事務職の新社会人向け：確認行為が止まらないあなたへ。チェックリストで不安を解消し、安心して仕事に取り組む方法
事務職の新社会人向け：確認行為が止まらないあなたへ。チェックリストで不安を解消し、安心して仕事に取り組む方法
この記事では、新社会人として事務職に就いたあなたが抱える「確認行為が止まらない」という悩みに焦点を当て、その原因を理解し、具体的な対策をチェックリスト形式でご紹介します。仕事で必要な書類や備品の確認、数字のチェック、さらには運転中の不安まで、様々な場面で確認を繰り返してしまうあなたの不安を和らげ、安心して仕事に取り組めるようになるためのヒントをお届けします。
今年で21歳になり、社会人になりました。事務職に就きました。これは学生時代からの1番の悩みです。確認行為が酷く苦痛です。
例えば、
- 仕事で必ず使う判子や万年筆などの文具を定時で帰る間際、何度も定位置にしまってあるか、ちゃんとあるか何度も確認してしまう。明日、もしくは次出勤した時なかったらどうしよう。
- 記入したりうちこんだ数字をチェックするのですが、所定の確認回数をきちんとチェックしても後から、「あれは大丈夫だっけ？」「こう書いたかな？」
- 書類をしまう時も、きちんとしまっても、後からちゃんとしまったか気になる。
- 上司に教わっても、メモしても後から本当にこれはいいって言っていたか？細かいことまで聞いてしまい、聞きずらい。
- 車を運転していても、後から、あそこで人に当たっていないかなど気になる。
- 車のエンジンを切った後、次つけた時、ちゃんとエンジンがかかって走行するのか不安になり、何度もつけて、発信停止を繰り返してしまう。
1つ目の・は金曜日など、退勤前に万年筆や書類や判子など、何度も確認して、○○OKとメモしても、退勤後「あれ、閉まったっけ？」、「ちゃんとあるよな？」と心配になって、週末そればかりが気になって、休日なのに全然休めません。平日も退勤後すごく気になります。そのせいで頭が痛くなってきたり、本当に考えなければならないこと、やらなければならないことが手につかなくなります。
だからといって何度も引き出しの中を見たり、動いたりしていると周りから不審がられると思い、不安でも帰るしかない時もあります。
前、何度も気になり確認していたら、「もうちょっと落ち着いて行動できない？バタバタしすぎ」と職場の上司から言われました。
学生時代も、自分のロッカーの中身を写真をとってちゃんと白衣など必要な物が入っているかの証拠にしていました。それでも不安がとまりませんでした。
自分の中で、休みのない仕事のような気がして、1番苦しめられている悩みです。
治す方法があればご教授願いたいです。よろしくお願い致します。
1. なぜ確認行為が止まらないのか？原因を理解する
確認行為が止まらない原因は、人によって様々ですが、大きく分けて以下の3つが考えられます。
1-1. 不安感と完璧主義
あなたは、仕事でミスをすることや、何かを忘れてしまうことに対して強い不安を感じているかもしれません。また、物事を完璧にこなしたいという強い願望（完璧主義）も、確認行為を繰り返す原因となります。特に事務職では、書類の誤字脱字や数字の入力ミスなどが、大きな問題につながる可能性があるため、より慎重になる傾向があります。
1-2. 過去の経験やトラウマ
過去に、仕事で大きなミスをしてしまった経験や、周囲から強く注意された経験があると、それがトラウマとなり、同じような状況を避けるために確認行為を繰り返すようになることがあります。学生時代にロッカーの中身を写真に撮っていたというエピソードからも、過去の経験が現在の行動に影響を与えていることが伺えます。
1-3. 脳の特性
強迫性障害（OCD）などの精神疾患が原因で、確認行為が止まらない場合もあります。OCDの場合、特定の思考や行動を繰り返さずにはいられなくなることがあります。もし、日常生活に支障をきたすほど確認行為が酷い場合は、専門家への相談も検討しましょう。
2. 確認行為を減らすための具体的な対策：チェックリストと実践的アドバイス
確認行為を減らすためには、原因を理解した上で、具体的な対策を講じる必要があります。ここでは、すぐに実践できるチェックリストと、それに基づいたアドバイスをご紹介します。
2-1. 仕事前の準備：ルーティン化と可視化
仕事前に必要な準備をルーティン化し、可視化することで、不安を軽減できます。以下のチェックリストを参考に、あなた自身のルーティンを作成しましょう。
- 持ち物チェックリスト
- □ 筆記用具（ボールペン、シャープペンシル、マーカーなど）
- □ 電卓
- □ 手帳またはノート
- □ 印鑑
- □ 名刺
- □ その他（必要に応じて）
- 業務開始前の確認事項
- □ メールチェック
- □ スケジュール確認
- □ 重要書類の準備
- □ 上司への報告事項確認
これらのチェックリストを毎日使用し、確認が終わったらチェックマークをつけましょう。これにより、何を確認したかが明確になり、不安が軽減されます。また、チェックリストは、デスクの見える場所に貼っておくと、忘れ物防止にも役立ちます。
2-2. 仕事中の確認：記録と時間制限
仕事中の確認行為を減らすためには、記録と時間制限が有効です。以下のチェックリストを参考に、実践してみましょう。
- 書類チェック
- □ チェック項目を事前にリストアップする（誤字脱字、数字の整合性など）
- □ チェック回数を決める（例：2回）
- □ チェックした日時と内容を記録する
- 数字入力チェック
- □ 入力前に、入力する数字の元となる資料を明確にする
- □ 入力後、必ず電卓で計算し直す
- □ 記録を残す（例：入力日時、確認者）
- 時間制限
- □ 確認にかける時間を決める（例：1つの書類につき5分以内）
- □ 時間内に確認が終わらなかった場合は、一旦保留し、後で改めて確認する
記録を残すことで、自分がどのような点に不安を感じやすいのかを把握できます。また、時間制限を設けることで、確認行為に費やす時間をコントロールし、効率的に仕事を進めることができます。
2-3. 仕事後の確認：振り返りと自己肯定
仕事後の確認行為を減らすためには、振り返りと自己肯定が重要です。以下のチェックリストを参考に、実践してみましょう。
- 退勤前の確認
- □ デスク周りの整理整頓
- □ 重要書類の保管場所確認
- □ 翌日の準備（必要な書類や資料の準備）
- □ 業務日報の作成
- 週末の振り返り
- □ 1週間の業務を振り返り、良かった点と改善点を記録する
- □ 失敗した場合は、原因を分析し、再発防止策を考える
- □ 成功した点や頑張った点を認め、自己肯定感を高める
- 自己肯定
- □ 毎日、自分の良い点や頑張りを3つ以上書き出す
- □ 成功体験を記録し、自信につなげる
- □ 周囲からのフィードバックを素直に受け止め、成長の糧とする
週末に1週間の業務を振り返ることで、自分の成長を実感し、自己肯定感を高めることができます。また、失敗から学び、改善策を考えることで、同じミスを繰り返すことを防ぎ、自信を持って仕事に取り組めるようになります。
2-4. その他の対策
上記に加えて、以下の対策も有効です。
- 深呼吸とリラックス
不安を感じたときは、深呼吸をして心拍数を落ち着かせましょう。リラックスできる音楽を聴いたり、軽いストレッチをするのも効果的です。
- 周囲への相談
上司や同僚に、自分の不安や悩みについて相談してみましょう。理解とサポートを得ることで、気持ちが楽になることがあります。
- 専門家への相談
もし、日常生活に支障をきたすほど不安が強い場合は、精神科医やカウンセラーなどの専門家に相談することも検討しましょう。認知行動療法などの治療法を受けることで、確認行為を改善できる可能性があります。
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3. 成功事例から学ぶ：確認行為を克服した人たちの声
確認行為を克服した人たちの成功事例は、あなたの励みになるはずです。ここでは、具体的なエピソードをいくつかご紹介します。
3-1. Aさんの場合：記録と時間管理で自信をつけた事務員
Aさんは、書類の確認に時間をかけすぎて、他の業務が滞ってしまうことに悩んでいました。そこで、書類チェックにかける時間を制限し、チェックした内容と時間を記録することにしました。最初は不安でなかなか時間が守れませんでしたが、徐々に慣れていき、最終的には時間内に正確なチェックができるようになりました。記録を振り返ることで、自分の成長を実感し、自信を持つことができたそうです。
3-2. Bさんの場合：上司とのコミュニケーションで不安を解消した営業事務
Bさんは、上司に報告する際に、何度も同じことを確認してしまうことに悩んでいました。そこで、上司に自分の不安を打ち明け、報告前にチェックリストを作成し、上司に確認してもらうことにしました。上司はBさんの努力を認め、丁寧にアドバイスをしてくれました。その結果、Bさんは上司との信頼関係を築き、安心して仕事に取り組めるようになりました。
3-3. Cさんの場合：認知行動療法で確認行為を改善した経理事務
Cさんは、数字のチェックに強い不安を感じ、日常生活にも支障をきたしていました。精神科医に相談し、認知行動療法を受けることにしました。認知行動療法では、自分の考え方のパターンを認識し、より建設的な考え方に変えていく訓練を行います。Cさんは、徐々に不安が軽減し、確認行為の回数を減らすことができました。
これらの成功事例から、自分に合った方法を見つけ、継続的に努力することが、確認行為を克服するために重要であることがわかります。
4. 専門家からのアドバイス：精神科医の視点
精神科医の視点から、確認行為についてのアドバイスをご紹介します。
「確認行為は、不安感や完璧主義、過去の経験など、様々な要因によって引き起こされます。まずは、自分がなぜ確認行為を繰り返してしまうのか、その原因を理解することが重要です。原因を特定することで、具体的な対策を講じることができます。例えば、記録をつける、時間制限を設ける、周囲に相談するなど、様々な方法があります。もし、日常生活に支障をきたすほど確認行為が酷い場合は、専門家への相談も検討しましょう。認知行動療法などの治療法を受けることで、確認行為を改善できる可能性があります。焦らず、自分に合った方法で、少しずつ改善していくことが大切です。」
5. まとめ：一歩ずつ、安心して仕事に取り組むために
この記事では、事務職の新社会人であるあなたが抱える「確認行為が止まらない」という悩みについて、その原因と具体的な対策を解説しました。チェックリストを活用し、記録、時間制限、振り返り、自己肯定などを実践することで、確認行為を減らし、安心して仕事に取り組むことができます。焦らず、一歩ずつ、自分に合った方法で改善していくことが大切です。
もし、一人で悩みを抱え込まず、周囲に相談することも重要です。上司や同僚、家族など、信頼できる人に話を聞いてもらい、サポートを得ることで、気持ちが楽になるはずです。また、専門家への相談も選択肢の一つです。専門家のサポートを受けることで、より効果的な対策を講じることができます。
あなたの努力が、必ず実を結びます。応援しています。
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