一般事務の職務経歴書、どう書く？経験が浅くてもアピールできる「取り組みと成果」の書き方
一般事務の職務経歴書、どう書く？経験が浅くてもアピールできる「取り組みと成果」の書き方
この記事では、一般事務職としてキャリアをスタートさせた20代の女性が、職務経歴書の「取り組みと成果」の欄をどのように埋めれば、効果的に自己アピールできるのかを解説します。特に、経験が浅く、業務改善などの目立った成果がないと感じている方でも、自身の強みを最大限に活かせるような具体的な書き方のヒントを提供します。あなたのキャリアを力強く前進させるための、実践的なアドバイスが満載です。
20代の女性です。職務経歴書に記載する職歴の【取り組みと成果】（電話応対、備品管理・・・等の下のコーナーです）を埋めようとしているのですが、引き継ぎ途中で退職したので、前々職の欄のような業務改善ネタも特に無く、書くことが下記のような事しかありません。なにかは書きたいので、是非アドバイスをいただきたいです。
ちなみに、一般事務職で条件等相違により契約の更新をしませんでした。職務経歴書に記載しない予定はございません。
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・電話応対
・備品管理
・
・
【取り組みと成果】←この場合のタイトル迷っております..
常に優先順位を確認しながら報連相を徹底し、忠実な業務の遂行に努めました。
分からないこと等は積極的に質問し、上司には“ミスもなく理解を深めようとしている姿勢がとても良い”と言って頂きました。
リモートワークは初めての経験でしたが出社時と変わらぬ作業ができるよう、率先して業務を引き受けさせて頂いたりと能動的な姿勢を心がけました。
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職務経歴書の「取り組みと成果」欄の重要性
職務経歴書は、あなたのキャリアを物語る重要なドキュメントです。特に「取り組みと成果」の欄は、あなたがこれまでの職務でどのような役割を果たし、どのような価値を提供してきたのかを具体的に示す場所です。採用担当者は、この欄を通じて、あなたのスキル、経験、そして仕事に対する姿勢を評価します。単なる業務内容の羅列ではなく、具体的なエピソードや成果を盛り込むことで、あなたの人間性やポテンシャルを効果的に伝えることができます。
「取り組みと成果」欄の書き方の基本
「取り組みと成果」欄を書く際には、以下の3つのポイントを意識しましょう。
- 具体的な業務内容を記述する: 担当した業務を具体的に記述します。例えば、「電話応対」であれば、1日の対応件数や、顧客からの問い合わせ内容などを具体的に記載します。
- あなたの「行動」を明確にする: 業務遂行のために、あなたがどのような「行動」をとったのかを具体的に記述します。例えば、「優先順位を確認しながら報連相を徹底した」という記述は、あなたの行動を具体的に示しています。
- 「成果」を数字やエピソードで示す: あなたの行動の結果、どのような「成果」が得られたのかを具体的に示します。数字で示せるものは数字で、エピソードで示せるものはエピソードで表現します。例えば、「上司から“ミスもなく理解を深めようとしている姿勢がとても良い”と言われた」という記述は、あなたの成果を具体的に示しています。
ケーススタディ：経験が浅い場合の「取り組みと成果」の書き方
経験が浅い場合でも、自己アピールできるポイントはたくさんあります。ここでは、具体的なケーススタディを通して、効果的な「取り組みと成果」の書き方を見ていきましょう。
ケース1：電話応対
悪い例:
電話応対をしました。
良い例:
電話応対：1日平均30件の電話対応を行い、顧客からの問い合わせに対応しました。
取り組み：顧客のニーズを正確に把握するために、聞き取りやすい声で、丁寧な言葉遣いを心がけました。また、対応に困った場合は、先輩社員に積極的に質問し、正確な情報をお伝えできるように努めました。
成果：顧客からのクレームを発生させることなく、スムーズな対応を心がけました。その結果、顧客満足度の向上に貢献できたと考えています。
ポイント：電話応対の件数や、顧客対応で心がけたこと、その結果として得られた成果を具体的に記述しています。顧客満足度という、目に見えない成果を、自身の行動と結びつけている点が評価できます。
ケース2：備品管理
悪い例:
備品管理をしました。
良い例:
備品管理：オフィスで使用する備品の在庫管理、発注業務を担当しました。
取り組み：備品の使用状況を定期的に確認し、在庫切れを起こさないように、発注計画を立てました。また、コスト削減のために、価格交渉にも取り組みました。
成果：在庫切れによる業務の遅延を防止し、スムーズな業務遂行をサポートしました。また、価格交渉により、年間10%のコスト削減に貢献しました。
ポイント：備品管理という業務の中で、具体的な行動（在庫管理、発注計画、価格交渉）と、その成果（業務遅延の防止、コスト削減）を数字で示しています。コスト削減という具体的な成果は、採用担当者に好印象を与えます。
ケース3：報連相の徹底と能動的な姿勢
悪い例:
常に優先順位を確認しながら報連相を徹底し、忠実な業務の遂行に努めました。
良い例:
報連相の徹底：業務の優先順位を明確にし、上司への報告・連絡・相談を徹底しました。
取り組み：業務の進捗状況を定期的に上司に報告し、問題が発生した場合は、迅速に相談しました。また、上司からの指示事項は、メモを取り、正確に理解するように努めました。
成果：上司との認識のズレをなくし、業務の円滑な遂行に貢献しました。その結果、チーム全体の業務効率が向上しました。
能動的な姿勢：リモートワークという、初めての環境下でも、積極的に業務に取り組みました。
取り組み：出社時と変わらないパフォーマンスを発揮するために、業務に必要な情報を積極的に収集し、自己学習に励みました。また、チームメンバーとのコミュニケーションを密にし、情報共有を積極的に行いました。
成果：リモートワークという環境下でも、高いパフォーマンスを発揮し、チーム全体の業務効率向上に貢献しました。
ポイント：報連相の徹底や能動的な姿勢という、抽象的な表現を、具体的な行動と成果に落とし込んでいます。リモートワークという状況下での取り組みを具体的に記述することで、あなたの適応力や問題解決能力をアピールしています。
職務経歴書作成のステップ
効果的な職務経歴書を作成するためのステップをご紹介します。
- 自己分析: 自分の強みや経験を整理し、アピールポイントを明確にします。
- 業務内容の整理: これまでの職務内容を具体的に整理し、担当した業務を洗い出します。
- 行動と成果の記述: 各業務において、どのような行動をとったのか、どのような成果が得られたのかを具体的に記述します。
- 客観的な評価の追加: 上司や同僚からの評価や、表彰された経験などがあれば、積極的に盛り込みます。
- 見直しと修正: 完成した職務経歴書を客観的に見直し、誤字脱字や表現の修正を行います。
職務経歴書作成の際の注意点
職務経歴書を作成する際には、以下の点に注意しましょう。
- 嘘や誇張はしない: 事実に基づいた情報を記載し、嘘や誇張は絶対にしないようにしましょう。
- 専門用語は避ける: 専門用語を多用すると、採用担当者に理解されにくくなる可能性があります。
- 誤字脱字に注意する: 誤字脱字は、あなたの印象を大きく損なう可能性があります。
- 第三者の意見を聞く: 友人やキャリアコンサルタントなど、第三者に添削してもらうことで、客観的な視点を取り入れることができます。
職務経歴書の「取り組みと成果」欄のタイトル例
「取り組みと成果」欄のタイトルは、あなたの経験やアピールポイントに合わせて、自由に設定することができます。以下に、いくつかのタイトル例をご紹介します。
- 業務遂行における取り組みと成果
- 顧客対応における実績
- 業務改善への貢献
- チームワークを活かした取り組み
- 自己成長への取り組み
職務経歴書作成後、次のステップへ
職務経歴書が完成したら、次は求人情報の検索や面接対策に進みましょう。あなたのキャリアを成功させるために、積極的に行動することが重要です。
まず、あなたの希望する職種や働き方に合った求人情報を探しましょう。求人サイトや転職エージェントを活用することで、効率的に求人情報を収集できます。
次に、面接対策を行いましょう。自己PRや志望動機を練り上げ、模擬面接などで実践練習を重ねることで、自信を持って面接に臨むことができます。
また、キャリアに関する悩みや疑問がある場合は、専門家への相談も検討しましょう。キャリアコンサルタントは、あなたのキャリアプランを一緒に考え、最適なアドバイスをしてくれます。
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まとめ
この記事では、一般事務職の職務経歴書における「取り組みと成果」欄の書き方について解説しました。経験が浅い場合でも、自身の強みを活かした効果的な自己アピールは可能です。具体的な業務内容、あなたの行動、そして成果を明確に記述することで、採用担当者にあなたの魅力を伝えることができます。この記事を参考に、あなたのキャリアを成功に導く職務経歴書を作成してください。
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