介護士リーダー必見！理事長も納得のシフト表作成術：わかりやすい表で業務改善！
介護士リーダー必見！理事長も納得のシフト表作成術：わかりやすい表で業務改善！
この記事では、介護施設でリーダーを務めるあなたが、理事長に提出するシフト表をどのように作成すれば、一目で理解してもらえるか、具体的な方法を解説します。あなたの抱える悩み、つまり「どの時間に何人の職員が必要なのか」を、配置基準に基づき、誰もが見てわかる表にするためのノウハウを提供します。Excelの基本的な知識があれば、すぐに実践できる内容です。この記事を読めば、あなたの業務効率が格段に向上し、理事長からの評価も高まるでしょう。
私は介護士でリーダーをやらせて頂いています。事務より、職員が不足している事を理事長に伝えるために【どの時間に何人の職員が必要なのか】、【表(グラフ)にして】出して欲しいと言われました。
基本的に配置基準(職員1人に対して何人の利用者様を当てる基準)に基づいて提出する様にとの事で、以前シフトのシミュレーションを提出して、名前の入っていない箇所が足りない人員です。と言う表を提出しましたが、これじゃわからないと言われ、今度は1日に何時間働ける人が何人必要で×1ヶ月から、現状の働ける時間×人数を引いて、何人足りないと言う計算式を文章で提出したら、【表】になってないと理事長はわかってくれない？読んでくれない？と言われました。
理事長は医者なので、私の低脳な頭ではどんな表にしたらいいのかわかりません。いずれも配置基準を超えないよう足りなくないよう作っているので、仕事内容も無理なく回せる時間で作成しています。
事務にどんな表にしたら良いのか聞きましたが、パッと見てわかる表にしてくれとの事。文章を提出した際、これが私の限界ですと伝えたのですが表にしてくれと…
どのような表にしたら頭のいい方がパッと見てわかる表になるか知恵をお貸しくださいm(_ _)m
Excelはある程度使えますが、あまり学力は無かったので見やすい表の勉強などはした事がないです。
なぜ、わかりやすいシフト表が必要なのか？
介護施設の運営において、適切な人員配置は、質の高いサービス提供と、職員の負担軽減に不可欠です。理事長がシフト表を求めている背景には、以下の理由が考えられます。
- 経営判断の根拠： 施設の運営状況を把握し、人員配置の最適化を図るため。
- コスト管理： 人件費を適切に管理し、経営の安定化を図るため。
- サービス品質の維持： 利用者へのサービスレベルを維持し、向上させるため。
- 職員の労働環境改善： 適切な人員配置により、職員の負担を軽減し、離職を防ぐため。
あなたが作成するシフト表は、これらの目的を達成するための重要なツールとなります。わかりやすいシフト表を作成することで、理事長とのコミュニケーションが円滑になり、あなたの業務に対する理解と評価も高まるでしょう。
ステップ1：現状分析と配置基準の確認
まず、現在の状況を正確に把握することから始めましょう。以下の項目をリストアップし、現状を可視化します。
- 利用者数： 1日の平均利用者数、時間帯別の利用者数の変動を把握します。
- 配置基準： 介護保険法で定められた配置基準（例：利用者3人に対して介護職員1人）を確認します。
- 業務内容： 時間帯別の主な業務内容（食事、入浴、排泄介助、レクリエーションなど）を整理します。
- 職員の勤務時間： 職員の勤務時間（早番、日勤、遅番、夜勤など）を把握します。
- シフトの課題： 現在のシフトで問題点（人手不足の時間帯、特定の職員への負担など）を洗い出します。
次に、配置基準に基づき、必要な職員数を計算します。例えば、1日の利用者数が30名の場合、配置基準が3:1であれば、最低10人の介護職員が必要となります。ただし、これはあくまで最低限の人数であり、業務内容や利用者の状態によっては、さらに多くの人員が必要となる場合があります。
ステップ2：Excelを使ったシフト表の作成
Excelを使って、見やすく、わかりやすいシフト表を作成しましょう。ここでは、具体的な手順と、役立つテクニックを紹介します。
1. 基本的な表の構成
シフト表は、以下の項目を基本として構成します。
- 日付： 1ヶ月分のカレンダーを作成します。
- 時間帯： 1時間ごと、または30分ごとに区切ります。
- 職種： 介護職員、看護師、その他の職種を記載します。
- 氏名： 職員の名前を記載します。
- 勤務時間： 勤務開始時間と終了時間を記載します。
- 業務内容： 時間帯別の主な業務内容を簡潔に記載します。
- 必要人数： 時間帯別に必要な職員数を記載します。
- 配置人数： 実際に配置される職員数を記載します。
- 過不足： 必要人数と配置人数の差を計算し、過不足を表示します。
2. 見やすい表にするための工夫
Excelの機能を活用して、見やすい表を作成しましょう。
- セルの書式設定：
- 文字の配置： 中央揃え、折り返し表示などを活用し、情報を整理します。
- フォント： 見やすいフォント（例：メイリオ、游ゴシック）を使用します。
- 色分け： 時間帯、職種、過不足などを色分けし、視覚的にわかりやすくします。例えば、人手不足の時間帯は赤色、十分な時間帯は緑色で表示します。
- 条件付き書式：
- 過不足の表示： 必要人数と配置人数の差がマイナスの場合、セルを赤色で表示するなど、視覚的に問題点を強調します。
- 特定の条件での表示： 特定の時間帯に特定の職種が不足している場合、そのセルを強調表示します。
- グラフの活用：
- 人員配置の可視化： 時間帯別の必要人数と配置人数をグラフで表示し、視覚的にわかりやすくします。
- 人手不足の強調： 人手不足の時間帯を棒グラフで表示し、問題点を明確にします。
3. 具体的なシフト表の作成例
以下に、具体的なシフト表の作成例を示します。この例を参考に、あなたの施設の状況に合わせてカスタマイズしてください。
例：シフト表（1日分）
| 時間帯 | 業務内容 | 必要人数 | 介護職員 | 看護師 | 配置人数 | 過不足 |
|---|---|---|---|---|---|---|
| 6:00-7:00 | 起床介助、排泄介助 | 3 | 田中、山田、佐藤 | 3 | 0 | |
| 7:00-8:00 | 食事介助、服薬 | 4 | 田中、山田、佐藤、鈴木 | 4 | 0 | |
| 8:00-9:00 | 排泄介助、入浴準備 | 5 | 田中、山田、佐藤、鈴木、 | 4 | -1 | |
| 9:00-10:00 | 入浴介助、記録 | 4 | 田中、山田、佐藤、鈴木 | 4 | 0 | |
| 10:00-11:00 | レクリエーション、体操 | 3 | 田中、山田、佐藤 | 3 | 0 | |
| 11:00-12:00 | 排泄介助、記録 | 3 | 田中、山田、佐藤 | 3 | 0 | |
| 12:00-13:00 | 食事介助、服薬 | 4 | 田中、山田、佐藤、鈴木 | 4 | 0 | |
| 13:00-14:00 | 休憩、記録 | 3 | 田中、山田、佐藤 | 3 | 0 | |
| 14:00-15:00 | レクリエーション、体操 | 3 | 田中、山田、佐藤 | 3 | 0 | |
| 15:00-16:00 | 排泄介助、記録 | 3 | 田中、山田、佐藤 | 3 | 0 | |
| 16:00-17:00 | おやつ、記録 | 3 | 田中、山田、佐藤 | 3 | 0 | |
| 17:00-18:00 | 夕食準備、記録 | 3 | 田中、山田、佐藤 | 3 | 0 | |
| 18:00-19:00 | 夕食介助、服薬 | 4 | 田中、山田、佐藤、鈴木 | 4 | 0 | |
| 19:00-20:00 | 口腔ケア、記録 | 3 | 田中、山田、佐藤 | 3 | 0 | |
| 20:00-21:00 | 就寝準備、巡回 | 2 | 田中、山田 | 2 | 0 | |
| 21:00-6:00 | 夜間巡回、緊急時対応 | 1 | 佐藤 | 1 | 0 |
ポイント：
- 必要人数と配置人数を比較し、過不足を明確にする。
- 色分けや条件付き書式を活用し、視覚的にわかりやすくする。
- グラフを用いて、時間帯別の人員配置を可視化する。
ステップ3：理事長へのプレゼンテーション
シフト表が完成したら、理事長に提出し、説明を行います。以下の点を意識して、効果的にプレゼンテーションを行いましょう。
- 簡潔な説明： シフト表の目的と、作成の意図を簡潔に説明します。
- 問題点の明確化： 人員不足の時間帯や、特定の職員への負担などを具体的に示します。
- 改善策の提案： 問題点に対する具体的な改善策（人員増強、業務分担の見直しなど）を提案します。
- データに基づいた説明： シフト表のデータに基づき、客観的に説明します。
- 質疑応答への対応： 理事長からの質問に、的確に回答できるように準備します。
プレゼンテーションの際には、以下の資料を準備すると効果的です。
- シフト表： 見やすく印刷したシフト表を提示します。
- グラフ： 人員配置の状況を示すグラフを提示します。
- 改善策の提案書： 問題点と改善策をまとめた資料を提示します。
ステップ4：継続的な改善と評価
シフト表は、一度作成したら終わりではありません。定期的に見直しを行い、改善を続けることが重要です。以下のサイクルで、シフト表を評価し、改善を行いましょう。
- シフト表の作成： 現状分析に基づき、シフト表を作成します。
- 運用： シフト表に基づいて、シフトを運用します。
- 評価： シフトの運用状況を評価します。
- 人手不足は解消されたか？
- 職員の負担は軽減されたか？
- サービスの質は向上したか？
- 改善： 評価結果に基づき、シフト表を修正し、改善策を実行します。
- フィードバック： 職員からの意見や要望を収集し、シフト表に反映します。
このサイクルを繰り返すことで、シフト表の精度が向上し、より効果的な人員配置が可能になります。また、定期的な見直しは、職員のモチベーション向上にもつながります。
よくある質問と回答
シフト表作成に関するよくある質問とその回答を紹介します。
Q1：Excelの使い方がよくわかりません。
A1： Excelの基本的な操作（セルの入力、書式設定、数式の入力など）を学ぶことから始めましょう。インターネット上には、Excelの基本的な操作を解説した無料の動画や記事が多数あります。また、Excelの研修を受講するのも良いでしょう。
Q2：配置基準がよくわかりません。
A2： 介護保険法で定められた配置基準を確認しましょう。厚生労働省のウェブサイトや、介護保険に関する書籍で確認できます。また、地域の介護保険課に問い合わせることもできます。
Q3：職員の希望をどのように反映すれば良いですか？
A3： シフト作成の際に、職員の希望を考慮しましょう。希望休や、勤務時間帯の希望などを事前に聞き取り、シフト表に反映します。ただし、すべての希望を叶えることは難しい場合もあるため、調整が必要です。
Q4：人手不足を解消するにはどうすれば良いですか？
A4： 人手不足を解消するためには、以下の対策を検討しましょう。
- 人員増強： 新規採用や、派遣社員の活用を検討します。
- 業務効率化： 業務の標準化、ICTツールの導入などにより、業務効率化を図ります。
- 労働環境の改善： 労働時間、休暇制度、福利厚生などを改善し、職員の定着率を高めます。
Q5：理事長にどのように説明すれば理解してもらえますか？
A5： シフト表の目的と、作成の意図を明確に説明しましょう。データに基づき、客観的に説明することで、理事長の理解を得やすくなります。また、改善策を具体的に提案し、共に問題解決に取り組む姿勢を示すことが重要です。
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まとめ
介護施設のリーダーであるあなたが、理事長に提出するシフト表を作成するにあたり、重要なのは「見やすさ」と「わかりやすさ」です。Excelを活用し、配置基準に基づいたシフト表を作成し、色分けやグラフを用いて、視覚的に問題点を明確にしましょう。そして、理事長へのプレゼンテーションを通じて、あなたの業務に対する理解と評価を高めましょう。継続的な改善と評価を行い、より効果的な人員配置を目指しましょう。このプロセスを通じて、あなたのキャリアアップにも繋がるはずです。
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