「同僚が仕事を増やして困る…」事務職あるあるを解決！効率的な働き方を徹底解説
「同僚が仕事を増やして困る…」事務職あるあるを解決！効率的な働き方を徹底解説
あなたは、同僚の仕事への取り組み方に困った経験はありませんか？ 特に、事務職では、効率を重視する人と、細部にこだわる人との間で、仕事の進め方に対する考え方の違いから摩擦が生じやすいものです。今回の記事では、まさにそのような状況に直面している方に向けて、具体的な解決策を提示します。効率的な働き方を実現し、あなた自身のキャリアをより良いものにするためのヒントが満載です。
事務職です。私はどちらかと言うと断捨離が好きで、仕事は手間を減らしながらやっていく人なんですけど、同僚はその逆で、ノウハウがありすぎるためにやることやマストが増えていく人です…。私は納期重視なんですけど、彼女は中身にすごくこだわりたいと言うか。チラシ作成一枚にしても・・。中身にこだわるのもわかるんだけど、私から見ると彼女自身の首をしめているだけで、仕事が増えていくだけっていうか…。効率が悪いなぁと思います・・。ちなみに、納期重視で考えたい理由の1つとしては、うちの会社は残業代がつかなくて、サービス残業になってしまうので、定時内で仕上げたいのです(もちろんクオリティーは普通に保っていると思います)でも彼女の場合、締め切りギリギリでも中身を重視しようとする…。そういう人には何を言ってもだめなんでしょうか? 自分はそのパターンの人だ!と言う人の意見を聞きたいです。なぜそんなこだわるんですかね? そこそこのクオリティーでいいじゃない?
1. なぜ同僚は仕事を増やしてしまうのか？背景にある価値観を理解する
まず、同僚がなぜ仕事を増やしてしまうのか、その背景にある価値観を理解することが重要です。単に「効率が悪い」と決めつけるのではなく、彼女が仕事に込めている思いや、大切にしている価値観に目を向けてみましょう。そこには、彼女なりの「こだわり」や「プロ意識」が存在するはずです。
1-1. 完璧主義と質の追求
多くの人が、仕事の質に対して高い基準を持っている場合があります。特に、クリエイティブな仕事や、顧客に直接影響を与える仕事の場合、細部にまでこだわり、完璧を追求しようとする傾向があります。チラシ作成の例で言えば、デザインの細部、文章表現、色の組み合わせなど、様々な要素にこだわり、最高のものを追求しようとするかもしれません。
解決策：
- 優先順位の明確化： 彼女がこだわるポイントと、本当に重要なポイントを一緒に整理し、優先順位をつける。
- 時間管理の意識： 納期を意識し、時間内に最高のパフォーマンスを発揮できるよう、計画を立てる。
1-2. 知識欲と情報収集癖
新しい知識を得ることや、情報を収集することに喜びを感じる人もいます。特に、ITスキル、事務スキル、マーケティングスキルなど、専門的な知識を深めることに熱心な人は、より良い仕事をするために、常に新しい情報を収集し、それを仕事に活かそうとします。これは、一見すると仕事が増えているように見えるかもしれませんが、長期的に見れば、業務効率の向上や、より質の高い成果に繋がる可能性もあります。
解決策：
- 情報共有の促進： 彼女が収集した情報を、チーム内で共有する場を設けることで、他のメンバーもその恩恵を受けられるようにする。
- スキルアップの機会提供： 彼女のスキルアップを支援することで、モチベーションを高め、より効率的な働き方を模索するきっかけを与える。
1-3. 責任感と自己肯定感
仕事に対して強い責任感を持っている人は、一つ一つの業務を丁寧にこなし、完璧な成果を追求しようとします。また、仕事を通じて自己肯定感を得ている人も多く、自分の仕事の質を高めることに喜びを感じます。これは、一見すると「仕事が増える」原因になるかもしれませんが、チーム全体のクオリティ向上に貢献している場合もあります。
解決策：
- フィードバックの実施： 彼女の努力や成果を具体的に評価し、フィードバックを行うことで、自己肯定感を高め、モチベーションを維持する。
- 役割分担の見直し： 彼女の強みを活かせるような役割分担を行い、より効率的に業務を進められるようにする。
2. 効率的な働き方を実現するための具体的なステップ
同僚との摩擦を避けるためには、単に「効率的に仕事をしてほしい」と伝えるだけでは不十分です。具体的なステップを踏み、お互いが納得できる落とし所を見つける必要があります。
2-1. コミュニケーションの徹底
まずは、同僚とのコミュニケーションを密にすることが重要です。彼女がなぜその仕事にこだわっているのか、何を目指しているのかを理解しようと努めましょう。そして、あなたの考えや、なぜ効率を重視したいのかを、丁寧に説明しましょう。お互いの考えを共有することで、建設的な対話が生まれるはずです。
具体的なアクション：
- 定期的な1on1ミーティング： 定期的に1対1のミーティングを行い、仕事の進捗状況や、抱えている課題について話し合う。
- オープンなコミュニケーション： 疑問や不安があれば、遠慮なく質問し、率直な意見交換を行う。
- 傾聴の姿勢： 相手の話を最後まで聞き、理解しようと努める。
2-2. 業務プロセスの可視化と改善
次に、現在の業務プロセスを可視化し、改善点を見つけ出すことが重要です。業務フロー図を作成したり、タスク管理ツールを活用したりすることで、どこに無駄があるのか、ボトルネックになっている部分はどこなのかを明確にすることができます。そして、お互いが納得できる形で、業務プロセスの改善策を検討しましょう。
具体的なアクション：
- 業務フロー図の作成： 現在の業務プロセスを図で可視化し、各ステップにかかる時間や、担当者を明確にする。
- タスク管理ツールの導入： タスク管理ツールを活用し、タスクの進捗状況や、優先順位を可視化する。
- 定期的な見直し： 定期的に業務プロセスを見直し、改善点がないか確認する。
2-3. ツールやスキルの活用
業務効率を上げるためには、ツールやスキルの活用も不可欠です。例えば、以下のようなツールやスキルを積極的に活用することで、業務時間を短縮し、より質の高い成果を出すことが可能になります。
具体的な例：
- 情報収集ツール： GoogleアラートやFeedlyなどのツールを活用し、必要な情報を効率的に収集する。
- タスク管理ツール： TrelloやAsanaなどのツールを活用し、タスクの進捗状況を管理する。
- コミュニケーションツール： SlackやMicrosoft Teamsなどのツールを活用し、チーム内のコミュニケーションを円滑にする。
- ITスキル： ExcelやPowerPointなどのスキルを向上させることで、業務効率を格段に向上させる。
3. 相手に「寄り添う」コミュニケーション術
同僚との関係を良好に保ちながら、効率的な働き方を実現するためには、相手に「寄り添う」コミュニケーションが不可欠です。相手の気持ちを理解し、尊重する姿勢を示すことで、相手もあなたの意見を受け入れやすくなります。
3-1. 相手の価値観を尊重する
まずは、相手の価値観を尊重する姿勢を示しましょう。彼女がなぜその仕事にこだわっているのかを理解しようと努め、その価値観を否定するような言動は避けましょう。「あなたのこだわりは素晴らしいけれど、今回は納期も大切にしたい」というように、相手の価値観を認めつつ、自分の意見を伝えることが重要です。
具体的な表現例：
- 「〇〇さんのように、細部までこだわって仕事ができるのは素晴らしいと思います。」
- 「今回のチラシは、〇〇さんのこだわりを活かしつつ、納期に間に合うように、優先順位をつけて進めていきましょう。」
3-2. 具体的な提案をする
単に「効率的に仕事をしてほしい」と伝えるだけではなく、具体的な提案をすることが重要です。例えば、「この部分は、もう少し簡略化しても、十分クオリティを保てると思います。代わりに、この部分に時間をかけませんか？」というように、具体的な提案をすることで、相手も納得しやすくなります。
具体的な提案例：
- 「チラシのデザインは、〇〇さんのアイデアを活かしつつ、テンプレートを活用して、時間を短縮しませんか？」
- 「今回のチラシは、〇〇さんの得意な部分に集中して、他の部分は、私の方でサポートさせてください。」
3-3. 感謝の気持ちを伝える
相手の努力や貢献に対して、感謝の気持ちを伝えることも重要です。感謝の気持ちを伝えることで、相手との信頼関係が深まり、より円滑なコミュニケーションを築くことができます。「いつもありがとうございます。〇〇さんの丁寧な仕事のおかげで、お客様からの評価も高いです」というように、具体的な言葉で感謝の気持ちを伝えましょう。
具体的な表現例：
- 「いつも、細部までこだわって、素晴らしい成果を出してくれてありがとうございます。」
- 「〇〇さんの努力のおかげで、チーム全体のクオリティが向上しています。」
4. サービス残業問題への対処法
今回の相談者の方の悩みとして、サービス残業の問題がありました。残業代が出ない状況で、効率的に仕事を進めることは、非常に重要な課題です。会社に改善を求めることも重要ですが、ここでは、個人でできる対策について解説します。
4-1. タイムマネジメントの徹底
まず、自分のタイムマネジメントを徹底しましょう。1日の業務時間を可視化し、タスクごとにどのくらいの時間がかかるのかを把握します。そして、納期までの時間を逆算し、計画的に業務を進めるようにしましょう。タスク管理ツールや、時間管理アプリを活用するのも効果的です。
具体的なアクション：
- タスクの洗い出し： 1日の業務内容をすべて洗い出し、タスクごとに必要な時間を予測する。
- 優先順位付け： 納期と重要度を考慮し、タスクの優先順位をつける。
- 時間管理ツールの活用： GoogleカレンダーやToggl Trackなどのツールを活用し、時間の使い方を可視化する。
4-2. 上司や同僚との連携
サービス残業を減らすためには、上司や同僚との連携も重要です。自分の業務量が多く、時間内に終わらない場合は、上司に相談し、業務量の調整や、人員の増強を検討してもらいましょう。また、同僚と協力して、業務を分担したり、効率的な方法を模索したりすることも有効です。
具体的なアクション：
- 上司への相談： 業務量が多く、時間内に終わらない場合は、上司に相談し、状況を説明する。
- 同僚との連携： 同僚と協力して、業務を分担したり、効率的な方法を模索する。
- 業務の標準化： 業務プロセスを標準化し、誰でも同じように業務をこなせるようにする。
4-3. 会社の制度の活用
会社によっては、残業時間を減らすための制度や、効率的な働き方を支援する制度を設けている場合があります。例えば、ノー残業デー、時差出勤制度、テレワーク制度などです。これらの制度を積極的に活用することで、残業時間を減らし、プライベートな時間を確保することができます。
具体的なアクション：
- 会社の制度の確認： 会社の制度を確認し、利用できる制度がないか確認する。
- 制度の活用： ノー残業デー、時差出勤制度、テレワーク制度などを積極的に活用する。
- 制度の改善提案： 会社に、残業時間を減らすための制度の改善を提案する。
5. まとめ：より良い働き方を実現するために
同僚との仕事の進め方の違いに悩んでいるあなたへ。今回の記事では、その悩みを解決するための具体的な方法を提示しました。同僚の価値観を理解し、コミュニケーションを密にすることで、お互いの理解を深め、より良い関係を築くことができます。そして、業務プロセスの可視化や、ツール・スキルの活用、相手に寄り添うコミュニケーションを実践することで、効率的な働き方を実現し、あなた自身のキャリアをより良いものにすることができます。サービス残業の問題に関しても、タイムマネジメントの徹底、上司や同僚との連携、会社の制度の活用など、様々な対策を講じることができます。
これらの方法を実践し、あなた自身の働き方を見直すことで、より充実した毎日を送ることができるはずです。焦らず、一歩ずつ、理想の働き方に近づいていきましょう。
もっとパーソナルなアドバイスが必要なあなたへ
この記事では一般的な解決策を提示しましたが、あなたの悩みは唯一無二です。
AIキャリアパートナー「あかりちゃん」が、LINEであなたの悩みをリアルタイムに聞き、具体的な求人探しまでサポートします。
無理な勧誘は一切ありません。まずは話を聞いてもらうだけでも、心が軽くなるはずです。
“`