管理職必見！指示が伝わる！ビジネスメールの書き方チェックリスト
管理職必見！指示が伝わる！ビジネスメールの書き方チェックリスト
この記事では、管理職として部下への指示出しに課題を感じているあなたに向けて、ビジネスメールでの指示を簡潔かつ的確に伝えるための具体的な方法を解説します。指示事項が多く、文章がまとまらない、表現がくどくなりがち、といった悩みを抱えている方も、この記事を読めば、明日からすぐに実践できる改善策が見つかるはずです。口語表現を活かしつつ、相手に伝わりやすい文章を作成するためのチェックリストと、具体的な例文を提示します。
質問させていただきます。
現在、現場の管理職をしているのですが、スタッフ複数名に送る文章の中で指示する事項が多く、まとまりがなく困っています。
｢集合時間は〇時です。〇分の電車へ乗車をお願いします。｣
｢現場に到着したら、Aさんは事務所で朝礼に参加、他の方は現場へ行って交代をお願いします。｣
｢明日は雨が降るので、雨具の準備をお願いします。｣
このように、指示の締めの言葉に｢お願いします｣を付けている為、お願いしますばかりで文章がくどくなってしまっています。
ほかの言い回しや、もっと伝わりやすい文章にするにはどうしたらよろしいでしょうか？
箇条書きにする事も考えたのですが、淡々とした印象になる為、口語で伝えたいと考えています。アドバイスよろしくお願い致します。
1. なぜあなたの指示は伝わりにくいのか？原因を特定する
まず、現状の指示文の問題点を具体的に分析してみましょう。今回の質問者様のケースでは、主に以下の2点が課題として挙げられます。
- 表現の重複: 「お願いします」という言葉の多用により、文章が冗長になっている。
- 情報過多: 複数の指示事項が混在し、優先順位が不明確になっている。
これらの問題を解決するためには、まず現状を正確に把握し、改善点を見つけることが重要です。以下のチェックリストを使って、あなたの指示文を自己診断してみましょう。
2. 伝わる指示文作成！自己診断チェックリスト
以下のチェックリストは、あなたの指示文がどれだけ「伝わりやすいか」を自己評価するためのものです。各項目について、あなたの現状を正直に評価し、改善点を見つけましょう。
- 明確性: 指示内容が具体的で、誰が読んでも理解できるか？
- はい / いいえ
- 簡潔性: 不要な言葉遣いや表現を避け、短くまとまっているか？
- はい / いいえ
- 具体性: いつ、どこで、何を、どのように、といった情報が具体的に示されているか？
- はい / いいえ
- 優先順位: 複数の指示がある場合、重要度の高いものから順に示されているか？
- はい / いいえ
- 口語表現: 箇条書きではなく、口語表現で親しみやすさを出せているか？
- はい / いいえ
- 丁寧さ: 相手への配慮が感じられる言葉遣いになっているか？
- はい / いいえ
このチェックリストの結果をもとに、あなたの指示文の改善点を見つけ、次のステップで具体的な対策を講じていきましょう。
3. 今すぐできる！指示文改善の具体的なステップ
自己診断の結果を踏まえ、具体的な改善策を実践していきましょう。ここでは、すぐに取り組める3つのステップを紹介します。
ステップ1：情報の整理と優先順位付け
まず、伝えたい情報を整理し、優先順位を明確にしましょう。指示事項が多い場合は、重要度に応じてグループ分けし、順番を整理することが重要です。例えば、集合時間に関する指示、作業内容に関する指示、持ち物に関する指示、といったように分類できます。
例：
件名：【〇〇現場】明日の作業について
〇〇部の皆様
いつもお疲れ様です。明日の作業について、以下の通りご連絡いたします。
- 集合時間：午前8時30分
- 集合場所：〇〇事務所前
- 持ち物：ヘルメット、安全靴、雨具
- 作業内容：〇〇作業を行います。詳細は〇〇資料をご確認ください。
- その他：何かご不明な点があれば、〇〇までご連絡ください。
よろしくお願いいたします。
ステップ2：簡潔で分かりやすい表現の選択
次に、簡潔で分かりやすい表現を心がけましょう。「お願いします」という言葉を多用するのではなく、状況に応じて様々な表現を使い分けることで、文章にメリハリをつけることができます。
- 例1：「〇〇時集合です。」（断定）
- 例2：「〇〇の準備をお願いします。」（依頼）
- 例3：「〇〇にご協力ください。」（協力依頼）
- 例4：「〇〇をお願いします。」（指示）
また、専門用語や略語を避け、誰にでも理解できる言葉を選ぶことも重要です。
ステップ3：丁寧な言葉遣いと相手への配慮
最後に、丁寧な言葉遣いを心がけ、相手への配慮を示すことで、より円滑なコミュニケーションを図ることができます。感謝の言葉を添えたり、相手の状況を考慮した表現を用いることで、相手に好印象を与え、指示への協力を得やすくなります。
例：
「お忙しいところ恐れ入りますが、〇〇の準備をお願いいたします。」
「ご協力いただき、ありがとうございます。」
4. 状況別！ビジネスメール例文集
ここでは、様々な状況に応じたビジネスメールの例文を紹介します。これらの例文を参考に、あなたの指示文を改善してみてください。
例文1：集合時間の連絡
件名：【〇〇プロジェクト】〇月〇日の打ち合わせについて
〇〇部の皆様
いつもお疲れ様です。
〇月〇日（〇）の打ち合わせについて、以下の通りご連絡いたします。
- 日時：〇月〇日（〇）午後〇時～
- 場所：〇〇会議室
- 議題：〇〇について
- 持ち物：〇〇資料
ご多忙中とは存じますが、ご参加のほどよろしくお願いいたします。
何かご不明な点がございましたら、〇〇までご連絡ください。
よろしくお願いいたします。
例文2：作業指示
件名：【〇〇案件】〇〇作業のご指示
〇〇様
いつもお世話になっております。
〇〇案件の〇〇作業について、以下の通りご指示いたします。
- 〇〇の手順で〇〇を行ってください。
- 〇〇の締め切りは〇月〇日です。
- 何か不明な点があれば、遠慮なくご質問ください。
ご対応よろしくお願いいたします。
例文3：変更事項の連絡
件名：【重要】〇〇プロジェクトの変更について
〇〇部の皆様
いつもお疲れ様です。
〇〇プロジェクトについて、以下の通り変更事項がございます。
- 〇〇の納期が〇月〇日に変更となりました。
- 〇〇の担当者が〇〇に変更となりました。
ご迷惑をおかけしますが、ご理解とご協力をお願いいたします。
何かご不明な点がございましたら、〇〇までご連絡ください。
よろしくお願いいたします。
5. 失敗しないための注意点
指示文を作成する際には、以下の点に注意しましょう。
- 誤解を招く表現を避ける: 曖昧な表現や、人によって解釈が異なる可能性のある言葉は避けましょう。
- 感情的な表現は控える: 感情的な言葉遣いは、相手との関係を悪化させる可能性があります。
- 長文にならないように注意する: 長すぎる文章は、相手の集中力を低下させ、誤解を招く可能性があります。
- 誤字脱字のチェック: 誤字脱字は、相手に不信感を与え、指示の正確性を損なう可能性があります。
6. 成功事例から学ぶ！効果的な指示文のポイント
効果的な指示文を作成するためには、成功事例から学ぶことも重要です。ここでは、いくつかの成功事例を紹介し、そのポイントを解説します。
事例1：プロジェクトマネージャーの指示
プロジェクトマネージャーは、プロジェクトの進捗状況を正確に把握し、チーム全体を統率する必要があります。そのため、指示文は明確かつ具体的でなければなりません。
ポイント：
- 進捗状況の報告を求める: 「〇〇タスクの進捗状況について、〇月〇日までに報告をお願いします。」
- 問題点の早期発見: 「〇〇について、何か問題があれば、すぐに私に報告してください。」
- 具体的な指示: 「〇〇の資料を〇〇までに作成し、〇〇に提出してください。」
事例2：営業マネージャーの指示
営業マネージャーは、営業チームの目標達成を支援するために、具体的な指示とアドバイスを提供する必要があります。
ポイント：
- 目標設定の明確化: 「今月の目標売上高は〇〇円です。達成に向けて、〇〇戦略を実行しましょう。」
- 具体的な行動指示: 「〇〇顧客への訪問回数を増やし、〇〇商品の提案を行いましょう。」
- 進捗管理: 「週次で進捗状況を報告し、課題があれば共有しましょう。」
7. よくある質問（FAQ）
指示文に関するよくある質問とその回答をまとめました。あなたの疑問を解決し、より効果的な指示文作成に役立ててください。
Q1： 箇条書きではなく、口語表現で指示を出すにはどうすればいいですか？
A1： 箇条書きではなく、文章で指示を出す場合は、まず伝えたい情報を整理し、優先順位を明確にしましょう。次に、簡潔で分かりやすい表現を選び、丁寧な言葉遣いを心がけましょう。例えば、「〇〇をお願いします」ではなく、「〇〇にご協力ください」や「〇〇の準備をお願いします」といった表現を使い分けることで、口語表現でも伝わりやすい指示文を作成できます。
Q2： 指示文が長くなってしまう場合はどうすればいいですか？
A2： 指示文が長くなってしまう場合は、まず情報を整理し、優先順位を明確にしましょう。次に、不要な言葉遣いや表現を削除し、簡潔にまとめましょう。また、複数の指示事項がある場合は、項目ごとに分け、見出しや箇条書きを活用することで、読みやすくすることができます。
Q3： 相手に気持ちよく動いてもらうには、どのような言葉遣いをすればいいですか？
A3： 相手に気持ちよく動いてもらうためには、丁寧な言葉遣いを心がけ、相手への配慮を示すことが重要です。感謝の言葉を添えたり、「お忙しいところ恐れ入りますが」といったクッション言葉を使うことで、相手に好印象を与え、指示への協力を得やすくなります。また、相手の状況を考慮した表現を用いることも大切です。
8. まとめ：伝わる指示文で、チームを動かす！
この記事では、ビジネスメールで指示を簡潔かつ的確に伝えるための方法を解説しました。自己診断チェックリスト、具体的なステップ、例文集、注意点、成功事例、FAQを通じて、あなたの指示文を改善し、チーム全体の生産性を向上させるためのヒントを提供しました。
指示文の改善は、あなたのリーダーシップを向上させ、チームをより効果的に動かすための第一歩です。ぜひ、この記事で紹介した方法を実践し、伝わる指示文を作成してください。
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