事務員必見！クラウド移行で業務効率化！共有サーバーの疑問を徹底解説

この記事では、5人の事務員を抱える会社で、クラウドサービスの導入を検討している社長からの相談を元に、共有サーバーのクラウド化に関する疑問を解決していきます。具体的には、クラウドサービスの選び方、費用、容量、セキュリティ対策など、事務員の方々が安心して業務を進められるように、わかりやすく解説します。

会社の共有サーバーについて、社長から「資料をクラウドを使ってみんなが見れるようにしたいから調べてくるように」と言われました。そこで質問です。

素人でも簡単に無料でできるものなのでしょうか？（前職では共有サーバーフォルダーに所員の共通の資料（かなり大量で数年分）を入れていました。確か１万円前後の引き落としがされていた気がします。)
共有サーバーとクラウドは同じ事と考えてよろしいですか？
仮に構築する場合、おすすめの容量などがあれば教えてください。

クラウド移行、まず何から始めればいい？

社長からクラウド化の指示が出たものの、何から手を付けて良いのかわからないという方も多いのではないでしょうか。まずは、クラウドサービスの基本的な知識を身につけ、自社の状況に合ったサービスを選ぶことが重要です。ここでは、クラウド移行の第一歩として、以下の3つのステップを紹介します。

現状の把握：現在、どのような資料を、どのくらいの量で、どのように共有しているのかを把握します。紙媒体の資料が多い場合は、スキャンして電子化する作業も必要になります。
クラウドサービスの選定：無料のサービスから有料のサービスまで、様々なクラウドサービスがあります。自社の規模や予算、必要な機能に合わせて最適なサービスを選びましょう。
移行計画の策定：いつまでに、どの資料を、どのように移行するのかという計画を立てます。移行期間中は、既存の共有サーバーとクラウドサービスを並行して利用するなど、業務への影響を最小限に抑える工夫が必要です。

クラウドと共有サーバーの違いとは？

「共有サーバー」と「クラウド」という言葉を混同している方もいるかもしれません。これらの違いを理解しておくことは、クラウド移行を成功させるために不可欠です。

共有サーバー：社内に設置されたサーバーにファイルを保存し、社内のネットワークを通じてアクセスする仕組みです。初期費用がかかりますが、セキュリティ面で自社で管理できるというメリットがあります。しかし、サーバーの管理やメンテナンスは、専門知識が必要となります。
クラウド：インターネット上のサーバーにファイルを保存し、どこからでもアクセスできる仕組みです。初期費用を抑えられ、サーバーの管理やメンテナンスはサービス提供会社が行うため、専門知識は不要です。しかし、インターネット環境が必要であり、セキュリティ面はサービス提供会社に依存することになります。

今回の相談にあるように、以前利用していた共有サーバーは、おそらく社内に設置されたものではなく、外部のデータセンターなどを利用したものでしょう。これは、クラウドサービスの一種と考えることができます。ただし、クラウドサービスには様々な種類があり、ファイル共有に特化したサービスもあれば、より多機能なサービスもあります。

無料で使えるクラウドサービスはある？

「無料でできる」という点も、多くの人が気になるポイントでしょう。確かに、無料で利用できるクラウドサービスは存在します。しかし、無料版には容量制限や機能制限がある場合が多く、自社のニーズに合わない可能性もあります。ここでは、代表的な無料クラウドサービスとその特徴を紹介します。

Google Drive：Googleアカウントを持っていれば、15GBのストレージを無料で利用できます。Word、Excel、PowerPointに相当するGoogleドキュメント、スプレッドシート、スライドも利用できるため、ファイル作成から共有まで、一連の作業をスムーズに行うことができます。
Dropbox：2GBのストレージを無料で利用できます。シンプルな操作性が特徴で、ファイル共有に特化しています。
OneDrive：Microsoftアカウントを持っていれば、5GBのストレージを無料で利用できます。Microsoft Officeとの連携がスムーズで、Word、Excel、PowerPointなどのファイルをクラウド上で編集できます。

無料サービスは、個人利用や小規模なチームでの利用に適しています。本格的に業務で利用する場合は、有料プランを検討することをおすすめします。

クラウドサービスの容量はどれくらい必要？

クラウドサービスを選ぶ上で、容量は重要な要素です。必要な容量は、会社の規模や資料の量によって異なります。ここでは、容量の目安と、容量を選ぶ際のポイントを解説します。

資料の量：現在、共有サーバーに保存されている資料の容量を確認しましょう。数年分の資料が大量にある場合は、それらを全てクラウドに移行することを前提に、十分な容量を確保する必要があります。
資料の種類：Word、Excel、PowerPointなどのオフィスファイルだけでなく、画像や動画などのファイルも保存する場合は、より多くの容量が必要になります。
今後の増加：今後、資料が増加することを考慮して、余裕を持った容量を選ぶことが大切です。

一般的に、5人程度の会社であれば、1TB（テラバイト）程度の容量があれば十分でしょう。しかし、動画や画像などの容量の大きいファイルを多く扱う場合は、2TB以上の容量を検討することをおすすめします。多くのクラウドサービスでは、容量を追加購入できるプランも用意されています。

クラウドサービスの選び方のポイント

数多くのクラウドサービスの中から、自社に最適なサービスを選ぶのは難しいかもしれません。ここでは、クラウドサービスを選ぶ際の重要なポイントをいくつか紹介します。

使いやすさ：操作が簡単で、誰でもすぐに使いこなせるサービスを選びましょう。
セキュリティ：データの安全性は最重要事項です。暗号化やアクセス制限など、セキュリティ対策がしっかりしているサービスを選びましょう。
料金：無料プランだけでなく、有料プランの料金体系も確認しましょう。自社の予算に合ったプランを選ぶことが大切です。
機能：ファイル共有だけでなく、共同編集やバージョン管理など、必要な機能が揃っているか確認しましょう。
サポート体制：万が一のトラブルに備えて、サポート体制が充実しているサービスを選びましょう。

クラウド移行を成功させるための注意点

クラウド移行を成功させるためには、事前の準備と、移行中の注意点が重要です。ここでは、クラウド移行を成功させるための注意点をいくつか紹介します。

情報漏洩対策：クラウドサービスを利用する上で、情報漏洩のリスクは常に意識しておく必要があります。パスワード管理の徹底、アクセス権限の設定、二段階認証の設定など、セキュリティ対策をしっかりと行いましょう。
バックアップ：万が一の事態に備えて、データのバックアップは必須です。クラウドサービスによっては、自動バックアップ機能が備わっています。
従業員への周知：クラウド移行の目的や、新しいサービスの利用方法を、従業員にしっかりと周知しましょう。説明会を開催したり、マニュアルを作成したりするのも良いでしょう。
移行期間中の並行利用：移行期間中は、既存の共有サーバーとクラウドサービスを並行して利用し、徐々にクラウドサービスに移行していくのがおすすめです。

これらの注意点を守り、計画的にクラウド移行を進めることで、業務効率化とコスト削減を実現できます。

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この記事では、クラウドサービスの基本的な知識と選び方について解説しましたが、あなたの会社の状況はそれぞれ異なります。より詳細なアドバイスや、具体的なサービス選びのサポートが必要な場合は、AIキャリアパートナー「あかりちゃん」にご相談ください。

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まとめ

クラウドサービスの導入は、業務効率化とコスト削減に繋がる有効な手段です。この記事では、共有サーバーのクラウド化に関する疑問を解決し、クラウドサービスの選び方や注意点について解説しました。自社の状況に合わせて最適なクラウドサービスを選び、積極的に活用することで、より快適な働き方を実現しましょう。

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