育休明けの事務職、残業地獄からの脱出！仕事のやり方を見直して、快適ワークライフを手に入れる方法
育休明けの事務職、残業地獄からの脱出！仕事のやり方を見直して、快適ワークライフを手に入れる方法
この記事では、育休から復帰した事務職のあなたが直面する「残業が多い」「仕事のやり方が非効率」といった悩みを解決するための具体的な方法を解説します。特に、同じ事務職でも部署によって仕事のやり方が異なり、残業時間に大きな差が出ている現状を踏まえ、あなた自身の働き方を見直し、より効率的で快適なワークライフを実現するためのヒントをお届けします。
この度育休から職場復帰をしました。
休業前は本社に居ましたが休業中に家庭の事情で引っ越しをした関係で復帰はa支社にて復職をさせてもらいました。職種は事務職です。同じ事務職でも部署が異なるので仕事内容は完全に同じではありません。被る部分もありますが以前は本社の総務、労務、人事、経理の一部って感じなので支社の事務部門の取りまとめ？的な感じでした。仕事内容が違うので本社が上とか下とか言う考えは社内では無いです。
今は支社の営業事務のような感じです。
私が復帰させて頂いた支社の事務の方々は他の支社の同じ職務の方よりも残業が多いようです。
最近、本社の元上司からa支社の事務の残業が他に比べて多いんだけど、◯さんから見てどう？という感じで探りの電話が来ました。上司は事務部門の1番上の方で私の元直属の上司です。
仕事内容や会社の状況が休業前と大きく変わってるので何とも言えないので気づいたことがあれば相談させてもらいます。という感じでその場は終わりました。
私が疑問に思った仕事のやり方を下記に書かせていただくので客観的に改善するべきなのかアドバイスを頂けると嬉しいです。
＊データ保存について1つにまとめない。基本的には会社の共有サーバーを使用しますが、書類によりGoogleドライブのスプレッドを使ってみたりドロップボックスに保存してみたりいろんな場所に保存。そこに規則性はありません。
＊Googleドライブのスプレッドを使うけど何故か全員同じアカウントを共有。これは何か意味があるんですか？同じアカウントなので誰が編集したか分からないため名前を入力します。面倒だし編集権限を自分の会社用のGoogleアカウントに与えていいか一応確認したらスルーされました
＊共有アドレスをとりあえずCCにいれる。自分に関係ないメールが大量に来ます。
そのせいか常にメーラーを開いています。
同じ業務でも本社の今の部署と同じ業務をしている人たちは全くと言っていいほど残業をしていません。a支社の人は残業を誰よりもしてるけど未処理の仕事が山積みでデスクもぐちゃぐちゃ、後ろは書類や不要なファイルが山積みです。ちなみに業務量は本社の方が多いです。
私は自分の意見を言うのが苦手なタイプだし育休明けだし今は教えてもらう立場なので余計に意見を言えません。このまま今の部署の人達の仕事のやり方に合わせると私まで残業が多くなるので少しずつやんわりと変えていきたいです。
一般的な残業が多い人や部署の特徴と改善点、または実体験なども教えて頂けると助かります。育休明けだしとにかく不要な残業とかしたくないし道連れになるのは嫌なので結構必死です。よろしくお願いします。
残業地獄からの脱出！ まずは現状を把握し、原因を特定しよう
育休からの復帰、おめでとうございます！新しい環境での仕事、慣れないことも多く大変ですよね。特に、残業が多い部署に配属されると、余計に不安を感じるかもしれません。しかし、ご安心ください。残業が多い原因を特定し、適切な対策を講じれば、必ず状況は改善できます。
まず、現状を客観的に把握することから始めましょう。具体的には、以下の3つのステップで進めます。
- 自分の業務内容を可視化する
- 残業時間の内訳を分析する
- 部署全体の業務フローを観察する
1. 自分の業務内容を可視化する
まずは、あなたが現在行っている業務内容をリストアップし、それぞれの業務にかかる時間を記録します。1週間程度記録することで、どの業務に時間がかかっているのか、無駄な時間はないかなど、客観的に把握できます。記録には、エクセルやGoogleスプレッドシート、またはタスク管理ツールなどを活用すると便利です。
記録する項目としては、以下のようなものが挙げられます。
- 業務内容（例：書類作成、電話対応、メール対応、データ入力など）
- 開始時間
- 終了時間
- 所要時間
- 備考（例：〇〇さんの対応に時間がかかった、〇〇の書類を探すのに時間がかかったなど）
この記録を通じて、自分の業務におけるボトルネック（つまり、時間がかかっている原因）を特定することができます。例えば、特定の書類作成に時間がかかっている場合は、その書類のフォーマットや手順に問題がないか、見直す必要があります。
2. 残業時間の内訳を分析する
次に、残業時間の内訳を分析します。具体的には、何時に出社し、何時に退社しているのか、残業時間はどの業務に費やされているのかを把握します。これも、1週間程度の記録で十分です。
記録する項目としては、以下のようなものが挙げられます。
- 出社時間
- 退社時間
- 残業時間
- 残業理由（例：書類作成、メール対応、会議、個別の業務など）
この記録を通じて、残業の原因を特定することができます。例えば、毎日同じような理由で残業している場合は、その原因に対する具体的な対策を講じる必要があります。例えば、メール対応に時間がかかっている場合は、メールの整理方法を見直したり、定型文を作成したりするなどの対策が考えられます。
3. 部署全体の業務フローを観察する
最後に、部署全体の業務フローを観察します。他の人がどのように仕事を進めているのか、どのようなツールやシステムを利用しているのかを観察することで、非効率な部分や改善点を見つけることができます。特に、あなたよりも早く仕事を終えている人や、残業が少ない人の仕事のやり方を参考にすると良いでしょう。
観察するポイントとしては、以下のようなものが挙げられます。
- 書類の整理方法
- データの保存方法
- メールの対応方法
- コミュニケーションの取り方
- 使用しているツールやシステム
これらの情報を収集し、あなたの業務に活かせる部分がないか検討しましょう。
具体的な改善策：非効率な仕事のやり方を改善する
現状を把握したら、具体的な改善策を講じていきましょう。ここでは、あなたが抱えている問題点と、それに対する具体的な改善策を提示します。
1. データ保存の統一化
現状：書類によって保存場所が異なり、規則性がない。
改善策：
- 保存場所のルールを明確にする：会社の共有サーバーを基本とし、Googleドライブやドロップボックスを使用する場合は、特定のプロジェクトや部署に限定するなど、明確なルールを設けます。
- ファイル名のルールを統一する：日付、プロジェクト名、書類の種類などを組み合わせたファイル名ルールを定め、検索性を高めます。
- 不要なファイルは削除する：定期的に不要なファイルを整理し、ストレージ容量を確保します。
- 上司や同僚に相談する：まずは、上司や同僚に相談し、データ保存に関するルールについて意見交換を行い、部署全体で統一したルールを作成することを目指しましょう。
2. Googleドライブの共同アカウント利用
現状：全員が同じアカウントを共有しており、誰が編集したか分からず、編集権限も与えられない。
改善策：
- 個人アカウントの利用を検討する：個人の会社用Googleアカウントを作成し、それぞれの編集権限を付与することで、誰が編集したのかを明確にし、セキュリティも向上させます。
- アカウントの使い分けを提案する：共有アカウントは閲覧専用とし、編集が必要な場合は個人アカウントを使用するなど、アカウントの使い分けを提案します。
- 上司に相談する：まずは、上司に相談し、個人アカウントの利用や編集権限の付与について検討してもらいましょう。
3. 不要なCCメールの削減
現状：自分に関係のないメールが大量に届き、常にメーラーを開いている。
改善策：
- メーリングリストの活用：部署内やプロジェクトごとにメーリングリストを作成し、必要な人にだけ情報を共有することで、不要なメールを削減します。
- CCのルールを明確にする：CCに入れるべき相手と、そうでない相手を明確にし、無駄なCCを減らします。
- メールの整理術を身につける：受信トレイの整理、フォルダ分け、フィルタリング機能を活用し、重要なメールを見逃さないようにします。
- 上司や同僚に相談する：まずは、上司や同僚に相談し、メールの利用方法について意見交換を行い、部署全体で効率的なメール運用を目指しましょう。
4. 業務の標準化と効率化
現状：残業が多く、未処理の仕事が山積み。
改善策：
- 業務の可視化：業務内容をリスト化し、それぞれの業務にかかる時間や手順を明確にします。
- 業務フローの見直し：業務フローを分析し、無駄な工程や重複している作業を洗い出し、改善策を検討します。
- ツールの活用：タスク管理ツール、プロジェクト管理ツール、コミュニケーションツールなどを活用し、業務の効率化を図ります。
- マニュアルの作成：定型的な業務については、マニュアルを作成し、誰でも同じように作業できるようにします。
- 上司や同僚に相談する：業務の標準化や効率化について、上司や同僚に相談し、一緒に改善策を検討しましょう。
自分の意見を伝えるための戦略
育休明けで、自分の意見を言うのが苦手な場合でも、状況を改善するために、少しずつ意見を伝えていく必要があります。ここでは、あなたの意見を円滑に伝えるための戦略を紹介します。
1. 段階的なアプローチ
一度にすべての問題点を指摘するのではなく、段階的に改善を提案しましょう。まずは、比較的取り組みやすい問題から着手し、徐々に大きな問題へと進んでいくことで、周囲の理解を得やすくなります。
2. 事実とデータに基づいた提案
感情的な言葉ではなく、事実とデータに基づいて提案することで、客観性を高め、相手に納得してもらいやすくなります。例えば、「データ保存のルールが統一されていないため、〇〇の書類を探すのに〇〇分かかりました」など、具体的な事例を交えて説明します。
3. ポジティブな表現を心がける
改善提案をする際は、相手を非難するような表現ではなく、ポジティブな言葉遣いを心がけましょう。「〇〇を改善することで、業務効率が向上し、残業時間の削減につながります」など、メリットを強調することで、相手の協力を得やすくなります。
4. 相談という形で提案する
直接的な指示ではなく、「〇〇について、何か良い方法があれば教えていただけますか？」など、相談という形で提案することで、相手に圧迫感を与えずに、意見を受け入れてもらいやすくなります。
5. 周囲を巻き込む
一人で抱え込まず、上司や同僚に相談し、一緒に改善策を検討しましょう。周囲を巻き込むことで、より多くの意見が集まり、効果的な改善策を見つけることができます。また、周囲の協力が得られやすくなり、スムーズに改善を進めることができます。
これらの戦略を参考に、あなたの状況に合わせて、少しずつ意見を伝えていくようにしましょう。
成功事例から学ぶ：残業を減らした人たちの工夫
実際に残業を減らし、ワークライフバランスを実現した人たちの成功事例から、具体的なヒントを学びましょう。
事例1：業務効率化ツールを導入し、残業時間を半減させたAさん（30代、事務職）
Aさんは、以前は毎日2〜3時間の残業をしていましたが、業務効率化ツールを導入したことで、残業時間を半減させることができました。具体的には、タスク管理ツールを導入し、業務の優先順位付けや進捗管理を徹底しました。また、RPA（Robotic Process Automation）を導入し、定型的な業務を自動化することで、大幅な時間短縮を実現しました。
Aさんの教訓：
- ツールの導入は、業務効率化の強力な武器となる。
- まずは、自分の業務を可視化し、ボトルネックを特定することが重要。
- 上司や同僚と協力し、ツール導入のメリットを共有することで、スムーズな導入が可能になる。
事例2：コミュニケーション方法を見直し、残業を減らしたBさん（40代、事務職）
Bさんは、以前はメールのやり取りに時間がかかり、残業の原因となっていました。そこで、コミュニケーション方法を見直し、メールの件名を具体的にしたり、電話や対面でのコミュニケーションを積極的に行うようにしました。また、社内チャットツールを導入し、リアルタイムでの情報共有を促進することで、メールのやり取りを減らし、残業時間を削減しました。
Bさんの教訓：
- コミュニケーション方法を見直すことで、業務効率が格段に向上する。
- メールの件名を具体的にすることで、相手に要件が伝わりやすくなり、スムーズなやり取りが可能になる。
- 社内チャットツールを活用することで、リアルタイムでの情報共有が可能になり、メールのやり取りを減らすことができる。
事例3：業務分担を見直し、残業を減らしたCさん（30代、事務職）
Cさんは、業務量が偏っており、特定の業務に時間がかかっていました。そこで、上司に相談し、業務分担を見直してもらい、他の人に業務を割り振ることで、自分の負担を軽減しました。また、業務の標準化を進め、誰でも同じように作業できるようにすることで、業務効率を向上させました。
Cさんの教訓：
- 業務分担を見直すことで、個人の負担を軽減し、全体の効率を向上させることができる。
- 上司や同僚と協力し、業務分担について話し合うことが重要。
- 業務の標準化を進めることで、誰でも同じように作業できるようになり、業務効率が向上する。
これらの事例から、残業を減らすためには、自分の状況に合わせて、様々な工夫をすることが重要であることがわかります。まずは、現状を把握し、問題点を特定することから始め、具体的な改善策を講じていきましょう。
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育休明けの事務職、残業地獄からの脱出！ まとめ
育休明けの事務職として、残業が多い部署で働くことは、心身ともに大きな負担となります。しかし、適切な対策を講じることで、必ず状況は改善できます。この記事では、残業が多い原因を特定し、具体的な改善策を提示しました。以下に、重要なポイントをまとめます。
- 現状を把握する：自分の業務内容を可視化し、残業時間の内訳を分析し、部署全体の業務フローを観察する。
- 非効率な仕事のやり方を改善する：データ保存の統一化、Googleドライブの共同アカウント利用の見直し、不要なCCメールの削減、業務の標準化と効率化を図る。
- 自分の意見を伝える：段階的なアプローチ、事実とデータに基づいた提案、ポジティブな表現、相談という形での提案、周囲を巻き込む。
- 成功事例から学ぶ：業務効率化ツール、コミュニケーション方法、業務分担の見直しなど、様々な工夫を参考に、自分の状況に合わせて改善策を講じる。
これらのポイントを参考に、あなた自身の働き方を見直し、より効率的で快適なワークライフを実現してください。育休明けの貴重な時間を、仕事だけでなく、家族との時間や自分のための時間にも有効活用できるよう、応援しています。
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