チームの役割分担に悩む3年目社員へ：状況を打開する具体的な3つのステップ
チームの役割分担に悩む3年目社員へ：状況を打開する具体的な3つのステップ
この記事は、チーム内での役割分担に悩み、特に後輩や事務職員のパフォーマンス不足に苦しんでいる入社3年目のあなたへ向けたものです。日々の業務で「自分の仕事が増える一方だ」「上司は見て見ぬふりをしている」と感じ、どのように状況を改善すれば良いのか分からず、もどかしい気持ちでいるのではないでしょうか。この記事では、あなたの抱える悩みを深く理解し、具体的な解決策と、より良いキャリアを築くためのヒントを提供します。
当方、入社3年目の者です。上司、私、後輩、事務職員の4人チームを組んでいるのですが、後輩と事務職員が職責を果たしていないと感じています。
また、その結果、2人の尻拭いを私がしています。どうしたらよいでしょうか？
職責を果たしていないと考える理由は、後輩については、当時の私の半分も仕事ができないためです。自分で考える力がないと感じており、初めて取り組む仕事だと、一度教えたことでできるものも、やり方を聞いてくる等、考えている様子が窺えません。
事務職員については、他チームの事務職員と同等の仕事しか振っていないのに、捌ききれないためです。そのため、私が半分代わりにやっていますが、大体1～2時間で終わります。つまり、事務職員の仕事は集中すれば半日あれば終わるので、何がキャパオーバーなのか？馬鹿にしているのか？と感じています。
また、上司は問題点を把握していると思いますが、上に報告してくれません。つまり、私が尻拭いしてチームが回っているなら良いと考えているようです。上司からは、申し訳ないとか、助かっているとか言われますが、そんな言葉はいいから、まともな人員がチームに来るよう上に掛け合って欲しいと思っています。
尻拭いをしなければいけないこと、それ自体も面白くないですが、上司が2人を叱責しないことや、結局、自分の仕事量が2人に左右されることが面白くありません。
問題の改善策としては、
- 上司が2人を叱責し、1人前になるよう育てる
- 上に掛け合い、チームの人員の再編成をしてもらう
- 上に掛け合い、私が別チームへ移動する
があると考えています。どれが1番現実的でしょうか？また、他に妙案があれば教えてください。ご回答よろしくお願い致します。
現状分析：なぜ問題は起きているのか？
まず、あなたの置かれている状況を客観的に分析してみましょう。問題の本質を理解することで、より効果的な解決策を見つけることができます。
- 後輩の能力不足： 入社3年目であるあなたが、入社年数の浅い後輩の指導をしながら、自分の業務もこなしている状況は、大きな負担になっているはずです。後輩の成長を促すための指導にも、多くの時間と労力が割かれていることでしょう。
- 事務職員の業務効率の悪さ： 事務職員が抱える問題は、能力不足なのか、それとも業務量の管理能力の問題なのか、見極める必要があります。いずれにせよ、あなたの業務を圧迫している原因の一つであることは間違いありません。
- 上司の対応： 上司が問題点に気づいているにも関わらず、具体的な対策を講じないことは、あなたにとって大きな不満の原因でしょう。上司は、あなたに頼りきっているか、あるいは問題を軽視している可能性があります。
- あなたの負担： 尻拭いをすることで、あなたの業務量が増加し、残業時間の増加や、自身のキャリア形成に費やす時間の減少に繋がっている可能性があります。
ステップ1：問題の可視化と上司との建設的な対話
現状を打開するための最初のステップは、問題を可視化し、上司との建設的な対話を行うことです。感情的にならず、冷静に状況を伝え、具体的な改善策を提案することが重要です。
- 現状の可視化： 自分の業務内容、後輩や事務職員の業務内容、そしてそれにかかる時間を具体的に記録します。例えば、1日の業務時間を記録し、どの業務にどれだけの時間を費やしているのかを可視化します。後輩の指導にどれだけの時間を割いているのか、事務職員の業務をどれだけ手伝っているのかを具体的に示すことで、問題の深刻さを客観的に伝えることができます。
- 上司との面談： 記録したデータをもとに、上司との面談をセッティングします。面談では、まず感謝の気持ちを伝え、その上で、現状の課題を具体的に説明します。「いつもありがとうございます。おかげさまで、チームは順調に回っていますが、最近、業務量のバランスに課題を感じています。」といったように、相手を尊重する姿勢を示しましょう。
- 具体的な提案： 問題点を伝えるだけでなく、具体的な改善策を提案します。例えば、「後輩の育成プランを一緒に考え、成長をサポートする時間を設ける」「事務職員の業務効率を上げるための研修を検討する」「チーム全体の業務分担を見直し、私の負担を軽減する」といった提案が考えられます。
- 期待する結果の明確化： 上司に何を期待するのかを明確に伝えましょう。「後輩の成長をサポートするための時間的余裕が欲しい」「チーム全体の業務効率を上げるための具体的な指示が欲しい」など、具体的な要望を伝えることで、上司も対応しやすくなります。
ステップ2：チーム全体の改善策の検討と実行
上司との対話を通じて、チーム全体の改善策を検討し、実行に移しましょう。このステップでは、後輩の育成、事務職員の業務効率化、そしてあなたの負担軽減を目指します。
- 後輩の育成プラン： 後輩の能力向上は、あなたの負担を軽減するだけでなく、チーム全体のパフォーマンス向上にも繋がります。後輩のスキルレベルを把握し、具体的な目標を設定し、成長をサポートする計画を立てましょう。OJT（On-the-Job Training）や、外部研修の活用も検討しましょう。
- 事務職員の業務効率化： 事務職員の業務効率が悪い原因を分析し、改善策を検討します。業務の標準化、ツールの導入、業務フローの見直しなど、様々な方法が考えられます。事務職員と協力し、一緒に問題解決に取り組む姿勢を示すことが重要です。
- 業務分担の見直し： あなたの業務負担を軽減するために、チーム全体の業務分担を見直します。あなたの得意分野に集中できるような業務分担にすることで、モチベーションも向上し、チーム全体の生産性も向上するはずです。
- 上司への報告と進捗管理： 改善策の実行状況を定期的に上司に報告し、進捗状況を共有します。問題点や課題があれば、上司と協力して解決策を検討し、改善を重ねていきましょう。
ステップ3：自己成長とキャリア形成
チームの状況改善と並行して、自己成長とキャリア形成にも目を向けましょう。現状の課題を乗り越える過程で得られる経験は、あなたのキャリアにとって貴重な財産となります。
- 自己分析： 自分の強みと弱みを客観的に分析し、今後のキャリアプランを考えましょう。チーム内での役割、得意な業務、興味のある分野などを考慮し、具体的な目標を設定します。
- スキルアップ： 自分のキャリアプランに必要なスキルを習得するために、積極的に学習に取り組みましょう。社内研修、外部セミナー、資格取得など、様々な方法があります。
- 社内異動の検討： チームの状況が改善しない場合や、自分のキャリアプランに合わない場合は、社内異動を検討することも一つの選択肢です。人事部に相談したり、他の部署の情報を収集したりして、自分の可能性を広げましょう。
- 転職も視野に： 状況が改善せず、どうしても今の環境で働き続けることが難しい場合は、転職も視野に入れましょう。転職エージェントに相談し、自分のキャリアプランに合った企業を探すのも良いでしょう。
これらのステップを踏むことで、あなたはチームの状況を改善し、自身のキャリアをより良い方向に進めることができるでしょう。焦らず、一歩ずつ、着実に進んでいくことが大切です。
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成功事例：チームの課題を乗り越えたAさんのケース
Aさんは、入社3年目の営業職。チーム内のベテラン社員のパフォーマンスが低く、そのしわ寄せがAさんに来ていました。Aさんは、上司に相談するも、具体的な対策は講じられず、悩んでいました。
そこで、Aさんは、まず現状を可視化することから始めました。自分の業務内容、ベテラン社員の業務内容、そしてそれにかかる時間を詳細に記録しました。その結果、Aさんの業務時間の多くが、ベテラン社員のフォローに費やされていることが判明しました。
Aさんは、記録したデータをもとに、上司との面談をセッティング。冷静に現状を説明し、具体的な改善策を提案しました。具体的には、ベテラン社員のスキルアップのための研修の実施、業務分担の見直し、そしてAさんの業務負担を軽減するためのサポート体制の構築を提案しました。
上司はAさんの提案を受け入れ、ベテラン社員との面談を実施。その結果、ベテラン社員の意識改革が促され、徐々にパフォーマンスが向上しました。また、Aさんの業務負担も軽減され、Aさんは自分の得意分野である営業活動に集中できるようになりました。
この経験を通じて、Aさんは、問題解決能力、コミュニケーション能力、そしてリーダーシップ能力を向上させることができました。その後、Aさんは、社内での昇進を果たし、より大きな責任を担うようになりました。
専門家からのアドバイス：キャリアコンサルタントの視点
キャリアコンサルタントとして、私は、チーム内での役割分担に悩む多くの相談者と接してきました。今回のケースで最も重要なのは、問題の根本原因を特定し、それに対する具体的な対策を講じることです。
まず、上司とのコミュニケーションを密にし、問題意識を共有することが重要です。感情的にならず、客観的なデータに基づいて、現状を説明し、具体的な改善策を提案しましょう。上司が協力的でない場合は、人事部に相談することも検討しましょう。
次に、自己成長にも目を向けることが大切です。問題解決能力、コミュニケーション能力、そしてリーダーシップ能力を磨くことで、あなたのキャリアは大きく開花するでしょう。積極的にスキルアップに取り組み、自分の市場価値を高めましょう。
最後に、状況が改善しない場合は、転職も視野に入れることも大切です。自分のキャリアプランに合った企業を探し、より良い環境で働くことも、あなたの選択肢の一つです。
まとめ：あなたのキャリアを切り開くために
この記事では、チーム内での役割分担に悩み、苦しんでいるあなたへ、具体的な解決策と、キャリアを切り開くためのヒントを提供しました。現状を分析し、上司との対話を通じて、チーム全体の改善策を実行に移しましょう。そして、自己成長にも目を向け、積極的にスキルアップに取り組みましょう。
あなたのキャリアは、あなたの努力次第で、必ずより良い方向に進むはずです。諦めずに、一歩ずつ、着実に進んでいきましょう。応援しています。
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