「めんどくさいお局さん」からの脱却！ 職場で頼られる存在になるための3つのステップ
「めんどくさいお局さん」からの脱却！ 職場で頼られる存在になるための3つのステップ
あなたは、職場で「めんどくさい」と思われているのではないかと不安に感じていますか？ 間違いを指摘することの正しさは理解しつつも、人間関係の悪化や、仕事が回ってこなくなることへの恐れから、ジレンマを抱えているのですね。この記事では、そんなあなたの悩みを解決するために、具体的なステップと、明日から実践できるアドバイスを提供します。あなたのキャリアをより良いものにするために、一緒に考えていきましょう。
所謂お局さんのようになってしまっています。
部署では1番年上で、上司も含め全員年下です。前の会社では「主任」で部署内の事務仕事では一番上の立場だったので、まとめ役でした。
現職場は上司を含め事務処理の基本が全くわかっておらず、極端に言えば何も考えていない為、間違った処理がたくさんあります。
事務職の先輩の間違い指摘はあまり出来ないので、、極力スルーし、在籍年数が同じ子のは軽く間違いをつ伝えるようにしています。
ただ自分が処理するとなったら責任が伴うので、自分がおかしいと思う処理は出来ません。
上司が言うやり方がおかしな事が多く、よく言い争いになります。
今日も同じ事があり、事務職の子には指摘して、上司と言い争いになりました。他の方は言われたまま処理するので言い争いにならず(結果間違ってるんですが。。)スムーズに仕事ができるように見え、私は小さな事にガミガミ言う所謂面倒なお局みたいに思えてきました。。
間違った処理なので。。見つかったら問題になります。。 自分が指摘する事は正しい事だと思いってます。 ただ「めんどなやつ」と思われると。。仕事を振ってもらえなくなったりする可能性もある為。。すごく不安です。 立場は下なので、雑用、電話も人一倍取るようにし、誰かが休めばその人の仕事も進んでしています。。
間違っていても、、言われたまま「はい」と言って進めた方がかわいいとは思うのですが。。このジレンマどうしたらいいでしょうか？
まず、あなたの状況を理解しましょう。あなたは、長年の経験と知識を持ち、職場の問題を解決したいという強い責任感を持っています。しかし、その正義感が、周囲からは「めんどくさい」と誤解され、孤立してしまうのではないかと恐れている。これは、多くの人が経験するジレンマです。この記事では、このジレンマを解消し、あなたが職場で頼られる存在になるための具体的な3つのステップを提案します。
ステップ1：コミュニケーションスタイルの見直し
あなたが「めんどくさい」と思われてしまう原因の一つに、コミュニケーションスタイルが挙げられます。あなたの正義感は素晴らしいものですが、それが相手に伝わる方法によっては、逆効果になることもあります。ここでは、より効果的なコミュニケーションのための具体的な方法を解説します。
1. 相手に合わせた伝え方を意識する
あなたは、相手が年下で、事務処理の経験が浅いことを理解しています。しかし、そのことを踏まえた上で、相手に合わせた伝え方を意識することが重要です。例えば、
- 具体的な事例を挙げる: 間違いを指摘する際には、なぜそれが間違っているのか、具体的に説明しましょう。例：「〇〇の処理ですが、この方法だと税務署に提出する際に問題が生じる可能性があります。過去の事例では…」
- 相手の立場を尊重する: 相手が困惑している場合は、まずは共感の言葉をかけましょう。「〇〇さんは、この処理で困っていることはありますか？」「私も最初は戸惑いましたよ」など、相手の気持ちに寄り添う言葉を添えることで、相手は安心して話を聞けるようになります。
- 一方的な批判を避ける: 相手を非難するような言い方は避けましょう。「なぜこんなことも知らないんだ！」ではなく、「〇〇については、まだ慣れていないかもしれませんね。一緒に確認しましょうか？」といった、協力的な姿勢を示すことが大切です。
2. ポジティブな言葉遣いを心がける
言葉遣いは、相手に与える印象を大きく左右します。ネガティブな言葉遣いは、相手を不快にさせ、反発を招く可能性があります。一方、ポジティブな言葉遣いは、相手に好印象を与え、協力的な関係を築くことができます。例えば、
- 「～すべき」を「～すると良い」に変える: 「あなたは〇〇すべきです」ではなく、「〇〇をすると、より効率的になりますよ」というように、提案型の言葉遣いを心がけましょう。
- 感謝の気持ちを伝える: 相手が何かをしてくれたら、必ず感謝の気持ちを伝えましょう。「いつもありがとうございます」「助かります」といった言葉は、相手との関係を良好にするだけでなく、あなたの評価を高めることにもつながります。
- 褒め言葉を積極的に使う: 相手の良い点を見つけ、具体的に褒めましょう。「〇〇さんの丁寧な仕事ぶりは素晴らしいですね」「〇〇さんの迅速な対応にはいつも感心しています」といった言葉は、相手のモチベーションを高め、良好な人間関係を築く上で非常に有効です。
3. 感情的にならないための工夫
上司との言い争いは、感情的になりやすい場面です。感情的になると、冷静な判断ができなくなり、相手との関係を悪化させる可能性があります。感情的にならないためには、
- 深呼吸をする: 感情的になりそうになったら、深呼吸をして落ち着きましょう。
- 一旦、距離を置く: その場で解決しようとせず、一度席を外して冷静になる時間を取りましょう。
- 第三者に相談する: 同僚や友人など、信頼できる人に相談し、客観的な意見を聞きましょう。
ステップ2：問題解決能力の向上と、周囲を巻き込む力
あなたは、事務処理の知識と経験が豊富です。それを活かして、職場の問題を解決し、周囲を巻き込むことができれば、あなたは「めんどくさい」存在ではなく、頼られる存在になれるでしょう。ここでは、問題解決能力を向上させ、周囲を巻き込むための具体的な方法を解説します。
1. 問題点を整理し、可視化する
まずは、職場で発生している問題を具体的に把握し、整理しましょう。問題点を可視化することで、問題の本質を理解しやすくなり、解決策を検討しやすくなります。例えば、
- 問題リストの作成: 発生している問題点をリストアップし、それぞれの問題の発生頻度、影響範囲、原因などを整理します。
- 原因分析: 問題の原因を特定するために、5Why分析などの手法を活用します。「なぜ？」を5回繰り返すことで、問題の根本原因にたどり着くことができます。
- データ収集: 問題に関するデータを収集し、客観的な根拠に基づいた分析を行いましょう。
2. 解決策を提案し、実行する
問題点を整理したら、具体的な解決策を提案しましょう。解決策は、単に「こうすべき」という指示ではなく、具体的な手順や、メリット・デメリットを提示することが重要です。例えば、
- 解決策の提示: 問題解決のための具体的な手順を提示します。
- メリット・デメリットの提示: 解決策を実行した場合のメリットとデメリットを説明し、相手が納得できるようにします。
- 実行計画の作成: 解決策を実行するための具体的な計画を作成し、関係者と共有します。
3. 周囲を巻き込むためのコミュニケーション
問題を解決するためには、周囲の協力を得ることが不可欠です。周囲を巻き込むためには、
- 情報共有: 問題点や解決策について、関係者と積極的に情報共有を行いましょう。
- 意見交換: 解決策について、関係者の意見を聞き、議論を重ねましょう。
- 役割分担: 解決策を実行するための役割分担を明確にし、それぞれの責任範囲を明確にしましょう。
ステップ3：自己肯定感を高め、自信を持つ
あなたは、自分の能力や経験に自信を持ち、自己肯定感を高めることが重要です。自己肯定感が高まれば、周囲の評価に左右されることなく、自分の意見を主張し、積極的に行動できるようになります。ここでは、自己肯定感を高めるための具体的な方法を解説します。
1. 自分の強みを認識し、活かす
あなたは、長年の事務経験で培った知識とスキルを持っています。また、責任感が強く、周囲をサポートする能力も高いでしょう。自分の強みを認識し、それを活かすことで、自信を高めることができます。例えば、
- 自己分析: 自分の強みと弱みを客観的に分析し、強みを活かす方法を考えましょう。
- 実績の可視化: 過去の成功体験や、周囲から評価された点を記録し、可視化しましょう。
- 強みの発揮: 自分の強みを活かせる場面を積極的に探し、実践しましょう。
2. 成功体験を積み重ねる
小さな成功体験を積み重ねることで、自己肯定感を高めることができます。例えば、
- 目標設定: 小さな目標を設定し、それを達成することで、達成感と自信を得ましょう。
- タスク管理: 抱えているタスクを整理し、計画的に実行することで、効率的に目標を達成しましょう。
- 振り返り: 達成した目標を振り返り、自分の成長を実感しましょう。
3. 周囲からのフィードバックを受け入れ、成長につなげる
周囲からのフィードバックは、自分の成長を促す貴重な機会です。フィードバックを受け入れ、改善点を見つけ、成長につなげましょう。例えば、
- フィードバックの依頼: 周囲の人に、自分の仕事ぶりについてフィードバックを求めましょう。
- フィードバックの受け止め方: 批判的な意見であっても、感情的にならず、冷静に受け止めましょう。
- 改善策の実行: フィードバックを基に、改善点を見つけ、具体的な改善策を実行しましょう。
これらのステップを実践することで、あなたは「めんどくさいお局さん」から脱却し、職場で頼られる存在になることができるでしょう。しかし、これらのステップを一人で実践するのは、難しいと感じることもあるかもしれません。そんな時は、専門家のサポートを受けることも検討しましょう。
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まとめ
この記事では、職場で「めんどくさい」と思われていると感じているあなたが、頼られる存在になるための3つのステップを解説しました。
- コミュニケーションスタイルの見直し: 相手に合わせた伝え方を意識し、ポジティブな言葉遣いを心がけ、感情的にならないための工夫をしましょう。
- 問題解決能力の向上と、周囲を巻き込む力: 問題点を整理し、可視化し、解決策を提案し、実行し、周囲を巻き込むためのコミュニケーションをとりましょう。
- 自己肯定感を高め、自信を持つ: 自分の強みを認識し、活かし、成功体験を積み重ね、周囲からのフィードバックを受け入れ、成長につなげましょう。
これらのステップを実践することで、あなたは職場でより良い人間関係を築き、仕事で高い評価を得ることができるでしょう。あなたのキャリアが、より充実したものになることを心から願っています。
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