新卒事務員が職場の派遣社員とのコミュニケーションに悩んだ時の対処法：イライラを減らし、円滑な関係を築くには
新卒事務員が職場の派遣社員とのコミュニケーションに悩んだ時の対処法：イライラを減らし、円滑な関係を築くには
新卒で事務職として働き始めたあなたは、職場の派遣社員とのコミュニケーションに悩んでいますね。特に、仕事中に頻繁に話しかけられたり、頼まれ事をされたりすることで、集中力が途切れてしまい、業務に支障が出ているようです。さらに、相手の言動にイライラを感じ、どのように対応すれば良いのか分からず困っている状況なのですね。
作業中に話しかけてくる年上の派遣さんにイライラします。このような時はどんな対応をしたら良いのでしょうか。繁忙期に入り、相手をするのが大変なのでスルーしていますが「見てください」「聞いてください」から話し始めるので手を止めることになります。何か良い方法があれば教えてください。
当方新卒社会人1年目、事務総合職です。4月から新人研修を受け、6月から今の部署に配属されました。9月に部内のベテランの先輩が休職したのでその先輩の仕事を私と他の先輩とで半分に分けて仕事をしています。
その派遣さんは元々休職された先輩のサポートをしている方でしたが休職されたので私のサポートになりました。
その派遣さんから5〜10分おきに話しかけてきてイライラします。計算中、文章を打ち込んでる最中、数の確認中、1番驚いたのは電話掛けしてる最中です。
内容は様々で、5割雑談、4割担当外なので知らないこと、1割が私の仕事に関することです。
雑談は「保育園って合格してから母親が仕事辞めたらどうなるんですか？」(お互い結婚すらしていない)「見てください。この社員こんな家に住んでますよ！お金ありますね！」「コロナこわ〜い。姉が年末に肺炎になったんですけど、コロナだったらどうしよ〜」「地元田舎ですよね？マスクあります？私のために買っておいてもらえるようお母さんに言っておいて」「私、化粧に興味なくて〜」(めちゃくちゃ厚化粧)
最近は手を止めずにほぼスルーしていますが、そうすると「なんで聞いてくれないんですか？」「忙しすぎるとストレス溜まりますよ！」等々言われます。
また担当外についても前ついていた先輩は10年目なので部内の仕事も一通り担当し答えられたと思うのですが、私は1年目ですし、自分の担当すら引継ぎもないままやっていた中での先輩の休職なのでいっぱいいっぱいです。「担当者に聞いてください」「分からないです。」と答えると「正社員のくせになんで知らないんですか？」と…。
最初の方は「この仕事をすぐに片付けないといけないので忙しい」と宣言していれば話しかけられなかったのですが、今年に入ってからは宣言しても話しかけられます。
元々提出された書類やデータのミスチェックや計算ものの担当が多いのでそんな頻度で話しかけられると集中力が切れてしまって仕事が進みません。体感ではミスが増えたような気がします。
話の内容からして派遣さんは30代半ば〜後半だと思います。学生時代にアルバイトしていた頃もこの年代の社員や派遣さんと仕事をしていましたが、休憩時間以外の私語厳禁の職場だったのでこんなにだらだら話しかけてくる人に驚いています。
他にも
- 窓口対応は見えないフリ立つフリ聞こえないフリをする。派遣さんの席からは100%見えます。(元々私の席なので)
- 仕事中に私用のメール、ゲーム、午後は居眠りをしているのに「仕事終わらない！」「私がいないとこの部署はまわらない！(そんなことはない)」
- 頼んだ書類をスキャンしてファイルに閉じるという作業すらしない
- 週3日くらいのペースで遅刻。私に話しかけるようにして部内の人に聞こえるように遅刻の言い訳
- 派遣さんの担当業務で電話かけないといけない場面でなぜか私に電話をかけさせようとする
- 無断で私の名前を使って証明書(？)を発行し、それにミスがあり私が怒られる。
- 仕事中たぶんひとり言で「ほえ？」「あるえ？」「えーー？？？」
- 断ったのに「私のために○○してくれました？」「○○してくれないんですか？」
- 担当表があるのに「これって誰がするんですか？」(担当は派遣さんとちゃんと書いてあります)
これもイライラの原因です。
なにより派遣さんがいる平日より派遣さんがいない土曜半日の方が仕事が進むし、ただでさえ突然の先輩の休職で引継ぎがないまま担当が1.5倍で残業しない日はないので本当に迷惑しています。
派遣さんはこの業界の事務員を狙っているらしく、アピールが激しいのもイラッとします。多分上記のことがなければ何とも思わないと思うのですが。
何か対応策があれば教えてください。本当に迷惑しています。この時期に派遣退職の掲示に名前がないので多分更新したんだと思います。
社会人を1年も経験していないぺーぺーが上司に派遣さんのことを相談するのも気が引けます。
この記事では、新卒事務員であるあなたが、職場の派遣社員とのコミュニケーションで抱えるイライラを軽減し、円滑な関係を築くための具体的な方法を、比較検討形式で解説します。あなたの状況を理解し、効果的な対応策を見つけるためのヒントを提供します。
1. 現状の課題を整理：なぜイライラするのか？
まずは、あなたがなぜイライラを感じるのか、その原因を具体的に整理してみましょう。今回のケースでは、以下の点が主な原因として挙げられます。
- 頻繁な話しかけ： 5〜10分おきという高頻度での話しかけは、集中力を著しく阻害し、業務効率を低下させます。
- 内容の偏り： 雑談が多く、仕事に関係のない話題が中心であるため、業務時間とプライベートの区別がつかないと感じる可能性があります。
- 知識不足への指摘： 担当外の質問をされた際に、知識不足を指摘されることで、自身の能力に対する不安や不快感が増幅されます。
- 業務への協力不足： 頼んだ作業をしない、遅刻が多いなど、派遣社員の行動があなたの業務負担を増やし、不公平感を生んでいます。
- アピール： 事務職への転職を意識したアピールが、あなたにとっては業務外のプレッシャーと感じられる可能性があります。
これらの原因が複合的に作用し、あなたのイライラを増幅させていると考えられます。これらの原因を理解することで、具体的な対策を立てやすくなります。
2. 比較検討：具体的な対処法
次に、具体的な対処法を比較検討形式で見ていきましょう。それぞれの方法のメリットとデメリットを理解し、あなたの状況に合った方法を選択することが重要です。
2-1. 毅然とした態度で対応する
方法： 話しかけられた際に、はっきりと「今は忙しいので、後でお願いします」と伝える。質問に対しては、「担当者に確認してください」「分かりません」と明確に答える。
メリット：
- 相手にあなたの状況を理解させ、無駄なコミュニケーションを減らすことができる。
- 自分の業務に集中できる時間を確保しやすくなる。
- 不必要な業務を押し付けられることを防ぐことができる。
デメリット：
- 相手との関係性が悪化する可能性がある。
- 相手が逆上したり、嫌がらせをしてくる可能性もゼロではない。
- 新卒1年目という立場上、強く言いづらいと感じるかもしれない。
ポイント： 伝える際は、感情的にならず、冷静かつ丁寧な口調を心がけましょう。また、相手の人格を否定するような言葉遣いは避け、あくまで「業務上の都合」であることを明確に伝えることが重要です。
2-2. 上司や同僚に相談する
方法： 派遣社員とのコミュニケーションに関する悩みを、上司や同僚に相談する。状況を説明し、どのように対応するのが適切かアドバイスを求める。
メリット：
- 第三者の客観的な意見を聞くことができ、問題解決の糸口が見つかる可能性がある。
- 上司が間に入って、派遣社員との関係を調整してくれる可能性がある。
- あなた一人で抱え込まずに済むため、精神的な負担が軽減される。
デメリット：
- 上司や同僚があなたの状況を理解してくれない可能性がある。
- 相談したことが、派遣社員に伝わってしまう可能性がある。
- 上司が積極的に対応してくれない場合、問題が解決しない可能性がある。
ポイント： 相談する相手は、あなたの状況を理解し、親身になってくれる人を選びましょう。相談する際には、具体的な事例を挙げ、あなたの困っていることを明確に伝えることが重要です。
2-3. 業務時間とプライベートの境界線を明確にする
方法： 業務時間中は、集中して仕事に取り組む姿勢を明確にする。休憩時間や終業後に、適度なコミュニケーションをとるようにする。
メリット：
- 業務時間とプライベートの区別をつけ、集中力を高めることができる。
- 相手に、仕事に対する真剣な姿勢を理解してもらうことができる。
- 適切な距離感を保ちながら、良好な関係を築くことができる。
デメリット：
- 相手が、あなたの態度を冷たいと感じる可能性がある。
- 業務時間中のコミュニケーションを完全に断ち切ることは難しい。
- 相手との関係性が、ギクシャクする可能性がある。
ポイント： 業務時間中は、集中していることを示すために、イヤホンを着用したり、デスクに「集中モード」と書かれたメモを置くなど、視覚的な工夫も有効です。休憩時間や終業後には、笑顔で挨拶したり、簡単な会話をすることで、良好な関係を維持することができます。
2-4. 相手の性格や価値観を理解する
方法： 相手の言動の背景にあるものを理解しようと努める。例えば、なぜ頻繁に話しかけてくるのか、なぜあなたの仕事に関心があるのかなどを考えてみる。
メリット：
- 相手の行動に対する理解が深まり、イライラが軽減される可能性がある。
- 相手とのコミュニケーションが円滑になり、良好な関係を築くことができる。
- 相手のニーズに応えることで、協力関係を築き、業務を円滑に進めることができる。
デメリット：
- 相手の性格や価値観を完全に理解することは難しい。
- 相手の言動を許容しすぎてしまい、あなたの負担が増える可能性がある。
- 相手の行動が、あなたの許容範囲を超えている場合、解決策にはならない。
ポイント： 相手の言葉に耳を傾け、相手の立場になって考えることが重要です。相手の行動の意図を理解しようと努めることで、冷静に対応できるようになります。しかし、あなたの負担になるような要求には、毅然とした態度で対応することも大切です。
3. 具体的な対応例：ケーススタディ
上記の対処法を踏まえ、具体的な対応例をいくつか紹介します。
3-1. 頻繁な話しかけへの対応
状況： 仕事中に5分おきに話しかけられる。
対応：
- 話しかけられたら、まずは笑顔で「すみません、今、〇〇の作業中で、集中したいので、後で話しかけてもらえますか？」と伝える。
- どうしても話しかけてくる場合は、「〇〇の件は、〇時までに終わらせないといけないので、今は集中させてください」と、具体的な理由を伝える。
- 休憩時間や昼食時に、相手の話を聞く時間を設け、コミュニケーションを図る。
3-2. 担当外の質問への対応
状況： 担当外の質問をされ、知識不足を指摘される。
対応：
- 「すみません、その件は、まだ詳しくないので、〇〇さんに聞いてみます」と、正直に答える。
- 「私も勉強中なので、一緒に調べてみませんか？」と、協力を促す。
- どうしても分からない場合は、「申し訳ありませんが、その件は、〇〇部署の担当なので、そちらに確認してください」と、丁寧に伝える。
3-3. 業務への協力不足への対応
状況： 頼んだ書類のスキャンをしてもらえない、遅刻が多い。
対応：
- 上司に相談し、派遣社員の業務態度について報告する。
- 「〇〇の書類のスキャンをお願いできますか？ 〇時までに必要なんです」と、期日を明確に伝え、協力を求める。
- 遅刻が多い場合は、上司に相談し、注意してもらう。
4. コミュニケーションを円滑にするためのヒント
上記の対応に加えて、以下の点を意識することで、派遣社員とのコミュニケーションをより円滑にすることができます。
- 感謝の気持ちを伝える： 相手に何かをしてもらった際には、「ありがとうございます」と感謝の気持ちを伝える。
- 相手の意見を尊重する： 相手の意見を頭ごなしに否定せず、まずは話を聞く姿勢を見せる。
- 笑顔で接する： 笑顔で接することで、相手との距離を縮め、親しみやすい印象を与える。
- 共通の話題を見つける： 共通の趣味や興味のあることを見つけ、会話のきっかけを作る。
- 相手の立場を理解する： 相手の置かれている状況や、抱えている問題を理解しようと努める。
これらのヒントを参考に、積極的にコミュニケーションを図ることで、良好な関係を築き、職場の雰囲気を良くすることができます。
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5. まとめ：イライラを乗り越え、より良い職場環境を
新卒事務員であるあなたが、職場の派遣社員とのコミュニケーションで抱えるイライラを軽減し、円滑な関係を築くためには、
- 現状の課題を整理し、イライラの原因を特定すること
- 具体的な対処法を比較検討し、あなたの状況に合った方法を選択すること
- 具体的な対応例を参考に、実践的なスキルを身につけること
- コミュニケーションを円滑にするためのヒントを意識すること
が重要です。
新卒1年目という立場では、上司に相談することに躊躇する気持ちも理解できます。しかし、一人で抱え込まず、適切な方法で対応することで、必ず状況は改善します。
この記事で紹介した方法を参考に、イライラを乗り越え、より良い職場環境を築いてください。そして、あなたのキャリアをより良いものにしていきましょう。
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