事務職の私が現場のヘルプで雑な扱い…もう辞めたい！見返りなしの状況を打開する3つのステップ
事務職の私が現場のヘルプで雑な扱い…もう辞めたい！見返りなしの状況を打開する3つのステップ
この記事では、事務職の方が現場の業務を手伝う中で、感謝の言葉もなく、雑な扱いを受けていると感じ、退職を考えているという状況を打開するための具体的なステップを解説します。事務職としてのキャリアを諦めることなく、現状を改善し、より良い職場環境を築くためのヒントを提供します。
まず、今回の相談内容を詳しく見ていきましょう。
最近異動で新しい事業所に務め始めました。規模も大きく、最近退職者も出たので事務ですが業務の補助という名目で午前中いっぱい現場にいます。補助自体は午前中の半分くらいで済み、残り半分は自分の事務作業をしながらの電話番です。時にはお休みのパートさんがいた時など代わりの業務をしたり、その部署の課長さんから事務業務を頼まれたら自分の仕事は後回しにしてそちらにあたっています。
わたしは事務ですし現場のように直接売上に貢献しているわけではないので、補助の依頼があれば快く引き受けたいと思っていますし、手伝っている部署はわたしが担当している経理業務にも関わるので情報共有の必要もあり、普段から密な関わりが必要な部署です。
しかし、この間手伝いにいっているとどんどん依頼内容が増えてしまい、突発的に丸1日かかる業務も振ってきます。自分自身の抱えている業務にも締切があり、繁忙期でも現場が大変な時は承知しているのでなかなか断れません。
何より、他の社員さんはありがとうなど声をかけてくれるのに、課長だけは感謝してくれません。勿論、見返りを求めて補助についている訳では無いですが、あまりにもな態度に腹が立ってしまいました。現場が回らなければ売上に繋がらないしサービスの質も低下します。
ですが、それ以前にわたしも人間です。補助にまで入っているのに、感謝もされず。あげく必要な情報も渡さず、こちらが確認して欲しいと頼めば、自分から直接顧客に確認して、それくらいの協力体制はあって当然、と言い切られガッツリしてしまいました。もういっその事、担当業務も補助業務も放り投げて出社拒否して退職したいくらいです。
事務ってそんなに雑な扱いされなきゃならないんですか??
相談者の方は、新しい職場での業務補助を通して、感謝の言葉がないこと、必要な情報が共有されないこと、そして自身の業務が後回しにされることに不満を感じています。事務職としての役割と、現場のサポートという二重の負担に悩み、退職も視野に入れている状況です。この状況を改善し、より働きがいのある環境を築くための具体的なステップを、以下に提案します。
ステップ1：現状の可視化と自己分析
まず、現状を客観的に把握し、問題点を明確にすることが重要です。以下の3つの視点から、現状を分析してみましょう。
1. 業務内容の整理
自分が現在行っている業務内容を具体的にリストアップします。
- 事務作業
- 現場の補助業務
- 電話対応
- その他（パートさんの代行など）
それぞれの業務に費やす時間、頻度、重要度を記録することで、業務量の偏りや、本来の事務業務に支障が出ている状況を可視化できます。
2. 感情の整理
なぜ不満を感じているのか、感情を具体的に言語化します。
- 感謝の言葉がないこと
- 必要な情報が共有されないこと
- 業務量が増え、自分の仕事が後回しになること
- 課長の態度
感情を整理することで、問題の本質を理解し、具体的な改善策を考えるための手がかりを得られます。
3. 期待と現実のギャップの明確化
自分が職場でどのような扱いを受けたいのか、理想の姿を明確にします。
- 感謝の言葉が欲しい
- 必要な情報を共有してほしい
- 自分の業務を優先させてほしい
- 適切な評価が欲しい
理想と現実のギャップを明確にすることで、具体的な目標設定が可能になります。
ステップ2：コミュニケーションと交渉術の習得
現状を改善するためには、積極的にコミュニケーションを取り、問題解決に向けた行動を起こす必要があります。
1. 課長とのコミュニケーション
まずは、課長との1対1の面談を設けることを提案します。
- 目的: 自分の現状と、感じている不満を率直に伝える。
- 準備: 業務内容の整理結果、感情の整理結果、理想と現実のギャップをまとめた資料を用意する。
- 伝え方: 感情的にならず、客観的な事実に基づいて話す。「〜してくれないから不満だ」ではなく、「〜という状況なので、〜していただけると助かります」というように、建設的な提案をする。
- 例: 「現在、事務作業と現場の補助業務を兼務しており、業務量が増加傾向にあります。事務作業の締切に間に合わないこともあり、困っています。今後の業務分担について、一度ご相談させていただけないでしょうか？」
2. チーム内での情報共有
現場の社員とのコミュニケーションも重要です。
- 目的: 必要な情報をスムーズに共有し、協力体制を築く。
- 方法: 積極的に情報交換の場を設け、困っていることがあれば遠慮なく相談する。
- 例: 「〇〇の件で、何か困っていることはありますか？何か私にできることがあれば、遠慮なく言ってください。」
3. 交渉術の活用
自分の意見を主張し、相手に理解してもらうための交渉術を学びましょう。
- アサーション: 自分の意見を尊重しつつ、相手の意見も尊重するコミュニケーション方法。
- WIN-WINの関係: 双方にとってメリットのある解決策を探る。
- 例: 事務作業の締切が迫っている場合は、「〇〇の業務は、〇時までに終わらせる必要があります。そのため、本日の現場補助は〇時までとさせていただけますでしょうか？」と提案する。
ステップ3：キャリアプランの見直しとスキルアップ
現状の改善と並行して、将来のキャリアプランを見直し、スキルアップを図ることも重要です。
1. キャリアプランの明確化
事務職としてのキャリアパスを考え、将来どのような働き方をしたいのかを明確にします。
- 目標設定: どのような事務スキルを身につけたいのか、どのような役割を担いたいのかを具体的にする。
- 自己分析: 自分の強みや弱みを把握し、目標達成のために必要なスキルを洗い出す。
- 情報収集: 事務職のキャリアに関する情報を集め、ロールモデルを見つける。
2. スキルアップ
目標達成に必要なスキルを習得するための計画を立て、実行します。
- 資格取得: 簿記、MOS、秘書検定など、事務職に役立つ資格を取得する。
- スキルアップ研修: PCスキル、コミュニケーションスキル、問題解決能力などを高める研修に参加する。
- OJT: 職場での実践を通して、スキルを磨く。
3. ポータブルスキルの習得
事務職に限らず、どの職種でも役立つポータブルスキルを磨くことも重要です。
- コミュニケーション能力: 円滑な人間関係を築き、相手に分かりやすく伝える能力。
- 問題解決能力: 問題の本質を見抜き、解決策を提案する能力。
- 時間管理能力: 効率的にタスクをこなし、時間内に成果を出す能力。
これらのステップを踏むことで、現状を改善し、より働きがいのある環境を築くことができるはずです。
しかし、これらの対策を講じても状況が改善しない場合や、どうしても今の職場で働き続けることが難しいと感じた場合は、転職も視野に入れることも大切です。
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転職を検討する際のポイント
転職を検討する際には、以下の点に注意しましょう。
1. 自己分析の徹底
これまでの経験やスキルを整理し、自分の強みや弱みを客観的に把握します。
- 自己PRの作成: 自分の強みを効果的にアピールできるよう、自己PRを作成する。
- キャリアの棚卸し: これまでの職務経験を振り返り、得られたスキルや実績を整理する。
- 希望条件の明確化: どのような仕事内容、職場環境、給与を希望するのかを明確にする。
2. 情報収集
転職先の情報を収集し、自分に合った企業を探します。
- 求人情報の確認: 転職サイトや企業のホームページで、求人情報を確認する。
- 企業研究: 企業の事業内容、社風、労働条件などを調べる。
- 口コミサイトの活用: 企業の評判や内部情報を収集する。
3. 面接対策
面接で効果的に自己PRし、企業の求める人材であることをアピールできるよう、対策を行います。
- 模擬面接: 転職エージェントやキャリアコンサルタントに模擬面接をしてもらい、フィードバックを受ける。
- 質問対策: 面接でよく聞かれる質問への回答を準備する。
- 自己PRの練習: 自分の強みを効果的にアピールできるよう、自己PRを練習する。
まとめ
事務職の方が、現場の業務を手伝う中で雑な扱いを受け、退職を考えているという状況を打開するためには、現状の可視化、コミュニケーションと交渉術の習得、キャリアプランの見直しとスキルアップ、そして必要に応じて転職を検討することが重要です。
これらのステップを踏むことで、現状を改善し、より働きがいのある環境を築き、事務職としてのキャリアを充実させることができるでしょう。
もし、今の職場で問題が解決しない場合や、転職を検討する際には、ぜひ専門家である転職コンサルタントに相談してください。あなたのキャリアを成功に導くためのサポートをさせていただきます。
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