「すみませんです」は正しい日本語？事務職の言葉遣いとキャリアへの影響を徹底解説
「すみませんです」は正しい日本語？事務職の言葉遣いとキャリアへの影響を徹底解説
この記事では、事務職の方が日常的に使用する言葉遣い、特に「すみませんです」という表現に焦点を当て、その正しい使い方や、キャリアへの影響について掘り下げていきます。言葉遣いは、あなたのプロフェッショナルな印象を左右する重要な要素です。この記事を通じて、あなたの言葉遣いをブラッシュアップし、より円滑なコミュニケーションとキャリアアップを目指しましょう。
職場の50歳代の女性事務員なのですが、電話番が主な仕事です。
「山本はただいま席をはずしています。すみませんです」
「すみませんです。その件につきましては、明日、担当の者からご連絡いたします」
ほとんど四六時中、朝から晩まで「すみませんです」ばっかり言ってます。
私も同じ事務職の男性です。まあ、私も「すみませんです」を無意識のうちに使っていると思いますが。
「すみませんです」というのが正しい日本語かどうか、少し気になりました。
もし誤っているとしたら、なんというのが正しいでしょうか。
どうも、すみませんです。
「すみませんです」の日本語表現：正しい？間違っている？
まず、結論から申し上げますと、「すみませんです」という表現は、一般的に正しい日本語とは言えません。これは、敬語の使い方の誤りによるものです。「すみません」は、すでに丁寧な表現であり、これに「です」を重ねると二重敬語になってしまうため、不自然な印象を与えてしまう可能性があります。
しかし、言葉遣いは、時代や地域、そして個々の状況によって変化するものです。例えば、親しい間柄や、砕けた雰囲気の職場では、ある程度許容される場合もあります。しかし、ビジネスシーンにおいては、より正確で丁寧な言葉遣いを心がけることが、相手への敬意を示す上で重要です。
「すみませんです」の代わりに使える正しい日本語表現
では、「すみませんです」の代わりに、どのような表現を使えば良いのでしょうか。以下に、いくつかの例を挙げ、それぞれのニュアンスと使い分けについて解説します。
- 「すみません」：最もシンプルで、汎用性の高い表現です。相手に謝罪や感謝の気持ちを伝える際に使用します。
- 「申し訳ございません」：より丁寧な謝罪の表現です。目上の人や、重要な場面での謝罪に適しています。
- 「恐れ入りますが」：相手に何かをお願いする際や、迷惑をかける際に、相手への配慮を示す表現です。例：「恐れ入りますが、こちらの書類にご記入いただけますでしょうか。」
- 「失礼いたします」：相手に何かを伝える前に、自分の行動に対する許可を求める際に使用します。例：「失礼いたします。〇〇様、いらっしゃいますでしょうか。」
- 「恐縮ですが」：相手に何かを依頼する際に、相手に負担をかけることへの遠慮を示す表現です。例：「恐縮ですが、この件について、もう少し詳しく教えていただけますでしょうか。」
これらの表現を、状況に応じて使い分けることで、より洗練された印象を与えることができます。例えば、電話応対の場面では、「お電話ありがとうございます。〇〇部の〇〇です。ただいま、〇〇は席を外しております。申し訳ございませんが、後ほど改めてご連絡させていただきます。」のように、丁寧な言葉遣いを心がけることが重要です。
事務職における言葉遣いの重要性：プロフェッショナルな印象を築く
事務職は、社内外とのコミュニケーションを円滑に進める上で、非常に重要な役割を担っています。言葉遣いは、あなたのプロフェッショナルな印象を決定づける重要な要素の一つです。丁寧な言葉遣いをすることで、相手に好印象を与え、信頼関係を築きやすくなります。また、正確な言葉遣いは、誤解を防ぎ、スムーズな業務遂行にもつながります。
例えば、電話応対での言葉遣いは、会社の顔としての役割を担います。丁寧な言葉遣いは、会社のイメージアップにも貢献します。また、メールや文書での言葉遣いも重要です。誤字脱字や不適切な表現は、あなたの能力を疑われる原因にもなりかねません。日頃から、正しい言葉遣いを意識し、文章作成能力を高めることが大切です。
言葉遣いを改善するための具体的なステップ
言葉遣いを改善するためには、以下のステップを参考にしてください。
- 自己分析：まずは、自分の言葉遣いを客観的に評価しましょう。録音や録画をして、自分の話し方をチェックしたり、同僚や上司にフィードバックを求めるのも良いでしょう。
- 学習：敬語の使い方や、ビジネスシーンでの適切な表現について学びましょう。書籍やインターネット、研修などを活用して、知識を深めることができます。
- 実践：学んだことを、積極的に実践してみましょう。最初は意識的に、徐々に自然に使えるようになるはずです。
- 継続：言葉遣いは、一度学んだら終わりではありません。常に意識し、改善を続けることが大切です。
- ロールプレイング：同僚や友人、家族とロールプレイングを行い、様々なシチュエーションでの言葉遣いを練習しましょう。
事務職のキャリアアップと言葉遣い：更なる高みを目指すために
言葉遣いは、事務職のキャリアアップにも大きく影響します。より高い役職を目指すためには、リーダーシップやマネジメント能力だけでなく、コミュニケーション能力も不可欠です。丁寧で正確な言葉遣いは、あなたの信頼性を高め、周囲からの評価を向上させます。その結果、昇進や昇給のチャンスも増えるでしょう。
また、言葉遣いは、あなたの専門性を高める上でも重要です。例えば、社内でのプレゼンテーションや、顧客との交渉など、高度なコミュニケーションスキルが求められる場面では、洗練された言葉遣いが、あなたの能力を最大限に引き出すための強力な武器となります。
具体的なキャリアアップのヒント
- 資格取得：秘書検定やビジネス実務法務検定など、事務職に役立つ資格を取得することで、専門知識とスキルを向上させることができます。
- スキルアップ：WordやExcelなどのPCスキルを習得し、業務効率を高めましょう。また、英語やその他の言語を習得することで、グローバルなビジネスシーンでの活躍も可能になります。
- ネットワーキング：社内外の人脈を広げ、情報交換や交流を積極的に行いましょう。
- 自己PR：自分の強みや実績を積極的にアピールし、周囲からの認知度を高めましょう。
- キャリアプランの策定：将来の目標を設定し、それに向けて具体的な計画を立てましょう。
言葉遣いの改善と、これらのキャリアアップのヒントを組み合わせることで、あなたの事務職としてのキャリアは、さらに大きく飛躍するはずです。
「すみませんです」から脱却！言葉遣い改善チェックリスト
あなたの言葉遣いをチェックし、改善点を見つけるためのチェックリストです。以下の項目を参考に、自己分析を行いましょう。
- 敬語の正確な使用：二重敬語や、誤った敬語を使っていないか。
- 丁寧な言葉遣い：相手への敬意を込めた、丁寧な言葉遣いを心がけているか。
- 適切な表現：状況に応じた、適切な表現を選択しているか。
- 誤字脱字のチェック：メールや文書作成時に、誤字脱字がないか確認しているか。
- 話し方の改善：早口や、語尾を伸ばすなどの癖がないか。
- 積極的な学習：言葉遣いに関する知識を、積極的に学んでいるか。
- 実践と継続：学んだことを実践し、継続的に改善を試みているか。
このチェックリストを活用し、あなたの言葉遣いの現状を把握し、改善点を見つけましょう。そして、日々の業務の中で意識的に言葉遣いを改善していくことで、あなたのプロフェッショナルな印象は格段に向上するでしょう。
ケーススタディ：言葉遣いの改善でキャリアアップを実現した事務職の例
ここでは、言葉遣いの改善を通じて、キャリアアップを実現した事務職の事例を紹介します。
事例1：Aさんの場合
Aさんは、入社5年目の事務員です。電話応対の際に、「すみませんです」を頻繁に使用していました。上司から言葉遣いを指摘されたことをきっかけに、敬語の使い方を学び始めました。書籍やインターネットで情報を収集し、ロールプレイングで練習を重ねました。その結果、電話応対での言葉遣いが格段に向上し、顧客からの評価も高まりました。さらに、Aさんは、秘書検定を取得し、専門知識を深めました。その結果、社内での評価が上がり、リーダー職に昇進しました。
事例2：Bさんの場合
Bさんは、入社3年目の事務員です。メールでの文章表現が苦手で、誤字脱字が多く、相手に誤解を与えてしまうこともありました。Bさんは、文章表現力を高めるために、ビジネス文書の書き方に関するセミナーを受講しました。また、上司や同僚に添削を依頼し、フィードバックを受けました。その結果、メールでの文章表現が改善され、正確で分かりやすい文章を作成できるようになりました。さらに、Bさんは、WordやExcelのスキルを習得し、業務効率を高めました。その結果、チームリーダーに抜擢され、チーム全体の業務改善に貢献しました。
これらの事例から、言葉遣いの改善が、キャリアアップに大きく貢献することがわかります。あなたも、これらの事例を参考に、言葉遣いの改善に取り組み、キャリアアップを実現しましょう。
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まとめ：言葉遣いを磨き、事務職としてのキャリアを輝かせよう
この記事では、「すみませんです」という表現に焦点を当て、事務職における言葉遣いの重要性、改善方法、そしてキャリアへの影響について解説しました。言葉遣いは、あなたのプロフェッショナルな印象を左右する重要な要素であり、キャリアアップにも大きく影響します。
「すみませんです」のような不適切な表現を避け、正しい敬語や丁寧な言葉遣いを心がけることで、相手に好印象を与え、信頼関係を築きやすくなります。また、言葉遣いの改善は、あなたのコミュニケーション能力を高め、業務効率を向上させることにもつながります。
この記事で紹介したチェックリストや、キャリアアップのヒントを参考に、あなたの言葉遣いを磨き、事務職としてのキャリアを輝かせましょう。言葉遣いの改善は、一朝一夕にできるものではありません。日々の努力と継続的な改善が、あなたの成長を支え、より豊かなキャリアを築くための力となります。
さあ、今日から「すみませんです」を卒業し、洗練された言葉遣いで、あなたの未来を切り開きましょう！
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