体育会系上司との上手な付き合い方：営業事務パートが陥りがちな悩みを解決
体育会系上司との上手な付き合い方：営業事務パートが陥りがちな悩みを解決
この記事では、営業事務として働くあなたが、体育会系の上司とのコミュニケーションに悩む状況を掘り下げていきます。特に、複数の上司との関係性や、報告・連絡・相談（ホウレンソウ）の取り方に焦点を当て、具体的な解決策を提示します。この記事を読むことで、あなたは上司との関係を改善し、より円滑に業務を進めるためのヒントを得られるでしょう。
営業事務のパートをしています。直属の上司Aさん、Bさんがお休みのため、さらに上の上司Cさんと1週間やり取りをする事になりました。
ABさんからは特に何も無ければ、報告業務は不要と言われており、私ともう1人の事務の女性(業務内容が異なる)もそのようにしていました。けれど、ABさんお休みの日にCさんから私宛に内線があって、業務報告をして欲しかったような示唆がありました。その場で謝罪したら、優しい口調で「いつでもフォローするから何でも言って」と言われました。けれど、同じ日にCさんがもう1人の事務に対しては指摘のメールをしており、さらにBさんと私がCCに入っていました。
時々Cさんが社内のスタッフに送るメールの口調が怖いと思っていたのですが、もう1人の事務職の方に送ったメールも厳しい内容で、公開処刑のように思え、私にも何か言いたい事があるのかと考えてしまいました。
話すといつも明るい口調の方で、酷く指摘されたりする事は無いのですが、こういう上司への対応についてポイントはあるのでしょうか？
私が業務上毎日相談するのはAさんで、Cさんは時々内線で話す事があります。
今後絡みが増えてくる可能性もあるので、Cさんへの対応のポイントをアドバイス貰えたら幸いです。
ちなみにAさんは顧客とは対等という考え方ですが、営業でかなりの結果を出しています。事務職のフォローを矢面に立ってしてくれます。Bさんは叩き上げでのし上がってきたタイプですが、部下へは無関心。Cさんも結局を出してのし上がってきたタイプで、体育会系の考え方かと思います。
上司との関係性を円滑にするための第一歩
あなたは、営業事務として働きながら、上司とのコミュニケーションに悩んでいるのですね。特に、複数の上司との関係性や、報告のタイミング、そして上司からのメールの意図について、不安を感じているようです。この章では、あなたの状況を整理し、具体的な対応策を提案します。
1. 上司Cさんの性格とコミュニケーションスタイルを理解する
まず、上司Cさんの性格とコミュニケーションスタイルを理解することが重要です。Cさんは、結果を重視する体育会系の考え方を持っているようです。このようなタイプの上司は、効率性と迅速な対応を求め、部下に対しては厳しさを見せることもあります。しかし、それは必ずしもあなた個人への敵意ではなく、組織全体のパフォーマンス向上を目的としている可能性があります。
- 観察： Cさんの言動を注意深く観察し、どのような状況で厳しい言葉を使うのか、どのような時に褒めるのかを把握しましょう。
- 情報収集： 周囲の同僚や、Cさんと親しい人に話を聞き、Cさんの人となりについて情報を集めましょう。
- 自己分析： あなた自身の行動や言動を振り返り、Cさんとのコミュニケーションで改善できる点がないか検討しましょう。
2. 報告・連絡・相談（ホウレンソウ）の徹底
Cさんのような上司は、「報・連・相」を重視する傾向があります。ABさんからは報告不要と言われていたとしても、Cさんの指示に従い、積極的に報告を行いましょう。報告の際には、以下の点を意識してください。
- タイミング： Cさんが求めるタイミングで報告を行いましょう。具体的には、重要な業務の進捗状況、問題が発生した場合、またはCさんから指示があった場合などです。
- 内容： 簡潔かつ正確に、業務の状況を伝えましょう。数字や具体的な事実に基づいた報告を心がけましょう。
- 方法： Cさんが好む方法で報告しましょう。メール、電話、直接の会話など、Cさんの指示に従いましょう。
3. メールでのコミュニケーション
Cさんからのメールの口調が厳しいと感じるかもしれませんが、それはCさんのコミュニケーションスタイルの一部かもしれません。メールを受け取った際は、以下の点に注意しましょう。
- 感情的にならない： メールの内容に感情的に反応せず、冷静に事実を把握しましょう。
- 誤解を避ける： 疑問点があれば、直接Cさんに確認しましょう。メールでのやり取りだけでは、誤解が生じる可能性があります。
- 返信の迅速さ： メールには迅速に返信し、丁寧な言葉遣いを心がけましょう。
4. 積極的なコミュニケーション
Cさんとの関係を良好にするためには、積極的なコミュニケーションが重要です。
- 挨拶： 積極的に挨拶をし、笑顔で接しましょう。
- 質問： 業務に関する疑問点があれば、積極的に質問しましょう。質問することで、あなたの意欲を伝えることができます。
- 感謝： Cさんからのアドバイスやサポートに対して、感謝の気持ちを伝えましょう。
5. 他の事務職との連携
もう一人の事務職の方との連携も重要です。Cさんからの指示やフィードバックを共有し、協力して業務を進めましょう。
情報共有することで、Cさんの意図をより深く理解し、適切な対応ができるようになります。
また、互いにサポートし合うことで、精神的な負担を軽減することもできます。
ケーススタディ：具体的な状況への対応
ここからは、具体的な状況を想定し、どのように対応すれば良いのかを解説します。
ケース1：Cさんから業務報告を求められた場合
Cさんから業務報告を求められた場合は、すぐに状況を把握し、簡潔に報告を行いましょう。例えば、
- 報告内容： 〇〇案件の進捗状況について、〇〇まで完了しています。〇〇について問題が発生しており、Aさんに相談中です。
- 対応： 報告後、Cさんからの指示を仰ぎ、指示に従って業務を進めます。
ケース2：Cさんからのメールの口調が厳しい場合
Cさんからのメールの口調が厳しいと感じた場合は、
- 事実確認： メールの内容を冷静に分析し、誤解がないか確認しましょう。
- 返信： 丁寧な言葉遣いで返信し、疑問点があれば質問しましょう。例：「〇〇について、もう少し詳しく教えていただけますでしょうか？」
- 直接の会話： 必要に応じて、Cさんに直接話を聞きに行きましょう。
ケース3：他の事務職へのメールが公開処刑のように感じた場合
他の事務職へのメールが公開処刑のように感じた場合は、
- 感情的にならない： 感情的にならず、冷静に状況を分析しましょう。
- Cさんの意図を理解する： なぜそのようなメールを送ったのか、Cさんの意図を考えましょう。
- Aさんに相談する： 困った場合は、普段から相談しているAさんに相談しましょう。
上司との関係構築に役立つ具体的なアクションプラン
ここからは、あなたがすぐに実践できる具体的なアクションプランを提示します。
1. 今週の目標設定
- 目標1： Cさんに、業務報告の頻度と方法を確認する。
- 目標2： Cさんに、業務に関する質問を1つ以上する。
- 目標3： 他の事務職の方と、Cさんからの指示やフィードバックについて情報共有する。
2. 日々の行動
- 毎日： Cさんに挨拶し、笑顔で接する。
- 業務中： 疑問点があれば、すぐに質問する。
- 業務後： その日の業務について振り返り、改善点を見つける。
3. 定期的な振り返り
- 毎週： 今週の目標達成度を評価し、来週の目標を設定する。
- 毎月： 上司との関係性の変化を評価し、改善点を見つける。
成功事例：上司との関係を改善した営業事務のケース
Aさんは、営業事務として働く中で、上司とのコミュニケーションに悩んでいました。特に、上司からの指示が曖昧で、どのように対応すれば良いのか分からず、困っていました。
そこで、Aさんは、上司とのコミュニケーションを改善するために、以下の3つのステップを実行しました。
- 上司の性格とコミュニケーションスタイルを理解する： 上司の言動を観察し、どのような状況で指示を出すのか、どのようなことを求めているのかを分析しました。
- 積極的なコミュニケーションを心がける： 上司に積極的に質問し、業務に関する疑問点を解消しました。また、上司からのアドバイスに対して、感謝の気持ちを伝えました。
- 報告・連絡・相談（ホウレンソウ）を徹底する： 業務の進捗状況や問題点について、上司に積極的に報告しました。
その結果、Aさんは上司との関係を改善し、円滑に業務を進めることができるようになりました。上司からの指示が明確になり、業務の効率も向上しました。Aさんの成功事例は、あなたも上司との関係を改善し、より良い職場環境を築くことができることを示しています。
専門家からのアドバイス
キャリアコンサルタントとして、私は多くの方々のキャリア支援をしてきました。上司との関係性に関する悩みは、非常に多く寄せられる相談の一つです。今回のケースでは、体育会系の上司とのコミュニケーションに焦点を当てましたが、上司との関係を良好にするための基本的なポイントは共通しています。
- 相手を理解する努力： 上司の性格や価値観を理解しようと努めることが、コミュニケーションの第一歩です。
- 積極的なコミュニケーション： 積極的にコミュニケーションを取り、相手との信頼関係を築くことが重要です。
- 報・連・相の徹底： 適切なタイミングで報告・連絡・相談を行うことで、上司からの信頼を得ることができます。
これらのポイントを意識し、実践することで、上司との関係を改善し、より働きやすい環境を築くことができるでしょう。
もし、あなたが上司との関係性について、さらに深く悩み、具体的なアドバイスが必要な場合は、専門家への相談を検討しましょう。
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まとめ：体育会系上司との良好な関係を築くために
この記事では、営業事務として働くあなたが、体育会系の上司とのコミュニケーションに悩む状況を解決するための具体的な方法を解説しました。上司の性格を理解し、報・連・相を徹底し、積極的なコミュニケーションを心がけることで、上司との関係を改善し、より働きやすい環境を築くことができます。
今回のケースでは、上司Cさんとの関係に焦点を当てましたが、上司との関係は、あなたのキャリアに大きな影響を与えます。積極的にコミュニケーションを取り、良好な関係を築くことで、あなたのキャリアはさらに発展するでしょう。
この記事が、あなたのキャリアアップの一助となれば幸いです。
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