歯科受付2ヶ月目の壁：1人体制は当たり前？ミス連発からの脱出方法を徹底解説
歯科受付2ヶ月目の壁：1人体制は当たり前？ミス連発からの脱出方法を徹底解説
歯科受付の仕事に就いたものの、2ヶ月目にして早くも壁にぶつかっているあなたへ。受付業務の1人体制、ミスを連発してしまう状況、院長との関係性など、多くの悩みを抱えていることと思います。この記事では、あなたの抱える悩みを深く理解し、具体的な解決策を提示します。歯科受付という仕事の現状、そしてそこから抜け出すための具体的なステップを、経験豊富な転職コンサルタントの視点から解説していきます。
歯科受付に入職して約2ヶ月が経ちました。受付のみであれば基本的なことは分かり始めて流れは落ち着いてる時は1人で大丈夫なくらいになってきました。しかし……どーしても混む時間や電話が殺到してしまう時間があり受付は私しかいないため(どーしてもの時に手伝ってくれる衛生士さんはいますが2ヶ月目からはその衛生士さんも衛生士業務をするよう言われてるみたいで頼みにくい状態)ミスを連発してしまいます。
ミスを犯すには私が焦ったりテンパったりして負のループなのとキャパオーバーが続き頭が真っ白の中作業してるからだとは承知しております。
それを前提としての話ですが普通の医療事務や歯科事務の1人体制って2ヶ月目の新人を置くものなのでしょうか泣？
私はずっと保育士をしていて未経験で歯科受付兼託児として保育士資格を活かして入社しました。面接時にパソコンが苦手な旨も事務未経験も伝えてあります。
しかし１ヶ月目から落ち着いてる時は1人で落ち着いている時だからこそ質問や学びたいことが聞にくい状態(先輩たち、上司が手が空いてるかすらわからない状態)2ヶ月目からは1人として計算されて分からなかったら聞きに来てね状態。
もちろんわからないときや疑問は聞きに行けるタイミング狙ってききにいきますが受付がバタバタの時は助けも呼べず焦って初歩的なミスを犯してしまいます……
そして例えば患者さんが忘れていった領収書や薬も私がちゃんと見てなかったからと私のせいにされます。
私も社会人歴は長いので前職ではどんなミスでも自分で解決出来たことはないか。ミスになる前に防げることはないかなど考えて行動していましたが未経験2ヶ月目はさすがに目の前の事がいっぱいいっぱいで今の私のキャパでは不可能です。
院長は何かのトラブルがあると必ず受付のせいにされたり理不尽でも怒られたりして最近ではそれが苦痛でミスを犯しても怒られたくないが勝ってしまい嘘をついたり証拠隠滅してしまうくせがついてしまいました。
毎日今日は何言われるんだろうとビクビクしてしまいそれも悪循環のひとつになってます。
完全予約制で1日45人くらい来る歯科の受付は1人って当たり前ですか？
また、2ヶ月目で1人も当たり前ですか？
どこの歯科もそんなもんなんですか？
皆さんのコメントによっては退職も考えてます。
院長は私がミスしないために落ち着いて作業してると早くしろ。会計が遅れると駐車場が停められなくなる。などいい早くしてテンパって間違えてももちろん怒られます。
正直キャパオーバーで経験者や歯科医の意見を聞きたいです。
1. 歯科受付の現状と、あなたが直面している課題
まず、あなたが置かれている状況を客観的に見ていきましょう。歯科医院の受付業務は、患者さんの対応、予約管理、会計、電話対応など、多岐にわたる業務をこなす必要があります。特に、完全予約制で1日に45人もの患者さんが来院する歯科医院では、受付の業務量は非常に多くなります。そこに、2ヶ月目という未経験の状態で1人体制を任されているとなると、キャパオーバーになってしまうのは当然のことと言えるでしょう。
あなたの抱える主な課題は以下の3点に集約されます。
- 業務量の多さ：1人体制での受付業務は、時間帯によっては非常に忙しく、ミスを誘発しやすい環境です。
- 経験不足：未経験であること、そして2ヶ月という短い期間では、業務に慣れる前に多くのタスクをこなさなければならず、戸惑うことも多いでしょう。
- 院長との関係性：ミスに対する院長の厳しい対応は、あなたの精神的な負担を増大させ、さらなるミスを誘発する悪循環を生んでいます。
これらの課題を解決するためには、まず現状を正しく認識し、具体的な対策を講じていく必要があります。
2. 歯科受付の1人体制は一般的？
歯科医院の規模や診療体制によって異なりますが、受付が1人体制であることは珍しくありません。特に、小規模な歯科医院や、人件費を抑えたいと考えている歯科医院では、受付を1人にして、他のスタッフが手が空いたときに手伝うという体制をとることがあります。
しかし、2ヶ月目の未経験者に1人体制を任せることは、必ずしも一般的ではありません。通常は、先輩スタッフの指導やサポートを受けながら、徐々に業務に慣れていくのが一般的です。あなたの場合は、1ヶ月目から1人での対応を求められ、十分なサポートを受けられていないため、非常に厳しい状況と言えるでしょう。
3. ミスを減らすための具体的な対策
ミスを減らすためには、焦らず、冷静に業務をこなすための工夫が必要です。以下の対策を参考にしてください。
3-1. 業務の効率化
業務効率化は、ミスを減らすための第一歩です。以下の方法を試してみましょう。
- チェックリストの作成：受付業務には、定型的な作業が多くあります。例えば、予約確認、会計、書類の整理などです。これらの作業について、チェックリストを作成し、一つ一つ確認しながら進めることで、抜け漏れを防ぐことができます。
- マニュアルの整備：よくある質問や、対応方法をまとめたマニュアルを作成しておきましょう。困ったときにすぐに確認できるため、焦りを軽減できます。
- 業務の優先順位付け：忙しいときには、どの業務から取り組むべきか、優先順位を明確にしましょう。緊急度の高いものから対応することで、効率的に業務を進めることができます。
- ツールの活用：予約システムや会計システムなど、業務を効率化できるツールを積極的に活用しましょう。操作方法を習得し、スムーズに使えるようにしておくことが重要です。
3-2. コミュニケーションの改善
院長や他のスタッフとのコミュニケーションを改善することも、ミスを減らすために重要です。
- 積極的に質問する：分からないことは、遠慮せずに質問しましょう。忙しい時間帯を避けて、手が空いているときに質問するなど、タイミングを見計らうことも大切です。
- 報連相を徹底する：ミスをしてしまった場合は、隠さずに報告し、原因と対策を共有しましょう。また、困ったことがあれば、すぐに相談するようにしましょう。
- 感謝の気持ちを伝える：他のスタッフに助けてもらった場合は、感謝の気持ちを伝えるようにしましょう。良好な人間関係を築くことで、困ったときに助けを求めやすくなります。
3-3. メンタルヘルスのケア
精神的な負担を軽減することも、ミスを減らすために重要です。
- 休憩時間の確保：忙しい時間帯でも、必ず休憩時間を確保しましょう。短い時間でも、気分転換になるはずです。
- ストレス解消法を見つける：自分なりのストレス解消法を見つけましょう。例えば、音楽を聴く、軽い運動をする、趣味に没頭するなど、リラックスできる時間を持つことが大切です。
- 専門家への相談：精神的な負担が大きい場合は、専門家（カウンセラーなど）に相談することも検討しましょう。客観的なアドバイスを受けることで、気持ちが楽になることがあります。
4. 院長との関係性を改善するためのアプローチ
院長との関係性が悪いと、精神的な負担が増大し、ミスを誘発する悪循環に陥ってしまいます。以下の方法で、関係性の改善を目指しましょう。
- ミスの原因を分析し、改善策を提示する：ミスをしてしまった場合は、なぜミスが起きたのかを冷静に分析し、再発防止のための具体的な対策を提示しましょう。
- 積極的に報告・連絡・相談を行う：困ったことや分からないことがあれば、すぐに報告・連絡・相談を行いましょう。問題の早期解決につながり、院長からの信頼を得ることができます。
- 感謝の気持ちを伝える：院長に助けてもらった場合は、感謝の気持ちを言葉で伝えましょう。
- 客観的な視点を持つ：院長の言動に感情的にならず、客観的な視点を持つように心がけましょう。
- 第三者への相談：どうしても関係性が改善しない場合は、信頼できる第三者（同僚、家族など）に相談してみましょう。客観的な意見を聞くことで、冷静さを保つことができます。
5. 退職を考える前に：状況を改善するための具体的な行動
退職を考える前に、まずは現状を改善するための努力をしてみましょう。以下のステップで、具体的な行動を起こしてください。
- 現状の課題を整理する：
まずは、あなたが抱えている課題を具体的に整理しましょう。業務量の多さ、経験不足、院長との関係性など、それぞれの課題について、具体的に何が問題なのかを明確にしましょう。
- 具体的な改善策を立てる：
課題が明確になったら、それぞれの課題に対する具体的な改善策を立てましょう。例えば、業務効率化のためにチェックリストを作成する、院長とのコミュニケーションを改善するために積極的に報告・連絡・相談を行うなど、具体的な行動計画を立てましょう。
- 上司に相談する：
あなたの状況を上司に相談しましょう。1人で抱え込まず、困っていることを率直に伝え、協力を求めましょう。上司があなたの状況を理解し、サポートしてくれる可能性があります。
- 周囲のスタッフに相談する：
信頼できる同僚や先輩スタッフに相談してみましょう。彼らの経験やアドバイスを聞くことで、新たな視点が得られるかもしれません。
- 院長との面談を申し込む：
院長との面談を申し込み、あなたの現状と改善したい点を伝えましょう。院長があなたの思いを理解し、協力してくれる可能性があります。
- 改善策を実行し、効果を検証する：
立てた改善策を実行し、その効果を検証しましょう。効果が見られない場合は、改善策を見直したり、他の方法を試したりするなど、試行錯誤を繰り返しましょう。
これらの行動を通じて、状況が改善する可能性は十分にあります。まずは、できることから始めてみましょう。
もっとパーソナルなアドバイスが必要なあなたへ
この記事では一般的な解決策を提示しましたが、あなたの悩みは唯一無二です。
AIキャリアパートナー「あかりちゃん」が、LINEであなたの悩みをリアルタイムに聞き、具体的な求人探しまでサポートします。
無理な勧誘は一切ありません。まずは話を聞いてもらうだけでも、心が軽くなるはずです。
6. 退職も選択肢の一つ：あなたにとっての最善の道を選ぶ
上記の対策を講じても、状況が改善しない場合は、退職も選択肢の一つとして検討しましょう。無理に我慢し続けることは、心身ともに悪影響を及ぼす可能性があります。退職を決意する前に、以下の点を考慮しましょう。
- 退職後のキャリアプラン：
退職後、どのような仕事に就きたいのか、具体的なキャリアプランを立てましょう。未経験から歯科受付の仕事に就いたように、あなたのこれまでの経験やスキルを活かせる仕事はたくさんあります。転職エージェントに相談したり、求人情報を調べてみたりして、自分に合った仕事を探しましょう。
- 転職活動の準備：
退職を決意したら、すぐに転職活動を始めましょう。履歴書や職務経歴書の作成、面接対策など、準備をしっかりと行いましょう。
- 退職の手続き：
退職する際は、就業規則に従い、適切な手続きを行いましょう。円満退職を目指し、会社とのトラブルを避けるようにしましょう。
- 専門家への相談：
退職や転職について、一人で悩まず、専門家（キャリアコンサルタントなど）に相談しましょう。客観的なアドバイスを受けることで、より良い選択をすることができます。
7. まとめ：あなたのキャリアを切り開くために
歯科受付2ヶ月目にして、多くの困難に直面しているあなた。1人体制での業務、ミスを連発してしまう状況、院長との関係性など、様々な悩みを抱えていることと思います。しかし、あなたの抱える悩みは、決してあなただけのものではありません。多くの人が、同じような壁にぶつかり、悩み、そして乗り越えてきました。
この記事では、あなたの悩みを深く理解し、具体的な解決策を提示しました。業務の効率化、コミュニケーションの改善、メンタルヘルスのケア、院長との関係性の改善、そして退職という選択肢まで、様々な視点からアドバイスをしました。
大切なのは、諦めずに、自分自身と向き合い、積極的に行動することです。まずは、できることから始めて、少しずつでも状況を改善していく努力をしましょう。そして、もし今の状況がどうしても改善しない場合は、退職という選択肢も視野に入れ、あなたのキャリアにとって最善の道を選んでください。
あなたのキャリアは、あなたのものです。あなたの未来は、あなたの手で切り開くことができます。応援しています。
“`