総務事務の試用期間後のテストってどんな内容？人前で話すのが苦手な私が克服できた方法も伝授！

4月から社会人としてスタートし、総務事務として働くあなた。試用期間が終わり、いよいよ正社員になるタイミングで「テスト」があるという話を聞き、どんな内容なのか、どのように対策すれば良いのかと不安を感じていることでしょう。さらに、人前で話すのが苦手という悩みも抱えているかもしれませんね。この記事では、あなたの抱える疑問を解消し、自信を持って新しい一歩を踏み出せるよう、具体的なアドバイスを提供します。

4月から社会人になった高卒女です。総務事務です。試用期間が終わり正社員になるときにテスト？をするみたいなことを言われたのですが、どんな感じですか？普段の態度とかから決められるだけでしょうか。それともなにか発表したりするのでしょうか。

あと、わたしは人前で喋るのが苦手なのですが、働いてから慣れましたか？苦手だった人教えてください。

それと総務事務は具体的にどのような仕事をするのでしょうか。

試用期間後のテストの内容とは？

試用期間後のテストと聞くと、まるで試験のようなものを想像しがちですが、実際には企業によってその内容は大きく異なります。一般的には、あなたのこれまでの勤務態度や業務への取り組み、能力などを総合的に評価するものが多く、筆記試験やプレゼンテーションを伴う場合もあれば、面談のみの場合もあります。

1. 評価方法の多様性

テストの内容は、企業の規模や文化、そして総務事務という職種特有の性質によって異なります。いくつかの例を挙げてみましょう。

勤務態度・行動評価: 普段の業務への取り組み方、同僚とのコミュニケーション、上司への報告・連絡・相談の徹底度など、日々の行動が評価の対象となる場合です。これは、あなたの仕事に対する姿勢や、チームの一員としての適性を測る上で非常に重要な要素となります。
能力評価: 総務事務として必要な知識やスキルを測るために、筆記試験や実技試験が実施されることがあります。例えば、パソコンスキル（Word、Excel、PowerPointなど）、ビジネスマナー、電話応対、書類作成能力などが問われる可能性があります。
面談: 上司や人事担当者との面談を通して、あなたの成長度合いや今後のキャリアプランについて話し合う機会が設けられることもあります。面談では、あなたの強みや弱み、そして仕事に対する意欲などをアピールするチャンスです。
プレゼンテーション: 特定のテーマについてプレゼンテーションを行うことで、あなたの論理的思考力、表現力、そして人前で話す能力を評価する企業もあります。

2. 準備しておきたいこと

テストの内容が具体的にどのようなものか事前に知ることができれば、それに合わせて準備を進めることができます。もし、テスト内容が不明な場合は、上司や人事担当者に積極的に質問してみましょう。質問することで、あなたの意欲を伝えることにもつながります。

自己分析: 自分の強みや弱み、これまでの業務での成果や課題を整理しておきましょう。
業務内容の復習: これまで担当した業務内容を振り返り、どのようなスキルを習得できたのか、どのような課題に直面し、どのように解決したのかを具体的に説明できるようにしておきましょう。
ビジネスマナーの確認: 電話応対、来客対応、メールの書き方など、基本的なビジネスマナーを再確認しておきましょう。
パソコンスキルの向上: Word、Excel、PowerPointなどの基本的な操作ができるようにしておきましょう。
企業研究: 会社の理念やビジョン、事業内容などを理解し、自分がどのように貢献できるのかを考えておきましょう。

人前で話すのが苦手なあなたへ：克服への道

人前で話すのが苦手という悩みは、多くの人が抱えるものです。しかし、適切なトレーニングと心構えを持つことで、必ず克服できます。総務事務の仕事においても、人前で話す機会は意外と多く、電話応対や社内会議での発言、プレゼンテーションなど、様々な場面でコミュニケーション能力が求められます。

1. 段階的なステップ

人前で話すのが苦手な人が、すぐに大勢の前で話せるようになるのは難しいものです。まずは、小さなステップから始め、徐々に慣れていくことが大切です。

自己紹介から始める: 職場の人たちに自己紹介をする際、自分の名前だけでなく、趣味や特技、仕事への意気込みなどを少し付け加えて話してみましょう。
少人数での会話に慣れる: 同僚や上司と1対1で話す機会を増やし、自分の考えや意見を積極的に伝える練習をしましょう。
会議での発言: 会議で積極的に発言するよう心がけましょう。最初は簡単な質問や意見からでも構いません。
プレゼンテーションの練習: プレゼンテーションをする機会があれば、事前に十分な準備をし、練習を重ねましょう。

2. 具体的な対策

人前で話すのが苦手な人が、克服するためにできる具体的な対策をいくつかご紹介します。

準備を徹底する: 話す内容について、事前に十分な準備をすることで、自信を持って話せるようになります。資料を作成したり、話す内容を整理したり、練習を重ねたりすることで、本番での不安を軽減できます。
練習を重ねる: 鏡の前で話す練習をしたり、家族や友人に聞いてもらったりすることで、自分の話し方の癖や改善点に気づくことができます。
呼吸法を意識する: 緊張すると呼吸が浅くなりがちです。深呼吸をすることで、心拍数を落ち着かせ、リラックスすることができます。
視線を意識する: 話す相手の目を見て話すことで、相手に真剣さが伝わり、自信を持って話すことができます。
失敗を恐れない: 失敗しても、それは成長の糧になります。失敗を恐れずに、積極的に挑戦することが大切です。
話し方のプロに学ぶ: スピーチ教室に通ったり、話し方の本を読んだりして、プロの技術を学ぶのも有効です。

3. 成功事例

人前で話すのが苦手だった人が、克服して活躍している例はたくさんあります。例えば、ある女性は、入社当初は電話に出るのも怖かったそうですが、先輩社員の指導や、ロープレを重ねるうちに、徐々に自信をつけていきました。今では、社内外の様々な場面で、積極的にコミュニケーションを取り、周囲から信頼される存在になっています。

総務事務の具体的な仕事内容

総務事務の仕事は、会社の円滑な運営を支える、非常に重要な役割を担っています。その仕事内容は多岐にわたり、会社の規模や組織体制によっても異なりますが、一般的には以下のような業務が含まれます。

1. 庶務業務

会社の日常的な業務を円滑に進めるための業務です。

備品管理: 文房具やオフィス用品などの在庫管理、発注、補充を行います。
郵便物の管理: 郵便物の受取、仕分け、発送を行います。
電話応対: 電話の一次対応、担当者への取り次ぎを行います。
来客対応: 来客の受付、応接室への案内、お茶出しなどを行います。
書類作成: 議事録、報告書、申請書などの書類作成を行います。
社内イベントの企画・運営: 社員旅行や忘年会などの社内イベントの企画・運営を行います。

2. 労務業務

従業員の働きやすい環境を整えるための業務です。

勤怠管理: 従業員の出退勤の記録、休暇の管理を行います。
給与計算: 給与計算に関する事務作業を行います。
社会保険手続き: 健康保険、厚生年金保険、雇用保険などの加入・脱退手続きを行います。
福利厚生: 従業員の福利厚生に関する事務手続きを行います。
安全衛生管理: 職場環境の安全衛生管理を行います。

3. 資産管理

会社の資産を適切に管理するための業務です。

固定資産管理: 建物、土地、備品などの固定資産の管理を行います。
契約管理: 賃貸契約、リース契約などの契約書の管理を行います。
社宅管理: 社宅の管理を行います。

4. その他の業務

上記以外にも、会社によっては以下のような業務を担当することもあります。

株主総会対応: 株主総会の準備、運営を行います。
法務関連業務: 契約書の作成、チェックなどを行います。
広報関連業務: プレスリリースの作成、メディア対応などを行います。
防災対策: 防災訓練の実施、防災設備の管理などを行います。

総務事務として働くことのメリットとデメリット

総務事務の仕事には、多くの魅力がある一方で、大変な面もあります。ここでは、総務事務として働くことのメリットとデメリットを比較検討してみましょう。

メリット

様々な業務に携われる: 庶務、労務、資産管理など、幅広い業務に携わることで、様々な知識やスキルを習得できます。
社内の様々な人と関わる機会が多い: 社内の様々な部署の人と関わる機会が多く、コミュニケーション能力を向上させることができます。
会社の運営を支えるやりがい: 会社の円滑な運営を支えることで、大きなやりがいを感じることができます。
安定した職種: 多くの企業で必要とされる職種であり、安定して働くことができます。
ワークライフバランスが取りやすい: 残業が少ない傾向があり、ワークライフバランスを重視したい人には適しています。

デメリット

ルーティンワークが多い: 定型的な業務が多く、単調に感じることもあります。
責任が重い: 会社の運営を支える重要な役割を担うため、責任が重く感じることもあります。
専門知識が必要: 労務や法務など、専門的な知識が必要となる場合があります。
臨機応変な対応が求められる: トラブルが発生した場合など、臨機応変な対応が求められることがあります。
地味な仕事が多い: 目立つ仕事ばかりではないため、地味な仕事が多いと感じることもあります。

総務事務としてキャリアアップするには？

総務事務としてキャリアアップするためには、様々な方法があります。以下に、具体的なキャリアアップの方法をご紹介します。

1. スキルアップ

総務事務として必要なスキルを磨くことで、キャリアアップを目指すことができます。

専門知識の習得: 労務管理士、社会保険労務士、簿記などの資格を取得することで、専門知識を深めることができます。
パソコンスキルの向上: Word、Excel、PowerPointなどのスキルを向上させることで、業務効率を上げることができます。
コミュニケーション能力の向上: 社内外との円滑なコミュニケーションを図ることで、人間関係を構築し、仕事を進めやすくなります。
語学力の向上: 英語などの語学力を習得することで、グローバルな業務に対応できるようになります。

2. 経験を積む

様々な業務を経験することで、スキルアップにつながり、キャリアの幅を広げることができます。

様々な業務に挑戦する: 積極的に新しい業務に挑戦し、経験を積むことで、スキルの幅を広げることができます。
リーダーシップを発揮する: チームをまとめ、リーダーシップを発揮することで、評価が上がり、昇進につながることがあります。
異動を経験する: 部署異動を経験することで、様々な業務を経験し、視野を広げることができます。

3. 資格取得

総務事務に関連する資格を取得することで、専門性を高め、キャリアアップに繋げることができます。

ビジネス実務法務検定: 法律に関する知識を深めることができます。
秘書検定: ビジネスマナーやコミュニケーション能力を向上させることができます。
MOS（Microsoft Office Specialist）: パソコンスキルを証明することができます。
社会保険労務士: 労務に関する専門家として、キャリアアップを目指すことができます。
中小企業診断士: 経営に関する知識を深め、経営コンサルタントとして活躍することも可能です。

4. キャリアプランの構築

自分のキャリアプランを明確にすることで、目標に向かって効果的に努力することができます。

目標設定: 将来的にどのようなキャリアを築きたいのか、具体的な目標を設定しましょう。
自己分析: 自分の強みや弱み、興味のある分野などを分析し、キャリアプランに反映させましょう。
情報収集: 業界の動向や、キャリアアップに関する情報を収集しましょう。
計画実行: 立てたキャリアプランを実行に移し、定期的に見直しを行いましょう。

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まとめ

試用期間後のテストは、あなたの勤務態度や能力を評価するものであり、企業によってその内容は異なります。事前に準備をすることで、自信を持って臨むことができます。人前で話すのが苦手なあなたも、段階的なステップと具体的な対策を実践することで、必ず克服できます。総務事務の仕事は、会社の運営を支えるやりがいのある仕事です。キャリアアップを目指し、様々なスキルを習得し、経験を積むことで、あなたの可能性を広げることができます。この記事が、あなたのキャリアを切り開くための一助となれば幸いです。

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