「言い方が悪い」と責められた…新入社員とのコミュニケーション、15年目ベテラン事務員が抱える悩みと、多様な働き方へのヒント
「言い方が悪い」と責められた…新入社員とのコミュニケーション、15年目ベテラン事務員が抱える悩みと、多様な働き方へのヒント
この記事は、長年事務職としてキャリアを積んできた30代のあなたが、新入社員とのコミュニケーションで直面する課題と、そこから見出すキャリアの可能性について掘り下げていきます。具体的には、新入社員への指導方法、職場の人間関係、そして、あなたのキャリアプランをどのように発展させていくか、といった点に焦点を当てていきます。
会社員です。接客有りの事務職。私入社15年目30代、教育係です。新入社員30代（私の一つ下）で、前職も事務員でした。電話、接客対応等で声のトーンが暗く、まともに挨拶もできないため、遠回しに明るくするように説明していましたが、改善が見られませんでした。そこで、思い切って「電話のトーンが暗いよ」とストレートに伝えたところ、新入社員が泣いてしまい、次の日会社を休みました。上司たちからは「私の言い方が悪い」「大人になれ」「子供だと思え」と責められ、私は「そこだけ切り取らないで話を聞いてほしい」「普通そんなことで泣かないし、会社を休まない」と反論しましたが、現在、職場の空気は私が悪いような雰囲気です。新入社員は口下手だとは聞いていましたが、メモを取らず、仕事に後ろ向きで、何度言ってもなかなか仕事ができません。ストレートに言った私が悪いのでしょうか？
長年同じ会社で事務職として活躍されているあなた。新入社員の指導という新たな役割に挑戦する中で、コミュニケーションの難しさ、そして職場の人間関係の複雑さに直面し、非常に悩ましい状況ですね。今回の相談内容を拝見し、あなたが抱える問題は、単なる新入社員とのコミュニケーションの問題に留まらず、あなたのキャリア全体に影響を及ぼす可能性を秘めていると感じました。この記事では、あなたの悩みを解決するために、以下の3つのステップで具体的なアドバイスを提供します。
ステップ1：問題の本質を理解する
まずは、今回の問題の本質を理解することから始めましょう。あなたは、新入社員の指導方法について悩んでいますが、その根本には、
- コミュニケーションスタイルの違い
- 新入社員の性格と仕事への取り組み方
- 職場環境と人間関係
といった複数の要素が複雑に絡み合っています。それぞれの要素を分解し、具体的に見ていきましょう。
1.1 コミュニケーションスタイルの違い
あなたは、新入社員に対して「電話のトーンが暗い」という点をストレートに指摘しました。これは、あなたのコミュニケーションスタイルが、直接的で率直であることを示唆しています。一方、新入社員は、あなたの指摘を受け、泣いてしまうほど傷つき、会社を休んでしまいました。このことから、新入社員は、より間接的で、感情に配慮したコミュニケーションを好む可能性があります。このように、コミュニケーションスタイルの違いが、今回の問題の大きな要因の一つとなっていると考えられます。
解決策：
- フィードバックの伝え方： 相手の性格や価値観を理解し、相手に合わせた伝え方を心がけましょう。例えば、ストレートな表現ではなく、「〇〇さんは、とても丁寧な言葉遣いをされますね。電話の声が少しこもって聞こえることがあるので、もう少し明るく話すと、お客様にもっと良い印象を与えられると思いますよ」といったように、具体的に、そして肯定的な言葉で伝えることができます。
- 傾聴： 相手の意見や感情を理解しようと努めましょう。新入社員がなぜ泣いてしまったのか、その背景にあるものを知るために、じっくりと話を聞くことが大切です。
1.2 新入社員の性格と仕事への取り組み方
新入社員は、口下手で、メモを取らず、仕事に後ろ向きであるとのこと。これは、新入社員の性格や、仕事に対するモチベーション、そして、これまでの経験などが影響している可能性があります。例えば、
- 自信のなさ： 新しい環境や仕事に対する不安から、積極的に行動できない。
- 経験不足： 事務職としての経験が浅く、仕事の進め方が分からない。
- モチベーションの低下： 仕事に対する興味や関心が薄い。
といった要因が考えられます。
解決策：
- 具体的な指示： 抽象的な指示ではなく、具体的で分かりやすい指示を心がけましょう。「電話対応を改善して」ではなく、「電話に出る前に、笑顔で挨拶をしましょう。声のトーンは、少し高めに、明るく話しましょう」といったように、具体的な行動を指示します。
- 目標設定： 小さな目標を設定し、達成感を味わえるようにサポートしましょう。例えば、「今日は、〇〇さんの名前を覚える」「〇〇の書類の作成を完了させる」といった目標を設定し、達成したら褒めてあげましょう。
- フィードバック： 良い点を見つけ、積極的に褒めましょう。改善点だけでなく、良い点にも焦点を当てることで、モチベーションを高めることができます。
1.3 職場環境と人間関係
上司から「言い方が悪い」「大人になれ」「子供だと思え」と責められたとのこと。これは、職場の人間関係が、あなたの悩みをさらに複雑にしていることを示唆しています。上司の言葉は、あなたの指導方法を否定するものであり、あなたの精神的な負担を増大させている可能性があります。また、職場の空気が「あなたが悪い」という雰囲気になっていることも、あなたにとって大きなストレスになっているでしょう。
解決策：
- 上司とのコミュニケーション： 上司に、あなたの考えを伝えましょう。「私は、新入社員を指導するために、一生懸命やっています。しかし、コミュニケーションの取り方で、誤解が生じてしまったようです。どのようにすれば、新入社員と良好な関係を築き、指導を進めていくことができるでしょうか？」といったように、具体的なアドバイスを求めましょう。
- 同僚との連携： 同僚に、あなたの状況を共有し、協力を求めましょう。例えば、「〇〇さんの指導について、何か良い方法があれば、教えてください」といったように、相談してみましょう。
- 客観的な視点： 自分の言動を客観的に見つめ直すことも重要です。第三者の意見を聞いたり、自己分析ツールを活用したりして、自分のコミュニケーションスタイルを改善するヒントを見つけましょう。
ステップ2：具体的な行動計画を立てる
問題の本質を理解した上で、具体的な行動計画を立てましょう。ここでは、新入社員とのコミュニケーション、あなたのキャリア、そして、多様な働き方という3つの視点から、具体的な行動計画を提案します。
2.1 新入社員とのコミュニケーション改善計画
新入社員とのコミュニケーションを改善するために、以下の3つのステップを実行しましょう。
- 観察と理解： 新入社員の性格や価値観を理解するために、積極的にコミュニケーションを取りましょう。会話の中で、相手の興味や関心、そして、仕事に対する考え方などを探りましょう。
- フィードバックの改善： フィードバックの伝え方を改善しましょう。具体的には、以下の点を意識しましょう。
- 肯定的な言葉を使う： 相手の良い点を見つけ、積極的に褒めましょう。
- 具体的な指示を出す： 抽象的な指示ではなく、具体的で分かりやすい指示を心がけましょう。
- 感情に配慮する： 相手の気持ちを理解し、共感する姿勢を示しましょう。
- 継続的な関係構築： 新入社員との信頼関係を築くために、継続的なコミュニケーションを心がけましょう。定期的に面談を行い、仕事の進捗状況や悩みなどを共有しましょう。
2.2 キャリアアップ計画
あなたのキャリアアップのために、以下の3つのステップを実行しましょう。
- 自己分析： 自分の強みや弱み、興味や関心、そして、キャリアビジョンを明確にしましょう。自己分析ツールを活用したり、キャリアコンサルタントに相談したりするのも良いでしょう。
- スキルアップ： 事務職としてのスキルをさらに高めるために、積極的に自己投資を行いましょう。例えば、
- 資格取得： 秘書検定、MOS（Microsoft Office Specialist）など、事務職に役立つ資格を取得しましょう。
- 研修参加： コミュニケーションスキル、リーダーシップ、問題解決能力などを高める研修に参加しましょう。
- OJT（On-the-Job Training）： 新しい業務に積極的に挑戦し、経験を積みましょう。
- キャリアプランの策定： 自分のキャリアプランを明確にし、目標に向かって計画的に行動しましょう。例えば、
- 昇進： 事務職のリーダーやマネージャーを目指す。
- 専門性の向上： 経理、人事、広報など、特定の分野の専門家を目指す。
- キャリアチェンジ： 事務職の経験を活かし、他の職種に挑戦する。
2.3 多様な働き方の検討
あなたのキャリアプランを実現するために、多様な働き方を検討することも有効です。例えば、
- 副業： 事務職の経験を活かし、副業として、データ入力、書類作成、翻訳などの仕事をする。
- フリーランス： 事務スキルを活かし、フリーランスとして、事務代行、秘書業務などの仕事をする。
- 転職： より良い労働条件や、キャリアアップの機会を求めて、転職を検討する。
これらの働き方を検討することで、あなたのキャリアの可能性を広げ、より充実した働き方を実現できる可能性があります。
ステップ3：実践と振り返り
具体的な行動計画を立てたら、実践に移しましょう。そして、定期的に振り返りを行い、改善点を見つけ、次の行動に活かしましょう。
3.1 実践
立てた行動計画に基づき、積極的に行動しましょう。新入社員とのコミュニケーション改善、スキルアップ、キャリアプランの策定、多様な働き方の検討など、それぞれの目標に向かって、一歩ずつ進んでいきましょう。
3.2 振り返り
定期的に、自分の行動を振り返りましょう。
- 目標達成度： 目標をどの程度達成できたか、評価しましょう。
- 課題の特定： 達成できなかった目標があれば、その原因を分析し、課題を特定しましょう。
- 改善策の検討： 課題を解決するための具体的な改善策を検討しましょう。
- 行動計画の見直し： 必要に応じて、行動計画を見直し、修正しましょう。
振り返りを通して、自分の成長を実感し、モチベーションを高め、より効果的な行動をとることができるようになります。
今回のケースでは、新入社員とのコミュニケーションがうまくいかないと感じているかもしれませんが、それは、あなたの能力不足ではありません。むしろ、あなたが真剣に新入社員のことを考え、指導しようとしているからこそ、生まれる悩みです。そして、この悩みは、あなたの成長のチャンスでもあります。コミュニケーションスキルを磨き、自己分析を行い、キャリアプランを明確にすることで、あなたは、より豊かなキャリアを築き、充実した人生を送ることができるでしょう。
もし、あなたが、今回の問題について、さらに具体的なアドバイスやサポートが必要だと感じたら、専門家への相談を検討しましょう。キャリアコンサルタントは、あなたの状況を詳しくヒアリングし、あなたに最適なアドバイスを提供してくれます。また、転職エージェントは、あなたのキャリアプランに合った求人を紹介してくれます。
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