書類選考通過率UP！事務職経験者が語る、履歴書・職務経歴書の書き方徹底解説
書類選考通過率UP！事務職経験者が語る、履歴書・職務経歴書の書き方徹底解説
今回の記事では、転職活動における履歴書や職務経歴書の書き方について、具体的なアドバイスを提供します。特に、書類選考の通過率がなかなか上がらず、悩んでいるあなたに向けて、これまでの経験を活かし、希望する事務職への転職を成功させるためのヒントをお届けします。
転職の履歴書の自己PR・志望動機欄の書き方について質問させてください。
現在2度目の転職活動をしており、前職は病院の総務、前々職は労働保険関係の事務をしていました。主に総務事務、一般事務、営業事務の求人に応募しています。
履歴書の志望動機欄には「私は4年間事務職として従事してきました。今までの経験を活かし、貴社に貢献したいと考え志望いたしました。前職では総務事務職として〇〇の業務をしていました。前々職では〇〇の業務をしていました。これらの経験は貴社の業務でも活かせると考えております。」と記載しています。〇〇の部分は応募先の仕事内容に合わせて、関係のある経験を入れています。
書類の通過率が悪いので、改善したいのですが、どうすれば良いでしょうか？
ネットで志望動機の書き方を調べると、その業界を選んだ理由や、その会社じゃないといけない理由、入社したらやりたいことを書くと良いと書いてあるのですが、それがなかなか思いつきません。正直、給料や年間休日、仕事内容が自分の経験とマッチしているかなど、条件で応募先を選んでいるので、その業界・その会社じゃないといけない理由はないです。
また職務経歴書は使いまわしているのですが、応募先ごとに変えないとダメでしょうか？職務経歴書の方には志望動機は書いていません。
書類選考の通過率が上がらないという悩み、非常によく理解できます。多くの求職者が、履歴書や職務経歴書の書き方に悩み、改善策を模索しています。今回の記事では、あなたのこれまでの経験を最大限に活かし、書類選考を突破するための具体的な方法を、以下の3つのポイントに絞って解説します。
- 自己PRと志望動機の差別化： 事務職経験を魅力的に伝えるための具体的な方法
- 職務経歴書の最適化： 応募先企業に合わせたカスタマイズの重要性
- 「なぜこの会社なのか」を深掘り： 企業の求める人物像に合わせたアピール方法
1. 自己PRと志望動機の差別化：事務職経験を魅力的に伝える
履歴書の自己PRと志望動機は、あなたの経験やスキル、そして「なぜこの会社で働きたいのか」を伝える重要な要素です。多くの求職者が混同しがちなこの2つの項目を、どのように差別化し、効果的にアピールすれば良いのでしょうか。
1-1. 自己PR：あなたの「強み」を具体的に示す
自己PRでは、あなたのこれまでの経験を通して培ってきた「強み」を具体的に示しましょう。単に「事務経験があります」と書くだけでは、他の応募者との差別化ができません。あなたの強みを具体的に示すために、以下の3つのステップを参考にしてください。
- 経験の棚卸し： これまでの職務経験を振り返り、どのような業務を担当してきたのか、具体的に書き出します。例えば、「総務事務として、給与計算、社会保険手続き、備品管理などを担当」といったように、具体的な業務内容を記述します。
- スキルの抽出： 経験から得られたスキルを抽出します。例えば、給与計算の経験からは「正確性」「計算能力」、社会保険手続きの経験からは「法規知識」「対応力」、備品管理の経験からは「効率的な管理能力」「コスト意識」といったスキルが挙げられます。
- 強みの言語化： 抽出したスキルを基に、あなたの強みを言語化します。例えば、「私は、正確性と効率性を重視し、総務事務として、給与計算や社会保険手続きを滞りなく遂行してきました。また、備品管理を通じて、コスト削減にも貢献しました。」といったように、具体的なエピソードを交えながら、あなたの強みをアピールします。
例：事務職経験者の自己PR
「私は、4年間、事務職として、総務、一般事務、営業事務など、幅広い業務に携わってきました。前職では、病院の総務事務として、給与計算、社会保険手続き、備品管理などを担当し、正確かつ効率的な業務遂行を心がけてきました。特に、給与計算においては、毎月数百人分の給与を正確に計算し、遅延なく支払うことで、従業員の信頼を得てきました。また、社会保険手続きにおいても、法改正に対応し、正確な手続きを行うことで、コンプライアンス遵守に貢献しました。これらの経験を通じて、私は、正確性、効率性、対応力、そして問題解決能力を培ってきました。貴社においても、これまでの経験を活かし、迅速かつ正確な事務処理を通じて、組織の円滑な運営に貢献したいと考えています。」
1-2. 志望動機：なぜ「その会社」なのかを明確にする
志望動機では、なぜあなたが「その会社」で働きたいのかを明確に伝える必要があります。給料や年間休日といった条件面だけでなく、企業のビジョンや理念、事業内容、企業文化など、様々な要素を考慮し、あなたがその会社で働くことの意義を言語化しましょう。
- 企業研究： 企業のウェブサイト、IR情報、ニュース記事などを参考に、企業のビジョン、理念、事業内容、企業文化などを理解します。
- 自己分析： あなたの価値観、キャリアビジョン、仕事へのモチベーションなどを明確にします。
- 両者の接点を見つける： 企業とあなたの共通点を見つけ、あなたがその会社で働くことの意義を言語化します。例えば、「貴社の『〇〇』というビジョンに共感し、私も〇〇を通じて社会に貢献したいと考えています。」といったように、具体的なエピソードを交えながら、あなたの志望動機を伝えます。
例：事務職経験者の志望動機
「私は、貴社の『地域社会への貢献』という理念に深く共感し、貴社で事務職として貢献したいと考えています。前職では、病院の総務事務として、地域住民の健康を支える医療従事者をサポートする業務に携わってきました。その経験を通じて、私は、人々の役に立つ仕事にやりがいを感じるようになりました。貴社は、地域密着型の事業を展開しており、地域社会の発展に貢献しています。私は、貴社の一員として、これまでの事務経験を活かし、円滑な事務処理を通じて、地域社会への貢献を支えたいと考えています。具体的には、〇〇業務を通じて、〇〇に貢献したいと考えています。」
2. 職務経歴書の最適化：応募先企業に合わせたカスタマイズ
職務経歴書は、あなたの職務経験を詳細に伝えるための重要な書類です。多くの求職者が、使い回しの職務経歴書を使用していますが、それでは書類選考を突破することは難しいでしょう。応募先企業に合わせて、職務経歴書を最適化することが重要です。
2-1. 職務経歴書の構成要素
職務経歴書は、以下の要素で構成されます。
- 職務概要： これまでの職務経験を簡潔にまとめたもの。
- 職務詳細： 各職務における具体的な業務内容、実績、使用したツールなどを詳細に記述するもの。
- 活かせるスキル： これまでの経験を通じて培ったスキルを具体的に記述するもの。
- 自己PR： あなたの人となりや、仕事に対する価値観などを伝えるもの。
2-2. 応募先企業に合わせたカスタマイズ方法
応募先企業に合わせて、職務経歴書をカスタマイズする際には、以下の3つのポイントを意識しましょう。
- 求人情報の分析： 求人情報を詳細に分析し、企業が求めるスキルや経験を把握します。
- スキルの強調： 求人情報で求められているスキルや経験を、あなたの職務経歴書で強調します。
- 実績の数値化： 可能な限り、実績を数値化して示します。例えば、「〇〇業務の効率化により、コストを10%削減」といったように、具体的な成果をアピールします。
例：職務経歴書のカスタマイズ
あなたが応募する企業が、「顧客対応能力」を重視している場合、あなたの職務経歴書では、顧客対応に関する経験を強調し、具体的なエピソードを交えてアピールします。例えば、「前職では、顧客からの問い合わせ対応を年間〇〇件担当し、顧客満足度を〇〇%向上させました。」といったように、具体的な実績を数値化して示すことで、あなたの顧客対応能力を効果的にアピールできます。
3. 「なぜこの会社なのか」を深掘り：企業の求める人物像に合わせたアピール
書類選考を突破するためには、「なぜこの会社なのか」を深く掘り下げ、企業の求める人物像に合わせたアピールをすることが重要です。企業のウェブサイトやIR情報、ニュース記事などを参考に、企業のビジョン、理念、事業内容、企業文化などを理解し、あなたがその会社で働くことの意義を明確にしましょう。
3-1. 企業の求める人物像の理解
企業のウェブサイトや求人情報から、企業の求める人物像を読み解きましょう。企業が求める人物像は、企業のビジョンや理念、事業内容、企業文化などによって異なります。例えば、
- 成長意欲： 新しい知識やスキルを積極的に学び、自己成長を追求する姿勢。
- 問題解決能力： 問題の本質を見抜き、解決策を自ら考え、実行する能力。
- コミュニケーション能力： 相手の立場を理解し、円滑なコミュニケーションを図る能力。
- チームワーク： チームの一員として、協力して目標を達成する姿勢。
など、様々な要素が挙げられます。企業の求める人物像を理解し、あなたの経験やスキルをどのように活かせるのかを具体的にアピールしましょう。
3-2. 企業のビジョンや理念との共感
企業のビジョンや理念に共感し、あなたがその会社で働くことの意義を明確にしましょう。企業のビジョンや理念は、企業の目指す方向性を示しています。あなたが企業のビジョンや理念に共感し、あなたのキャリアビジョンと重ね合わせることで、あなたの志望動機に説得力が増します。例えば、「私は、貴社の『〇〇』というビジョンに共感し、〇〇を通じて社会に貢献したいと考えています。」といったように、具体的なエピソードを交えながら、あなたの志望動機を伝えます。
3-3. 企業文化への理解と適応
企業文化を理解し、あなたがその会社でどのように貢献できるのかをアピールしましょう。企業文化は、企業の価値観や行動様式を表しています。企業文化に適合できる人材であることを示すことで、あなたの入社意欲を効果的に伝えることができます。例えば、「私は、貴社の『〇〇』という企業文化に魅力を感じ、〇〇を通じて、貴社に貢献したいと考えています。」といったように、具体的なエピソードを交えながら、あなたの企業文化への理解と適応能力をアピールします。
これらのポイントを踏まえ、あなたの履歴書と職務経歴書をブラッシュアップし、書類選考突破を目指しましょう。
もっとパーソナルなアドバイスが必要なあなたへ
この記事では一般的な解決策を提示しましたが、あなたの悩みは唯一無二です。
AIキャリアパートナー「あかりちゃん」が、LINEであなたの悩みをリアルタイムに聞き、具体的な求人探しまでサポートします。
無理な勧誘は一切ありません。まずは話を聞いてもらうだけでも、心が軽くなるはずです。
4. まとめ：書類選考通過のための第一歩
書類選考を突破するためには、自己PRと志望動機の差別化、職務経歴書の最適化、そして「なぜこの会社なのか」を深く掘り下げることが重要です。あなたのこれまでの経験を最大限に活かし、企業の求める人物像に合わせたアピールをすることで、書類選考の通過率を格段に向上させることができます。
今回の記事で紹介した内容を参考に、あなたの履歴書と職務経歴書をブラッシュアップし、ぜひ、希望する事務職への転職を成功させてください。
“`