「言われたことしかできない」を脱却！事務職が職場で頼られる存在になるための具体的な行動とコミュニケーション術
「言われたことしかできない」を脱却！事務職が職場で頼られる存在になるための具体的な行動とコミュニケーション術
あなたは、職場で指示されたことはできるけれど、それ以上の対応に困った経験はありませんか？今回の記事では、そんな悩みを抱えるあなたに向けて、具体的な解決策を提示します。特に、事務職として働くあなたが、周囲からの信頼を得て、より活躍できるようになるためのヒントが満載です。
コミュ障で、注意されたことがいまいちわかりません。昔から思い付きで話すので、何を言いたいのかわからないと言われてきました。それでも、10年以上勤めている職場では色んな資格を取り、やりがいを感じて働いています。
本題ですが、会社に行ったら↓
施設長が自分は出掛けて居ないから
職員の母の知り合いが厨房で働きたいという人が近くに用事があって来るから
・履歴書をコピー
・交通費、
・土曜日から働けるか、
・朝は何時から来れるか、何時まで働けるか
を聞いておいて、明日改めて連絡するから
と言われました。
どういう人なのか？と聞いたらわからないと言われて施設長は半日で帰ってしまいました。
紹介してくれた母を持つ職員も休みでした。
私は、明日また施設長が聞くし、この4点を聞いて帰ってもらえばいいんだ。と軽い気持ちでした。電話でも確認できる内容なのにわざわざ来るんだ～、施設長が不在なこと知っているらしいけど申し訳ないなぁと思いました。
その厨房希望が来られたので玄関先で聞いて帰ってもらうつもりでしたが、事務の子が気を利かせて、会議室に案内してくれました。
会議室で、履歴書を受け取り、確認事項を聞いて、その人が週1土曜日しか働けないことを知りました。
そして今週土曜日から働いてみることは可能だか、それなりに条件がある。給料面も聞いていないし、家からも離れているので働くか決められないと言われました。
私も、そうですよね～と言いました。
私はその人がここで勤める気だと思い違いをしていました。
わざわざ来たのに、そのまま帰すのもアレだし、厨房の中みますか？と聞きましたが断られたので、明日は何時頃に連絡したらよいか聞いて終了しました。
施設長にはすぐに報告すると、いくら欲しいの？と聞かれて、もう帰ってしまったと伝えました。
次の日、
職員より、厨房希望が怒っていたと聞きました。
私はとりあえず聞くことは聞いたし、何を怒っていたのだろうとよくよく聞いたら、
態度も悪く、見学もさせてもらえなかった！
と言うのです。
私はなぜそんなことになったのかさっぱりわかりませんでした。
だって断ったじゃない。何言っているの！？
施設長が厨房希望に連絡したら、
何も説明もないし態度が偉そうで話すのが大変だ、と言うことを言われたようです。
施設長のフォローもあり来週土曜に試しに働いてくれるようです。
理事長よりお叱りを受けて、
理事長:何で見学させなかったの！？
あなたは誤解されやすいところがあるけど
、自分のことしか考えていない。
自分が働きたいところに行って、現場を見せてもらえなかったらどう思う！？
私:嫌だと思います。
理事長:そうでしょ！
私:でも厨房みますか？と聞きました。
理事長:それがおかしいのよ、見学しにきたんだから聞かなくても案内するでしょ！
私:施設長からは見学とは言われてません。これだけ確認してとしか言われてないです。
理事長:言われてなくても案内すんの！なにしに来てんのよ！
私:すみません(私も電話で済むのに何で来たのかと思ったけど)
理事長:何年勤めてるの！新人みたいな失敗して！施設長にも何であなたに頼むの！って叱ったけど。あなたも施設長が、施設長がって言い訳ばかり、今回のトラブルはあなたが起こしてるんだからね！あなたももっと相手のこと考えなさい！
みたいなことを言われました。
厨房みますか？と聞くのおかしいですか？
厨房希望が、時間無い人かもしれないし、何も説明もないって、疑問になったら質問すればいいですよね？
もう最初の用件だけ聞いて対応で、もう質問するの嫌になったのかな、、？
と、まぁこんな感じです。
皆さんは施設長にあんな指示されて、そこまで動けます？
私も施設長が明日話してくれるし、という安心感もあったので、あえて色々はなさなかったのですが、、
軽く雑談程度に職員数やどんなことしているか話せば良かったと思います。
給料面も事前にいくらぐらい欲しいのか聞いておけばよかったです。
次からは動けると思うのですが、応用力に欠けるので新しいことが起こるとどうしたら良いかわかりません。補足ちなみに老人デイサービスと保育園をやっています。
私は厨房関係ではなく事務側の職員です。
何もわからず、聞いといてと指示されて、どういった対応をしたらよかったのでしょうか？
上記の質問は、事務職として働く中で、上司の指示通りに動くことはできるものの、イレギュラーな状況への対応に課題を感じている方の悩みです。この記事では、この悩みを解決するために、具体的なステップと、明日から実践できるコミュニケーション術を解説します。事務職の仕事は多岐にわたりますが、どんな状況にも対応できるスキルを身につけることで、あなたのキャリアは大きく開花するでしょう。
1. 指示以上の行動を促す「状況把握力」の磨き方
上司の指示を正確にこなすことは重要ですが、それだけでは「言われたことしかできない」という印象を与えがちです。状況を正確に把握し、自ら考え行動することで、周囲からの評価は格段に向上します。ここでは、状況把握力を磨くための具体的な方法を解説します。
1-1. 指示の意図を理解する
指示された内容をこなす前に、まず「なぜその指示が出されたのか」を理解することが重要です。今回のケースで言えば、施設長は「厨房で働きたい人」の情報を集めるように指示しましたが、その背景には「人手が足りない」「新しい人材を探している」といった意図があったはずです。指示の意図を理解することで、必要な情報を判断し、追加で質問したり、提案したりできるようになります。
- 質問の例: 「〇〇さん（厨房希望者）は、どのような働き方を希望されているのでしょうか？」「現在の厨房の状況について、何か知っておくべきことはありますか？」
1-2. 情報を整理し、全体像を把握する
指示された情報だけでなく、関連する情報を積極的に収集し、整理する習慣をつけましょう。例えば、今回のケースでは、厨房希望者の履歴書、希望する働き方、給与に関する希望などを事前に把握しておくことで、スムーズな対応ができます。また、施設全体の状況（職員数、現在の課題など）を把握しておけば、より的確な情報提供や提案が可能になります。
- 情報収集のポイント: 履歴書を事前に確認する、面接前に給与に関する希望を聞いておく、施設全体の情報を把握しておく
1-3. 積極的にコミュニケーションをとる
状況把握には、周囲とのコミュニケーションが不可欠です。施設長や他の職員に積極的に話しかけ、情報を共有することで、より深い理解が得られます。また、自分の考えや提案を伝えることで、周囲からの信頼も高まります。
- コミュニケーションの例: 施設長に「〇〇さんの面接について、何か注意点はありますか？」と尋ねる、他の職員に「〇〇さんの働き方について、何かご存知ですか？」と質問する
2. コミュニケーション能力を向上させる「質問力」と「傾聴力」
コミュニケーション能力は、事務職にとって不可欠なスキルです。特に、質問力と傾聴力は、相手のニーズを正確に把握し、円滑なコミュニケーションを築くために重要です。ここでは、質問力と傾聴力を向上させるための具体的な方法を解説します。
2-1. 質問力を高める
質問力は、相手から必要な情報を引き出し、誤解を防ぐために重要です。質問の際には、以下の3つのポイントを意識しましょう。
- オープンクエスチョンとクローズドクエスチョンの使い分け: 相手に自由に答えてもらうためにはオープンクエスチョン（例:「どのような働き方を希望されますか？」）、具体的な情報を得るためにはクローズドクエスチョン（例:「土曜日は勤務可能ですか？」）を使い分けましょう。
- 5W1Hを活用する: 質問の際には、5W1H（When, Where, Who, What, Why, How）を意識することで、より詳細な情報を得ることができます。
- 質問の目的を明確にする: 質問をする前に、何を知りたいのか、目的を明確にしておくことで、的確な質問ができます。
2-2. 傾聴力を高める
傾聴力は、相手の話を注意深く聞き、理解しようと努める能力です。傾聴力を高めることで、相手の真意を理解し、適切な対応ができるようになります。傾聴の際には、以下の3つのポイントを意識しましょう。
- 相槌を打つ、うなずく: 相手の話を積極的に聞いていることを示すために、適度に相槌を打ち、うなずきましょう。
- 相手の言葉を繰り返す: 相手の言葉を繰り返すことで、理解を深め、相手に安心感を与えることができます。（例:「土曜日に勤務したい」→「土曜日の勤務をご希望なのですね」）
- 質問をして理解を深める: 相手の話が理解できない場合は、遠慮なく質問しましょう。（例:「〇〇という点は、具体的にどういうことですか？」）
2-3. 質問と傾聴の実践例
今回のケースを例に、質問力と傾聴力を実践してみましょう。
- 状況: 厨房希望者が面接に訪れた。
- 質問の例: 「本日はどのような働き方を希望されて、いらっしゃいましたか？」「給与については、どの程度をご希望されていますか？」「何か気になる点や、不安な点はありますか？」
- 傾聴の例: 相手の話を遮らずに最後まで聞き、要点をまとめ、相手の感情に共感する言葉をかける。（例:「なるほど、〇〇というご希望なのですね」「それは大変でしたね」）
3. トラブルを未然に防ぐ「問題解決能力」の向上
事務職では、予期せぬトラブルが発生することも少なくありません。問題解決能力を高めることで、トラブルを未然に防ぎ、スムーズな対応ができるようになります。ここでは、問題解決能力を向上させるための具体的な方法を解説します。
3-1. 問題を特定する
問題解決の第一歩は、問題を正確に特定することです。問題が何であるかを明確にすることで、適切な対策を講じることができます。今回のケースでは、「厨房希望者が不快な思いをした」「理事長から叱責を受けた」といった問題が挙げられます。
- 問題特定のための質問: 「何が問題なのか？」「なぜ問題が発生したのか？」「誰が困っているのか？」
3-2. 原因を分析する
問題の原因を分析することで、再発防止策を講じることができます。今回のケースでは、あなたの対応（見学を勧めなかった、給与に関する質問をしなかったなど）が原因の一つとして考えられます。
- 原因分析のための質問: 「なぜそのような対応をしたのか？」「他にできることはなかったのか？」「何が足りなかったのか？」
3-3. 解決策を検討する
問題の原因を分析した上で、具体的な解決策を検討します。今回のケースでは、以下のような解決策が考えられます。
- 見学を積極的に提案する: 厨房希望者のために、積極的に厨房の見学を提案する。
- 給与に関する希望を聞く: 面接前に、給与に関する希望を聞いておく。
- 丁寧な説明を心がける: 相手に分かりやすく、丁寧に説明する。
- 事前の情報収集: 施設全体の状況や、採用に関する情報を事前に収集しておく。
3-4. 行動計画を立て、実行する
解決策を検討したら、具体的な行動計画を立て、実行に移します。計画を実行する際には、進捗状況を定期的に確認し、必要に応じて修正を加えることが重要です。
- 行動計画の例: 厨房希望者に改めて連絡し、謝罪する、見学の機会を設ける、給与に関する希望を確認する。
3-5. 振り返りを行う
問題解決後には、必ず振り返りを行いましょう。今回のケースでは、以下の点を振り返ることができます。
- 何がうまくいったか？: 施設長や他の職員との連携がうまくいった点。
- 何がうまくいかなかったか？: 厨房希望者への対応、理事長からの叱責。
- 次に活かせる教訓: 状況把握力、コミュニケーション能力、問題解決能力の重要性。
4. 事務職がキャリアアップするための自己研鑽
事務職としてキャリアアップするためには、日々の業務を通じてスキルを磨くだけでなく、自己研鑽も重要です。ここでは、自己研鑽のための具体的な方法を解説します。
4-1. スキルアップのための学習
事務職に必要なスキルは多岐にわたります。自身のスキルを向上させるために、積極的に学習に取り組みましょう。
- 資格取得: 事務に関連する資格（例: 秘書検定、MOS、簿記など）を取得することで、専門知識を深め、スキルアップを図ることができます。
- 研修への参加: 企業内研修や外部研修に参加することで、新しい知識やスキルを習得し、視野を広げることができます。
- オンライン学習: オンライン学習プラットフォーム（例: Udemy、Courseraなど）を活用して、自分のペースで学習を進めることができます。
4-2. 経験を活かす
日々の業務経験を活かすことも、キャリアアップにつながります。積極的に新しい業務に挑戦し、経験を積むことで、より幅広いスキルを身につけることができます。
- OJT（On-the-Job Training）: 上司や先輩社員からの指導を受けながら、実践的なスキルを習得します。
- OJT: 新しい業務に積極的に挑戦し、経験を積むことで、より幅広いスキルを身につけます。
- 異動や兼務: 部署異動や兼務を通じて、異なる業務を経験し、視野を広げます。
4-3. 積極的に情報収集する
業界の最新情報や、事務職に関する情報を積極的に収集することも重要です。情報収集を通じて、自身の知識をアップデートし、キャリアアップに役立てましょう。
- 業界誌や専門誌を読む: 業界の最新情報や、事務職に関する情報を収集します。
- セミナーやイベントに参加する: 業界の専門家や、他の事務職の方々と交流し、情報交換を行います。
- SNSを活用する: LinkedInなどのSNSを活用して、業界の最新情報を収集し、人脈を広げます。
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5. まとめ：事務職が「頼られる存在」になるために
この記事では、事務職として「言われたことしかできない」という状況から脱却し、周囲から頼られる存在になるための具体的な方法を解説しました。状況把握力、コミュニケーション能力、問題解決能力を磨き、自己研鑽を続けることで、あなたのキャリアは大きく開花するでしょう。日々の業務の中で、これらのスキルを意識し、実践することで、あなたは必ず成長できます。積極的に学び、行動し、あなたの目指すキャリアを実現してください。
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