営業事務4年目。理不尽な要求や放置…他の事務職はどうしてる？具体的な対処法を伝授
営業事務4年目。理不尽な要求や放置…他の事務職はどうしてる？具体的な対処法を伝授
この記事では、営業事務として4年目を迎え、仕事の進め方や人間関係で悩んでいるあなたに向けて、具体的な解決策を提示します。特に、理不尽な要求や、営業担当者からの放置といった問題に焦点を当て、他の事務職の方々がどのように対処しているのか、具体的な事例を交えながら解説します。あなたの抱えるストレスを軽減し、より良い働き方を見つけるためのヒントを提供します。
私は今年の4月で営業事務4年目となる者なのですが、仕事に関してなかなか吐き出せる場がなく、また他の事務職の方のお話もお聞きしたくこちら投稿させていただきます。
うちの会社は客先がかなり適当だったり納期がとても近々だったりと、常に急ぎを求められるような所です。扱う製品がとても膨大で、お客から言われる適当なよくわからない物を調べる所から始めたり…などが日常茶飯事。その癖態度の悪いお客だと、自分のミスなのにこっちに難癖をつけて怒鳴って今すぐどうにかしろ！と言ってくるような事があったりと…………それだけでもかなりストレスです。
こういった急ぎの案件が多いため、営業もかなり振り回されているのと、電話や問い合わせなどがとても多いことは理解しています。なので基本的には事務の間で見積もりや注文を進めたり、お客の対応もできる範囲でしております。
そして今回ストレスの起因となっているのが数人担当している営業の内の1人で、その人はとにかくメールを見ません。CCに私が入っているお客からの依頼は全て私が勝手にやるだろうと放置。内容すら把握してない事も多々あります。また、ただでさえ客からの電話が多い営業なので、急ぎじゃない案件はメールでやり取りしたいのですが、それを全く見ないので、結局口頭で「確認しましたか？」と聞かないと見ない。しかも私が他の急ぎの案件対応中で、正直余裕が無い時に、口頭で見てくれと伝えた案件の答えを言ってきてじゃあ後よろしく、といった感じ。こっちの状況を全く分かっていない。そして私指名の電話がとにかく多い。多い時は3分に１回かかってくる。用事1件→切る→また電話で用事1件→切る→また…といった事の繰り返し。
仕事は仕事だし、もう正直この営業マンはダメだと諦めている所はあるのですが、それでもなぜここまで私がしなきゃいけないんだ…？と時たますごくイライラします。他の担当している営業マンは普通にメールを見たり、「この件は自分がやるからいいよ」とやってくれたりします。
上司に言ってみた方が……と思われる方もいるかと思いますが、数年の面談で何回か他の業務改善などについても話しましたが、無能な上司だと分かっただけでしたので話す気になりません。ここでは割愛しますが……。
私はあまり強く自分の意見を言えないタイプなのと、強く断ることができないタイプの為、仕事だと割り切って仕方なく色々やってしまっていますが、一時期そのせいでかなり残業が続いてしまい寝不足の日々が続き体調を崩してしまいました…。
世の中色んな営業がいるかと思いますが、皆さんどのように対処していますか？
このぐらいの事でイライラしてしまうのは私が未熟だからでしょうか…。
参考までに他の所はどうなのか知りたい為、体験談などありましたらお聞かせください。
営業事務として4年目、お疲れ様です。日々、多岐にわたる業務をこなし、お客様対応から営業担当者のサポートまで、本当に大変ですよね。特に、納期が迫る中での急な依頼や、一部の営業担当者とのコミュニケーションの難しさ、そして、自分の意見をなかなか伝えられないという状況は、大きなストレスになっていることと思います。この記事では、あなたの抱える悩みを解決するために、具体的な対処法と、他の事務職の方々の事例を紹介していきます。
1. 現状の課題を整理する
まず、あなたが抱えている問題を具体的に整理してみましょう。大きく分けて以下の3つの問題があると考えられます。
- 顧客からの理不尽な要求と、納期へのプレッシャー: 顧客からの無理な要求や、納期が短い案件が頻繁に発生し、精神的な負担が増大している。
- 一部の営業担当者との連携不足: メールを読まない、丸投げ、状況を理解しないといった営業担当者の行動により、業務が集中し、負担が増加している。
- 自己主張の弱さ: 自分の意見を言いにくく、断れない性格のため、業務を抱え込み、残業や体調不良につながっている。
これらの問題を整理することで、具体的な対策を立てやすくなります。
2. 具体的な対処法
次に、それぞれの問題に対する具体的な対処法を考えていきましょう。
2-1. 顧客からの理不尽な要求と納期への対応
顧客からの理不尽な要求や、納期が短い案件への対応は、非常に難しい問題です。しかし、いくつかの工夫で状況を改善できる可能性があります。
- 顧客とのコミュニケーション:
- 明確な納期提示: 顧客からの依頼に対して、正確な納期を提示し、無理な納期には「〇日までに回答します」など、余裕を持った回答を心がけましょう。
- 状況の説明: 納期が厳しい理由や、対応に時間がかかる理由を丁寧に説明し、理解を求めましょう。
- 代替案の提案: 納期が厳しい場合、代替案を提案することで、顧客の要望に応えつつ、自分の負担を軽減できます。
- 社内での連携:
- 営業との情報共有: 顧客からの依頼内容や、納期に関する情報を営業担当者と共有し、協力体制を築きましょう。
- 上司への相談: 顧客からの要求が度を越している場合や、納期調整が難しい場合は、上司に相談し、指示を仰ぎましょう。
2-2. 営業担当者との連携不足への対応
メールを見ない、丸投げ、状況を理解しないといった営業担当者との連携不足は、あなたの業務負担を増大させる大きな要因です。以下の対策を試してみましょう。
- コミュニケーション方法の見直し:
- メールの工夫: メールの件名を分かりやすくし、重要度を明記することで、見落としを防ぐ工夫をしましょう。例えば、「【重要】〇〇案件の見積もり依頼」のように記載します。
- 口頭での確認: メールを見ない営業担当者には、口頭で「〇〇の件、確認しましたか？」と確認するだけでなく、重要な事項は電話で直接伝えるなど、コミュニケーション方法を使い分けましょう。
- 定期的な報告: 営業担当者との間で、週次や月次で業務の進捗状況を報告する場を設け、情報共有を密にしましょう。
- 業務分担の見直し:
- 役割分担の明確化: 営業担当者との間で、それぞれの役割分担を明確にし、責任範囲を明確化しましょう。
- 業務の可視化: 自分が担当している業務を可視化し、営業担当者にも共有することで、業務の負担を理解してもらいやすくなります。
2-3. 自己主張の弱さへの対応
自分の意見を言いにくく、断れない性格は、業務を抱え込み、ストレスを増大させる原因となります。自己主張を強化するための具体的な方法を紹介します。
- 自己分析:
- 自分の強みと弱みを理解する: 自分の強みと弱みを理解し、自己肯定感を高めましょう。
- なぜ意見を言えないのかを考える: なぜ自分の意見を言えないのか、その原因を分析し、対策を立てましょう。
- コミュニケーションスキルの向上:
- アサーティブなコミュニケーション: 相手を尊重しつつ、自分の意見を明確に伝える「アサーティブなコミュニケーション」を意識しましょう。
- 断り方の練習: 無理な依頼を断る練習をしましょう。例えば、「〇〇の件ですが、現在他の業務が立て込んでおり、〇日以降の対応となります。」のように、具体的な理由と代替案を提示しましょう。
- 周囲への相談:
- 信頼できる同僚や上司に相談する: 困ったことがあれば、信頼できる同僚や上司に相談し、アドバイスを求めましょう。
- 専門家への相談: キャリアコンサルタントなどの専門家に相談し、客観的なアドバイスを受けることも有効です。
3. 他の事務職の事例
他の事務職の方々が、どのようにこれらの問題に対処しているのか、具体的な事例を紹介します。
事例1: 顧客からの理不尽な要求への対応
ある営業事務のAさんは、顧客からの無理な要求に悩んでいました。そこで、Aさんは、顧客とのコミュニケーションを密にし、納期に関する交渉を積極的に行いました。具体的には、
- 顧客からの依頼に対して、必ず納期を確認し、正確な納期を提示するようにしました。
- 納期が短い場合は、顧客に状況を説明し、理解を求めました。
- どうしても納期が厳しい場合は、代替案を提案し、顧客の要望に応えつつ、自分の負担を軽減しました。
その結果、顧客との信頼関係が深まり、無理な要求が減少し、業務の負担も軽減されました。
事例2: 営業担当者との連携不足への対応
別の営業事務のBさんは、メールを見ない営業担当者に困っていました。そこで、Bさんは、
- メールの件名を分かりやすくし、重要度を明記しました。
- 口頭での確認だけでなく、電話で直接伝えるなど、コミュニケーション方法を使い分けました。
- 週次で業務の進捗状況を報告する場を設け、情報共有を密にしました。
その結果、営業担当者との連携がスムーズになり、業務の効率が向上しました。
事例3: 自己主張の弱さへの対応
ある事務職のCさんは、自分の意見を言えず、業務を抱え込んでしまうことに悩んでいました。そこで、Cさんは、
- アサーティブなコミュニケーションを意識し、相手を尊重しつつ、自分の意見を明確に伝えるようにしました。
- 無理な依頼を断る練習をし、具体的な理由と代替案を提示するようにしました。
- 信頼できる同僚に相談し、アドバイスを求めました。
その結果、自分の意見を言えるようになり、業務の負担が軽減され、精神的なストレスも軽減されました。
4. ストレスを軽減するための工夫
仕事のストレスを軽減するためには、業務上の工夫だけでなく、自分のメンタルヘルスをケアすることも重要です。
- 休憩時間の確保: 集中して業務に取り組むことも大切ですが、適度に休憩を取り、心身をリフレッシュさせましょう。
- 趣味やリラックスできる時間の確保: 仕事以外の時間で、自分の好きなことやリラックスできる時間を作り、ストレスを解消しましょう。
- 睡眠時間の確保: 質の高い睡眠を確保し、心身の疲労を回復させましょう。
- 周囲への相談: 困ったことがあれば、同僚や上司、家族、友人などに相談し、一人で抱え込まないようにしましょう。
- 専門家への相談: 必要に応じて、カウンセラーやキャリアコンサルタントなどの専門家に相談し、アドバイスを受けることも有効です。
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5. まとめ
営業事務の仕事は、多岐にわたる業務をこなし、お客様対応から営業担当者のサポートまで、大変やりがいのある仕事です。しかし、同時に、理不尽な要求や、一部の営業担当者との連携不足、自己主張の弱さなど、様々な問題に直面することもあります。この記事で紹介した具体的な対処法や、他の事務職の事例を参考に、あなたの抱える問題を解決し、より良い働き方を見つけてください。そして、自分の心身の健康を大切にし、無理なく、長く働けるように、様々な工夫を試してみてください。あなたのキャリアがより良いものになることを心から応援しています。
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