職場で困っている「忘れ物が多い」「ミスが多い」部下への、具体的な対応策を教えます
職場で困っている「忘れ物が多い」「ミスが多い」部下への、具体的な対応策を教えます
この記事では、職場で「忘れ物が多い」「ミスが多い」部下への対応に悩むあなたに向けて、具体的な解決策を提示します。発達障害の可能性に言及しつつ、本人の特性を理解し、円滑なコミュニケーションと業務遂行を両立させるための実践的なアドバイスを提供します。
長文ですみません。職場で発達障害が疑われる人への対応について教えてください。
私は40代の事務社員で、他の事務社員とパートさんを取りまとめる役割です。私の上司は40代後半で営業所でのボスになります。私は間に挟まれている中間管理職のような位置づけです。
今回質問させていただくのは、ある事務社員さんのことです。
30歳で真面目でおとなしい女性ですが、とにかく忘れ物や紛失が多く、病的なレベルでミスが多発しています。他の方もたまにミスやうっかり忘れることはありますが、彼女の場合は、必ず忘れる、頻繁に計算や記入を間違える、入力そのものも忘れてしまう、伝言やアドバイスも忘れてしまう、メモを渡しても紛失するといった具合です。
時間にもルーズで毎日遅刻です。始業時間の5～10分後、ひどい時は30分以上遅れてきます。ミスをしたり遅刻したりするたび、彼女はまわりに謝っていますが、他の社員やパートさんから苦情が相次いでおり、私も何度か注意したりボスがキレて叱りつけたりしていましたが、まったく改善がみられません。ひどく萎縮するばかりです。ただ、ずっと萎縮しているわけではなく、翌日にはケロリとして同じことの繰り返しです。
ただ、彼女を見ていると、決して不真面目ではないので、もしかしてこれが発達障害なのかもしれないと思うようになりました。（本人から発達障害であるとは聞いていません）
また、頭が悪いわけではなく資格試験では一発で合格しましたし、学歴も高いのです。
そこで相談ですが、こういった傾向の人にはこのように接してあげると良い、こういうフォローがあると改善する、などのアドバイスがあればぜひご教示願います。
発達障害について私自身が無知なので、大人の発達障害の理解を深めるおすすめの本などあれば、よろしくお願いいたします。
私が勝手に「発達障害かもしれない」と思い込んでいるだけなので、「そうではなくて、～～かもしれませんよ」というアドバイスも勿論歓迎です。
ちなみに、以下はこれまで私がやってみたことですがあまり効果がありませんでした。
- 付箋紙に指示を短く簡潔に書き、机の目につくところに貼る。
- 仕事の納期、締切が近付く前に、何度も声をかける。
- ”何か困っていることはないですか？（仕事以外も含め）いつでも相談に乗りますから、悩みがあったら言ってくださいね”と、メモに書いて人目につかないところで渡した。
- 遅刻が多いのは家を出るまでの時間が逆算できないのかもしれないと思い、自宅の最寄り駅に行くには家を何時に出ると良い、そのために朝は何時に起きたら間に合うと思いますよ、と提案した。
- 仕事の進行表（チェックシート）をExcelで作って、次にどの作業をすれば良いか、抜けがないかが確認しながら進められるように渡した。
- 彼女に忘れられそう、紛失されそうと思う書類は事前にコピーを取り、念のため手元で保管。彼女がゴミ箱に大事な書類を捨てて課内が困ることがあったので、「○○さんは書類を捨てないでくださいね。私がチェックしてから捨てるので、一度全部持ってきてくださいね」と伝えた。
補足
ちなみに、私やボスも含めて営業所は全員女性です。
ご相談ありがとうございます。職場で「忘れ物が多い」「ミスが多い」部下への対応は、多くの管理職が直面する悩ましい問題です。特に、本人が真面目であるにも関わらず、改善が見られない場合は、どう対応すれば良いのか途方に暮れてしまうこともあるでしょう。今回のケースでは、発達障害の可能性も視野に入れながら、具体的な対応策を考えていきましょう。
1. まずは「困りごと」を具体的に把握する
部下の状況を改善するためには、まず現状を正確に把握することが重要です。具体的にどのような「忘れ物」や「ミス」が多いのか、記録を取りましょう。記録を取ることで、問題のパターンや頻度が見えてきます。例えば、
- どのような種類の書類を紛失しやすいのか
- どのような計算ミスが多いのか
- どのような指示を忘れやすいのか
- 遅刻の原因は何なのか（交通機関の遅延、準備時間の問題など）
記録は、本人との面談や、具体的な対策を立てる上での貴重な情報源となります。
2. コミュニケーションの改善：本人の「困りごと」を理解する
記録に基づき、本人との面談を行い、困っていることや悩んでいることを丁寧に聞き出すことが大切です。一方的に注意するのではなく、まずは相手の状況を理解しようと努めましょう。この際、以下の点に注意してください。
- 安心できる雰囲気作り: 威圧的な態度や一方的な批判は避け、落ち着いた雰囲気で話を聞きましょう。
- 具体的な質問: 「最近、仕事で困っていることはありますか？」「〇〇の書類を紛失することが多いようですが、何か理由がありますか？」など、具体的な質問を心がけましょう。
- 共感的な姿勢: 相手の気持ちに寄り添い、「それは大変でしたね」「何かできることはありますか？」など、共感の言葉を伝えましょう。
- 本人の意見を尊重: 解決策を押し付けるのではなく、本人の意見を聞き、一緒に解決策を考えましょう。
面談を通して、本人が抱える問題を具体的に把握し、どのようなサポートが必要なのかを見極めます。もしかしたら、本人は自身の「困りごと」をうまく言葉にできないかもしれません。その場合は、具体的な事例を提示し、共感しながら話を進めていくと良いでしょう。
3. 具体的な業務改善策の提案
本人の「困りごと」を理解した上で、具体的な業務改善策を提案しましょう。以下に、いくつかの例を挙げます。
3-1. 視覚的なサポートの強化
- チェックリストの活用: 業務の手順を細かく記載したチェックリストを作成し、一つずつ確認しながら進めるようにします。
- 色分けやマーカーの使用: 重要書類やタスクに色分けやマーカーを使用し、視覚的に区別しやすくします。
- 付箋やメモの活用: 指示内容や重要な情報を付箋やメモに書き出し、目につく場所に貼るようにします。
3-2. 時間管理のサポート
- タスク管理ツールの導入: スケジュール管理やタスク管理ができるツールを導入し、期日管理を徹底します。
- タイマーの使用: 作業時間を区切り、タイマーを使って集中力を維持します。
- アラームの設定: 重要な会議や締め切り前にアラームを設定し、忘れを防止します。
3-3. 環境調整
- 整理整頓: デスク周りを整理整頓し、必要なものがすぐに取り出せるようにします。
- 静かな環境: 集中しやすい静かな環境を整えます。
- 休憩時間の確保: 適度な休憩時間を設け、集中力を維持します。
3-4. コミュニケーションの工夫
- 指示の明確化: 指示は具体的に、簡潔に伝え、必要に応じて書面で残します。
- フィードバックの頻度を増やす: 定期的にフィードバックを行い、進捗状況を確認し、問題があれば早期に対処します。
- 報連相の徹底: 報連相の重要性を伝え、困ったことがあればすぐに相談できるような関係性を築きます。
4. 発達障害の可能性を考慮した対応
ご相談者のように、本人が発達障害の可能性を疑う場合、専門家への相談も検討しましょう。発達障害は、特性によって様々な困りごとが生じる可能性があります。専門家の診断を受けることで、本人の特性をより深く理解し、適切なサポート方法を見つけることができます。
発達障害の特性には、以下のようなものがあります。
- 注意欠陥多動性障害（ADHD）: 注意力の維持が難しい、衝動性が高い、多動性が見られるなどの特性があります。
- 自閉スペクトラム症（ASD）: コミュニケーションが苦手、こだわりが強い、感覚過敏などの特性があります。
- 学習障害（LD）: 特定の学習能力に困難がある（読み書き、計算など）特性があります。
これらの特性を理解し、それぞれの特性に合わせたサポートを提供することが重要です。例えば、ADHDの傾向がある場合は、集中力を高めるための工夫（タイマーの使用、環境調整など）や、タスク管理のサポートが必要です。ASDの傾向がある場合は、コミュニケーションを円滑にするための工夫（指示の明確化、視覚的なサポートなど）や、環境の変化に対する配慮が必要です。
専門家への相談は、本人だけでなく、周囲の人間にとっても大きな助けとなります。専門家は、本人の特性を理解し、適切なサポート方法を提案してくれます。また、周囲の人間に対して、発達障害に関する正しい知識を提供し、偏見をなくすためのサポートも行ってくれます。
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5. 周囲の理解と協力体制の構築
部下へのサポートは、あなた一人の力だけでは限界があります。周囲の同僚や上司の理解と協力も不可欠です。以下のようなことを意識しましょう。
- 情報共有: 本人の状況や、どのようなサポートが必要なのかを、周囲の同僚や上司に共有しましょう。ただし、本人のプライバシーに配慮し、本人の同意を得てから行いましょう。
- 役割分担: サポート内容を分担し、あなた一人に負担が集中しないようにしましょう。
- 定期的な情報交換: 定期的に情報交換を行い、サポート状況や課題を共有し、改善策を検討しましょう。
- 研修の実施: 職場全体で、発達障害に関する研修を実施し、理解を深めることも有効です。
周囲の理解と協力が得られれば、より効果的なサポートを提供することができます。また、チーム全体で問題意識を共有し、協力して解決に取り組むことで、職場の雰囲気も改善されるでしょう。
6. 成功事例から学ぶ
実際に、職場で発達障害のある社員をサポートし、成功している事例を参考にしてみましょう。
6-1. 事例1：チェックリストとタスク管理の徹底
ある企業では、発達障害のある事務社員に対し、業務内容を細かく記載したチェックリストを作成し、タスク管理ツールを導入しました。チェックリストを活用することで、抜け漏れを防ぎ、タスク管理ツールで期日管理を徹底することで、業務の効率化とミスの削減に成功しました。
6-2. 事例2：コミュニケーションの工夫と環境調整
別の企業では、発達障害のある社員に対し、指示を明確に伝え、フィードバックの頻度を増やしました。また、集中しやすいように、静かな環境を整え、休憩時間を確保しました。その結果、社員は安心して業務に取り組めるようになり、パフォーマンスが向上しました。
6-3. 事例3：専門家との連携とチームでのサポート
ある企業では、発達障害のある社員について、専門家のアドバイスを受けながら、チーム全体でサポート体制を構築しました。上司や同僚が、本人の特性を理解し、それぞれの役割分担を行い、協力してサポートすることで、社員の成長を促し、チーム全体のパフォーマンスも向上しました。
これらの事例から、以下の点が重要であることがわかります。
- 本人の特性を理解し、個別のニーズに合わせたサポートを提供すること
- 具体的な業務改善策を提案し、実践すること
- 周囲の理解と協力体制を構築すること
- 専門家との連携を図ること
7. 大人の発達障害に関する理解を深めるための書籍
発達障害に関する理解を深めることは、部下への適切な対応に不可欠です。以下に、おすすめの書籍をいくつかご紹介します。
- 「大人のADHD～発達障害の理解と対応」: ADHDに関する基礎知識や、具体的な対応策がわかりやすく解説されています。
- 「発達障害の人が職場で困らないための本」: 職場での困りごとに対する具体的な解決策や、周囲の理解を深めるためのヒントが満載です。
- 「アスペルガー症候群の人が幸せになる方法」: ASDの特性を持つ人が、自分らしく生きるためのヒントが紹介されています。
- 「ギフテッドと発達障害」: 発達障害とギフテッド（高い知的能力を持つ人）の関係性について解説し、才能を伸ばすためのヒントが示されています。
これらの書籍を読むことで、発達障害に関する知識を深め、部下の特性をより深く理解することができます。また、自分自身の対応を見つめ直し、より効果的なサポート方法を見つけることができるでしょう。
8. まとめ：継続的なサポートと柔軟な対応を
職場で「忘れ物が多い」「ミスが多い」部下への対応は、一朝一夕に解決できるものではありません。継続的なサポートと、状況に応じた柔軟な対応が求められます。以下の点を心がけましょう。
- 焦らず、根気強く対応する: すぐに結果が出なくても、焦らずに、根気強くサポートを続けましょう。
- 変化を観察し、柔軟に対応する: 本人の状況は常に変化します。定期的に状況を観察し、必要に応じてサポート内容を調整しましょう。
- 自己肯定感を高める: 成功体験を積み重ね、自己肯定感を高めるように促しましょう。
- 感謝の気持ちを伝える: 努力を認め、感謝の気持ちを伝えることで、本人のモチベーションを高めましょう。
今回のケースでは、発達障害の可能性も考慮し、専門家への相談や、周囲の理解と協力体制の構築も重要です。これらの対策を総合的に行うことで、部下の成長を促し、職場全体のパフォーマンス向上にも繋げることができます。
最後に、あなたが部下のことを真剣に考え、改善のために努力している姿勢は、必ず相手に伝わります。諦めずに、粘り強くサポートを続けていきましょう。応援しています。
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