝えることで、相手に問題点を認識させやすくなります。
- 自分の気持ちを伝える： 自分の気持ちを正直に伝えましょう。「私は、〇〇さんのような言い方をされると、悲しい気持ちになります」のように、自分の感情を伝えることで、相手に配慮を促すことができます。
- 建設的な提案をする： 今後の関係性をより良くするために、建設的な提案をしましょう。「今後は、お互いに気持ちよく仕事ができるように、丁寧な言葉遣いを心がけませんか？」のように、具体的な提案をすることで、問題解決に繋がります。
例：
「Aさん、先日の『手短に』という言葉に、私は少し不快感を覚えました。忙しいのはお互い様なので、もう少し丁寧な言葉でお願いしてもよろしいでしょうか？ 今後も円滑に仕事を進めるために、お互いに気持ちよくコミュニケーションを取りたいと思っています。」
3. 良好な関係を築くための長期的な戦略
一時的な対応だけでなく、長期的な視点で良好な関係を築くための戦略も重要です。
- 積極的にコミュニケーションを取る： 業務上のやり取りだけでなく、雑談などを通して、相手との距離を縮めましょう。共通の話題を見つけたり、相手の趣味や関心事に耳を傾けることで、親近感を持たせることができます。
- 相手の長所を認める： 相手の長所を認め、褒めることで、相手との関係を良好に保つことができます。例えば、「Aさんは、事務処理がとても早いですね」「Aさんの分析力は素晴らしいですね」など、具体的な言葉で褒めることが効果的です。
- 困った時は助け合う： 相手が困っている時に、積極的に助けましょう。困っている時に助け合うことで、互いに助け合える関係性を築くことができます。
- 定期的なフィードバック： 定期的に相手にフィードバックを行いましょう。良い点だけでなく、改善点も伝えることで、相手の成長を促し、良好な関係を築くことができます。
- 共通の目標を持つ： 同じ部署やチームとして、共通の目標を持つことで、一体感が生まれ、協力体制が強化されます。
4. 状況が悪化した場合の対処法
上記の方法を試しても、状況が改善しない場合は、以下の対処法を検討しましょう。
- 上司に相談する： 上司に相談し、アドバイスを求めましょう。上司は、客観的な視点から問題点を分析し、適切な解決策を提案してくれる可能性があります。
- 人事部に相談する： 人事部に相談し、専門的なアドバイスを受けましょう。人事部は、社員の悩みや問題を解決するための専門家であり、適切なサポートを提供してくれます。
- 部署異動を検討する： どうしても関係性が改善しない場合は、部署異動を検討することも選択肢の一つです。
5. 営業職としてのキャリアアップと自己成長
今回のケースは、コミュニケーション能力の重要性を改めて認識する良い機会です。営業職としてキャリアアップを目指すためには、コミュニケーション能力の向上は不可欠です。
- コミュニケーション能力を磨く： コミュニケーションに関する書籍を読んだり、セミナーに参加したりして、スキルを磨きましょう。
- 自己分析を行う： 自分の強みや弱みを理解し、改善点を見つけましょう。
- 目標設定をする： キャリアアップのための目標を設定し、計画的に行動しましょう。
- スキルアップを図る： 営業スキルだけでなく、プレゼンテーションスキル、交渉力、問題解決能力など、様々なスキルを磨きましょう。
- 積極的に情報収集する： 業界の最新情報や、営業に関する情報を積極的に収集しましょう。
これらの努力を通して、あなたは「困った人」とのコミュニケーションだけでなく、あらゆる人間関係において、より円滑に、そして効果的に仕事を進めることができるようになります。
今回のケースでは、Aさんとの関係に悩んでいるとのことですが、この経験を活かし、自己成長の糧にしてください。困難を乗り越えることで、あなたはさらに成長し、営業職として、そして人間として、大きく飛躍できるはずです。
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6. まとめ：良好な人間関係は、キャリアアップの基盤
職場の人間関係は、あなたのキャリアアップに大きな影響を与えます。良好な人間関係を築くことは、仕事の効率を上げ、ストレスを軽減し、最終的にはあなたのキャリアを成功に導くための重要な要素です。今回の記事で紹介したコミュニケーション術を実践し、あなた自身の成長に繋げてください。
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