事務職の転職活動、職務経歴書は手書き？PC？企業が求める最適な作成方法を徹底解説！
事務職の転職活動、職務経歴書は手書き？PC？企業が求める最適な作成方法を徹底解説！
転職活動において、職務経歴書の作成は非常に重要なステップです。特に事務職を志望する場合、書類の形式一つであなたの印象が大きく変わる可能性があります。この記事では、事務職への転職を目指すあなたが、企業に好印象を与え、面接に進むために必要な職務経歴書の作成方法について、具体的なアドバイスを提供します。
まず、今回の相談内容を見てみましょう。
現在転職活動中で来週面接があります。
企業から履歴書と職務経歴書の提出依頼がありました。
履歴書は手書きで、職務経歴書はPCでの作成はNGですか？
履歴書を手書きなら職務経歴書も手書きの方がいいですよね？
事務系の企業を志望していますり
ネットの方で調べると、PCで入力した方が、パソコンに強いと言うイメージ持たれて事務職はPCの作成がおすすめ。という内容を見て、迷ってます。
この質問に対して、事務職への転職を成功させるために、職務経歴書の作成方法について詳しく解説していきます。
1. 職務経歴書作成：手書き vs PC、どちらを選ぶべき？
職務経歴書の作成方法として、手書きとPC作成のどちらを選ぶべきか、多くの転職希望者が悩むポイントです。結論から言うと、事務職においては、PCでの作成が推奨されます。その理由を詳しく見ていきましょう。
1-1. 事務職に求められるスキルとPCスキル
事務職は、書類作成、データ入力、メール対応など、PCスキルを駆使する業務が中心です。Word、Excel、PowerPointなどのOfficeソフトを使いこなせることは、必須スキルと言えるでしょう。PCで職務経歴書を作成することで、これらのスキルをアピールできます。
1-2. 企業の印象：PC作成のメリット
PCで作成された職務経歴書は、「PCスキルがある」「正確で読みやすい」「効率的な仕事ができる」といった印象を与えます。特に事務職では、PCスキルは業務遂行能力を測る重要な指標となるため、PCで作成することで、企業側の期待に応えることができます。
1-3. 手書きのメリットとデメリット
手書きの職務経歴書は、丁寧さや誠実さをアピールできる可能性があります。しかし、誤字脱字があった場合の修正が難しく、修正液の使用は印象を悪くする可能性があります。また、手書きの文字の癖や読みやすさも、採用担当者の判断に影響を与える可能性があります。事務職においては、PCスキルを重視する企業が多いため、手書きのメリットは限定的と言えるでしょう。
2. 職務経歴書の具体的な作成方法
PCで職務経歴書を作成する際の具体的なステップと、押さえておくべきポイントを解説します。
2-1. フォーマットの選択
職務経歴書には、いくつかのフォーマットがあります。代表的なものとして、
- 編年体形式：時系列で職務経歴を記載。
- キャリア形式：スキルや経験を中心に記載。
- 逆編年体形式：最新の職務経歴から記載。
があります。事務職の場合は、これまでの経験を分かりやすく伝えられる編年体形式または逆編年体形式がおすすめです。
2-2. 記載内容のポイント
職務経歴書には、以下の情報を具体的に記載しましょう。
- 職務概要：これまでの職務内容を簡潔にまとめます。
- 職務詳細：具体的な業務内容、役割、実績を詳細に記載します。数字を用いて、客観的な評価を示すことが重要です。
- 使用PCスキル：Word、Excel、PowerPoint、その他使用可能なソフトやツールを明記します。MOSなどの資格があれば、必ず記載しましょう。
- 自己PR：あなたの強みや、事務職としての適性をアピールします。
- 活かせる経験：これまでの経験の中で、応募企業の業務に活かせるスキルや経験を具体的に記述します。
2-3. 誤字脱字のチェック
PCで作成する場合でも、誤字脱字には注意が必要です。作成後、必ず複数回チェックし、第三者にも確認してもらうと、より確実です。
3. 事務職の職務経歴書作成：成功事例とポイント
実際に事務職への転職を成功させた方の事例を参考に、職務経歴書作成のポイントを見ていきましょう。
3-1. 成功事例1：PCスキルと業務効率化をアピール
Aさんは、前職でExcelを活用し、業務効率化に貢献した経験をアピールしました。具体的には、
- Excelのマクロ機能を活用し、データ集計時間を50%削減した。
- 関数を駆使し、レポート作成の精度を向上させた。
といった実績を、数字を用いて具体的に記載しました。その結果、PCスキルと業務改善能力を高く評価され、希望する事務職への転職に成功しました。
3-2. 成功事例2：資格と自己PRで強みをアピール
Bさんは、MOSの資格を取得し、自己PRで「正確で迅速な事務処理能力」をアピールしました。さらに、これまでの経験から得た「コミュニケーション能力」「問題解決能力」を具体的に説明しました。その結果、事務職に必要なスキルと、人間性を兼ね備えていると評価され、内定を獲得しました。
3-3. 成功のポイント
これらの事例から、事務職の職務経歴書作成における成功のポイントは、以下の3点です。
- PCスキルを具体的にアピールする（使用ソフト、資格など）。
- 実績を数字で示す（業務効率化、コスト削減など）。
- 自己PRで、あなたの強みと事務職への適性を伝える。
4. 職務経歴書作成の注意点
職務経歴書を作成する際には、以下の点に注意しましょう。
4-1. 嘘や誇張はしない
職務経歴書に嘘や誇張した内容を記載することは、絶対にやめましょう。面接で嘘が発覚した場合、内定取り消しになる可能性があります。また、入社後に能力不足が露呈し、信頼を失うことにもつながります。
4-2. 企業研究を徹底する
応募企業の求める人物像や、業務内容を理解した上で、職務経歴書を作成しましょう。企業のウェブサイトや求人情報をよく読み込み、あなたの経験やスキルがどのように活かせるかを具体的に示すことが重要です。
4-3. 丁寧な言葉遣いを心がける
職務経歴書は、あなたの第一印象を左右する重要な書類です。丁寧な言葉遣いを心がけ、誤字脱字がないように注意しましょう。
5. 面接対策：職務経歴書の内容を説明できるようにする
職務経歴書は、面接での重要な資料となります。面接官から「職務経歴書に記載されている〇〇について詳しく教えてください」と質問される可能性が高いです。そのため、職務経歴書に記載した内容を、具体的に説明できるように準備しておく必要があります。
5-1. 想定される質問への回答を準備する
職務経歴書に記載した内容について、面接官からどのような質問がされるかを想定し、事前に回答を準備しておきましょう。例えば、
- これまでの職務内容について
- 業務で苦労した点と、それをどのように乗り越えたか
- PCスキルについて
- 自己PRの内容について
など、具体的な質問を想定し、簡潔かつ分かりやすく説明できるように練習しましょう。
5-2. 経験を裏付けるエピソードを用意する
質問に対して、単に「できます」と答えるだけでなく、具体的なエピソードを交えて説明することで、あなたの能力や人柄をより効果的に伝えることができます。例えば、Excelスキルについて説明する際には、「以前、〇〇の業務で、Excelのマクロ機能を活用し、作業時間を〇〇%短縮しました」といった具体的なエピソードを盛り込みましょう。
5-3. 熱意を伝える
面接では、あなたの熱意を伝えることも重要です。なぜその企業で働きたいのか、事務職としてどのような貢献をしたいのかを、熱意を持って伝えましょう。事前に企業研究を徹底し、企業のビジョンや事業内容を理解しておくことで、より説得力のあるアピールができます。
もっとパーソナルなアドバイスが必要なあなたへ
この記事では一般的な解決策を提示しましたが、あなたの悩みは唯一無二です。
AIキャリアパートナー「あかりちゃん」が、LINEであなたの悩みをリアルタイムに聞き、具体的な求人探しまでサポートします。
無理な勧誘は一切ありません。まずは話を聞いてもらうだけでも、心が軽くなるはずです。
6. まとめ：事務職の転職を成功させるために
事務職への転職を成功させるためには、職務経歴書の作成が非常に重要です。PCで作成し、あなたのPCスキルやこれまでの実績を具体的にアピールしましょう。また、企業研究を徹底し、あなたの強みがどのように活かせるかを明確に伝えることが重要です。面接対策も行い、自信を持って面接に臨みましょう。
今回の記事で解説した内容を参考に、あなたの転職活動が成功することを心から応援しています。
“`