総務の仕事、誰にどう振る？仕事の「見える化」と「お任せ」を叶えるタスク整理術
総務の仕事、誰にどう振る？仕事の「見える化」と「お任せ」を叶えるタスク整理術
この記事では、総務の仕事を抱え、誰にどのように仕事を任せれば良いのか悩んでいるあなたに向けて、具体的なタスクの整理方法と、スムーズな仕事の「お任せ」を実現するためのノウハウを解説します。総務、事務、管理部門の仕事は多岐にわたり、残業が多くて困っている方も多いのではないでしょうか。この記事を読めば、あなたの抱える問題を解決し、より効率的に業務をこなせるようになるでしょう。
グループ店舗(零細～中規模)5店舗の総務をしています。転職してきて1年。前職は営業。総務は私だけで、直属の上司は間をたくさん飛ばして事務長です。4月から今の仕事を持ったまま店舗事務に異動になり、いくつかの仕事を新しい上司(事務主任)に任せることになりました(総務部じゃなくなったのに総務の仕事はするのかという思いはなきにしもあらず…)。私は人に仕事を振るのが苦手で、頼むのが億劫なら自分でやっちゃえというところがあり、かつ私の仕事内容を知ってる人は別部署へ行った前任しかおらず……誰にどう相談していいかもわかりません…事務主任も転職して1年目なので相談しても…なぁ……。私の仕事としては、物品発注/ユニフォーム関連全般/破損対応/小口現金管理/資金移動/イベント事の運営手伝い/社内掲示作成……等々。総務の仕事で残業が社内上限に達しているので、店舗事務も兼任することを考えると２つくらいは手放したいところです。しかし物品発注は多岐に渡りすぎて大変、ユニフォームは調整と言うことを聞かない現場が大変、小口は自由な役職持ちたちが大変、破損対応はマニュアルがなく手探りで大変、社内掲示は他項目と絡んでるしイベント時は事務主任も召集かかりそうだし…。前職やバイトでは、仕事内容が特に誰にも見られない仕事をしたことも自分の仕事を人に振ったりしたこともなく、何をどう任せればいいのかさっぱりわかりません。総務や事務、管理部門職を日々こなしている先輩方、何かアドバイスをいただけると助かります。よろしくお願い致します。
総務の仕事は、会社の円滑な運営を支える重要な役割を担っています。しかし、その業務範囲の広さから、抱え込みがちになり、残業が増えてしまうことも少なくありません。今回の相談者様のように、仕事の引き継ぎを任されることになったものの、何をどうすれば良いのか分からず悩んでいる方も多いのではないでしょうか。この記事では、そんな悩みを解決するために、具体的なステップと、すぐに役立つノウハウを詳しく解説していきます。
1. 現状把握：あなたの「総務の仕事」を徹底的に分解する
まず最初に行うべきは、あなたの抱えている業務を詳細に洗い出し、現状を正確に把握することです。これは、どの業務を誰に任せるか、あるいは効率化できるかを判断するための第一歩となります。
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業務のリストアップ
あなたの担当業務を全て書き出します。具体的には、物品発注、ユニフォーム管理、破損対応、小口現金管理、資金移動、イベント運営、社内掲示作成など、相談者様の例を参考に、漏れなくリストアップしましょう。それぞれの業務について、具体的な作業内容、頻度、所要時間、関連部署などを詳細に記録します。
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業務の可視化
リストアップした業務を、さらに細分化し、それぞれの業務にかかる時間や、必要なスキル、関連部署などを可視化します。例えば、「物品発注」であれば、「業者選定」「見積もり取得」「発注」「検品」「支払い」といった具体的なタスクに分解します。この際、エクセルやスプレッドシート、タスク管理ツールなどを活用すると便利です。
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業務の分類
可視化した業務を、「定型業務」「非定型業務」「緊急度の高い業務」「重要度の高い業務」など、いくつかのカテゴリーに分類します。これにより、どの業務を誰に任せるか、あるいはアウトソーシングするかなどの判断がしやすくなります。
この段階では、とにかく現状を正確に把握することが重要です。時間をかけて、丁寧に業務を分解し、可視化することで、今後の業務改善の道筋が見えてきます。
2. 誰に「お任せ」する？ 適切なアサインメントのための3つの視点
次に、どの業務を誰に任せるかを検討します。適切なアサインメントは、業務効率化だけでなく、チーム全体のモチベーション向上にもつながります。以下の3つの視点から、最適な担当者を検討しましょう。
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スキルの棚卸し
まず、チームメンバーのスキルを把握します。それぞれの得意分野や経験、過去の業務内容などを考慮し、どの業務を任せられるかを検討します。例えば、パソコンスキルが高い人には、社内掲示の作成や、データ入力などの業務を任せることができます。また、コミュニケーション能力が高い人には、ユニフォーム関連の調整や、業者との交渉などを任せることも可能です。
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業務の難易度と重要度
業務の難易度と重要度を考慮して、担当者を決定します。例えば、専門知識が必要な業務や、会社の重要な決定に関わる業務は、経験豊富な社員に任せるのが適切です。一方、比較的簡単な業務や、ルーティンワークは、経験の浅い社員や、他の部署から応援を頼むことも検討できます。
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本人の意向
可能であれば、本人の意向も確認しましょう。本人が興味を持っている業務や、スキルアップしたいと考えている業務を任せることで、モチベーションを高めることができます。また、新しい業務に挑戦することで、社員の成長を促すことも可能です。
これらの視点を総合的に考慮し、最適な担当者を決定します。もちろん、一度決めたら終わりではなく、定期的に見直しを行い、必要に応じて担当を変更することも重要です。
3. 仕事を「お任せ」するための具体的なステップ
適切な担当者を決定したら、いよいよ仕事を「お任せ」する段階です。スムーズな引き継ぎと、業務の円滑な遂行のために、以下のステップを参考にしてください。
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業務内容の説明
まず、任せる業務の内容を、具体的に説明します。業務の目的、手順、必要なスキル、関連部署などを、分かりやすく伝えましょう。口頭での説明だけでなく、マニュアルや手順書を作成し、共有することも有効です。
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マニュアル・手順書の作成
業務内容を説明する際に、マニュアルや手順書があると、よりスムーズに引き継ぎができます。マニュアルには、業務の目的、手順、注意点、関連書類などを記載します。手順書は、業務の流れをフローチャートなどで可視化すると、分かりやすくなります。
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OJT（On-the-Job Training）の実施
実際に業務を行いながら、指導を行います。最初は一緒に作業を行い、徐々に担当者に任せていくことで、スムーズな引き継ぎができます。疑問点や不明点があれば、すぐに質問できるような環境を整えましょう。
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進捗管理とフィードバック
業務の進捗状況を定期的に確認し、必要に応じてフィードバックを行います。良い点があれば褒め、改善点があれば具体的に指摘することで、担当者の成長を促します。また、定期的な面談を行い、業務に関する悩みや課題を共有することも重要です。
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権限委譲
担当者が業務を遂行するために必要な権限を委譲します。例えば、物品発注であれば、発注金額の上限を設定したり、承認フローを簡素化したりするなど、担当者が自律的に業務を進められるようにします。
これらのステップを丁寧に実行することで、スムーズな引き継ぎを実現し、業務の効率化を図ることができます。また、担当者の成長を促し、チーム全体の能力向上にもつながります。
4. 困ったときの対処法：スムーズな「お任せ」を実現するためのヒント
仕事を「お任せ」する過程では、様々な問題が発生する可能性があります。ここでは、よくある問題とその対処法を紹介します。
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「教える時間がない」問題
多忙な状況で、教える時間がないと感じることもあるでしょう。そのような場合は、業務の一部をアウトソーシングしたり、既存のマニュアルを改善したりするなど、教える時間を確保するための工夫が必要です。また、OJTの時間を短縮するために、eラーニングなどの研修を取り入れることも有効です。
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「うまく伝わらない」問題
説明が分かりにくかったり、相手が理解できていない場合は、説明方法を変えたり、具体例を挙げたりするなど、工夫が必要です。また、相手の理解度に合わせて、説明のスピードや内容を調整することも重要です。必要であれば、何度も繰り返し説明することも厭わないようにしましょう。
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「なかなか覚えられない」問題
相手がなかなか業務を覚えられない場合は、焦らずに、根気強く指導することが大切です。反復練習をさせたり、チェックリストを作成したりするなど、記憶を定着させるための工夫も有効です。また、相手の得意な学習方法に合わせて、指導方法を変えることも検討しましょう。
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「自分の方が早い」問題
自分でやった方が早いと感じることもあるかもしれませんが、それではいつまでたっても業務は減りません。最初は時間がかかっても、徐々に担当者に任せていくことが重要です。また、担当者がより早く業務をこなせるように、業務改善をサポートすることも大切です。
これらの問題に直面した場合は、冷静に対処し、状況に合わせて柔軟に対応することが重要です。また、一人で抱え込まずに、上司や同僚に相談することも有効です。
5. 業務効率化のヒント：アウトソーシングやツールの活用
業務を「お任せ」するだけでなく、業務自体の効率化も重要です。アウトソーシングやツールの活用など、様々な方法を検討してみましょう。
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アウトソーシングの活用
定型的な業務や、専門的な知識が必要な業務は、アウトソーシングを検討しましょう。例えば、経費精算や給与計算、社内報の作成などは、アウトソーシングすることで、業務効率化を図ることができます。アウトソーシングすることで、コア業務に集中できるというメリットもあります。
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ツールの導入
業務効率化に役立つツールを導入することも有効です。例えば、タスク管理ツール、コミュニケーションツール、経費精算システムなどを導入することで、業務の可視化や、情報共有の効率化を図ることができます。ツールの導入にあたっては、自社の業務に合ったものを選ぶことが重要です。
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業務プロセスの見直し
業務プロセスを見直すことで、無駄な作業を削減し、効率化を図ることができます。例えば、書類の電子化や、承認フローの簡素化など、様々な改善策が考えられます。業務プロセスを見直す際には、現状の業務フローを可視化し、問題点を見つけることが重要です。
これらの方法を組み合わせることで、業務効率を大幅に改善することができます。積極的に新しい技術やサービスを取り入れ、常に業務改善を意識しましょう。
6. 成功事例から学ぶ：総務の仕事の「お任せ」を成功させる秘訣
実際に、総務の仕事を「お任せ」することに成功した事例を見てみましょう。これらの事例から、成功の秘訣を学びましょう。
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事例1：マニュアル作成とOJTの徹底
ある企業では、総務担当者が退職することになり、後任への引き継ぎが必要になりました。そこで、これまでの業務内容を詳細にまとめたマニュアルを作成し、OJTを徹底的に行いました。マニュアルは、業務の手順だけでなく、注意点や関連書類なども詳しく記載されており、後任者はスムーズに業務を引き継ぐことができました。OJTでは、後任者の疑問に丁寧に答え、実践を通して業務を習得させました。その結果、後任者は短期間で業務を習得し、スムーズな引き継ぎが完了しました。
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事例2：業務の可視化と担当者の明確化
別の企業では、総務の業務が属人的になっており、誰が何を担当しているのか分かりにくい状況でした。そこで、業務内容を詳細にリストアップし、それぞれの業務にかかる時間や、必要なスキル、関連部署などを可視化しました。さらに、それぞれの業務の担当者を明確にし、責任の所在を明らかにしました。その結果、業務の効率化が図られ、チーム全体の連携も強化されました。
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事例3：アウトソーシングとツールの導入
ある企業では、経費精算業務に多くの時間がかかっていました。そこで、経費精算システムを導入し、アウトソーシングも活用しました。これにより、経費精算にかかる時間を大幅に削減し、他の業務に集中できるようになりました。また、情報共有ツールを導入し、チーム内のコミュニケーションも円滑になりました。
これらの事例から、成功の秘訣は、現状の把握、丁寧な引き継ぎ、業務効率化への取り組みにあることが分かります。あなたの状況に合わせて、これらの事例を参考に、最適な方法を見つけましょう。
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7. まとめ：あなたの総務の仕事を「変革」するための第一歩
この記事では、総務の仕事を「お任せ」し、効率化するための具体的な方法を解説しました。現状の把握から、適切な担当者の選定、スムーズな引き継ぎ、業務効率化まで、様々なステップを紹介しました。これらのステップを実践することで、あなたの抱える問題を解決し、より効率的に業務をこなせるようになるでしょう。
総務の仕事は、会社の円滑な運営を支える重要な役割を担っています。しかし、その業務範囲の広さから、抱え込みがちになり、残業が増えてしまうことも少なくありません。この記事で紹介した方法を実践し、あなたの総務の仕事を「変革」するための第一歩を踏み出しましょう。
この記事が、あなたのキャリアをより良いものにするための一助となれば幸いです。
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