「ルーティンワークができない部下」への的確な仕事の割り振り方：管理職が取るべき具体的な対策
「ルーティンワークができない部下」への的確な仕事の割り振り方：管理職が取るべき具体的な対策
この記事では、部下の能力と性格に合わせた適切な仕事の割り振り方について、具体的な方法を解説します。特に、ルーティンワークが苦手で、指示待ち、ミスが多い部下に対して、どのように対応すれば良いのか、管理職の皆様が抱える悩みを解決するためのヒントを提供します。仕事の効率化、チーム全体のパフォーマンス向上、そして部下の成長を促すための実践的なアドバイスが満載です。
あまりに仕事ができない部下に対し、何を割り振っていいかを悩んでいます。
現在管理職として勤務していますが、部署の人間のうち１名、とにかく受動的かつミスが頻発する部下がいます。
本人も自覚はあると思うのですが、ミスの後に言葉では「すいません」というものの具体的な改善案を提出することもなく、一緒に考えようといっても「〇〇というのはどうかな？実務を踏まえてアレンジしてみて」等のアドバイスも聞かず、強制的にチェックリストや定期報告を求めても隙あらば延期、なかったことにしようとします。
すでに勤務開始からそれ相応の年数も経過しているので、もはやこれ以上の教育コストをべきではないという判断を会社としてする段に来ているのですが、とはいえしばらくは何かしらの仕事をしてもらわなければなりません。しかし、業務整理の一環と称して自身の仕事や顧客毎の引継ぎ資料を作成させてもあり得ないストーリーを書いてしまうのでほとほと困っています。
たとえるなら「朝起きて、歯を3分磨いて、電車に乗って家を出た後に下着を着替える」のように粒度や順番がバラバラな上にそんなわけないだろ、というような書きっぷり。こうなると想像がつく人間が
- 電車に乗って家をでるわけがないからここは逆なのだろう
- 下着を着替えるというか普通に着替えるのだろう。ということは歯を磨く前後かな？
- 歯を磨く時間が3分とかどうでもいいし、そこは削除しよう
と整理をしてやらないといけないため、引継ぎ資料の作成だけで1～２人付きっ切りになってしまいます。
かと言って書類を整理させれば抜け漏れが頻発し後々問題になるし、電話番としても言葉遣いや理解力の問題で難があるし、毎日掃除させるのもパワハラっぽいうえそんなに事務所も広くないしでやらせる仕事がありません。また少ない人員で回しているため、本来その部下が負うべき仕事を違う人間にやってもらうことで不公平感も覚悟しなければなりません。
皆様ならこの社員に何をお願いしますでしょうか？
1. 問題の本質を理解する：なぜ「ルーティンワークができない」のか？
まず、問題の本質を理解することが重要です。単に「仕事ができない」と決めつけるのではなく、なぜその部下がルーティンワークを苦手とするのか、ミスが多いのかを分析する必要があります。考えられる原因としては、以下のようなものが挙げられます。
- モチベーションの欠如: 仕事への興味や関心が薄く、指示されたことをこなすだけの状態になっている。
- 能力不足: 指示内容の理解力、情報整理能力、またはタスク遂行能力が不足している。
- 性格的な要因: 集中力の持続が難しい、計画性が低い、または変化を嫌うなどの特性がある。
- コミュニケーションの問題: 指示内容がうまく伝わっていない、または質問や相談をためらう傾向がある。
- 経験不足: 特定の業務に対する経験が浅く、手順や注意点を十分に理解していない。
これらの原因を特定するために、まずは部下との面談を行い、現状の課題や困っていることを具体的にヒアリングすることが大切です。その上で、客観的な視点から問題点を分析し、適切な対策を講じる必要があります。
2. 適切な仕事の割り振り：能力と特性に合わせたタスク選定
部下の能力と特性を考慮し、適切な仕事を選ぶことが重要です。ルーティンワークが苦手な部下には、以下のような仕事の割り振りを検討してみましょう。
2-1. 得意分野を活かせる仕事
部下の得意なこと、興味のあることを把握し、それを活かせる仕事を割り当てます。例えば、特定の分野に詳しい、情報収集が得意、またはコミュニケーション能力が高いなど、強みを活かせる仕事を見つけましょう。
- 例：社内報の作成、顧客とのメール対応、簡単なデータ入力など。
2-2. 短時間で完結するタスク
集中力が続かない、または計画性の低い部下には、短時間で完結するタスクを割り当てます。これにより、達成感を得やすく、モチベーションを維持しやすくなります。
- 例：備品の補充、書類のファイリング、簡単な資料作成など。
2-3. マニュアル化された業務
手順が明確で、マニュアル化されている業務は、ミスを減らすために有効です。チェックリストや手順書を整備し、それに沿って作業を進めるように指示します。
- 例：電話応対、来客対応、簡単なデータ入力など。
2-4. チームでの共同作業
一人で抱え込まず、チームで協力して行う業務を割り当てることで、他のメンバーからのサポートやフィードバックを得やすくなります。また、責任を分散し、プレッシャーを軽減することもできます。
- 例：プロジェクトの補助、会議の準備、イベントの運営など。
3. 具体的な仕事の割り振り例
具体的な仕事の割り振り例をいくつか紹介します。これらの例を参考に、部下の能力や特性に合わせてアレンジしてください。
3-1. 情報収集と整理
特定のテーマに関する情報収集や、社内資料の整理を依頼します。検索スキルや情報整理能力を活かせる仕事です。ただし、情報の正確性や客観性を確認するために、上司によるチェック体制を整える必要があります。
- タスク例：競合他社の情報収集、市場調査、社内資料のデータベース化など。
3-2. データ入力と管理
データ入力や、簡単なデータ管理を依頼します。正確性と集中力が必要な仕事ですが、マニュアル化することでミスを減らすことができます。入力ミスを防ぐために、ダブルチェックの体制を整えることも重要です。
- タスク例：顧客情報の入力、売上データの入力、在庫管理など。
3-3. 書類作成の補助
簡単な書類作成の補助を依頼します。フォーマットが決まっている書類や、定型的な文章の作成など、比較的容易なタスクから始めます。上司が作成した書類を参考に、徐々にステップアップできるように指導します。
- タスク例：見積書の作成、請求書の作成、報告書の作成補助など。
3-4. 電話応対と来客対応
電話応対や来客対応は、コミュニケーション能力を活かせる仕事です。丁寧な言葉遣いや、相手の状況を把握する能力が求められます。マニュアルを作成し、ロールプレイングなどで練習することで、スキルアップを図ります。
- タスク例：電話の取次ぎ、来客への対応、お茶出しなど。
4. 指示の出し方とコミュニケーションのコツ
適切な仕事の割り振りだけでなく、指示の出し方やコミュニケーションも重要です。以下の点を意識しましょう。
4-1. 明確な指示
指示は具体的かつ明確に伝えましょう。曖昧な表現や専門用語を避け、誰が見ても理解できるように、目的、手順、期限を明確に示します。口頭での指示だけでなく、書面やメールで指示内容を記録することも有効です。
4-2. 定期的な進捗確認
定期的に進捗状況を確認し、問題があれば早期に対処します。進捗確認の際には、具体的な質問をし、部下の理解度を確認します。また、困っていることや疑問点がないかを聞き、必要に応じてアドバイスやサポートを提供します。
4-3. フィードバック
良い点も改善点も、具体的にフィードバックを行いましょう。良い点については、積極的に褒め、モチベーションを高めます。改善点については、具体的な事例を挙げ、改善策を一緒に考えます。一方的な批判ではなく、建設的な対話を通じて、部下の成長を促します。
4-4. 傾聴と共感
部下の話に耳を傾け、共感する姿勢を示しましょう。部下の悩みや不安を受け止め、理解しようと努めることで、信頼関係を築き、円滑なコミュニケーションを促進します。一方的なアドバイスではなく、部下の意見や考えを尊重し、一緒に解決策を見つける姿勢が重要です。
4-5. 目標設定と評価
部下と一緒に目標を設定し、定期的に評価を行いましょう。目標達成に向けた具体的なステップを示し、進捗状況を共有します。評価の際には、客観的な評価基準を用い、公平性を保ちます。また、評価結果をフィードバックし、今後の成長につなげます。
5. 教育と育成：部下の成長を促すための具体的な方法
単に仕事を割り振るだけでなく、部下の成長を促すための教育と育成も重要です。以下の方法を参考に、部下のスキルアップを図りましょう。
5-1. OJT（On-the-Job Training）
実際の業務を通して、スキルや知識を習得するOJTは、実践的な能力を養う上で効果的です。上司や先輩社員が、マンツーマンで指導を行い、業務の進め方やノウハウを伝授します。OJTの際には、具体的な指示やフィードバックを行い、部下の理解を深めます。
5-2. Off-JT（Off-the-Job Training）
社内外の研修やセミナーに参加させ、専門知識やスキルを習得させます。Off-JTは、座学やグループワークを通じて、体系的な知識を学ぶことができます。研修内容に合わせて、事前に目標を設定し、研修後には振り返りを行うことで、効果を最大化します。
5-3. ローテーション
様々な部署や業務を経験させることで、幅広い知識やスキルを習得させます。ローテーションは、視野を広げ、多角的な視点を持つことにもつながります。ローテーションの際には、事前に目標を設定し、異動先での業務内容や期待される役割を明確にします。
5-4. メンター制度
経験豊富な先輩社員をメンターとして、部下のキャリア形成をサポートします。メンターは、仕事の悩みやキャリアに関する相談に応じ、アドバイスやサポートを提供します。メンター制度は、部下の成長を促すだけでなく、組織全体の活性化にもつながります。
5-5. 自己啓発支援
資格取得やスキルアップのための費用を補助するなど、自己啓発を支援します。自己啓発は、部下のモチベーションを高め、自己成長を促進します。自己啓発支援の際には、目標設定や進捗管理を行い、効果的な学習をサポートします。
6. 状況に応じた対応：ケーススタディと具体的な解決策
部下の状況に合わせて、柔軟に対応することが重要です。以下に、いくつかのケーススタディと具体的な解決策を紹介します。
6-1. ケース1：指示待ちが多い部下
指示待ちが多い部下には、自ら考え、行動する力を養うための指導が必要です。まずは、指示内容を理解しているかを確認し、不明な点があれば質問するように促します。次に、自分で考える時間を与え、解決策を提案するように促します。必要に応じて、ヒントやアドバイスを与え、自力で解決できるようにサポートします。
6-2. ケース2：ミスが多い部下
ミスが多い部下には、ミスの原因を特定し、再発防止策を講じることが重要です。ミスの原因を分析し、具体的に何が問題だったのかを把握します。次に、チェックリストの作成や、手順書の整備など、再発防止策を講じます。また、ミスを責めるのではなく、改善策を一緒に考え、サポートする姿勢を示します。
6-3. ケース3：ルーティンワークを嫌う部下
ルーティンワークを嫌う部下には、その理由を理解し、モチベーションを高めるための工夫が必要です。ルーティンワークの重要性を説明し、なぜそれが必要なのかを理解させます。次に、達成感を得られるように、小さな目標を設定し、達成するごとに褒めて、モチベーションを高めます。また、ルーティンワークの中に、変化や工夫を取り入れる余地がないかを探し、飽きさせない工夫をします。
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7. チーム全体のパフォーマンス向上：管理職としての役割
管理職は、部下の能力を最大限に引き出し、チーム全体のパフォーマンスを向上させる役割を担っています。以下の点を意識しましょう。
7-1. コミュニケーションの活性化
チーム内のコミュニケーションを活性化し、情報共有を促進します。定期的なミーティングや、気軽に話せる場を設けることで、風通しの良い組織文化を醸成します。積極的に意見交換を行い、チーム全体の課題解決能力を高めます。
7-2. 目標設定と進捗管理
チーム全体の目標を設定し、進捗状況を定期的に確認します。目標達成に向けた具体的な計画を立て、各メンバーの役割を明確にします。進捗状況に応じて、柔軟に計画を修正し、目標達成をサポートします。
7-3. 人材育成と能力開発
部下の能力を最大限に引き出すために、人材育成と能力開発に力を入れます。OJT、Off-JT、メンター制度などを活用し、部下のスキルアップを支援します。個々の能力に応じた成長機会を提供し、チーム全体のレベルアップを図ります。
7-4. モチベーション管理
部下のモチベーションを維持し、向上させるための施策を講じます。目標達成時の褒賞、キャリアパスの提示、働きやすい環境の整備など、様々な方法でモチベーションを高めます。個々のニーズに合わせたサポートを行い、チーム全体の士気を高めます。
7-5. 問題解決能力の向上
チーム全体の問題解決能力を高めるために、問題解決のプロセスを共有し、実践的なトレーニングを行います。問題が発生した際には、原因を分析し、再発防止策を講じます。チーム全体で問題解決に取り組み、組織としての成長を促進します。
8. まとめ：部下の成長を促し、チームを成功に導くために
ルーティンワークが苦手な部下への対応は、管理職にとって大きな課題です。しかし、適切な仕事の割り振り、丁寧な指導、そして継続的なサポートを行うことで、部下の成長を促し、チーム全体のパフォーマンスを向上させることができます。問題の本質を理解し、部下の個性と能力に合わせた対応を心がけましょう。そして、チーム全体の目標達成に向けて、積極的にコミュニケーションを取り、共に成長していくことが、管理職としての重要な役割です。この記事で紹介した具体的な方法を参考に、ぜひ実践してみてください。
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