医療事務の1人窓口、もう限界…？効率化のヒントと、働き方の悩みを解決！
医療事務の1人窓口、もう限界…？効率化のヒントと、働き方の悩みを解決！
この記事では、医療事務として働くあなたが抱える、1人窓口での業務負担や、働き方に関する悩みを解決するための具体的なアドバイスを提供します。特に、泌尿器科や婦人科など、様々な症状の患者さんが来院するクリニックで、受付、会計、電話応対を1人でこなすことの難しさ、そして、子どもの行事と仕事の両立など、多くの人が共感できる問題について掘り下げていきます。
今回の相談内容は以下の通りです。
医療事務の方に質問です。(特に泌尿器科、婦人科の方ですと嬉しいです)
1人で受付・会計・電話応対を回されている方はいらっしゃいますか？
長くなりますが、宜しければアドバイスや相談にのって頂きたいです。
当院は7割が初診で午前中で50人程の来院数です。
メインは泌尿器科ですが、内科として眼科や大きな病気が疑われる時以外は基本的にどんな症状も受け入れます。
今日は他の事務スタッフ２名がお子さんの行事で休みだったので私1人で対応しました。
患者さんをとても長い時間お待たせしてしまい業務中申し訳ない気持ちでいっぱいでした。
精一杯頑張ったのですが中々上手く回せず、そんな中院長から受付のせいで今日は最悪だったと言われてしまいました、、。
これからも1人でこなさなくてはいけないのだから(他の2人は子持ちだから)、やり方を考えるように言われたのですが、正直もうどうしたら良いのか分かりません。
今日も1人で業務と分かった時点で、事前にやり方を考えて受付と会計をするバランスも注意しながら挑みましたが失敗に終わりました。
作業が遅くなる理由としては
- 予約システムと電子カルテの関係で新患登録に時間がかかる
- 症状ごとに問診の種類や尿検査の有無がありその場でカルテや口頭での確認が必要
- 尿検査の取り方が少し特殊で説明が必要
- 番号でお呼びするので、番号と患者さんがズレないよう注意が必要でそれなりに新調になる。
と自分では分析しています。
看護師さんに尿検査の説明だけでもお願いできないか頼みましたが断られました。
予約枠を減らして貰うことも院長から断られました。
事務どちらかに参観日を諦めて貰い出勤して貰うことも断られました。
院長からは看護師さんに手伝って貰え！と業務中に呼び出しで怒鳴られ、、(今はこんなことを話している場合ではない、この時間に1人でも新患登録か会計をしたい！と思い泣きたくなりました)
でも他に看護師さんにお願いできる業務がなく(予約システム、レジの使い方が分からないので)、私も看護師さんも困り果て、、そんな事を考えている場合じゃないのに、、とそんな一日でした。
①1人で医療事務窓口を回されている方はどうされていますか？
②また、参観日レベルの子供の行事が被った時は、休みを順番にして貰うなど、たまに諦めて貰うのは悪い事なのでしょうか？(もちろん行ってもらいたい気持ちは山々なんですが、、)
長々と申し訳ありません。どんな事でも構いませんので、宜しければアドバイスお願いいたします。
1人医療事務を乗り切るための業務効率化術
1人で医療事務の窓口業務をこなすことは、非常に大変なことです。しかし、適切な工夫と対策を講じることで、業務効率を格段に向上させることができます。ここでは、具体的な業務改善策と、そのための考え方について解説します。
1. 業務フローの見直しと標準化
まず、現在の業務フローを詳細に分析し、ボトルネックとなっている部分を特定しましょう。例えば、新患登録に時間がかかっている場合、以下の対策が考えられます。
- 事前問診票の活用: 初診の患者さんには、事前に問診票を記入してもらうことで、受付での入力時間を短縮できます。問診票は、オンラインでダウンロードできるようにしたり、待合室に置いておいたりするのも良いでしょう。
- テンプレートの作成: 電子カルテに入力する情報を、よくある症状や質問ごとにテンプレート化することで、入力の手間を省けます。
- 入力項目の簡素化: 必須入力項目を見直し、本当に必要な情報だけを入力するように変更することも有効です。
尿検査の説明に時間がかかる場合は、以下の方法を試してみてください。
- 説明ツールの作成: 尿検査の手順をわかりやすく説明したパンフレットや動画を作成し、患者さんに渡したり、待合室で流したりすることで、説明時間を短縮できます。
- 看護師との連携: 尿検査の説明を看護師に依頼できないか、改めて交渉してみましょう。院長に相談し、看護師の業務分担を見直してもらうことも検討してください。
2. 予約システムの最適化
予約システムは、業務効率を大きく左右します。以下の点を見直してみましょう。
- 予約間隔の見直し: 新患の予約時間を長めに設定したり、再診の予約間隔を調整したりすることで、受付の混雑を緩和できます。
- 予約枠の調整: 午前中の患者数が集中している場合は、午後の予約枠を増やしたり、時間帯によって予約数を調整したりすることも有効です。
- オンライン予約の導入: 患者さんが自分で予約できるオンライン予約システムを導入することで、電話対応の負担を減らすことができます。
3. チームワークの構築
1人で抱え込まず、他のスタッフとの連携を強化することも重要です。
- 情報共有の徹底: 業務上の課題や改善点について、定期的にスタッフ間で情報共有する場を設けましょう。
- 役割分担の明確化: 可能な範囲で、看護師や他の事務スタッフとの役割分担を見直しましょう。例えば、看護師に会計業務の一部を依頼したり、他の事務スタッフに電話対応を分担してもらったりすることも検討できます。
- コミュニケーションの円滑化: スタッフ間のコミュニケーションを円滑にするために、日頃から積極的にコミュニケーションを取り、困ったことがあれば気軽に相談できる関係性を築きましょう。
働き方の悩みを解決！子育てとの両立とキャリアプラン
子育てと仕事の両立は、多くの女性が抱える大きな悩みです。ここでは、子どもの行事と仕事の調整、そして、将来のキャリアプランについて考えていきます。
1. 職場の理解と協力
子どもの行事や急な病気などで、休みを取らなければならないことは避けられません。そのためには、職場の理解と協力が不可欠です。
- 事前の相談: 子どもの行事がある場合は、事前に上司や同僚に相談し、理解を求めましょう。
- 代替要員の確保: 休みを取る際は、他のスタッフに業務を依頼したり、応援を頼んだりするなど、代替要員を確保する努力をしましょう。
- 感謝の気持ちを伝える: 協力してくれたスタッフには、感謝の気持ちを伝え、日頃から良好な関係を築きましょう。
相談者様が感じているように、子どもの行事と仕事の調整は、非常にデリケートな問題です。しかし、職場の理解と協力があれば、両立は十分に可能です。
2. 働き方の選択肢
現在の職場で働き続けることが難しい場合は、他の働き方を検討することもできます。
- 時短勤務: 勤務時間を短縮することで、子育てとの両立を図ることができます。
- パート・アルバイト: 正社員よりも柔軟な働き方ができるため、子育てとの両立に適しています。
- 在宅勤務: 在宅でできる医療事務の仕事を探すことで、通勤時間を省き、子育てに時間を割くことができます。
- 転職: より働きやすい職場に転職することも選択肢の一つです。
自分のライフスタイルや希望に合わせて、最適な働き方を選択しましょう。
3. キャリアプランの構築
将来のキャリアプランを考えることも重要です。以下のようなステップで、キャリアプランを構築してみましょう。
- 自己分析: 自分の強みや弱み、興味のあることなどを分析し、将来どのようなキャリアを築きたいのかを明確にしましょう。
- 情報収集: 医療事務に関する情報を収集し、どのようなスキルや資格が必要なのかを調べましょう。
- 目標設定: 将来の目標を設定し、その目標を達成するための具体的な計画を立てましょう。
- スキルアップ: 必要なスキルを習得するために、研修やセミナーに参加したり、資格を取得したりしましょう。
キャリアプランを立てることで、将来への不安を軽減し、モチベーションを高く保つことができます。
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具体的な業務改善のステップ
業務改善は、一朝一夕にできるものではありません。計画的に、段階を踏んで取り組むことが重要です。以下に、具体的なステップを示します。
1. 現状分析と課題の明確化
まずは、現状を正確に把握することから始めましょう。
- 業務の可視化: 1日の業務の流れを詳細に記録し、どの業務にどれくらいの時間がかかっているのかを把握します。
- 問題点の洗い出し: 記録した業務の流れから、時間のかかっている部分や、ミスが起こりやすい部分など、問題点を洗い出します。
- 原因分析: 問題点が発生する原因を分析します。例えば、新患登録に時間がかかる原因は、予約システムと電子カルテの連携が悪い、入力項目が多い、など考えられます。
2. 改善策の立案と実行
洗い出した問題点に対して、具体的な改善策を立案し、実行します。
- 優先順位付け: 改善策を実行する優先順位を決めます。効果が高く、すぐに実行できるものから取り組むと良いでしょう。
- 具体的な対策: 予約システムの最適化、事前問診票の導入、説明ツールの作成など、具体的な対策を検討し、実行します。
- 関係者との連携: 看護師や他の事務スタッフなど、関係者と協力して対策を実行します。
3. 効果測定と改善
改善策を実行した後、その効果を測定し、必要に応じて改善を行います。
- 効果の測定: 改善策を実行した前後の業務時間を比較したり、患者さんの待ち時間を測定したりして、効果を数値化します。
- 評価と見直し: 効果測定の結果を評価し、改善点があれば、さらに改善策を検討し、実行します。
- 継続的な改善: 業務改善は一度きりではなく、継続的に行うことが重要です。定期的に業務を見直し、改善を繰り返すことで、業務効率を向上させることができます。
院長とのコミュニケーション術
院長とのコミュニケーションは、業務を円滑に進める上で非常に重要です。特に、1人窓口の現状を理解してもらい、改善策を提案するためには、効果的なコミュニケーションが不可欠です。
1. 状況の報告と問題提起
まず、1人窓口の現状を正確に伝え、問題点を共有することが重要です。
- 客観的なデータを示す: 患者さんの待ち時間、1日に対応する患者数、業務にかかる時間など、客観的なデータを示し、現状を具体的に説明します。
- 問題点を明確にする: 1人窓口であることによる問題点（患者さんの待ち時間、スタッフの負担増など）を明確に説明します。
- 改善の必要性を訴える: 状況を改善する必要があることを、丁寧に説明します。
2. 改善策の提案
問題点を共有した上で、具体的な改善策を提案しましょう。
- 実現可能な提案: 院長の理解を得やすく、実現可能な改善策を提案します。
- メリットを強調: 改善策を実行することによるメリット（患者満足度の向上、スタッフの負担軽減、業務効率の向上など）を強調します。
- 協力体制の構築: 院長に協力をお願いし、一緒に問題解決に取り組む姿勢を示します。
3. 定期的な報告とフィードバック
改善策を実行した後も、定期的に状況を報告し、フィードバックを求めることが重要です。
- 進捗状況の報告: 改善策の進捗状況を定期的に報告します。
- 効果の報告: 改善策の効果を数値で示し、客観的に報告します。
- 継続的な改善の提案: 必要に応じて、さらなる改善策を提案します。
院長との良好なコミュニケーションを築くことで、職場の理解と協力を得やすくなり、より良い環境で働くことができます。
医療事務のキャリアアップとスキルアップ
医療事務としてのキャリアをさらに発展させるためには、スキルアップとキャリアアップが不可欠です。ここでは、具体的な方法を紹介します。
1. スキルアップ
医療事務のスキルを向上させるためには、以下の方法があります。
- 資格取得: 医療事務関連の資格を取得することで、専門知識を深め、スキルアップを図ることができます。例えば、医療事務技能審査試験、診療報酬請求事務技能認定試験などがあります。
- 研修への参加: 医療事務に関する研修に参加することで、最新の知識や技術を習得することができます。
- 専門知識の習得: 医療保険制度、診療報酬、電子カルテなど、医療事務に関する専門知識を深めることで、業務の質を向上させることができます。
- 自己学習: 医療事務に関する書籍やインターネットの情報などを活用して、自己学習を継続することも重要です。
2. キャリアアップ
医療事務としてのキャリアアップを目指すためには、以下の方法があります。
- 経験を積む: 様々な業務を経験し、スキルを磨くことで、キャリアアップの道が開けます。
- リーダーシップを発揮する: チームをまとめたり、後輩を指導したりすることで、リーダーシップを発揮し、キャリアアップを目指すことができます。
- キャリアプランを立てる: 将来の目標を設定し、その目標を達成するための具体的な計画を立てることで、キャリアアップの道筋を明確にすることができます。
- 転職: より良い条件の職場に転職することも、キャリアアップの選択肢の一つです。
スキルアップとキャリアアップを通じて、医療事務としての専門性を高め、よりやりがいのある仕事に取り組むことができます。
まとめ：1人医療事務の悩みを解決し、より良い働き方へ
1人で医療事務の窓口業務をこなすことは、非常に大変なことです。しかし、業務効率化、働き方の工夫、そしてキャリアプランの構築を通じて、その悩みを解決し、より良い働き方へと繋げることができます。
今回の記事で紹介した内容を参考に、ぜひあなたの職場環境を改善し、より充実した医療事務ライフを送ってください。そして、もし一人で抱えきれない悩みや、具体的な転職に関する相談があれば、ぜひ専門家にご相談ください。あなたのキャリアを全力でサポートします。
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