事務職の新生活で直面する壁を乗り越える！仕事と人間関係の悩みを解決する完全ガイド
事務職の新生活で直面する壁を乗り越える！仕事と人間関係の悩みを解決する完全ガイド
新しい職場での事務職としてのスタート、期待と不安が入り混じるものですよね。しかし、いざ働き始めると、仕事の覚え方、人間関係、そして日々の業務の進め方など、さまざまな壁に直面し、悩んでしまうことも少なくありません。今回の記事では、事務職として新しい職場に飛び込んだあなたが抱える悩みに対し、具体的な解決策と、明日から実践できるアドバイスを提示します。
相談に乗ってください。長文ですみません、、
4月下旬に新しい職場に事務職で入社して1ヶ月半が経とうとしています。
ですが一つ一つ業務を覚える前にどんどん続けて仕事が与えられます。仕事を頂けるのは喜ばしいことなのですが正直キャパオーバーで参ってしまいます。時間内に業務が終わるわけもなく、毎日1時間のサービス残業。
電話対応に関しても、水曜日のとある午後。「金曜日になったらとりあえず隣で聞いてて貰って、どんな会話してるか聞いててね。急に電話取ってとは言わないから！」と言われていたのに、木曜日出勤したら自分のデスクに電話が置かれており、私は「？？」の状態で事務長に聞こうにも常に忙しなく動いてるので話しかけられず、、挙げ句の果てには「◯◯さん（私）が電話取るので他の人は取らないように！」とおっしゃっていました。見様見真似で電話に出ては対応してるんですが、毎日「そうじゃないよね」「責任持って」等とお叱りを受けています。
小口管理に関してもある日突然任され、出納帳や小口の管理方法もろくに教えて頂けないまま（自分からは分からないことは聞きました）溜まった領収書もボンっと渡され、、月の途中で不明金が発生したので他の事務員に報告するも「とりあえず様子見てて、いずれ出てくると思うから」と言われたので心配でしたがそのまま過ごしていたら月末事務長に大変お叱りを受けました。不明金に関しては深く原因追及しなかった私も無責任ですが、事務長は常に電話してるか誰かとミーティングしてるか喋っているかで本当に話しかけられず、話しかけると「ちょっとまって」の状態から違う人と話しだしてしまうパターンが相当多いです。。学びたくても学べないので自分で悩んで、業務してる毎日です。
よく事務長にお叱りを受けるとき「Aさんもこう言ってたけど、、」「Bさんもこういってたけど、、」と他の事務の方の名前を出してくるので私が退勤した後に私に対する不満を口から漏らしてるんではないかとも思ってしまいます。
休憩時間も誰からも話しかけられません。（私より後から入社した人にはバンバン話しかけて話の輪の中に入っています）
職場内は和気藹々で結構気さくな雰囲気です。私は新入社員なので言葉遣いや態度を気をつけていわば真面目に過ごしてるですが、それが裏目に出てしまってるんでしょうか。。
事務業務を学ぶのに、やはり毎日踏ん張り自己流に学んでいくしかないのでしょうか。（ちなみに他の事務員は事務は事務でも全く業務内容が違うことをしてるので聞こうにも聞けません）
それと本音を言えばわたしも和気藹々と接したいです。皆さんは入社してどれくらいで溶け込めますか？
語彙力がなくて申し訳ございません。何かアドバイスがありましたら教えて頂きたいです。
1. 状況の整理：あなたが抱える悩みの核心
ご相談ありがとうございます。新しい職場での事務職としてのスタート、本当にお疲れ様です。まず、現状を整理し、あなたが抱えている悩みの核心を明確にしましょう。
- 業務のキャパオーバー： 業務量が多く、覚える前に次々と仕事が与えられ、時間内に終わらない。サービス残業も発生している。
- 教育体制の不備： 業務の指導が不十分で、電話対応や小口管理など、重要な業務を十分に理解できないまま任されている。
- 人間関係の悩み： 事務長とのコミュニケーションが取りづらく、他の事務員との連携も難しい。休憩時間も孤立していると感じている。
- 自己肯定感の低下： 指摘を受けることが多く、自分の能力に自信が持てなくなっている。
これらの問題は、新入社員が陥りやすい典型的な悩みです。しかし、適切な対策を講じることで、必ず状況を改善できます。一つずつ、具体的な解決策を見ていきましょう。
2. 業務に関する悩みへの具体的な対策
まずは、業務に関する悩みへの具体的な対策です。キャパオーバーや教育体制の不備は、早急に対処する必要があります。
2-1. 業務量の調整と時間管理
① 業務の可視化： まずは、自分が抱えている業務をすべてリストアップし、それぞれの業務にかかる時間を記録します。これにより、現状の業務量がどれくらいなのか、どの業務に時間がかかっているのかを客観的に把握できます。
② 優先順位の設定： リストアップした業務に優先順位をつけます。緊急度と重要度を考慮し、今日中に終わらせなければならないもの、明日以降でも良いもの、他の人に依頼できるものなどを分類します。
③ 上司への相談： 業務量が多く、時間内に終わらない場合は、必ず上司に相談しましょう。「現状の業務量では、時間内にすべての業務をこなすことが難しい」ということを具体的に伝え、業務の分担や優先順位の見直しについて相談します。
相談の際には、以下の点を意識しましょう。
- 具体的に伝える： どの業務にどれくらいの時間がかかっているのか、具体的に説明する。
- 解決策を提案する： 自分の考え（例：業務の分担、優先順位の見直し）を伝える。
- 前向きな姿勢を示す： 積極的に業務に取り組む姿勢を見せる。
④ タイムマネジメントスキルの向上： 時間管理術を学び、実践することも重要です。
- ポモドーロテクニック： 25分間の作業と5分間の休憩を繰り返すことで、集中力を維持し、効率的に業務を進める。
- タスクシュート： 1日のタスクを細分化し、それぞれのタスクにかかった時間を記録することで、時間の使い方を可視化し、改善点を見つける。
2-2. 教育体制の改善
① 質問の準備： 分からないことは、放置せずに質問することが重要です。質問する前に、自分で調べてみたこと、どこが分からないのかを具体的に整理しておくと、よりスムーズに質問できます。
② 質問の仕方： 事務長が忙しい場合は、メールやチャットで質問したり、他の事務員に相談することも検討しましょう。
質問する際のポイント
- 簡潔に要点をまとめる： 質問したい内容を簡潔にまとめ、相手に伝えやすくする。
- 具体的に質問する： どこが分からないのか、具体的に質問する。
- 感謝の気持ちを伝える： 質問に答えてくれたことへの感謝の気持ちを伝える。
③ マニュアルの作成： 自分で業務マニュアルを作成することも有効です。業務の手順や注意点をまとめ、自分自身の理解を深めるとともに、他の人に説明する際にも役立ちます。
④ 積極的に学ぶ姿勢： 積極的に業務を学び、自己成長を促しましょう。
- 資格取得： 事務系の資格（例：簿記、MOS）を取得することで、専門知識を深め、業務への理解を深める。
- セミナーへの参加： 事務スキルに関するセミナーに参加し、最新の情報やノウハウを学ぶ。
3. 人間関係に関する悩みへの具体的な対策
人間関係の悩みは、職場でのストレスを増大させる大きな要因です。積極的にコミュニケーションを図り、良好な関係を築くための対策を講じましょう。
3-1. 事務長とのコミュニケーション
① コミュニケーションの機会を作る： 事務長が忙しい場合でも、積極的にコミュニケーションの機会を作りましょう。
- 業務報告： 1日の終わりに、その日の業務内容や困ったことを簡単に報告する時間を設ける。
- 相談： 業務に関する疑問点や困っていることを相談する。
② 事務長の性格を理解する： 事務長の性格を理解し、コミュニケーションの取り方を工夫することも重要です。
- 忙しい時間帯を避ける： 事務長が忙しい時間帯を避け、比較的落ち着いている時間帯に話しかける。
- 簡潔に要点を伝える： 事務長に話しかける際は、簡潔に要点を伝え、相手の時間を奪わないようにする。
③ 事務長との信頼関係を築く： 事務長との信頼関係を築くことで、よりスムーズなコミュニケーションが可能になります。
- 真面目な姿勢を示す： 業務に真面目に取り組み、責任感を持って仕事をする姿勢を見せる。
- 報告・連絡・相談を徹底する： 困ったことや分からないことがあれば、すぐに報告・連絡・相談をする。
- 感謝の気持ちを伝える： 事務長に助けてもらった場合は、感謝の気持ちを伝える。
3-2. 他の事務員とのコミュニケーション
① 積極的に話しかける： 休憩時間など、積極的に他の事務員に話しかけ、コミュニケーションを図りましょう。
- 共通の話題を見つける： 共通の趣味や関心事など、共通の話題を見つけ、会話を広げる。
- 相手の話を聞く： 相手の話をよく聞き、共感する姿勢を示す。
- 笑顔で接する： 笑顔で接することで、相手に好印象を与える。
② 業務に関する質問をする： 業務に関する質問をすることで、他の事務員とのコミュニケーションのきっかけを作ることができます。
質問する際のポイント
- 相手の時間を尊重する： 忙しい場合は、後で質問しても良いか確認する。
- 感謝の気持ちを伝える： 質問に答えてくれたことへの感謝の気持ちを伝える。
③ チームワークを意識する： チームワークを意識し、他の事務員と協力して業務を進めることで、良好な関係を築くことができます。
- 困っている人を助ける： 他の事務員が困っている場合は、積極的に手助けをする。
- 感謝の気持ちを伝える： 他の事務員に助けてもらった場合は、感謝の気持ちを伝える。
4. 自己肯定感を高めるための具体的な対策
自己肯定感の低下は、仕事へのモチベーションを低下させ、さらに人間関係を悪化させる可能性があります。自己肯定感を高めるための具体的な対策を講じましょう。
4-1. 自分の強みを見つける
① 自己分析： 自分の強みや得意なこと、好きなことをリストアップします。
- 過去の経験を振り返る： これまでの経験の中で、成功したことや褒められたことを思い出す。
- 周囲の人に聞く： 自分の強みについて、周囲の人に聞いてみる。
② 強みを活かす： 自分の強みを活かせるように、業務に取り組みましょう。
- 得意な業務に積極的に取り組む： 得意な業務に積極的に取り組み、成功体験を積む。
- 強みを活かせるように工夫する： 業務の中で、自分の強みを活かせるように工夫する。
4-2. ポジティブな思考を心がける
① 成功体験を記録する： どんな小さなことでも、成功したことやうまくいったことを記録し、振り返ることで、自己肯定感を高めることができます。
② 失敗から学ぶ： 失敗した場合は、反省点を見つけ、次に活かすようにしましょう。失敗を恐れず、積極的に挑戦する姿勢が重要です。
③ ポジティブな言葉を使う： ポジティブな言葉を使うことで、自分の気持ちを前向きにすることができます。
- アファメーション： 肯定的な自己暗示を繰り返し唱える。
- 感謝の言葉を伝える： 周囲の人に感謝の言葉を伝える。
4-3. ストレスを解消する
① 休息を取る： 十分な睡眠を取り、心身を休ませましょう。
② 趣味を楽しむ： 自分の好きなことや興味のあることに時間を使い、気分転換を図りましょう。
③ 相談する： 悩みや不安を抱えている場合は、信頼できる人に相談しましょう。
相談相手の選び方
- 信頼できる人： 家族、友人、同僚など、信頼できる人に相談する。
- 専門家： キャリアカウンセラーや心理カウンセラーなど、専門家に相談する。
5. 新しい職場への適応期間と、周囲との関係性
「皆さんは入社してどれくらいで溶け込めますか？」という質問についてですが、これは人それぞれであり、一概には言えません。しかし、一般的には、新しい職場に慣れるまでには、数ヶ月から半年程度の期間がかかると言われています。
周囲との関係性については、積極的にコミュニケーションを図り、良好な関係を築く努力をすることで、徐々に打ち解けていくことができます。焦らず、一歩ずつ関係を深めていくことが大切です。
6. まとめ：事務職の悩みを乗り越え、成長するためのステップ
今回の記事では、事務職として新しい職場での仕事と人間関係の悩みについて、具体的な解決策を提示しました。以下に、重要なポイントをまとめます。
- 業務の可視化と優先順位付け： 業務量を把握し、効率的に仕事を進める。
- 積極的な質問と自己学習： 分からないことは質問し、積極的に学び、自己成長を促す。
- 積極的なコミュニケーション： 上司や同僚とのコミュニケーションを図り、良好な関係を築く。
- 自己肯定感を高める： 自分の強みを見つけ、ポジティブな思考を心がける。
これらの対策を実践することで、あなたは必ず、事務職としての仕事に慣れ、人間関係を改善し、自己成長を遂げることができます。焦らず、一歩ずつ、積極的に行動していきましょう。応援しています！
もっとパーソナルなアドバイスが必要なあなたへ
この記事では一般的な解決策を提示しましたが、あなたの悩みは唯一無二です。
AIキャリアパートナー「あかりちゃん」が、LINEであなたの悩みをリアルタイムに聞き、具体的な求人探しまでサポートします。
無理な勧誘は一切ありません。まずは話を聞いてもらうだけでも、心が軽くなるはずです。
“`