「お世話様です」は失礼？電話対応での言葉遣いと、舐められないためのコミュニケーション術を徹底解説
「お世話様です」は失礼？電話対応での言葉遣いと、舐められないためのコミュニケーション術を徹底解説
この記事では、事務職として働くあなたが直面する、電話対応やコミュニケーションに関する悩みに焦点を当て、具体的な解決策を提示します。言葉遣いの問題から、相手に「舐められている」と感じる状況まで、様々なケーススタディを通して、あなたのキャリアアップをサポートします。この記事を読むことで、あなたは自信を持って電話対応できるようになり、職場での人間関係を円滑に進めるためのヒントを得られるでしょう。
事務職をしています。
とある取引先からの電話で、｢お世話様｣と言われます。
｢お世話様です｣を使う方も稀にいますが、｢です｣が無いのは他では聞いた事がありません。
使い方としてはそれでも問題ないのでしょうか？
また、他の方からの問い合わせを受けた際、タメ口で質問される事がかなり多いですし、｢うん｣という相槌を打ってくる方も多いです。1番は50代くらいの男性ですが…。
こういう方って多いのでしょうか？
私自身もちろんタメ口は使いませんし言葉遣いにも気をつけているつもりです。
それとも声が幼いから舐められているのでしょうか。
私自身、家族や友人からは声が幼いと言われており、特に電話を通すと中学生くらいの声に聞こえるそうです。
「お世話様」は失礼？言葉遣いの基本とTPO
電話対応における言葉遣いは、あなたの印象を大きく左右します。特に「お世話様」という言葉は、相手に与える印象が人によって異なるため、注意が必要です。
「お世話様」の正しい使い方
「お世話様」という言葉は、一般的には目上の人に対して使うにはカジュアルすぎる表現とされています。「お世話様です」と「です」を付けることで、丁寧さを加えることができますが、それでも相手によっては不快に感じる可能性があります。ビジネスシーンにおいては、「いつもお世話になっております」や「ありがとうございます」といった、より丁寧な表現を使うのが適切です。
ケーススタディ：状況別の言葉遣い例
- 取引先からの電話：「いつもお世話になっております。〇〇会社の〇〇です。」と、自分の会社名と名前を名乗りましょう。相手が「お世話様」と言ってきた場合は、「こちらこそ、いつもお世話になっております」と返答するのが無難です。
- 社内での電話：社内であれば、ある程度カジュアルな表現も許容されますが、相手との関係性や状況に応じて使い分けることが重要です。「〇〇さん、お疲れ様です」など、相手を気遣う言葉を添えると、より好印象を与えられます。
「です」の有無による印象の違い
「お世話様」と「お世話様です」では、相手に与える印象が異なります。「お世話様」だけでは、相手によってはぶっきらぼうな印象を与える可能性があります。「です」を付けることで、丁寧さを加えることができますが、それでも相手によっては違和感を感じる場合があります。言葉遣いは、相手との関係性や状況に応じて使い分けることが大切です。
電話対応で「舐められる」と感じる原因と対策
電話対応で「舐められている」と感じる原因は、言葉遣いだけではありません。声のトーンや話し方、相手の年齢や性格など、様々な要素が複合的に影響しています。ここでは、具体的な原因と、それに対する対策を解説します。
原因1：声のトーンと話し方
声が幼く聞こえることは、相手に与える印象に影響を与える可能性があります。特に電話では、声の情報が全てとなるため、声のトーンや話し方は非常に重要です。
対策
- 意識してトーンを低くする：普段よりも少し低いトーンで話すことを意識しましょう。落ち着いたトーンで話すことで、相手に安心感を与え、信頼を得やすくなります。
- ハキハキと話す：言葉をはっきりと発音し、早口にならないように注意しましょう。相手に聞き取りやすいように話すことが大切です。
- 間を意識する：話の途中で適切な間を取ることで、落ち着いた印象を与えられます。また、相手に考える時間を与えることにもつながります。
原因2：言葉遣いと態度
相手の言葉遣いや態度も、あなたが「舐められている」と感じる原因になることがあります。タメ口やぞんざいな言葉遣いは、相手があなたを軽視しているサインかもしれません。
対策
- 毅然とした態度で対応する：相手がタメ口で話してきた場合は、丁寧な言葉遣いで対応し、相手に不快感を与えないように注意しましょう。必要に応じて、「恐れ入りますが、もう少し丁寧にお願いできますでしょうか？」など、はっきりと伝えることも重要です。
- 相手の立場を尊重する：相手の年齢や立場に関わらず、敬意を持って接することが大切です。相手を尊重する姿勢は、信頼関係を築く上で不可欠です。
- 自分の意見をはっきり伝える：相手の要求に対して、不当な要求や理不尽な要求には、自分の意見をはっきりと伝えましょう。ただし、感情的にならず、冷静に伝えることが重要です。
原因3：年齢や経験
あなたの年齢や経験も、相手の態度に影響を与えることがあります。特に、あなたが若い場合や、経験が浅い場合は、相手から軽く見られる可能性があります。
対策
- 専門知識を身につける：仕事に関する知識やスキルを磨き、専門性を高めることで、相手からの信頼を得やすくなります。
- 積極的に情報収集する：業界の最新情報や、仕事に関する知識を積極的に収集し、情報通であることをアピールしましょう。
- 経験を積む：様々な経験を通して、対応力を高めましょう。経験は、自信につながり、相手からの信頼を得る上で大きな力となります。
タメ口や「うん」という相槌への具体的な対処法
電話対応でタメ口や「うん」という相槌をされることは、不快に感じるかもしれませんが、冷静に対処することで、相手との関係性を良好に保つことができます。
タメ口への対処法
- 丁寧な言葉遣いを徹底する：相手がタメ口で話してきたとしても、あなたは丁寧な言葉遣いを貫きましょう。相手の言葉に合わせる必要はありません。
- 相手に敬意を払う：相手の年齢や立場に関わらず、敬意を持って接しましょう。相手を尊重する姿勢は、信頼関係を築く上で不可欠です。
- 必要に応じて注意する：相手のタメ口が続く場合は、「恐れ入りますが、〇〇様」など、相手の名前を呼んで、丁寧な言葉遣いを促すことも有効です。ただし、相手を不快にさせないように、穏やかな口調で伝えましょう。
「うん」という相槌への対処法
- 相槌の代わりに言葉で返す：「はい」「承知いたしました」「かしこまりました」など、丁寧な言葉で相槌を打ちましょう。
- 相手に合わせた対応をする：相手が上司や取引先の場合は、より丁寧な言葉遣いを心がけましょう。相手との関係性に応じて、適切な対応をすることが大切です。
- 状況に応じて注意する：相手の相槌が気になる場合は、「〇〇様、よろしければもう少し詳しく教えていただけますでしょうか？」など、相手に言葉で返答を促すことも有効です。
声が幼いと言われる場合の対策
声が幼いと言われることは、電話対応において不利に働く可能性がありますが、適切な対策を講じることで、その影響を最小限に抑えることができます。
対策1：発声練習
- 腹式呼吸を意識する：腹式呼吸をすることで、声に深みが増し、落ち着いた印象を与えることができます。
- 口を大きく開けて話す：口を大きく開けて話すことで、発音がクリアになり、聞き取りやすくなります。
- 滑舌を良くする練習をする：早口言葉などを活用して、滑舌を良くする練習をしましょう。
対策2：話し方の工夫
- ゆっくりと話す：普段よりもゆっくりと話すことを意識しましょう。落ち着いた話し方は、相手に安心感を与えます。
- 間を意識する：話の途中で適切な間を取ることで、落ち着いた印象を与えられます。また、相手に考える時間を与えることにもつながります。
- 抑揚をつける：単調な話し方にならないように、抑揚をつけることを意識しましょう。
対策3：言葉遣いの徹底
- 丁寧な言葉遣いを心がける：常に丁寧な言葉遣いを心がけ、相手に不快感を与えないように注意しましょう。
- 敬語を正しく使う：敬語を正しく使うことで、相手に敬意を示すことができます。
- クッション言葉を使う：「恐れ入りますが」「申し訳ございませんが」などのクッション言葉を使うことで、相手に柔らかい印象を与えることができます。
ケーススタディ：成功事例から学ぶ
実際に、電話対応で悩みを抱えていた人が、どのように問題を解決し、キャリアアップにつなげたのか、具体的な事例を紹介します。
事例1：声が幼いと言われるAさんの場合
Aさんは、電話対応で声が幼いと言われることに悩んでいました。そこで、発声練習や話し方の工夫を行い、言葉遣いを徹底することで、相手からの信頼を得ることに成功しました。Aさんは、積極的に専門知識を学び、仕事への理解を深めることで、自信を持って対応できるようになりました。
事例2：タメ口で話されることに悩むBさんの場合
Bさんは、電話でタメ口で話されることに悩んでいました。Bさんは、丁寧な言葉遣いを貫き、相手に敬意を払うことで、相手との関係性を良好に保つことに成功しました。Bさんは、自分の意見をはっきりと伝え、相手に不当な要求をさせないようにすることで、職場での信頼を築きました。
まとめ：自信を持って電話対応するために
電話対応は、あなたのキャリアを左右する重要な要素の一つです。言葉遣いや話し方、態度は、相手に与える印象を大きく左右します。この記事で紹介した対策を実践し、自信を持って電話対応できるようになりましょう。
今回の記事で紹介した内容を参考に、あなたの電話対応スキルを向上させ、職場での人間関係を円滑に進めてください。そして、あなたのキャリアアップを応援しています。
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