事務職1ヶ月目の壁：質問の仕方で人間関係が悪化？乗り越えるための具体的な対策
事務職1ヶ月目の壁：質問の仕方で人間関係が悪化？乗り越えるための具体的な対策
この記事では、事務職として働き始めたばかりの方が直面する、人間関係の悩みと仕事への不安を解消するための具体的なアドバイスを提供します。特に、質問の仕方やコミュニケーションの取り方に焦点を当て、円滑な人間関係を築きながら、スムーズに業務を習得するためのヒントを解説します。
長文になりますが読んでいただけると嬉しいです。
事務職1ヶ月目です。
最近やっと初めにやった仕事を2回、3回ほどやり始めたのですが、引き継ぎ期間が2ヶ月ちょいしかなく、2回目からは聞かずに自分のメモ見てやってと言われている状態です。私はイレギュラーが起こるとパニックになりやすいので、引き継ぎ中にちょこちょこ時間をもらって細かめにメモをとっています。
最近1ヶ月経ったので、引き継ぎの方がいないと思って仕事をしてと言われているのですが、1日に教わる量が多く細かい部分が抜けてしまっていたり、教わってから自分でやる期間が長かったりして結果わからない部分が出てきてしまい聞いてしまっています。
1人で仕事をやるようになり、つまづく箇所がある度にメモをとっているのですが、つまづいた箇所はより細かく書きたいですし間違った内容を書きたくないので、「この部分を確認したいのですが」という感じで質問するのですが、うまく言葉にできないことが多く、引き継ぎをしてくれている方は「言ってる意味がわからない」や同じことを言っても「さっきと言っていることが違う」とかちょっと強めの口調で言われます。事務の方がもう1人いてその方は一緒に画面を見てくれたりして言っている内容を理解しようとしてくれます。もう1人の方は事務職一年目の方なので優しくしてくれているのかもしれません。
入って1ヶ月で初めてやる職種なのでわからないまま仕事を進めたくなく聞いたらその場でメモをとっています。最初は普通に教えてもらえてたのですが、最近は飽きられてるというか、イライラしてるというか、だいぶ態度が違く聞くのが嫌になってきました。
自分に悪い部分があるのだろうと思いはするのですが、悪い部分が何かわからないのでアドバイスをいただけたらと思います。よろしくお願いします。
1. 状況の整理：何が問題なのか？
まず、ご相談内容を整理しましょう。あなたは、事務職として初めての職務に就き、1ヶ月が経過したところですね。引き継ぎ期間が短く、業務内容を十分に理解できないまま、一人で仕事をすることになり、様々な問題に直面しているようです。
- 業務知識の不足：引き継ぎ期間の短さ、教わる量の多さ、自己学習期間の長さから、業務内容を十分に理解できていない。
- 質問の難しさ：質問の仕方がうまくなく、相手に意図が伝わらないことが多く、質問すること自体に抵抗を感じている。
- 人間関係の悪化：質問に対する相手の態度が厳しくなり、質問しづらい状況になっている。
- 自己肯定感の低下：自分の能力不足を自覚し、自信を失いかけている。
これらの問題が複合的に絡み合い、あなたの不安を増幅させていると考えられます。しかし、ご安心ください。これらの問題は、適切な対策を講じることで必ず改善できます。
2. なぜ質問がうまくいかないのか？原因を分析する
質問がうまくいかない原因を具体的に分析してみましょう。原因を特定することで、効果的な対策を立てることができます。
- 質問の準備不足：質問したい内容を事前に整理していないため、質問が曖昧になりやすい。
- 専門用語の理解不足：業務で使用する専門用語を理解していないため、質問が的を射ない。
- 質問のタイミング：忙しい時間帯や、相手の状況を考慮せずに質問してしまう。
- 質問の仕方：質問の意図が伝わりにくい表現をしてしまう。例えば、「この部分を確認したいのですが」のような曖昧な表現では、相手に具体的に何を知りたいのか伝わりにくい。
- 自己肯定感の低下：質問することへのためらいや、質問することへの恐怖心から、質問を躊躇してしまう。
これらの原因を意識し、一つずつ改善していくことが重要です。
3. 具体的な対策：質問力を高める
質問力を高めるための具体的な対策をいくつかご紹介します。
3-1. 質問の準備を徹底する
質問する前に、以下の準備を行いましょう。
- メモの見直し：自分がつまづいた箇所をメモで確認し、具体的に何がわからないのかを明確にする。
- 関連情報の収集：マニュアルや過去の資料などを参照し、自分で解決できる部分がないか確認する。
- 質問事項の整理：質問したい内容を箇条書きで整理し、優先順位をつける。
- 質問の意図を明確にする：なぜその質問をするのか、何を知りたいのかを明確にする。
これらの準備をすることで、質問が具体的になり、相手に意図が伝わりやすくなります。
3-2. 質問の仕方を工夫する
質問の仕方を工夫することで、相手にスムーズに情報を伝えることができます。
- 具体的に質問する：例：「〇〇の手順について、ステップ3でエラーが発生するのですが、原因として考えられることは何ですか？」
- Yes/Noで答えられる質問をする：例：「〇〇の処理は、このタイミングで行うという認識で合っていますか？」
- 相手の状況を考慮する：相手が忙しそうであれば、質問のタイミングをずらすか、メールなどで質問する。
- 感謝の気持ちを伝える：質問に答えてくれたら、「ありがとうございます」と感謝の気持ちを伝える。
- 質問の前に自己解決の努力を伝える：「〇〇について、マニュアルを読んでみたのですが、理解できなかったので質問させてください」のように、自分で努力したことを伝える。
これらの工夫により、相手はあなたの質問に答えやすくなり、より的確なアドバイスが得られるでしょう。
3-3. 専門用語を理解する
業務で使用する専門用語を理解することは、スムーズなコミュニケーションに不可欠です。
- 用語集の作成：わからない専門用語が出てきたら、意味を調べてメモする。
- 用語の確認：質問する際に、用語の意味を確認する。例：「〇〇という言葉は、△△という意味でよろしいでしょうか？」
- 積極的に学習する：専門用語に関する書籍やインターネット上の情報を活用して、知識を深める。
専門用語を理解することで、質問が的確になり、相手との認識のずれを防ぐことができます。
4. 具体的な対策：人間関係を改善する
人間関係を改善するための具体的な対策をいくつかご紹介します。
4-1. コミュニケーションを積極的にとる
積極的にコミュニケーションをとることで、相手との距離を縮め、良好な関係を築くことができます。
- 挨拶をする：出社時や退社時に、笑顔で挨拶をする。
- 感謝の気持ちを伝える：何かしてもらったときには、感謝の言葉を伝える。
- 雑談をする：仕事以外の話題で話しかけ、親近感を高める。
- 相手の意見を尊重する：相手の意見をよく聞き、理解しようと努める。
これらの行動を通して、相手との信頼関係を築き、質問しやすい雰囲気を作り出すことができます。
4-2. 相手の立場を理解する
相手の立場を理解することで、相手の気持ちを推し量り、より適切な対応をすることができます。
- 相手の忙しさを考慮する：相手が忙しそうであれば、質問のタイミングをずらすか、メールなどで質問する。
- 相手の性格を理解する：相手の性格に合わせて、コミュニケーションの取り方を変える。
- 相手の視点に立って考える：相手がなぜそのような態度をとるのか、その背景を想像する。
相手の立場を理解することで、相手との摩擦を減らし、円滑なコミュニケーションを促すことができます。
4-3. 困ったときの対処法
もし、相手の態度が改善しない場合は、以下の方法を試してみましょう。
- 上司に相談する：上司に状況を説明し、アドバイスを求める。
- 他の人に相談する：同僚や先輩に相談し、客観的な意見を聞く。
- 自分の行動を振り返る：自分の言動に問題がないか、客観的に見つめ直す。
一人で抱え込まず、周囲に相談することで、問題解決の糸口が見つかることがあります。
5. 具体的な対策：自己肯定感を高める
自己肯定感を高めるための具体的な対策をいくつかご紹介します。
5-1. 成功体験を積み重ねる
小さな成功体験を積み重ねることで、自信を育むことができます。
- 小さな目標を設定する：まずは、達成可能な小さな目標を設定し、それを達成する。
- 自分の成長を記録する：自分がどれだけ成長したかを記録し、それを振り返る。
- 自分を褒める：目標を達成したら、自分を褒めて、達成感を味わう。
成功体験を積み重ねることで、自己肯定感が高まり、困難な状況にも立ち向かえるようになります。
5-2. ポジティブな思考を持つ
ポジティブな思考を持つことで、困難な状況を乗り越えることができます。
- 自分の強みに目を向ける：自分の得意なことや、強みを意識する。
- 失敗を恐れない：失敗しても、それを学びの機会と捉える。
- 感謝の気持ちを持つ：周囲の人々への感謝の気持ちを忘れずに、感謝の言葉を伝える。
ポジティブな思考を持つことで、困難な状況にも前向きに取り組むことができ、自己肯定感も高まります。
5-3. ストレスを解消する
ストレスを解消することで、心身ともに健康な状態を保ち、自己肯定感を高めることができます。
- 休息をとる：十分な睡眠をとり、心身を休ませる。
- 趣味を楽しむ：自分の好きなことに時間を使い、リフレッシュする。
- 運動をする：適度な運動をすることで、心身ともに健康な状態を保つ。
- 相談する：悩みを一人で抱え込まず、信頼できる人に相談する。
ストレスを解消することで、心身ともに健康な状態を保ち、自己肯定感も高まります。
6. 事務職の仕事で役立つスキル
事務職として働く上で役立つスキルをいくつかご紹介します。
- コミュニケーション能力：円滑な人間関係を築き、スムーズな情報伝達を行うために不可欠です。
- PCスキル：Word、Excel、PowerPointなどの基本的なPCスキルは必須です。
- ビジネスマナー：電話応対、来客対応、メールの書き方など、社会人としての基本的なマナーを身につけていることが重要です。
- 問題解決能力：問題が発生した際に、原因を分析し、解決策を提案する能力です。
- 情報整理能力：多くの情報を効率的に整理し、必要な情報を探し出す能力です。
- 時間管理能力：タスクの優先順位をつけ、効率的に業務を遂行する能力です。
これらのスキルを磨くことで、事務職としてのキャリアをより発展させることができます。
7. 専門家の視点：キャリアコンサルタントからのアドバイス
キャリアコンサルタントとして、今回の相談内容について、いくつかアドバイスをさせていただきます。
- 早期に上司に相談する：一人で抱え込まず、上司に相談し、状況を共有しましょう。上司は、あなたの成長をサポートするために、適切なアドバイスやサポートを提供してくれるはずです。
- 積極的に自己学習を行う：業務に関する知識を深めるために、積極的に自己学習を行いましょう。書籍、インターネット、eラーニングなど、様々な学習方法があります。
- 周囲の協力を得る：同僚や先輩に積極的に質問し、アドバイスを求めましょう。困ったことがあれば、遠慮なく相談し、協力を得ることが重要です。
- キャリアプランを考える：将来のキャリアプランを考え、目標を設定しましょう。目標を持つことで、モチベーションを維持し、積極的に行動することができます。
これらのアドバイスを参考に、積極的に行動し、問題解決に努めてください。必ず、状況は改善し、事務職としてのキャリアを成功させることができるはずです。
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8. まとめ：自信を持って、一歩ずつ進んでいきましょう
事務職1ヶ月目で直面する問題は、誰にでも起こりうることです。しかし、適切な対策を講じることで、必ず乗り越えることができます。質問の仕方を工夫し、人間関係を改善し、自己肯定感を高めることで、あなたは必ず成長できます。
焦らず、一歩ずつ進んでいきましょう。そして、困ったことがあれば、周囲に相談し、助けを求めてください。あなたのキャリアを応援しています。
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