事務職必見！営業電話撃退術：着信拒否も効果なし？効果的な対処法を徹底解説

この記事では、事務職の皆さんが日々直面する「迷惑な営業電話」問題に焦点を当て、その対処法を徹底的に解説します。着信拒否してもかかってくる、あの手この手の営業電話に、どうすれば効果的に対応できるのか？具体的なテクニックから、メンタルヘルスを守るためのヒントまで、あなたの事務スキルを格段に向上させる情報をお届けします。

全国の事務職のみなさまへ質問です。

月末あたりに営業電話ってくるじゃないですか。

電話検索すると迷惑な電話です！のような口コミされてる会社さんのことなのですが、050から始まったり、092やらで始まったり…。ああいうのどうやって対処してますか？

結構ですと断っても、着信拒否にしてもかかってくるんですけど、事務職の皆さんはどう対処されてますか？

なぜ事務職は営業電話に悩まされるのか？

事務職の皆さんが営業電話に悩まされる理由はいくつかあります。まず、事務職は会社の「顔」として、外部からの電話に最初に対応することが多いからです。会社の代表電話にかかってくる営業電話は、多くの場合、事務職が一次対応することになります。

次に、事務職は、会社の様々な部署の連絡先を知っているため、営業電話のターゲットにされやすいという側面もあります。営業担当者は、事務職に「〇〇部の担当者の方はいらっしゃいますか？」などと尋ね、担当者に繋ごうとします。また、事務用品やオフィス機器など、事務職が購入に関わる可能性のある商材の営業電話も多くかかってきます。

さらに、事務職は、業務の性質上、電話対応に時間を割かなければならないことも多く、営業電話によって業務が中断され、集中力が途切れてしまうことも少なくありません。これは、事務職の生産性低下に繋がるだけでなく、精神的なストレスの原因にもなります。

営業電話の主な手口と見破り方

営業電話は、様々な手口でかけてきます。これらの手口を知り、事前に警戒することで、ある程度は対応できるようになります。

「お得なキャンペーンのご案内」型:
「今なら〇〇がお得になるキャンペーンを実施しています」など、お得感を強調して、契約を迫る手口です。特に、月末や決算期など、会社が忙しい時期に多く見られます。
「〇〇様がいらっしゃいますか？」型:
特定の担当者の名前を出し、あたかも面識があるかのように装う手口です。担当者が不在の場合でも、何度も電話をかけてくることがあります。
「御社に貢献したい」型:
「御社の業務効率化に貢献したい」など、相手の会社にメリットがあるかのように装う手口です。具体的な提案がない場合が多く、最終的には自社の商品やサービスの売り込みに繋がります。
「電話番号を間違えました」型:
「電話番号を間違えました」と言って、相手の状況を探る手口です。この手口で、会社の規模や、担当者の名前などを聞き出そうとすることがあります。

これらの手口を見破るためには、以下の点に注意しましょう。

会社名と担当者名を必ず確認する:
相手の会社名と担当者名を必ず確認し、メモを取るようにしましょう。もし、会社名がはっきりしない場合や、担当者名が曖昧な場合は、警戒が必要です。
具体的な提案内容を聞き出す:
「どのような商品やサービスですか？」「具体的な提案内容を教えてください」など、具体的な提案内容を聞き出すようにしましょう。曖昧な説明の場合は、警戒が必要です。
即決を迫る場合は注意する:
「今だけ」「限定」など、即決を迫るような場合は、注意が必要です。焦って契約してしまうと、後で後悔することになるかもしれません。
相手の目的を見抜く:
相手の目的が、自社の商品やサービスの販売であるのか、それとも、単なる情報収集であるのかを見抜くようにしましょう。相手の目的がわからない場合は、安易に個人情報や会社の情報を教えてはいけません。

効果的な営業電話の撃退テクニック

営業電話を撃退するための具体的なテクニックをいくつかご紹介します。これらのテクニックを組み合わせることで、より効果的に対応できます。

はっきりとした断り方:
「結構です」「必要ありません」など、はっきりと断るようにしましょう。曖昧な言い方をすると、相手は諦めずに再度電話をかけてくる可能性があります。
相手に期待を持たせない:
「検討します」「上司に相談します」など、相手に期待を持たせるような言い方は避けましょう。相手は、再度電話をかけてくる可能性が高くなります。
会社としての対応を明確にする:
「当社では、〇〇に関する営業は一切お断りしております」など、会社としての対応を明確に伝えることで、相手に諦めさせる効果があります。
担当者不在を徹底する:
「担当者は席を外しております」「担当者は不在です」など、担当者が不在であることを伝えることで、相手に諦めさせる効果があります。何度も電話がかかってくる場合は、担当者の名前を伏せて対応することも有効です。
電話を切るタイミングを見極める:
相手が長々と話している場合は、途中で電話を切ることも必要です。相手が一方的に話している場合は、「申し訳ございませんが、今、手が離せません」などと言って、電話を切るようにしましょう。
着信拒否の設定:
迷惑な電話番号は、着信拒否に設定しましょう。ただし、着信拒否にしても、番号を変えてかけてくる場合があります。
会社のルールを明確にする:
会社として、営業電話への対応ルールを明確にしておくことも重要です。例えば、「営業電話は、原則として全てお断りする」というルールを設けることで、事務職の負担を軽減できます。
記録を残す:
どのような営業電話がかかってきたのか、記録を残しておくことも有効です。記録を残しておくことで、同じ会社からの電話が頻繁にかかってくる場合など、対応を検討する際の参考になります。

着信拒否しても電話がかかってくる場合の対策

着信拒否にしても、電話番号を変えてかけてくる営業電話には、別の対策が必要です。

番号通知拒否での着信:
番号通知を拒否して電話をかけてくる場合は、電話に出ないという選択肢も有効です。会社の電話番号が相手に知られている以上、完全に着信を止めることは難しいですが、対応する回数を減らすことができます。
会社全体の対策:
会社全体で、営業電話への対応を統一することも重要です。例えば、代表電話にかかってきた営業電話は、全て事務部門で対応し、各部署への取り次ぎをしないというルールを設けるなど、組織的な対策を講じることで、個々の事務職の負担を軽減できます。
専門家の意見を聞く:
どうしても対応に困る場合は、弁護士などの専門家に相談することも検討しましょう。悪質な営業行為に対しては、法的措置を検討することもできます。

メンタルヘルスを守るためのヒント

営業電話への対応は、精神的なストレスの原因になることもあります。メンタルヘルスを守るために、以下の点に注意しましょう。

完璧主義を手放す:
全ての電話に完璧に対応しようとせず、ある程度は割り切ることも大切です。全てに対応しようとすると、疲れてしまいます。
休憩を取る:
電話対応で疲れたら、こまめに休憩を取りましょう。休憩中に気分転換をすることで、ストレスを軽減できます。
同僚に相談する:
一人で抱え込まず、同僚に相談しましょう。悩みを共有することで、気持ちが楽になることがあります。
上司に相談する:
上司に相談し、会社としての対応を検討してもらうことも重要です。上司に相談することで、問題解決に繋がる可能性があります。
趣味や休息の時間を確保する:
仕事以外の時間で、趣味を楽しんだり、十分な睡眠を取ったりするなど、心身のリフレッシュを心がけましょう。

これらのヒントを参考に、心身ともに健康な状態で、日々の業務に取り組んでいきましょう。

もっとパーソナルなアドバイスが必要なあなたへ

この記事では一般的な解決策を提示しましたが、あなたの悩みは唯一無二です。
AIキャリアパートナー「あかりちゃん」が、LINEであなたの悩みをリアルタイムに聞き、具体的な求人探しまでサポートします。

今すぐLINEで「あかりちゃん」に無料相談する

無理な勧誘は一切ありません。まずは話を聞いてもらうだけでも、心が軽くなるはずです。

事務職のキャリアアップとスキルアップ

営業電話への対応は、事務職のキャリアアップやスキルアップに繋がる可能性もあります。例えば、以下のようなスキルを磨くことができます。

コミュニケーション能力:
相手の意図を正確に理解し、自分の考えを的確に伝える能力が向上します。
交渉力:
相手の要求を断り、自分の意見を通すための交渉力が身につきます。
問題解決能力:
様々な状況に対応するための問題解決能力が向上します。
ストレス耐性:
ストレスを感じやすい状況でも、冷静に対応できるようになります。

これらのスキルを磨くことで、事務職としてのキャリアアップに繋がるだけでなく、他の職種への転職にも役立ちます。

事務職のキャリアアップには、資格取得も有効です。例えば、以下のような資格がおすすめです。

MOS（Microsoft Office Specialist）:
WordやExcelなどのMicrosoft Office製品のスキルを証明する資格です。事務職の必須スキルと言えるでしょう。
秘書検定:
秘書としての知識や技能を証明する資格です。ビジネスマナーやコミュニケーション能力を向上させることができます。
簿記:
会計に関する知識を証明する資格です。経理事務など、会計系の職種への転職に役立ちます。
ビジネス実務法務検定:
ビジネスに関する法律知識を証明する資格です。コンプライアンス意識を高めることができます。

これらの資格を取得することで、事務職としての専門性を高め、キャリアアップに繋げることができます。

まとめ：事務職のプロとして、営業電話をスマートに撃退！

この記事では、事務職の皆さんが直面する営業電話問題について、様々な角度から解説しました。効果的な撃退テクニック、着信拒否しても電話がかかってくる場合の対策、メンタルヘルスを守るためのヒント、そして、キャリアアップに繋げる方法など、あなたの事務スキルを向上させるための情報が満載です。

営業電話への対応は、確かに面倒なものです。しかし、この記事で紹介したテクニックを実践し、メンタルヘルスに気を配りながら、前向きに取り組むことで、事務職としてのスキルを向上させ、キャリアアップに繋げることができます。あなたはもう、営業電話に怯える必要はありません。自信を持って、スマートに対応しましょう！

“`

コメントするコメントをキャンセル

お役立ちコンテンツ

転職体験談

転職ノウハウ

転職コラム