「キレられるお局様」卒業！事務職で「また会いたい」と思われる愛されキャラになるための自己診断チェックリスト
「キレられるお局様」卒業！事務職で「また会いたい」と思われる愛されキャラになるための自己診断チェックリスト
この記事では、事務職として長年経験を積んできたものの、周囲とのコミュニケーションで悩みを抱えているあなたに向けて、具体的な改善策を提案します。特に、書類の依頼や不明点の確認時に相手を不快にさせてしまい、キレられたり、無視されたりといった経験がある方、そして、なぜか「不機嫌そう」に見えてしまい、人間関係で損をしてしまうと感じているあなたへ。あなたの抱える悩みを解決し、事務職として円滑なコミュニケーションを築き、「また会いたい」と思われるような魅力的な存在になるための具体的な方法を、自己診断チェックリスト形式で解説していきます。
顔が不貞腐れているように見えるから、キレられるのか？むしろ、不安感を表現したほうが良いと信じていたけれど、笑顔で伝えるほうが良いのでしょうか？40代のいい年したおばさんなんですけど、キレられる理由が全くわかりませんでした。
事務職をしていたのですが、書類を依頼したり、不明な点を聞くと、相手を突き詰めているようなイメージがあるのか、書類を投げつけられたり、無視されたり、キレられたりして、自分には向いていないと他の仕事を始めたのですが、もしかすると、ああいうのは馬鹿みたいに笑顔で明るく渡さないと無理なのかもしれないと、最近思い始めました。
必要性を説明するよりも、こいつは馬鹿だから出してやらないと仕方ないというか。むしろ事務だから、笑顔で落ち着かせるのが仕事だろうという思いなのでしょうか？事務処理っていうくらいだから、テキパキ速く、淡々と処理するのが普通だと思っていたのですが。
馬鹿っぽくても笑顔で、手間暇かけて話聞いてって人のほうが、給料いい気がします。気のせいでしょうか？
ちなみに若い頃もキレられましたが、今もさほど変わりないです。どちらかというと、データ処理の仕事のほうならうまくいきましたが、WEB系や作業系、ゆる〜く官公庁派遣（全く向いてなかった）の仕事をしている間にRPAとかの話題を耳にするようになりましたが、全くついていけない世界になり、今は全く別の仕事をしています。
自己診断チェックリスト：あなたのコミュニケーションスタイルを徹底分析！
まずは、あなたのコミュニケーションスタイルを客観的に分析することから始めましょう。以下のチェックリストで、あなたの現状を把握し、改善点を見つけ出しましょう。
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表情について
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話し方について
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コミュニケーションの内容について
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仕事への姿勢について
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チェックリストの結果からわかること
上記のチェックリストで、当てはまる項目が多かったほど、あなたのコミュニケーションスタイルに改善の余地があると言えます。特に、表情、話し方、コミュニケーションの内容、仕事への姿勢の4つの側面から、あなたの現状を把握し、具体的な改善策を検討していきましょう。
- チェックリストの結果が0～3個だった方: あなたのコミュニケーションスタイルは良好です。現状を維持しつつ、さらに磨きをかけていきましょう。
- チェックリストの結果が4～7個だった方: コミュニケーションに改善の余地があります。この記事で紹介する具体的な対策を参考に、意識的に改善に取り組んでみましょう。
- チェックリストの結果が8個以上だった方: コミュニケーションスタイルを大きく見直す必要があります。この記事で紹介する対策を実践し、周囲との関係性を積極的に改善していく努力が必要です。
ステップ1：第一印象を劇的に変える！笑顔と表情筋トレーニング
「顔が不貞腐れているように見える」という指摘は、あなたの第一印象を大きく左右します。まずは、笑顔の練習と表情筋トレーニングで、明るく親しみやすい印象を作りましょう。
1. 笑顔の練習
- 鏡を見て笑顔の練習： 鏡の前で、口角を上げて自然な笑顔を作る練習をしましょう。最初はぎこちなくても、継続することで自然な笑顔が作れるようになります。
- 笑顔のバリエーション： 状況に応じた笑顔の使い分けを練習しましょう。例えば、感謝を伝える笑顔、共感を伝える笑顔、親近感を抱かせる笑顔など、様々な笑顔を練習することで、より豊かな表情を表現できるようになります。
- 写真や動画の活用： 自分の笑顔を写真や動画で撮影し、客観的に見て改善点を見つけましょう。他の人と比較して、自分の笑顔の課題を把握することも有効です。
2. 表情筋トレーニング
- 顔ヨガ： 表情筋を鍛える顔ヨガを取り入れましょう。顔ヨガは、顔の筋肉を意識的に動かすことで、表情筋を鍛え、顔のたるみやシワを改善し、若々しい印象を与える効果があります。
- 口角上げトレーニング： 口角を上げる筋肉を鍛えるトレーニングを行いましょう。割り箸をくわえて口角を上げる、口の中で舌を回すなどのトレーニングが効果的です。
- 表情筋マッサージ： 顔の筋肉をマッサージして、血行を促進し、表情を柔らかくしましょう。顔のむくみを解消し、スッキリとした印象を与える効果もあります。
ステップ2：話し方を改善！好印象を与えるコミュニケーション術
次に、話し方を改善し、相手に好印象を与えるコミュニケーション術を身につけましょう。早口、声が小さい、相手の目を見ないといった話し方の癖を改善し、相手に伝わりやすい話し方を意識することが重要です。
1. 話し方の改善
- ゆっくり話す： 意識してゆっくりと話すことで、落ち着いた印象を与え、相手に内容が伝わりやすくなります。話すスピードを意識し、相手が理解しやすいように、間を空けながら話すことも効果的です。
- ハキハキと話す： 声を大きくし、ハキハキと話すことで、自信と誠実さを伝えることができます。声のトーンを意識し、相手に聞き取りやすいように、適切な音量で話すように心がけましょう。
- 相手の目を見て話す： 相手の目を見て話すことで、真剣さや誠実さを伝えることができます。ただし、じっと見つめすぎると威圧感を与えてしまうため、適度なアイコンタクトを心がけましょう。
2. コミュニケーションスキルの向上
- 傾聴： 相手の話をしっかりと聞き、共感を示すことで、信頼関係を築くことができます。相手の話に耳を傾け、相槌を打ち、質問をすることで、相手に寄り添う姿勢を示しましょう。
- 質問： 相手に質問をすることで、会話を深め、相手との距離を縮めることができます。相手の意見を引き出し、理解を深めるために、オープンクエスチョン（はい・いいえで答えられない質問）を活用しましょう。
- アサーション： 自分の意見を相手に伝えつつ、相手の意見も尊重するアサーションを意識しましょう。相手を尊重し、建設的なコミュニケーションを心がけることで、円滑な人間関係を築くことができます。
ステップ3：事務職のプロとして！円滑なコミュニケーションを築くための具体的な行動
事務職として、書類の依頼や不明点の確認は日常的に発生します。相手に気持ちよく協力してもらい、スムーズに業務を進めるために、具体的な行動を意識しましょう。
1. 丁寧な言葉遣いと態度
- 丁寧な言葉遣い： 敬語を正しく使い、相手に失礼のない言葉遣いを心がけましょう。丁寧な言葉遣いは、相手への敬意を示し、良好な関係を築くための基本です。
- 感謝の気持ちを伝える： 相手に協力してもらった際には、感謝の気持ちを言葉で伝えましょう。感謝の言葉は、相手との関係を良好にし、次回の協力を得やすくします。
- 相手の立場を理解する： 相手の状況や気持ちを理解し、共感する姿勢を示しましょう。相手の立場に立って考えることで、より適切なコミュニケーションが可能になります。
2. 依頼と確認の際の工夫
- 依頼の際は、目的と期限を明確に伝える： 依頼の目的と期限を明確に伝えることで、相手はスムーズに業務に取り掛かることができます。なぜその書類が必要なのか、いつまでに必要なのかを具体的に伝えましょう。
- 不明点の確認は、相手に寄り添う姿勢で： 不明点を確認する際は、相手を責めるような口調ではなく、丁寧に質問しましょう。相手が理解しやすいように、具体的に質問し、相手の回答をしっかりと聞きましょう。
- 相手の負担を軽減する工夫： 相手の負担を軽減するために、事前に必要な情報を整理したり、代替案を提示したりするなどの工夫をしましょう。相手の立場に立って、できる限りのサポートをすることで、良好な関係を築くことができます。
3. 報連相の徹底
- 報告： 進捗状況や結果を、上司や関係者に定期的に報告しましょう。報告を怠ると、誤解が生じたり、問題が大きくなったりする可能性があります。
- 連絡： 緊急時や重要な事項は、迅速に連絡しましょう。連絡を怠ると、業務に支障をきたす可能性があります。
- 相談： 困ったことや判断に迷うことがあれば、上司や同僚に相談しましょう。一人で抱え込まずに、周囲に相談することで、問題解決の糸口が見つかることがあります。
ステップ4：自己肯定感を高め、自信を持って仕事に取り組む
自己肯定感は、あなたの仕事へのモチベーションを高め、周囲との良好な関係を築く上で非常に重要です。自己肯定感を高めるための具体的な方法を紹介します。
1. 自分の強みを知る
- 自己分析： 自分の強みや得意なことを把握しましょう。自己分析を通して、自分の長所を認識し、自信を持つことができます。
- 周囲からのフィードバック： 周囲の人に、自分の強みや改善点について尋ねてみましょう。客観的な意見を聞くことで、自己理解を深めることができます。
- 成功体験の積み重ね： 小さな成功体験を積み重ねることで、自己肯定感を高めることができます。目標を設定し、達成することで、自信を深めましょう。
2. ポジティブな思考を習慣にする
- 感謝の気持ちを持つ： 日常生活の中で、感謝の気持ちを持つように心がけましょう。感謝の気持ちを持つことで、心の余裕が生まれ、前向きな気持ちで過ごすことができます。
- 成功をイメージする： 目標達成に向けて、成功をイメージしましょう。成功をイメージすることで、モチベーションを高め、行動力を高めることができます。
- 失敗から学ぶ： 失敗を恐れずに、そこから学びましょう。失敗から学び、改善することで、成長し、自信を深めることができます。
3. ストレスを解消する
- 趣味や休息： 趣味や休息の時間を確保し、心身のリフレッシュを図りましょう。ストレスを解消することで、心身の健康を保ち、仕事への集中力を高めることができます。
- 運動： 適度な運動は、ストレス解消に効果的です。運動習慣を取り入れることで、心身の健康を維持し、前向きな気持ちで過ごすことができます。
- 相談： 悩みを一人で抱え込まず、信頼できる人に相談しましょう。相談することで、気持ちが楽になり、問題解決の糸口が見つかることがあります。
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成功事例：愛されキャラ事務員Aさんの変身
40代のAさんは、長年事務職として勤務していましたが、書類の依頼や確認の際に、相手にキレられたり、無視されたりすることが多く、人間関係に悩んでいました。そこで、この記事で紹介した方法を実践した結果、見事に「愛されキャラ」事務員へと変身を遂げました。
- 笑顔と表情筋トレーニング： 常に笑顔を心がけ、表情筋トレーニングを継続した結果、Aさんの表情は柔らかくなり、話しかけやすい印象になりました。
- 話し方の改善： 話すスピードをゆっくりにし、ハキハキと話すように意識したことで、相手に内容が伝わりやすくなり、誤解も減りました。
- 丁寧な言葉遣いと態度： 敬語を正しく使い、感謝の気持ちを伝えるようにしたことで、周囲からの評価が格段に向上しました。
- 自己肯定感の向上： 自分の強みを認識し、小さな成功体験を積み重ねることで、自信を持って仕事に取り組めるようになりました。
Aさんの変化を見た周囲の同僚からは、「以前より話しかけやすくなった」「いつも笑顔で、頼みやすい」といった声が聞かれるようになり、Aさんは人間関係のストレスから解放され、仕事へのモチベーションも向上しました。今では、Aさんは周囲から頼られる存在となり、事務職として充実した日々を送っています。
まとめ：あなたも「愛されキャラ」事務員になれる！
この記事では、事務職で人間関係に悩んでいるあなたが、「また会いたい」と思われるような魅力的な存在になるための具体的な方法を紹介しました。笑顔と表情筋トレーニング、話し方の改善、丁寧なコミュニケーション、自己肯定感の向上など、実践的なアドバイスを参考に、ぜひあなたの職場での人間関係を改善し、充実した毎日を送ってください。あなたの努力は必ず報われます。一歩ずつ、理想の自分へと近づいていきましょう！
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