お菓子のお皿回収問題、もう悩まない！総務事務が知っておくべきスマートな立ち回り
お菓子のお皿回収問題、もう悩まない！総務事務が知っておくべきスマートな立ち回り
この記事では、総務事務として働くあなたが抱える、社内での立ち振る舞いに関する悩みを解決します。具体的には、お客様からのお菓子を上司に提供する際のお皿の回収タイミングという、一見些細ながらも気を遣う問題に焦点を当てます。この記事を読むことで、あなたは自信を持ってスマートに行動できるようになり、周囲からの評価も高まるでしょう。さらに、キャリアアップやスキルアップにも繋がるような、仕事への向き合い方についても言及していきます。
先月から総務事務で働いています。事務職が初めてなので、暗黙のマナー的なところがよくわかりません。
お客様から手土産などお菓子をいただいたときに、社内の偉い方達の部屋にも持って行くことがあります。
その際お皿に載せてお出しするのですが、そのお皿を回収するタイミングはいつなのでしょうか？
見ているとお皿は自分で持ってきて下さる方もいて、そもそも取りに行くべきなのかよくわかりません。
あまり早く行っても、食べるのを急かしているようで気になります。
偉い方達が退社後に下げられるといいのですが、私より遅くまで残っておられる方もいて難しいです。
教えていただけると幸いです。
お皿の回収タイミング、正解は一つじゃない！状況に応じたスマートな対応とは
総務事務として働く上で、社内の人間関係を円滑に進めることは非常に重要です。お菓子のお皿の回収という些細な問題も、あなたの印象を左右する可能性があります。ここでは、状況に応じた最適な対応方法を具体的に解説し、あなたが自信を持って行動できるようサポートします。
1. 状況把握：誰に、いつ、どのように提供されたお菓子なのか？
まず、お皿を回収する前に、以下の3つの要素をしっかりと把握しましょう。
- 誰に： 誰に提供したお菓子なのか？（役職、年齢、性格など）
- いつ： どのような状況で提供されたのか？（会議中、休憩時間、来客対応など）
- どのように： どのような種類のお菓子で、どのように提供されたのか？（個包装、大皿、飲み物の有無など）
これらの情報を把握することで、最適な回収タイミングを見極めるための判断材料となります。
2. 基本的な回収タイミング：マナーと気遣いのバランス
一般的に、お皿の回収は以下のタイミングで行うのが適切です。
- 食事が終わった後： 食べ終わったのを確認してから、少し時間を置いてから回収するのが基本です。急かすような印象を与えないように、相手の様子を伺いましょう。
- 会話が一段落したタイミング： 会話が途切れたタイミングや、話題が変わったタイミングで「お下げしてもよろしいでしょうか？」と声をかけるのがスマートです。
- 相手が席を立つタイミング： 相手が席を立つ際に、「お皿をお下げしますね」と声をかけることで、スムーズに回収できます。
3. 個別対応：相手別の配慮と注意点
状況だけでなく、相手の性格や役職によっても、対応を変える必要があります。
- 上司の場合： 上司の場合は、相手の指示に従うのが基本です。もし、上司が忙しそうであれば、声をかけるタイミングを慎重に見計らいましょう。退社前に回収してもらうのが難しい場合は、他の人に頼むことも視野に入れましょう。
- お客様の場合： お客様の場合は、失礼のないように丁寧な言葉遣いを心がけましょう。相手が話し込んでいる場合は、邪魔にならないように、少し時間を置いてから声をかけるのが良いでしょう。
- 同僚の場合： 同僚の場合は、ある程度フレンドリーな対応でも問題ありません。ただし、相手の状況を考慮し、迷惑にならないように配慮しましょう。
4. 回収時の具体的な声かけ例：印象アップの魔法の言葉
お皿を回収する際の言葉遣いも、あなたの印象を左右します。以下に、状況に応じた具体的な声かけ例を紹介します。
- 「〇〇様、お菓子はいかがでしたでしょうか？お皿をお下げしてもよろしいでしょうか？」（丁寧な言葉遣いで、相手への気遣いを示す）
- 「〇〇様、お話の途中失礼いたします。お皿をお下げいたします。」（相手の状況を理解した上で、丁寧な言葉遣いを心がける）
- 「〇〇さん、お菓子、美味しかったですか？お皿、下げますね。」（同僚など、親しい間柄でのフレンドリーな声かけ）
ケーススタディ：状況別の具体的な対応例
ここでは、具体的な状況を想定し、それぞれに最適な対応方法を解説します。これらのケーススタディを参考に、あなたの職場での状況に合わせた対応を実践してください。
ケース1：会議中のお菓子提供
状況： 役員会議で、お客様からのお菓子を提供。
対応：
- 会議が始まり、お菓子が配られた後、役員の方々の様子を観察します。
- 会議が中断し、休憩時間になったタイミングで、「お菓子はいかがでしたでしょうか？お皿をお下げしてもよろしいでしょうか？」と声をかけます。
- もし、会議が長引きそうであれば、会議終了後に改めて声をかけるか、他の人に頼むことも検討します。
ケース2：来客対応時のお菓子提供
状況： お客様との商談中に、お菓子を提供。
対応：
- お客様との会話が一段落したタイミングを見計らい、「お菓子はいかがでしたでしょうか？お皿をお下げしてもよろしいでしょうか？」と声をかけます。
- お客様がまだお菓子を食べている場合は、少し時間を置いてから再度声をかけます。
- お客様が席を立つ際に、「お皿をお下げいたします」と声をかけ、スムーズに回収します。
ケース3：休憩時間のお菓子提供
状況： 上司の休憩中に、お客様からのお菓子を提供。
対応：
- 上司が食べ終わったのを確認し、少し時間を置いてから「〇〇様、お菓子はいかがでしたでしょうか？お皿をお下げしてもよろしいでしょうか？」と声をかけます。
- 上司が忙しそうであれば、無理に声をかけず、後で回収するか、他の人に頼むことも検討します。
お皿の回収以外にも！総務事務が意識すべき、好印象を与える立ち振る舞い
お皿の回収だけでなく、総務事務として働く上で、周囲からの評価を高めるためには、様々な点に気を配る必要があります。ここでは、好印象を与えるための立ち振る舞いについて、具体的なアドバイスを紹介します。
1. 丁寧な言葉遣いと、明るい笑顔を心がける
お客様や社内の人々と接する際には、丁寧な言葉遣いを心がけ、明るい笑顔で対応しましょう。相手に好印象を与えるだけでなく、コミュニケーションを円滑に進めるためにも重要です。
2. 積極的にコミュニケーションを取り、相手との距離を縮める
積極的にコミュニケーションを取り、相手との距離を縮めることで、信頼関係を築くことができます。挨拶はもちろんのこと、相手の状況を気遣う言葉をかけるなど、日々のコミュニケーションを大切にしましょう。
3. 報・連・相を徹底し、正確な情報伝達を心がける
報・連・相（報告・連絡・相談）は、仕事を進める上で非常に重要です。上司や同僚に、正確な情報を迅速に伝え、問題が発生した場合は、すぐに相談するようにしましょう。
4. 清潔感のある身だしなみを心がける
清潔感のある身だしなみは、相手に不快感を与えないだけでなく、あなたのプロ意識を示すことにも繋がります。服装や髪型だけでなく、爪やメイクにも気を配りましょう。
5. 常に周囲に気を配り、気配りを忘れない
周囲に気を配り、困っている人がいれば、積極的に手助けをしましょう。気配りのできる人は、周囲からの信頼を得やすく、人間関係を円滑に進めることができます。
キャリアアップを目指すあなたへ：スキルアップと自己成長のヒント
総務事務としての経験を積み重ねる中で、キャリアアップを目指すためには、スキルアップと自己成長が不可欠です。ここでは、あなたのキャリアをさらに発展させるためのヒントを紹介します。
1. 事務スキルを磨く
基本的な事務スキル（PCスキル、ビジネスマナー、文書作成能力など）を磨くことは、キャリアアップの土台となります。積極的に研修に参加したり、資格を取得したりして、スキルアップを目指しましょう。
2. 専門知識を深める
総務事務には、様々な専門知識が求められます。例えば、法務、人事、経理などの知識を深めることで、より専門性の高い業務を任されるようになり、キャリアアップに繋がります。
3. コミュニケーション能力を高める
社内外との円滑なコミュニケーションは、総務事務にとって非常に重要です。積極的にコミュニケーションを取り、相手との信頼関係を築くことで、仕事がスムーズに進み、キャリアアップにも繋がります。
4. 問題解決能力を養う
問題が発生した際に、冷静に状況を分析し、適切な解決策を提案できる能力は、キャリアアップに不可欠です。問題解決能力を養うために、様々なケーススタディを学び、実践を通して経験を積みましょう。
5. 積極的に資格を取得する
事務系の資格を取得することで、あなたのスキルを客観的に証明することができます。また、資格取得の過程で、専門知識を深めることもできます。例えば、秘書検定、MOS、簿記などの資格がおすすめです。
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まとめ：スマートな立ち振る舞いで、あなたのキャリアを輝かせよう
この記事では、総務事務として働くあなたが、社内での立ち振る舞いに関する悩みを解決するために、お皿の回収タイミングというテーマに焦点を当て、具体的な対応方法を解説しました。状況に応じた適切な対応を心がけることで、周囲からの評価を高め、人間関係を円滑に進めることができます。さらに、スキルアップや自己成長を目指し、あなたのキャリアをさらに発展させましょう。
この記事が、あなたのキャリアアップの一助となれば幸いです。日々の業務の中で、この記事で得た知識を活かし、自信を持ってスマートに行動してください。
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