係長と主任のギスギス職場を改善！あなたができること、教えます
係長と主任のギスギス職場を改善！あなたができること、教えます
今回のテーマは、職場の人間関係と業務分担に関するお悩みです。特に、係長と主任の間に挟まれ、どうすれば良いか悩んでいるあなたへ、具体的な解決策を提示します。この記事では、あなたの置かれている状況を詳細に分析し、良好な職場環境を築くためのステップを解説します。管理職や同僚とのコミュニケーションを円滑にし、あなた自身のキャリアアップにも繋がるようなヒントが満載です。
小さな会社で事務職をしています。部署は、管理職（部署６年目）・係長（部署３年目、精神病持ち、４月から昇任）・主任（４部署１年目）・私の４人体制（部署５年目）です。私は課員全員とある程度話せる中ですが、係長と主任の仲があまり良くありません。また、今年度に入ってから係長が精神病を抱えてしまい、体調不良により当日の朝になって急きょお休みをいただくことが増えました（月に１回のペースで必ずあります）。調子の悪い時には、２～３日連続で休むこともあります。休むことにより、最近業務に支障が生じることが増えてきている状況です。
業務量としては係長＞管理職＞私＞主任、業務の質（業務の重さ）としては管理職＞係長＞主任＞私といった状況です。
人数が少ないのもあり、４人各自で担当業務が異なりますが、係長は主任以下の業務は基本何でもできます。４月中に事務分担を話し合ったのですが、主任の業務を係長がやってしまい、主任のやる仕事がほとんどない状態です。
主任は係長に「何か手伝えることがあったら言って」と何度も声をかけていました。しかし、係長は「係長の仕事だから任せられない」との一点張りで、主任へ仕事を振っていない状況です。主任は、毎回その返事が返ってくるため、最近は声掛けしない状態が続いていました。
主任は私にも「やることはないか」と聞いてきましたが、業務内容的に、主任に任せられる業務が今はありません。
やる仕事のない主任は、無言で席を外しがちになり、１～2時間戻ってこないことが増えました。
このような状態が続く中で、私は係長と主任にそれぞれこのようなことを相談されました。
【係長の相談】
- 自分一人だけ残業しており、業務が偏っている。
- 係長が忙しいのは分かっているはずなのに、主任が声掛けしてこない。仕事に対する積極性が感じられない。
- 主任が席を外してさぼりまくっている。
- 係長として部下を育てなければならないが、入社したのが主任より後であるため注意しづらい。
- 自分が忙しそうにしているのを見て、主任は何も感じないのか？と常々思う。
【主任の相談】
- やることがなさすぎて困っている。係長に「やることはないか」と聞くも、「ない」の一点張り。
- 受信したメール関係を処理しようとしても、基本係長が処理しているので重複処理になると返って面倒なことになる。
- 私がいないとき、係長のあたりが強い。何かあるなら直接言ってほしい。
私も係長に負担が偏っているのは何とかしたいと思っていますが、何を聞いても「大丈夫」と言われるため、どうしたら負担を軽減できるか悩んでいるところです。
私の思いとしては、
- 係長と主任がもっと向き合って、お互い言いたいことは直接言ってほしい
- 係長が主任の仕事を奪っているため、振ってほしい
- 係長は周りに仕事を振ってほしい
- 係長が体調不良で休むのは仕方ないが、担当業務の進捗状況を全員が分かるようにしておいて欲しい
- 主任は席を外しすぎないでほしい
私の思いは管理職に相談しましたが、管理職は「新体制だから、まずは現状維持で１年間やってみよう」との思いがあるようです。
動くとしたら私が動かなければならないように感じていますが、どのような行動が課内の良好な関係性に結びつくでしょうか。また、係長と主任についてどのような印象を持ちますか？第三者の視点で、客観的なご意見をうかがえると嬉しいです。
現状分析：問題の本質を見抜く
ご相談内容を拝見し、まず現状を整理しましょう。あなたの職場では、係長の業務過多、主任の仕事不足、そしてそれらに起因する人間関係の悪化という複合的な問題が起きています。係長の精神的な負担、主任のモチベーション低下、そしてあなたのジレンマが、この状況をさらに複雑にしています。管理職の対応も現状維持という方針であり、あなたが積極的に動く必要がありそうです。
この状況を改善するためには、まず問題の本質を理解することが重要です。具体的には、以下の3つのポイントに焦点を当てて分析を進めます。
- 業務分担の不均衡： 係長に業務が集中し、主任は仕事がない状態。
- コミュニケーション不足： 係長と主任の間で、建設的な対話が欠如している。
- 精神的な負担： 係長の精神的な健康問題が、業務に影響を与えている。
これらの問題を解決するために、具体的な行動計画を立て、一つずつ実行していくことが重要です。
ステップ1：現状把握と情報収集
まずは、現状を正確に把握するための情報収集から始めましょう。具体的には、以下の3つのステップを実行します。
- 業務内容の可視化： 各自の業務内容を詳細にリストアップし、どの業務に時間がかかっているのか、誰がどの業務を担当しているのかを明確にします。これにより、業務分担の偏りを客観的に把握できます。
- コミュニケーションの記録： 係長と主任、それぞれの発言や行動を記録します。どのような状況で、どのような言動が見られるのかを把握することで、問題の根本原因を見つけやすくなります。
- 関係者へのヒアリング： 管理職、係長、主任、そしてあなた自身で、それぞれの考えや困っていることを率直に話し合う機会を設けます。ただし、一方的な批判は避け、建設的な対話を目指しましょう。
これらの情報収集を通じて、問題の全体像を把握し、具体的な解決策を検討するための基盤を築きます。
ステップ2：具体的な行動計画の立案
情報収集の結果を踏まえ、具体的な行動計画を立案します。この段階では、以下の3つの要素を考慮します。
- 業務分担の見直し： 係長の業務負担を軽減するために、主任に任せられる業務がないか、改めて検討します。可能であれば、管理職とも相談し、業務分担の変更を提案します。
- コミュニケーションの促進： 係長と主任が互いに話しやすい環境を作るために、定期的な1on1ミーティングの場を設けることを提案します。また、チーム全体でのランチや懇親会などを企画し、コミュニケーションを深める機会を設けます。
- 精神的なサポート： 係長の精神的な負担を軽減するために、必要に応じて、専門家（産業医やカウンセラーなど）への相談を促します。また、係長の体調不良による業務への影響を最小限にするために、業務の進捗状況を共有する仕組みを構築します。
これらの計画を実行に移す前に、管理職や関係者との合意を得ることが重要です。合意形成のためには、具体的な提案と、それによって得られるメリットを明確に説明することが効果的です。
ステップ3：実行と効果測定
計画を実行に移し、定期的に効果測定を行います。効果測定の際には、以下の3つの指標に注目します。
- 業務効率の改善： 業務分担の見直しによって、係長の業務負担が軽減されたか、主任の仕事へのモチベーションが向上したかなどを評価します。
- コミュニケーションの改善： 係長と主任のコミュニケーション頻度や質が向上したか、チーム全体の雰囲気が良くなったかなどを評価します。
- 精神的な負担の軽減： 係長の体調が安定し、業務への影響が少なくなったか、主任の仕事に対する満足度が向上したかなどを評価します。
効果測定の結果を踏まえ、必要に応じて計画を修正し、継続的に改善を図ります。このプロセスを通じて、良好な職場環境を築き、あなた自身のキャリアアップにも繋げることができます。
係長と主任への具体的なアプローチ
問題解決のためには、係長と主任、それぞれの状況に合わせたアプローチが必要です。
係長へのアプローチ
係長に対しては、まず、あなたの理解と共感を伝えることから始めましょう。係長の抱える業務負担や精神的な負担を理解し、共感することで、信頼関係を築くことができます。その上で、具体的な提案を行います。
- 業務分担の提案： 主任に任せられる業務がないか、一緒に検討することを提案します。主任のスキルや経験を考慮し、適切な業務を割り当てることで、係長の負担を軽減できます。
- 情報共有の徹底： 係長の体調不良による業務への影響を最小限にするために、業務の進捗状況を全員で共有する仕組みを提案します。例えば、週次での進捗報告会や、業務管理ツールを活用することなどが考えられます。
- 専門家への相談： 係長の精神的な負担を軽減するために、専門家（産業医やカウンセラーなど）への相談を促します。
主任へのアプローチ
主任に対しては、まず、現状の状況に対するあなたの理解と共感を伝えます。その上で、積極的に行動することを促します。
- 業務の提案： 係長に任せられる業務がないか、一緒に検討することを提案します。
- スキルアップの提案： 主任のスキルアップを支援するために、研修やセミナーへの参加を勧めます。
- 情報収集の徹底： 係長や他のメンバーとのコミュニケーションを積極的に行い、必要な情報を収集するように促します。
あなたの役割：積極的な行動が鍵
現状では、あなたが積極的に行動することが、状況を改善するための鍵となります。具体的には、以下の3つの役割を意識しましょう。
- 調整役： 係長と主任の間に入り、コミュニケーションを円滑にする役割を担います。両者の意見を聞き、相互理解を深めるための場を設けます。
- 提案者： 業務分担の見直しや、コミュニケーションの促進など、具体的な解決策を提案します。管理職や関係者との合意形成を図り、計画を実行に移します。
- サポーター： 係長と主任をサポートし、良好な職場環境を築くために、積極的に行動します。
あなたの積極的な行動が、職場全体の雰囲気を変え、あなた自身の成長にも繋がるはずです。
成功事例：職場環境改善のヒント
多くの企業や組織で、同様の問題が起きています。ここでは、成功事例を通じて、具体的なヒントを得ましょう。
- 事例1： 業務分担の見直しにより、特定の担当者に業務が集中していた状況を改善。チーム全体で業務を分担し、個々の負担を軽減。
- 事例2： コミュニケーション不足が原因で、人間関係が悪化していた職場。定期的な1on1ミーティングや、チームビルディングイベントを実施し、コミュニケーションを促進。
- 事例3： 従業員のメンタルヘルス問題が深刻化していた企業。産業医との連携を強化し、従業員の相談窓口を設置。
これらの事例から、問題解決のためには、具体的な行動計画と、継続的な改善努力が必要であることがわかります。
専門家の視点：良好な職場環境を築くために
キャリアコンサルタントとして、良好な職場環境を築くための重要なポイントをいくつかご紹介します。
- オープンなコミュニケーション： 互いに意見を言い合える環境を構築することが重要です。
- 明確な役割分担： 各自の役割を明確にし、責任の所在を明確にすることで、業務効率が向上します。
- メンタルヘルスへの配慮： 従業員のメンタルヘルスに配慮し、必要に応じて専門家への相談を促します。
- 継続的な改善： 定期的に問題点を洗い出し、改善策を講じることで、職場環境を常に向上させることができます。
これらのポイントを意識し、あなた自身の職場環境改善に役立ててください。
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まとめ：一歩踏み出す勇気を
この記事では、係長と主任のギスギスした職場環境を改善するための具体的なステップと、あなたができることを解説しました。現状を正しく理解し、具体的な行動計画を立て、実行することで、必ず状況は改善します。あなたの積極的な行動が、職場全体の雰囲気を変え、あなた自身のキャリアアップにも繋がるはずです。一歩踏み出す勇気を持って、行動を起こしましょう。
今回の記事が、あなたの職場環境改善の一助となれば幸いです。応援しています！
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