「説明の長い先輩」とのコミュニケーション地獄からの脱出！事務職のあなたが今日からできること
「説明の長い先輩」とのコミュニケーション地獄からの脱出！事務職のあなたが今日からできること
あなたは今、仕事で困っていませんか？
仕事でわからない所を直属の先輩に聞くのですが、関係のない話が多すぎて、結局先輩が何が言いたいのか、答えが何なのかわからない状況にいつもなってしまい困っています。先輩が話をしている間、自分の頭の中で、いるいらない話を仕分けているのですが、あまりにつまらない無駄な話に疲れてきて、話が頭に残らないんです。結果、必要な話もスルーしてしまう。先輩が話終えた後に、先輩の話の要点をまとめて、「〜という事ですよね？」と、聞き直すようにしているのですが、そこから、また先輩の説明が始まって、余計に訳がわからなくなり、そして結局、答えをズバリ言ってくれません。(〜しますか？という、疑問符がつく感じ)結局、仕事の結果が同じになれば文句はないだろうと自己流でやりやすいようにやってるのですが、席が隣なので逐一監視され、先輩のマイルール通りに進めないと、仕事の途中で、こうだああだと口出しされます。ここでの口出しもマイルール過ぎてどうでもいい事です。先輩は無駄が多いタイプという印象です。いつもサービス残業をしています。それに、仕事の役割分担も曖昧にされていて、私が担当しているはずの仕事を月によって、勝手にやったり、放置したりする人で。ホウレンソウもないので、私がその仕事をやろうとしてから、終わっている事に気づく状況です。先輩の指示なく、私が、仕事をする事がとにかく気に入らない様子です。なので、基本的に雑務以外、その先輩に仕事を振られないと私は仕事が始まらないし、先輩の都合で1時間以上も放っておかれて仕事が出来ない時があり、かなり効率が悪いです。事務職って、大体担当する仕事がそれぞれ決まっていて、誰かの指示待ちで進めれないなんて事は、前職でも経験がありません。その上、先輩はかなり卑屈な方。勝手にネガティヴに捉えて嫌味言ってくるので本当に疲れます。そして、上から目線発言、あなたには出来ないでしょ？1つの仕事に時間めちゃくちゃかかるだろうっていう決めつけがすごくて。もう終わりました、と言うとビックリした顔をされます。そもそも、会社自体が昔ながらの紙ベース主流の所で、手書きの起票作業から始まり、判子をやたら押さなきゃならない。判子の押し忘れ確認をやたら、頼まれるのですが、正直手書き起票をやめれば、判子の確認作業も無くなるのに、とそればかり思ってしまいます。それから、判子の押し方にも、先輩の独特なマイルールがあって判断できません。(FAXで先に請求書がきてたら判子押すとか押さないとか原本が届いたら押すとか押さないとか日に日に先輩のマイルールが変わるので、自分で全部やってくれって感じです。正直、もう全部押しとけばいいじゃん！って思い、押しておくと、これは押さなくていいだの…暴れたくなります)
今回の記事では、事務職として働くあなたが、まるで終わりの見えないトンネルの中にいるような状況から抜け出し、より快適に仕事を進められるための具体的な方法を提案します。特に、説明が長く、マイルールを押し付けてくる先輩とのコミュニケーションに焦点を当て、あなたの抱える悩みを解決するためのヒントをお届けします。
1. 現状分析：なぜあなたは「説明の長い先輩」に悩んでいるのか？
まずは、あなたの置かれている状況を客観的に分析してみましょう。あなたが悩んでいる原因は、大きく分けて以下の3つに集約されます。
- コミュニケーションのミスマッチ：先輩の説明が長く、要点が掴みにくい。話の意図が理解できず、業務の指示が曖昧。
- マイルールの押し付け：先輩の独自のルールに振り回され、業務の効率が低下。
- 精神的な負担：先輩のネガティブな言動や上から目線の態度に、精神的なストレスを感じている。
これらの問題が複合的に絡み合い、あなたの仕事へのモチベーションを低下させ、日々の業務を辛いものにしている可能性があります。特に事務職は、正確性と効率性が求められるため、コミュニケーションの齟齬や非効率なルールは、大きなストレスとなりやすいでしょう。
2. 具体的な解決策：今日からできること
次に、具体的な解決策をステップごとに見ていきましょう。これらの対策を実践することで、先輩との関係を改善し、よりスムーズに仕事を進めることができるはずです。
ステップ1：コミュニケーションの改善
まずは、先輩とのコミュニケーションを改善するための具体的な方法です。
- 積極的な質問：
先輩の説明が長くなる原因の一つに、あなたが理解できていない部分を明確にしないことが挙げられます。説明中にわからないことがあれば、積極的に質問しましょう。「〇〇について、もう少し詳しく教えてください」や「この部分の目的は何ですか？」など、具体的に質問することで、先輩も要点を絞って説明するようになります。
- 要約と確認：
先輩の話を聞いた後には、必ず要点をまとめ、確認するようにしましょう。「つまり、〇〇ということですね？」と確認することで、認識のずれを防ぎ、先輩も自分の説明が伝わっているかを把握できます。もし誤解があれば、その場で修正できます。
- 記録の活用：
先輩からの指示や説明をメモに残す習慣をつけましょう。メモを取ることで、話の内容を整理しやすくなり、後で内容を振り返ることもできます。特に、マイルールのような曖昧な指示は、記録に残しておくことで、後々のトラブルを避けることができます。
- フィードバックの依頼：
先輩に、「私の理解度はどの程度ですか？」とフィードバックを求めるのも有効です。先輩はあなたの理解度に合わせて説明の仕方を変えることができますし、あなた自身も自分の課題を認識できます。
ステップ2：マイルールへの対処
次に、先輩のマイルールに対処するための具体的な方法です。
- ルールの可視化：
先輩のマイルールが曖昧でわかりにくい場合は、ルールを具体的に書き出すことを提案しましょう。例えば、「判子のルール」について、先輩に「どのような場合に判子が必要で、どのような場合は不要なのか、具体的に教えていただけますか？可能であれば、一覧表にまとめていただけると助かります」とお願いしてみましょう。ルールが可視化されることで、あなたも先輩も混乱を避けることができます。
- 標準化の提案：
会社のルールや業務プロセスを改善できる余地がある場合は、積極的に提案してみましょう。例えば、「手書きの起票作業を電子化することで、判子の確認作業を減らすことができます」といった具体的な提案は、上司や同僚からの協力を得やすくなります。ただし、提案する際には、相手の立場を尊重し、丁寧な言葉遣いを心がけましょう。
- 割り切る：
どうしても理解できない、または納得できないマイルールについては、ある程度割り切ることも必要です。すべてに反発するのではなく、重要な部分だけを遵守し、それ以外は「先輩のやり方」として受け入れることで、精神的な負担を軽減できます。
ステップ3：精神的な負担の軽減
最後に、先輩の言動による精神的な負担を軽減するための具体的な方法です。
- 距離を置く：
先輩との距離を適切に保つことも重要です。休憩時間や業務外では、積極的に関わることを避け、自分の時間を確保しましょう。物理的な距離だけでなく、精神的な距離を保つことも、ストレスを軽減するために有効です。
- 感情のコントロール：
先輩のネガティブな言動に感情的にならないように、意識的に感情をコントロールしましょう。深呼吸をしたり、一旦席を外して気分転換をしたりするのも効果的です。また、先輩の言動を個人的なものと捉えず、「そういう人なんだ」と割り切ることも大切です。
- 相談できる相手を見つける：
一人で抱え込まずに、信頼できる同僚や上司に相談しましょう。第三者に話を聞いてもらうだけでも、心が軽くなることがあります。また、客観的なアドバイスをもらうことで、問題解決の糸口が見つかることもあります。
- 自分の強みを活かす：
自分の得意なことや強みを活かして、自信を持つようにしましょう。例えば、あなたが事務処理能力に長けているのであれば、その能力を活かして、他の人に貢献することで、自己肯定感を高めることができます。
3. 具体的なケーススタディ：成功への道筋
ここでは、具体的なケーススタディを通して、上記の解決策がどのように役立つのかを見ていきましょう。
ケース：
Aさんは、入社2年目の事務職です。先輩であるBさんは、説明が長く、要点が掴みにくいことで有名でした。Aさんは、Bさんの説明を聞くたびに、頭が混乱し、仕事の効率が上がらないことに悩んでいました。ある日、Aさんは、Bさんに「〇〇について、もう少し詳しく教えてください。具体的にどのような手順で進めるのですか？」と質問しました。Bさんは、最初はいつものように長々と説明を始めましたが、Aさんの質問に対して、徐々に要点を絞って説明するようになりました。Aさんは、Bさんの説明を聞いた後、「つまり、〇〇ということですね？」と要約し、確認しました。Bさんは、Aさんの理解度を確認し、必要に応じて補足説明をしました。Aさんは、Bさんの説明をメモに残し、後で内容を振り返るようにしました。また、Bさんのマイルールである「判子のルール」について、Aさんは、Bさんに「どのような場合に判子が必要で、どのような場合は不要なのか、具体的に教えていただけますか？可能であれば、一覧表にまとめていただけると助かります」と提案しました。Bさんは、最初は戸惑っていましたが、Aさんの熱意に押され、判子のルールをまとめた一覧表を作成しました。Aさんは、Bさんのネガティブな言動に対しては、感情的にならず、「そういう人なんだ」と割り切るようにしました。また、休憩時間には、同僚と雑談し、気分転換を図りました。これらの対策を実践した結果、Aさんは、Bさんとのコミュニケーションが改善し、仕事の効率が向上しました。Aさんは、自分の強みである事務処理能力を活かして、他の人に貢献することで、自己肯定感を高め、積極的に仕事に取り組むようになりました。
このケーススタディからわかるように、具体的な行動を起こすことで、状況は必ず改善します。諦めずに、一つずつ試してみることが大切です。
4. 専門家からのアドバイス：さらなる成長のために
キャリアコンサルタントとして、私はあなたに以下のことをアドバイスします。
- 自己分析：
自分の強みや弱みを客観的に分析し、自己理解を深めましょう。自分の得意なことを見つけ、それを活かせるように努力することで、仕事へのモチベーションを高めることができます。
- キャリアプランの検討：
将来的にどのようなキャリアを築きたいのか、具体的な目標を設定しましょう。目標を持つことで、日々の業務に対する意識が変わり、成長のモチベーションを維持できます。
- スキルアップ：
業務に必要なスキルを積極的に習得しましょう。例えば、PCスキルやコミュニケーション能力を高めるための研修に参加したり、資格を取得したりすることも有効です。
- 転職も視野に：
もし、今の職場でどうしても状況が改善しない場合は、転職も視野に入れることも大切です。自分に合った職場を見つけることで、より快適に仕事ができる可能性があります。
これらのアドバイスを参考に、あなたのキャリアをより良いものにしてください。
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5. まとめ：今日からできる第一歩
この記事では、「説明の長い先輩」とのコミュニケーションに悩む事務職のあなたが、今日からできる具体的な解決策を提案しました。要点をまとめると以下の通りです。
- コミュニケーションの改善：積極的な質問、要約と確認、記録の活用、フィードバックの依頼
- マイルールへの対処：ルールの可視化、標準化の提案、割り切る
- 精神的な負担の軽減：距離を置く、感情のコントロール、相談できる相手を見つける、自分の強みを活かす
これらの対策を実践することで、先輩との関係を改善し、より快適に仕事を進めることができるはずです。まずは、今日からできることから一つずつ試してみてください。あなたのキャリアがより良いものになることを心から応援しています。
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