報連相が苦手な新人営業への効果的な関わり方：あなたが抱えるジレンマを解決する
報連相が苦手な新人営業への効果的な関わり方：あなたが抱えるジレンマを解決する
この記事は、営業職として働くあなたが、報連相が苦手な新人の指導に苦労し、どのように関われば良いのか悩んでいる状況を解決するためのものです。新人の成長を願うあなたの気持ちと、自身の業務とのバランス、そして周囲との連携という、複雑な問題に焦点を当て、具体的な解決策を提示します。この記事を読むことで、あなたは新人の成長を促しつつ、自身の負担を軽減し、より効果的なチームワークを築くためのヒントを得られるでしょう。
営業職をしています。報連相が苦手な新人について、関わり方のアドバイスを教えてください。
私…Aの前任
A…新人
B…若手のエース、私が1年目の時の教育係でAの現教育係
Aは仕事がのんびり&報連相・質問ができません。
配属から4ヶ月経ちますが、初めてやる仕事の質問に来ない、指示待ち、社内外の締切を普通に過ぎる、お客様からの不在着信を他に緊急の用事があるわけでもないのに数時間放置、トラブルは事後報告もしくは上司にクレームが発生してから発覚等、様々な問題があります。
引継ぎ当初、感染症と体調不良で3週間にわたり5回程は大事な商談・イベントを休んでいます。(おそらく心労もある) 同部署の先輩から「このままだとAが潰れる」とお達しがあったため、Aが作るべきメールをすべて私が打って、転送すればいいだけの状態にし、なんとか乗り切りました。本来は時間をかけて一緒にメールを作り、Aに経験させるべきでしたが、私も新たな担当先があり余裕がなかったため、この対応にせざるを得ませんでした。
引継ぎから3ヶ月経ち、外勤を自主的に増やしたところで事務作業やメールの処理が追いつかなくなり、既に3件、得意先からのクレーム(提出物の締切を無断で過ぎる、体調不良・準備不足を理由に商談をドタキャン×２回、半期の販売契約について一切報告しないまま目標未達成)が発生しており、その全てが前任である私または上司に得意先から直接連絡が来て初めて発覚していました。
初めは私の引継ぎ後のフォローが悪かったと思い、最初のクレームが発生して以降は、ルーティンワークややるべきことは口頭だけでなく手順をメールし(引き継ぎ時にも1度送っていますが)、公開スケジュールに入れさせるようにしました。そこからは本人の自由と責任だと思いますし、正直私が1年目だったらそれ以上のマイクロマネジメントは鬱陶しいです。
また、Aの仕事が既にまわってないことと、繁忙期を控えていることがわかっていたので、Aの上司と教育係のBには「多分(Aの)仕事が回らないので引継ぎ当初と同様にフォロー(メールを代わりに作る)したほうがいいですか？それとも回らないことも含めて経験ですか？」と聞いたところ、「一回は自分で全て経験すべき」と言われたので前述の手順メールとスケジュール設定だけはしましたが、そのスケジュールが守られていない(商談ドタキャン)状況です。
教育係のBは「会社に来るだけで偉い！」「周りが少しでも楽しく働いてくれればそれでいい」という優しい人です。忙しいですが、質問したときには丁寧に答えてくれます。
今となってエースですが、本人曰く元々は仕事ができなかったそう(上司からも「2年持たずに辞めると思っていた」と言われるくらい)です。Aの苦悩はわかるはずですが、Aがあまりに何も相談してくれないため、「知らないことには助けてあげることもできないし、私には相談してくれないのか」と接し方を思い悩んでいます。
上司は理論的で理不尽なことは言いませんし、ノルマはあれど厳しくないです。(主観的ですが、今の部署でやっていけなければ全国どの営業組織、競合他社でも無理だと思うくらい風通しは良いです)
最大の問題は誰にも相談せずに得意先との商談をドタキャンしたり、トラブルが起きていることを自分から報告しなかったり、期限のあるものを断りも入れずに過ぎたりすることが頻発するなど、正直さ・誠実さが欠けていることです。
これがあると、社外だけでなく社内からの信頼も失い、孤立してしまいます。
Aの管理は私の仕事ではないですが、Aが会社をやめてしまうことだけは避けたいのです。(冷たいですがしわ寄せが来て余計に大変になるので)
もう一度Aの上司とBにかけあって、私がAの分まで仕事を背負うよう打診するべきでしょうか？
年次が近い私が一番相談・質問しやすい相手のため、私にまで心を閉ざしてしまう(?)リスクを冒したくはないですが、私からなにか一言伝えるべきでしょうか？
ダラダラと申し訳ございません。
忌憚ない感想やアドバイスをくださいますと幸甚です。
(と書きましたが、半分位は「私ちゃんとやることやってるよね！？」という愚痴と言い訳です。最後までお読みいただいたこと、誠に感謝申し上げます。)
1. 問題の本質を見極める：なぜ新人は報連相が苦手なのか？
新人のAさんが報連相を苦手とする原因は、単に「性格」や「能力不足」だけではない可能性があります。様々な要因が複雑に絡み合っていると考えられます。まずは、根本的な原因を理解することから始めましょう。
- 不安感と恐れ： 新人は、自分のミスを上司や同僚に知られること、評価が下がることを恐れている可能性があります。特に、過去に失敗経験がある場合、その傾向は強まります。
- 自己肯定感の低さ： 自己肯定感が低いと、自分の判断に自信が持てず、報告や相談を躊躇してしまうことがあります。
- コミュニケーション能力の不足： 報連相は、相手に正確に情報を伝えるためのコミュニケーションスキルが必要です。新人は、そのスキルが未熟な場合があります。
- 業務理解の不足： 仕事内容を十分に理解していないと、何が重要で、何を報告すべきか判断できません。
- 上司や周囲との関係性： 上司や同僚とのコミュニケーションが円滑でない場合、相談しにくいと感じることがあります。
- 経験不足： 新人にとって、初めての経験ばかりです。何が問題なのか、どうすれば良いのか判断がつかないことも多いでしょう。
これらの要因を考慮し、Aさんが抱えている問題を多角的に分析することが重要です。単に「報連相をしろ」と指示するだけでは、根本的な問題は解決しません。Aさんの置かれている状況を理解し、寄り添う姿勢を示すことが大切です。
2. 具体的な解決策：新人営業をサポートするためのステップ
Aさんの状況を改善するために、以下のステップでアプローチを試みましょう。あなたの負担を軽減しつつ、Aさんの成長を促すための具体的な方法です。
ステップ1：現状の把握とコミュニケーションの促進
まずは、Aさんの現状を正確に把握することから始めます。Aさんが抱えている問題や、何に困っているのかを理解することが重要です。
- 定期的な1on1ミーティングの実施： 週に一度、15分～30分程度の短い時間で、Aさんと1対1で話す機会を設けましょう。業務の進捗状況だけでなく、困っていること、不安に感じていることなどを積極的に聞き出すようにします。
- オープンな質問： 「最近、何か困っていることはありますか？」「どんな時に迷いますか？」など、Aさんが話しやすいように、オープンな質問を心がけましょう。
- 傾聴： Aさんの話をじっくりと聞き、共感する姿勢を示しましょう。「それは大変でしたね」「よく頑張っていますね」など、肯定的な言葉をかけることも効果的です。
- フィードバック： 良い点と改善点を具体的に伝えましょう。抽象的な表現ではなく、「〇〇の資料はとても分かりやすかったです」「〇〇の件は、〇〇を改善するともっと良くなります」など、具体的なフィードバックを心がけましょう。
これらの取り組みを通じて、Aさんとの信頼関係を築き、報連相しやすい環境を作ることが重要です。
ステップ2：報連相の重要性の理解と具体的な指導
報連相の重要性を理解させ、具体的な指導を行うことで、Aさんの行動を改善することができます。
- 報連相の目的を説明： 報連相は、単なる報告義務ではなく、チーム全体の効率を上げ、問題の早期発見、顧客満足度の向上に繋がることを説明しましょう。
- 報連相のテンプレートの活用： 報告事項、報告のタイミング、報告相手などをまとめたテンプレートを作成し、活用を促しましょう。
- ロールプレイング： 報連相の練習として、ロールプレイングを取り入れましょう。具体的な状況を想定し、どのように報告すれば良いのか、実践的に学ぶことができます。
- 成功体験の共有： 報連相によって問題が解決した事例や、顧客からの評価が上がった事例などを共有し、報連相のメリットを具体的に示しましょう。
- 質問しやすい雰囲気作り： 質問することを推奨し、質問しやすい雰囲気を作りましょう。「どんな些細なことでも構わないから、分からないことがあればすぐに質問してね」など、積極的に声をかけましょう。
これらの指導を通じて、Aさんは報連相の重要性を理解し、積極的に行動できるようになるでしょう。
ステップ3：周囲との連携とサポート体制の構築
あなた一人で抱え込まず、周囲との連携を図り、Aさんをサポートする体制を構築することが重要です。
- 教育係のBさんとの連携： Bさんと協力し、Aさんの状況を共有し、どのようにサポートしていくか話し合いましょう。Bさんの経験や知識を活かし、Aさんを効果的に指導するための方法を検討しましょう。
- 上司との情報共有： 上司にAさんの状況を報告し、指示を仰ぎましょう。上司の経験や知識を活かし、Aさんをサポートするためのアドバイスをもらいましょう。
- チーム全体でのサポート： チーム全体でAさんをサポートする意識を持ちましょう。Aさんが困っている時に、積極的に声をかけたり、助けを求めやすい雰囲気を作ることが重要です。
- 問題解決のためのチーム会議： Aさんの問題について、チーム全体で話し合う機会を設けましょう。様々な視点から問題の原因を分析し、解決策を検討することで、より効果的なサポート体制を構築することができます。
周囲との連携を図り、Aさんをサポートする体制を構築することで、あなた自身の負担を軽減し、Aさんの成長をより効果的に促すことができます。
ステップ4：あなたの役割と、どこまでサポートするかを見極める
あなたは、Aさんの指導において、どこまでサポートするのか、線引きを明確にすることが重要です。過度なサポートは、Aさんの自立を妨げる可能性があります。しかし、必要なサポートを怠ると、Aさんの成長を阻害し、あなた自身の負担が増える可能性があります。
- Aさんの自立を促す： 最終的には、Aさんが自ら考え、行動できるようになることを目指しましょう。過度なサポートは避け、Aさんが自ら問題解決に取り組む機会を与えましょう。
- あなたの負担を軽減する： あなた自身の業務に支障が出ないように、サポートの範囲を明確にしましょう。Aさんの問題に時間をかけすぎると、あなた自身のパフォーマンスが低下する可能性があります。
- 上司や教育係との連携： 上司や教育係と協力し、Aさんをサポートする体制を構築しましょう。あなた一人の負担を軽減し、Aさんの成長を効果的に促すことができます。
- 問題解決能力の育成： Aさんが問題を自力で解決できるよう、問題解決能力を育成するサポートを行いましょう。問題解決のプロセスを教え、Aさんが自ら考え、行動できるよう導くことが重要です。
あなたの役割を明確にし、適切なサポートを行うことで、Aさんの成長を促しつつ、あなた自身の負担を軽減することができます。
3. 具体的な行動計画：今日からできること
上記のステップを踏まえ、今日からできる具体的な行動計画を立てましょう。すぐに実践できることから始め、徐々にステップアップしていくことが重要です。
- 1on1ミーティングの実施： 今週中に、Aさんと1on1ミーティングの時間を設定し、現状について話を聞きましょう。
- 報連相テンプレートの作成： 報連相のテンプレートを作成し、Aさんに共有しましょう。
- ロールプレイングの実施： 来週中に、Aさんとロールプレイングを行い、報連相の練習をしましょう。
- Bさんとの連携： 今週中に、BさんとAさんの状況について話し合い、サポート体制について相談しましょう。
- 上司への報告： 今週中に、上司にAさんの状況を報告し、指示を仰ぎましょう。
これらの行動計画を実行することで、Aさんの状況を改善し、あなたの負担を軽減することができます。焦らず、一歩ずつ進んでいきましょう。
4. 成功事例と専門家の視点
報連相が苦手な新人を指導し、成功した事例を紹介します。また、専門家の視点から、効果的な指導方法について解説します。
成功事例：
ある企業では、報連相が苦手な新入社員に対して、以下のような取り組みを行いました。
- メンター制度の導入： 新入社員には、年齢の近い先輩社員がメンターとしてつき、定期的に面談を行いました。メンターは、新入社員の悩みを聞き、アドバイスを行うだけでなく、報連相の重要性を伝え、具体的な指導を行いました。
- 報連相トレーニングの実施： 新入社員向けに、報連相の重要性、具体的な方法、ロールプレイングなどを行うトレーニングを実施しました。
- 報連相チェックリストの活用： 新入社員が報連相を行う際に、チェックリストを活用し、抜け漏れがないようにしました。
これらの取り組みの結果、新入社員は報連相に対する意識が向上し、積極的に行動するようになりました。また、チーム全体のコミュニケーションも円滑になり、業績向上にも繋がりました。
専門家の視点：
キャリアコンサルタントのAさんは、以下のように述べています。
「報連相が苦手な新人を指導する際には、まず新人の抱えている問題の本質を理解することが重要です。単に『報連相をしろ』と指示するだけでは、根本的な問題は解決しません。新人の置かれている状況を理解し、寄り添う姿勢を示すことが大切です。また、報連相の重要性を理解させ、具体的な指導を行うことで、新人の行動を改善することができます。周囲との連携を図り、サポート体制を構築することも重要です。」
5. まとめ：報連相が苦手な新人営業への効果的な関わり方
報連相が苦手な新人営業への効果的な関わり方について、具体的な解決策を提示しました。問題の本質を理解し、コミュニケーションを促進し、報連相の重要性を理解させ、周囲との連携を図り、あなたの役割を明確にすることが重要です。今日からできる具体的な行動計画を立て、一歩ずつ進んでいきましょう。新人の成長をサポートし、あなた自身の負担を軽減し、より良いチームワークを築くために、この記事が役立つことを願っています。
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