「仕事がないのに出勤するのは無駄？」大学秘書のテレワークに関する悩み解決
「仕事がないのに出勤するのは無駄？」大学秘書のテレワークに関する悩み解決
この記事では、大学の研究室秘書としてパートタイムで働くあなたが抱える、テレワークに関する悩みについて掘り下げていきます。仕事がないのに出勤を求められ、年次有給休暇の取得を余儀なくされる状況は、非常にストレスフルですよね。この記事では、あなたの状況を詳細に分析し、具体的な解決策と、より良い働き方を見つけるためのヒントを提供します。
私の考えが甘い？
週4で大学の研究室の秘書パートをしています。パートですがテレワーク対応もしており、12月は月曜日と木曜日のみ出勤し残り二日はテレワークというスタイルでやってます。コロナが始まってから仕事が本当に少なくて、他の秘書さんも参っているくらい暇です。出張も無く、学会もあったとしてオンライン、研究も進んでないので物品購入もほぼ無く…。そんな中、一応大学自体は12月28日が仕事納めなのですがうちの大学はそれぞれ各部署の事務室ごとに、こういう連休と連休の間にできた１日だけの出勤日を事務室閉室として休みにできるのです。ただし時給の職員や派遣は休みたければその日は有給を入れて休むしかありません。正職員は有給を使わず休みになります。今年の12月28日は月曜日で私は出勤日でしたが、事務室閉室のため書類の提出も無く、郵便物の受け取りもないので秘書をしている教授にテレワークにしてもいいかと聞いたら構わないと言われたので、事務室に出勤→テレワークの申請をしたところ「テレワーク→出勤への変更はあり得るけど、教授の指示ではなく自分の要望での出勤→テレワークへの変更はありえないから休みたければ年休取ってください」と言われました。こっちだって掃除、資料整理等やれることは限界までやってきて、出勤しても仕事がないのです。これってサボりだと思われたってことですよね。
現状分析：なぜ「仕事がないのに出勤」という状況になるのか？
まず、あなたの置かれている状況を詳しく見ていきましょう。大学の研究室秘書という職種は、研究活動をサポートする重要な役割を担っています。しかし、コロナ禍の影響で、研究活動が停滞し、出張や学会、物品購入などが減少した結果、業務量が大幅に減ってしまっているという現状があります。
具体的に、以下の点が問題として挙げられます。
- 業務量の減少: コロナ禍による研究活動の制限が、秘書業務の減少に直結しています。
- テレワークの柔軟性の欠如: 教授の許可を得てテレワークを希望しても、大学側のルールで認められないという矛盾が生じています。
- 年次有給休暇の取得義務: 仕事がないにも関わらず、年次有給休暇を取得しなければならないという不公平感。
- 「サボり」という誤解: 状況を理解してもらえず、サボっていると誤解されることへの不安。
これらの問題は、あなたのキャリアに対する不安や不満、そしてモチベーションの低下につながる可能性があります。しかし、これらの問題は、適切な対策を講じることで解決可能です。
解決策1：上司とのコミュニケーションと状況説明
まず、最も重要なのは、上司や大学側にあなたの状況を正確に伝えることです。感情的にならず、論理的に説明することが重要です。
- 事実の明確化: 具体的に、現在の業務内容と、それがどれだけ少ないかを説明します。例えば、「1日のうち、〇時間は業務がなく、資料整理や掃除などに時間を費やしています」といった具体的な例を挙げます。
- 提案: テレワークの許可を求めるだけでなく、業務効率化のための提案も行いましょう。「業務がない時間は、テレワークで資料作成や情報収集を行い、効率的に業務を進めたい」といった具体的な提案をすることで、前向きな姿勢を示すことができます。
- 記録の活用: 業務日報や、日々の業務内容を記録することで、あなたの努力を可視化し、上司に理解を求めやすくします。
コミュニケーションのポイント
- 定期的な面談: 上司との定期的な面談を設定し、進捗状況や課題を共有する場を設けます。
- 書面での記録: 口頭での説明だけでなく、メールや書面で記録を残すことで、言った言わないのトラブルを回避します。
- 建設的な姿勢: 問題解決に向けて、積極的に提案し、協力的な姿勢を示すことが重要です。
解決策2：大学の就業規則と労働条件の確認
次に、大学の就業規則と労働条件を確認し、あなたの権利を理解することが重要です。
- 就業規則の確認: テレワークに関する規定、年次有給休暇の取得に関するルール、そして業務命令に関する規定を確認します。
- 労働条件の確認: 労働時間、休憩時間、賃金、そして解雇に関する条件などを確認します。
- 専門家への相談: 必要に応じて、労働問題に詳しい専門家（弁護士や社会保険労務士）に相談し、アドバイスを求めましょう。
確認すべきポイント
- テレワークの可否: テレワークが認められる条件や、申請方法を確認します。
- 年次有給休暇の取得: 年次有給休暇の取得に関するルールを確認し、不当な扱いを受けていないかを確認します。
- 業務命令: 業務命令に関する規定を確認し、不当な命令を受けていないかを確認します。
解決策3：スキルアップとキャリアプランの検討
現状の業務量が少ない状況を、スキルアップの機会と捉え、将来のキャリアプランを検討することも重要です。
- スキルアップ: 事務スキル（Word、Excel、PowerPointなど）、専門知識（研究分野に関する知識）、語学力などを向上させるための学習を始めましょう。
- キャリアプランの検討: 将来的にどのようなキャリアを築きたいのかを考え、そのために必要なスキルや経験を明確にします。
- 情報収集: 転職市場や、研究室秘書以外の事務職に関する情報を収集し、自分の可能性を探ります。
スキルアップの具体例
- オンライン講座の受講: UdemyやCourseraなどのオンラインプラットフォームで、様々なスキルを学ぶことができます。
- 資格取得: 秘書検定、MOS（Microsoft Office Specialist）などの資格を取得することで、スキルの証明になります。
- セミナーへの参加: 専門分野に関するセミナーに参加し、知識や人脈を広げます。
キャリアプランの具体例
- 研究室秘書としてのキャリアアップ: より専門性の高い業務を任される、リーダーシップを発揮するなど。
- 他の事務職への転職: 一般事務、経理事務、人事事務など、自分のスキルや興味に合った職種を探す。
- フリーランスとしての働き方: 事務代行、翻訳、Webライティングなど、自分のスキルを活かしてフリーランスとして働く。
解決策4：副業や兼業の検討
現在の収入に不安がある場合や、もっと自分のスキルを活かしたい場合は、副業や兼業を検討することも有効です。
- 副業の許可: 大学が副業を許可しているかを確認し、許可を得てから始めましょう。
- スキルを活かせる副業: 事務スキル、語学力、デザインスキルなど、自分のスキルを活かせる副業を探します。
- 時間管理: 本業との両立を考慮し、無理のない範囲で副業を行いましょう。
副業の具体例
- Webライティング: クラウドソーシングサイトで、記事作成の仕事を受注する。
- データ入力: データ入力の仕事を受注する。
- 翻訳: 語学力を活かして、翻訳の仕事を受注する。
- オンラインアシスタント: 事務スキルを活かして、オンラインアシスタントとして働く。
解決策5：転職を視野に入れる
現状の状況が改善されない場合や、キャリアプランを実現するために、転職を視野に入れることも選択肢の一つです。
- 情報収集: 転職サイトや転職エージェントを利用して、求人情報を収集し、自分の希望に合った求人を探します。
- 自己分析: 自分の強みや弱み、興味や価値観を分析し、自分に合った職種や企業を見つけます。
- 応募書類の作成: 履歴書や職務経歴書を作成し、企業の求める人材に合わせたアピールを行います。
- 面接対策: 面接対策を行い、自分のスキルや経験を効果的にアピールできるようにします。
転職活動のポイント
- 情報収集: 転職サイトだけでなく、企業のホームページやSNSなども活用して、企業の情報を収集します。
- 自己分析: 自分の強みや弱みを客観的に分析し、自己PRに活かします。
- 面接対策: 企業の求める人材像を理解し、自分の経験やスキルを効果的にアピールできるように練習します。
成功事例：テレワークを導入し、業務効率を向上させた秘書Aさんのケース
Aさんは、大学の研究室秘書として勤務していましたが、コロナ禍で業務量が減少し、出勤しても仕事がないという状況に悩んでいました。そこで、Aさんは、上司にテレワークの導入を提案し、業務効率化を図るための具体的な計画を提示しました。その結果、Aさんは週2日のテレワークを許可され、業務がない時間には、資料作成や情報収集を行い、業務効率を向上させることができました。また、Aさんは、オンライン講座を受講し、スキルアップを図り、キャリアプランを検討した結果、より専門性の高い事務職への転職を成功させました。
専門家の視点：キャリアコンサルタントからのアドバイス
キャリアコンサルタントとして、私は、あなたの状況が非常に悩ましいものであることを理解しています。しかし、現状を悲観するのではなく、積極的に行動することで、必ず状況を改善することができます。まずは、上司とのコミュニケーションを図り、自分の状況を正確に伝えましょう。そして、就業規則や労働条件を確認し、自分の権利を理解しましょう。さらに、スキルアップやキャリアプランを検討し、将来の目標に向かって進んでいきましょう。もし、一人で悩んでしまう場合は、専門家であるキャリアコンサルタントに相談することも有効です。あなたのキャリアを成功させるために、全力でサポートさせていただきます。
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まとめ：現状打破のためにできること
この記事では、大学の研究室秘書としてパートタイムで働くあなたが抱える、テレワークに関する悩みについて、具体的な解決策を提示しました。現状を打破するためには、以下のステップを踏むことが重要です。
- 上司とのコミュニケーション: 自分の状況を正確に伝え、テレワークの許可や業務効率化の提案を行う。
- 就業規則と労働条件の確認: 自分の権利を理解し、不当な扱いを受けていないかを確認する。
- スキルアップとキャリアプランの検討: スキルアップを図り、将来のキャリアプランを明確にする。
- 副業や兼業の検討: 収入アップやスキルアップのために、副業や兼業を検討する。
- 転職を視野に入れる: 現状が改善されない場合は、転職も選択肢の一つとして検討する。
これらのステップを実行することで、あなたは現状を打破し、より良い働き方を見つけることができるでしょう。あなたのキャリアが成功することを心から願っています。
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