事務職で「オブラートに包む」話し方ができない悩み解決！クレーム対応や人間関係を円滑にするための実践的コミュニケーション術
事務職で「オブラートに包む」話し方ができない悩み解決！クレーム対応や人間関係を円滑にするための実践的コミュニケーション術
この記事では、22歳事務職の女性が抱える「オブラートに包んだ話し方ができない」という悩みに焦点を当て、その解決策を探ります。元営業職で、ズバズバ言う性格だった彼女が、事務職で顧客対応や社内コミュニケーションに苦労している状況を詳細に分析し、具体的な改善策を提示します。育児休業期間中の語彙力低下や、発達障害への不安にも触れながら、コミュニケーション能力を向上させるための実践的なアドバイスを提供します。この記事を読むことで、あなたも人間関係を円滑にし、自信を持ってコミュニケーションを取れるようになるでしょう。
22歳、女、事務職をしています。
オブラートに包んで話すことが出来ず悩んでいます。
元々ゴリゴリの営業をやっており、なんでもズバズバ言う性格なのでしょうに合っていたのですが、事務職ではそうはいきません。
顧客のクレーム対応や2次代理店の営業担当さんと話すことも多く、オブラートに包んで話す意識をしすぎるがあまりどもってしまったり言葉が出なくなってしまいます。
はっきり言う事も大切なのは頭ではわかっているので、断らなければいけないことはキッパリ伝えられます。
しかし何故なのか、どうした方がいいのか、という話をする時にオブラートに包んで伝える言葉が一切出てこないのです。
はっきりいってしまうがために相手を不快にさせてしまい、気持ち悪い空気で終わってしまったことも何度かあります。
また育休期間もあった為大人と話す機会もかなり少なく、語彙力が自分でも驚くほど低下しているので尚更言葉の選択肢がありません。
私生活のことを考えると早朝から遅くまでバリバリ営業として働くことは難しく、事務しか選択肢がありません。
今の会社には昔からお世話になっているのでわざわざ転職して自分に合った仕事を探すというのも視野に入れていません。
どうすればオブラートに包んで尚且的を得た会話ができるようになるのでしょうか？
もしくは何かの発達障害などがあるのでしょうか？
絶対に改善したい点なので、回答はオブラートに包まずアドバイス頂ければ幸いです。
なぜ「オブラートに包む」のが難しいのか？原因を徹底分析
あなたの悩み、とてもよく理解できます。元営業職で、ストレートな物言いが得意だった方が、事務職で「オブラートに包む」話し方に苦労するのは当然のことです。まずは、その原因を深掘りし、具体的な解決策を見つけていきましょう。
1. 過去の経験と性格的要因
営業職時代は、結果を出すために、はっきりとした物言いが求められたはずです。それがあなたのコミュニケーションスタイルを形成し、長所でもあったでしょう。しかし、事務職では、顧客対応や社内調整において、相手の感情に配慮した話し方が求められます。このギャップが、あなたを悩ませる根本原因です。
- 過去の成功体験: 営業での成功体験が、ストレートな物言いを強化し、それが無意識のうちに標準的なコミュニケーションスタイルになっている可能性があります。
- 性格的な傾向: 几帳面で、物事をはっきりさせたい性格の場合、曖昧な表現をすることに抵抗があるかもしれません。
2. 語彙力の低下と表現力の不足
育児休業期間中の語彙力低下は、多くの人が経験することです。言葉が出てこない、どもってしまうという状況は、あなたのコミュニケーションに対する自信を失わせ、さらに悪循環を招く可能性があります。
- 語彙力の低下: 長期間、ビジネスシーンから離れることで、専門用語や丁寧な表現を忘れてしまうことがあります。
- 表現力の不足: 適切な言葉が見つからず、伝えたいことがうまく伝わらないという経験が、さらなる不安を生むことがあります。
3. 事務職特有のコミュニケーションの難しさ
事務職は、様々な立場の人々と関わる機会が多く、それぞれの相手に合わせたコミュニケーションスキルが求められます。顧客対応、社内調整、上司への報告など、場面に応じて言葉遣いや伝え方を変える必要があります。
- 顧客対応: クレーム対応など、感情的な顧客に対して、冷静かつ丁寧な対応が求められます。
- 社内調整: 部署間の連携や、関係各所との調整において、相手に配慮した伝え方が重要になります。
- 上司への報告: 報告・連絡・相談をスムーズに行うためには、簡潔かつ的確な表現力が必要です。
「オブラートに包む」話し方を習得するための具体的なステップ
「オブラートに包む」話し方を習得するためには、意識改革、語彙力向上、実践練習の3つのステップが重要です。焦らず、一つずつステップを踏んでいきましょう。
ステップ1：意識改革 – マインドセットを変える
まずは、あなたのコミュニケーションに対する考え方を変えることから始めましょう。ストレートな物言いが悪いわけではありません。しかし、状況に応じて、相手に配慮した話し方をすることが、人間関係を円滑にし、より良い結果を生むことを理解することが大切です。
- 相手の立場に立つ: 相手がどのように受け取るかを常に意識し、相手の感情に寄り添うように心がけましょう。
- 目的を明確にする: 伝えたいことの目的を明確にし、相手に誤解なく伝えるためには、どのような表現が良いかを考えましょう。
- 完璧主義を手放す: 最初から完璧を目指すのではなく、少しずつ改善していくという意識を持つことが大切です。
ステップ2：語彙力向上 – 言葉の引き出しを増やす
語彙力の低下は、あなたの悩みの大きな原因の一つです。意識的に言葉を学び、表現力を高めることで、自信を持ってコミュニケーションを取れるようになります。
- ビジネス用語の学習: 事務職でよく使われるビジネス用語や、丁寧な表現を学びましょう。書籍やインターネットを活用し、積極的に知識を吸収してください。
- 敬語・謙譲語の復習: 敬語や謙譲語の使い方を再確認し、状況に応じた適切な言葉遣いを身につけましょう。
- ロールモデルの観察: 周囲の「オブラートに包む」話し方が上手な人を観察し、どのような言葉遣いや表現をしているかを参考にしましょう。
- 読書: ビジネス書や小説を読むことで、語彙力と表現力を高めることができます。様々なジャンルの本を読むことで、多様な表現に触れることができます。
- 言葉遣いノートの作成: 印象的な表現や、自分が使いたい言葉をノートに書き留めておきましょう。後で見返すことで、記憶に定着しやすくなります。
ステップ3：実践練習 – 具体的なトレーニング
知識をインプットするだけでなく、実際にアウトプットする練習をすることで、コミュニケーション能力は格段に向上します。積極的に実践の場を設け、フィードバックを受けながら改善していくことが重要です。
- ロールプレイング: 顧客対応や社内調整の場面を想定し、ロールプレイングを行いましょう。第三者に客観的なフィードバックをもらうことで、改善点を見つけることができます。
- 録音・録画: 自分の話し方を録音・録画し、客観的に評価しましょう。自分の話し方の癖や、改善点を発見することができます。
- フィードバックを求める: 周囲の人に、自分の話し方についてフィードバックを求めましょう。客観的な意見を聞くことで、自己認識とのギャップを埋めることができます。
- 小さな成功体験を積み重ねる: 最初は簡単な場面から始め、少しずつ難易度を上げていきましょう。小さな成功体験を積み重ねることで、自信につながります。
- 日記を書く: 1日の終わりに、その日にあった出来事について、どのように話せば良かったかを振り返り、日記に書きましょう。
- 意識的な言葉選び: 普段の会話から、「～かもしれません」「～していただけると助かります」など、柔らかい表現を意識的に使うようにしましょう。
具体的な場面別コミュニケーション術
ここでは、あなたが直面する可能性のある具体的な場面を想定し、効果的なコミュニケーション術を解説します。
1. クレーム対応
クレーム対応は、特に感情的になりやすい場面です。冷静さを保ち、相手の気持ちに寄り添うことが重要です。
- 傾聴: まずは、相手の話を最後までしっかりと聞き、共感の姿勢を示しましょう。「ご不快な思いをさせてしまい、申し訳ございません」など、謝罪の言葉から始めると、相手の感情が落ち着きやすくなります。
- 状況の確認: 状況を正確に把握するために、事実確認を行いましょう。相手に質問する際は、「〇〇について、詳しく教えていただけますでしょうか？」など、丁寧な言葉遣いを心がけましょう。
- 解決策の提示: 解決策を提示する際は、相手に納得してもらえるように、具体的に説明しましょう。「〇〇の対応をさせていただきます」「〇〇について、至急対応いたします」など、具体的な行動を示すことが大切です。
- 感謝の言葉: 最後に、クレームを伝えてくれたことへの感謝の言葉を伝えましょう。「貴重なご意見をいただき、ありがとうございます」など、相手の協力を得られたことへの感謝を伝えることで、良好な関係を築くことができます。
2. 社内調整
社内調整では、相手の立場を理解し、円滑なコミュニケーションを心がけることが重要です。
- 目的の共有: 調整の目的を明確にし、関係者全員に共有しましょう。目的を共有することで、共通認識が生まれ、協力体制を築きやすくなります。
- 丁寧な言葉遣い: 相手の状況を考慮し、丁寧な言葉遣いを心がけましょう。「〇〇の件について、ご相談させていただきたいことがあります」「〇〇について、ご協力いただけますでしょうか？」など、相手への配慮を示すことが大切です。
- 提案型のコミュニケーション: 自分の意見を一方的に押し付けるのではなく、相手の意見も聞きながら、より良い解決策を提案しましょう。「〇〇という方法も考えられますが、いかがでしょうか？」「〇〇について、何かご意見はございますか？」など、相手の意見を尊重する姿勢を示すことが重要です。
- 感謝の言葉: 協力してくれたことへの感謝の言葉を伝えましょう。「ご協力いただき、ありがとうございます」「おかげさまで、スムーズに進めることができました」など、感謝の気持ちを伝えることで、良好な関係を維持することができます。
3. 上司への報告
上司への報告は、簡潔かつ的確に伝えることが重要です。結論を最初に述べ、具体的に説明することで、上司の理解を深めることができます。
- 結論ファースト: 報告の冒頭で、結論を明確に伝えましょう。「〇〇の件について、〇〇という結果になりました」「〇〇の件について、〇〇という課題が見つかりました」など、結論を最初に伝えることで、上司は報告の全体像を把握しやすくなります。
- 根拠の説明: 結論に至った根拠を、具体的に説明しましょう。データや事実に基づいた説明をすることで、上司の納得感を得ることができます。
- 今後の対応: 今後の対応について、具体的に説明しましょう。「今後は、〇〇という対策を講じます」「〇〇について、〇〇に進めていきます」など、具体的な行動を示すことで、上司は今後の見通しを立てやすくなります。
- 報連相の徹底: 報告・連絡・相談をこまめに行い、上司とのコミュニケーションを密にしましょう。定期的な報告や、疑問点があればすぐに相談することで、上司との信頼関係を築くことができます。
発達障害の可能性について
あなたが発達障害について不安を感じていること、理解できます。しかし、自己判断で結論を出すのではなく、専門家の意見を聞くことが大切です。
- 専門家への相談: 心配な場合は、精神科医や臨床心理士などの専門家に相談しましょう。専門家は、あなたの状況を詳しく聞き取り、適切なアドバイスをしてくれます。
- 検査の受診: 必要に応じて、発達障害の検査を受けることもできます。検査結果に基づいて、適切なサポートや治療を受けることができます。
- 自己肯定感を高める: 発達障害の有無に関わらず、自己肯定感を高めることが重要です。自分の強みや長所を認識し、自信を持って行動しましょう。
まとめ：一歩ずつ、理想のコミュニケーションスタイルへ
「オブラートに包む」話し方を習得することは、決して難しいことではありません。意識改革、語彙力向上、実践練習を継続することで、必ず改善できます。焦らず、一歩ずつ、理想のコミュニケーションスタイルを目指しましょう。あなたの努力は、必ず実を結びます。
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あなたのキャリアは、あなたのものです。自信を持って、一歩ずつ進んでいきましょう。
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