「困った先輩」との仕事、どう乗り越える？総務女子が直面した人間関係とキャリアの悩み

この記事では、総務の仕事で直面する人間関係の悩みと、キャリアアップを目指す方々へ向けた具体的なアドバイスを提供します。特に、経験豊富な先輩との働き方や、問題解決のためのコミュニケーション術に焦点を当て、あなたのキャリアを力強くサポートします。

仕事のことで悩んでいます。私は正社員として、小さな会社の総務を担当しています。今まで接客業をしており、事務は初めてですが入社して7ヶ月経ち、やっと慣れてきたという感じです。私の他に、私より早くに入社しているもうひとり短時間のパートの方(以下Aさん)がいます。Aさんは40代半ばで、何十年も事務をやってきたそうです。その方のことです。

多少のミスなら、こちらもお互い様だからフォローし合おうという前向きなきもちでいられるのですが、フォローできないほどのミスが目立ちます。

例として、

途中入社の方の保険証発行の手続きの際に、名前をまちがえて出していた
→会長には、私の確認不足だと私だけが注意されました。その通りだとおもいます。ダブルチェックをしなかったことに責任があります
外注先の支払いの金額が変わったことを会長から知らされたため、Aさんにも伝えましたが、それを忘れたのか、Aさんが外注先の方と電話をしていたときに、最初の金額で話していた
→その場に会長もいて、電話を聞いていたため私が伝えていないと勘違いされ怒られた
怒られているのをAさんは我関せずという感じで聞いていて、会長がいなくなったあとに「ごめんね〜私それ聞いてたよね〜お互いにもっと気をつけようか！」と謎のフォローをされ、自分から会長に報告することはなし
途中入社の方の社会保険手続きをAさんがやっていたら、17万の給与をなぜか19万と記載して提出した。そのため、健康保険・厚生年金の金額が実際の金額よりも高い19万円となった
→私が休みの日にその手続きをしたらしく、私はAさんからそれを聞いていなかったため、なんのことか分からず混乱。会長はなぜ知らないんだと私を怒る
給与計算の所得税の扶養控除人数をAさんが設定してくれて、その通りに私は7ヶ月間やっていた。しかし、年末調整の説明を聞きに行って、Aさんの設定が間違っていることに気づいた
16歳未満の子ども3人、無職の奥さん1人の従業員さんの控除人数をずっと4で計算していた
年末調整の計算をしてみると、約4万ちかくその方から徴収しなければならないことがわかった
Aさんは、「この設定だれがしたの？私、16歳未満の人が控除対象にならないなんて知らないよ〜私ももっと確認すればよかったねぇ、ごめんねー、なんとかなりそう？」と責任をすべて私に押し付けて、自分は無関係を貫くつもりみたいです。

その他にも、日報や給与の入力ミスが多く、Aさんが帰宅したあとに私がすべて確認し直し、たくさんの間違いを訂正しています。膨大な量があるため、いちいち間違えていたことはAさんには報告していません。そのため、Aさんは自分が間違えていないとおもっています。

その他にも、銀行周りや買い出しを頼まれてAさんが出ていくと、いつも必ず「忘れ物した〜！」とバタバタ戻ってきます。そして、普通の声量でずっと独り言を言いながら仕事をしているため、気が散ります。

そして、何でも私にきいてきます。わたしは、分からないことがあれば自分で調べたり各所に電話をして聞いたりして解決します。それなのにAさんは全くそれをせずに私にきいてきます。「それは税務署に聞くのが一番いいですよ」と答えたところ、「税務署の電話番号って何番なんだろう〜」と言われました。会社の電話帳にありますし、ネット環境もあるのだから少し自分で調べればわかるはずです。結局、わたしが電話番号まで教えました。

そして、使ったものや借りたものを元に戻したりきちんと返したりしません。私から借りたものも、使い終わっても乱雑に置かれていて、私がそこまで取りに行くという感じです。「あ〜ごめんね〜忘れてた〜」と言います。

そして、なぜかいつも忙しそうで(任されていることはすごく少ないです)、昼休みもお弁当を食べ終わったらすぐに仕事をしています。

その他にも、自分で報告すべきことを会長に報告せずに、会長が不在の時はなにかあればすぐに電話をするよう伝えられているのですが、Aさんは全く電話をせずに、書き置きを残して帰ったりします。電話をしてくださいと伝えても、「書き置き残すから大丈夫だよ！」と言われ、Aさんが帰ったあとに結局わたしが電話をします。

他にも色々あり、愚痴のようになってしまい申し訳ないのですが、今一番困っていてどうしようもないのは④の年末調整のことです。会長にはどのような伝え方をしたらいいのでしょうか…？そして、私はどうするべきですか？

また、Aさんと上手く付き合っていくにはどうしたらいいのでしょうか。

補足

皆様、回答ありがとうございます。

今週の初めに、すぐに報告しました。

Ａさんがずっと間違えていたこと。最終的な確認は私がすべきだが、扶養控除対象年齢を年末調整の説明会にいくまで気づかずに、自ら調べなかったこと。

そして、従業員さんにしっかり説明をするよう言われました。Ａさんには、「なにかあったのー？」と言われ、ムカッときてしまい、「年末調整のことです。これから従業員さんに電話で説明します。」と言うと、「私がやったことかもしれないから、私が電話しようか〜？」と珍しく言ってきました。

じゃあ、とお願いすると、「えっ、、」と返されましたが、それは無視して電話をお願いしました。

あー頭が痛いわァと言っていましたが、それはこちらのセリフです。

ちなみに私の説明不足でしたが、Ａさんは私より１ヶ月早く入社しており、前までは別の会社を転々としてずっと事務をやっていたそうです。

どんなことでもまるで初めて聞いたことのような反応で、文書をPDF形式で保存することすらままならないのに、本当に今まで事務をやっていたのか謎です。

みなさん、本当にありがとうございました。

はじめに：総務の仕事と人間関係の難しさ

総務の仕事は、会社の円滑な運営を支える重要な役割を担っています。しかし、その業務内容は多岐にわたり、人間関係においても様々な課題に直面することがあります。特に、経験豊富な先輩との協働は、新任者にとって大きな壁となることも少なくありません。今回の相談者様のように、経験豊富な先輩のミスや、コミュニケーションの難しさから、日々の業務に支障をきたし、悩んでいる方もいるのではないでしょうか。

この記事では、総務の仕事における具体的な問題点と、それに対する解決策を提示します。あなたのキャリアをより良いものにするために、ぜひ参考にしてください。

1. 問題の本質を見極める：Aさんの行動分析

まず、問題の本質を理解するために、Aさんの行動を詳しく分析してみましょう。相談者様が抱える問題は、単なるミスの多さだけではありません。Aさんの行動には、以下のような特徴が見られます。

責任転嫁の傾向：ミスを認めず、責任を他人に押し付ける。
コミュニケーション不足：報告・連絡・相談が不足し、情報共有が不十分。
自己中心的：自分の都合を優先し、周囲への配慮が欠けている。
学習意欲の欠如：分からないことを自分で調べようとせず、すぐに人に頼る。

これらの特徴は、Aさんの経験年数や年齢に関わらず、仕事に対する姿勢や価値観に起因していると考えられます。問題解決のためには、これらの行動パターンを理解し、適切な対応をとることが重要です。

2. 会長への報告：事実に基づいた説明を

年末調整に関する問題について、会長への報告は非常に重要です。感情的にならず、客観的な事実に基づいて説明することが求められます。以下に、報告の際のポイントをまとめました。

事実の明確化：
- Aさんが行った扶養控除の設定ミスにより、従業員の税金計算に誤りがあったことを具体的に説明します。
- その結果、従業員から追加で税金を徴収する必要が生じたことを伝えます。
あなたの役割：
- 年末調整の説明会に参加し、誤りに気づいたこと、そして、従業員への説明をあなたが担当することを伝えます。
- 最終的な確認を怠ったことへの反省の意を示します。
今後の対策：
- 再発防止のため、ダブルチェック体制の強化や、Aさんとの情報共有の徹底を提案します。

報告の際には、Aさんの個人的な非難は避け、あくまで事実に基づいた説明を心がけましょう。また、問題解決に向けたあなたの積極的な姿勢を示すことが重要です。

3. Aさんとのコミュニケーション：建設的な関係を築くために

Aさんとの関係を改善するためには、効果的なコミュニケーションが不可欠です。以下に、具体的なコミュニケーション術を紹介します。

明確な指示と確認：
- Aさんに業務を依頼する際は、具体的な指示と期日を明確に伝えましょう。
- 業務終了後には、必ず内容を確認し、問題点があれば具体的に指摘します。
情報共有の徹底：
- 日報や業務報告書を活用し、Aさんと情報を共有する機会を増やしましょう。
- 重要な変更事項や決定事項は、必ず書面またはメールで記録し、共有します。
建設的なフィードバック：
- Aさんの良い点を見つけ、具体的に褒めることで、モチベーションを高めます。
- ミスの指摘をする際は、人格否定ではなく、具体的な行動に焦点を当てます。
- 「〇〇の件ですが、〇〇という点で改善できます」といったように、改善策を提案します。
境界線の設定：
- Aさんの質問に対して、すぐに答えを教えるのではなく、自分で調べるように促しましょう。
- 必要な場合は、「それは〇〇さんに確認してください」と、責任の所在を明確にします。

これらのコミュニケーション術を実践することで、Aさんとの関係を改善し、より円滑な業務遂行を目指しましょう。

4. あなた自身の成長：キャリアアップのための戦略

Aさんとの関係に悩むことは、あなた自身の成長のチャンスでもあります。以下に、キャリアアップのための戦略を提案します。

スキルアップ：
- 総務業務に関する専門知識を深めるために、セミナーや研修に参加しましょう。
- 関連資格（例：秘書検定、簿記など）を取得することで、スキルの証明になります。
問題解決能力の向上：
- Aさんの問題を通じて、問題解決能力を磨きましょう。
- 問題の原因を分析し、具体的な解決策を提案する能力を養います。
コミュニケーション能力の強化：
- 上司や同僚とのコミュニケーションを積極的に行い、情報共有を徹底しましょう。
- 相手に分かりやすく伝えるための表現力や、交渉力を高めます。
自己肯定感の向上：
- 自分の強みや得意分野を認識し、自信を持って業務に取り組みましょう。
- 小さな成功体験を積み重ねることで、自己肯定感を高めます。

これらの戦略を実行することで、あなたは総務のプロフェッショナルとして成長し、キャリアアップを実現できるでしょう。

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5. 成功事例：困難を乗り越えた総務女子の物語

ここで、同様の状況を乗り越え、キャリアアップを実現した総務女子の成功事例を紹介します。

事例：

A子さんは、相談者様と同様に、経験豊富な先輩との人間関係に悩んでいました。先輩のミスが多く、A子さんがフォローに追われる日々。しかし、A子さんは諦めませんでした。まず、先輩の行動を客観的に分析し、問題点を整理しました。次に、上司に相談し、先輩とのコミュニケーション方法についてアドバイスをもらいました。A子さんは、先輩との情報共有を徹底し、建設的なフィードバックを心がけました。その結果、先輩との関係が改善し、業務効率も向上。A子さんは、その経験を活かし、社内の業務改善プロジェクトに参加。リーダーシップを発揮し、プロジェクトを成功に導きました。その後、A子さんは、総務部門のリーダーに昇進し、キャリアアップを実現しました。

この事例から、困難な状況でも、諦めずに努力を続けることで、必ず道は開けることが分かります。あなたも、A子さんのように、問題解決能力を磨き、キャリアアップを目指しましょう。

6. 専門家の視点：キャリアコンサルタントからのアドバイス

キャリアコンサルタントとして、私は次のようにアドバイスします。

客観的な自己分析：
- 自分の強みや弱みを客観的に分析し、キャリアプランを立てましょう。
- 自己分析ツールやキャリアコンサルタントのサポートを活用することも有効です。
情報収集：
- 総務に関する最新の情報や、キャリアアップに役立つ情報を積極的に収集しましょう。
- 業界の動向や、他の企業の事例を参考にすることも重要です。
ネットワーク構築：
- 社内外の人脈を広げ、情報交換や相談ができる関係を築きましょう。
- キャリアに関する悩みや不安を共有できる仲間を見つけることも大切です。

これらのアドバイスを参考に、あなたのキャリアをより良いものにしてください。

7. まとめ：未来への一歩を踏み出すために

今回の相談者様が抱える問題は、決して珍しいものではありません。多くの人が、職場での人間関係や、キャリアに関する悩みを抱えています。しかし、問題の本質を見抜き、適切な対策を講じることで、必ず状況は改善します。あなたのキャリアは、あなたの努力次第で、大きく成長します。この記事で得た知識と、具体的なアドバイスを活かし、未来への一歩を踏み出してください。

総務の仕事は、大変なことも多いですが、やりがいのある仕事です。あなたのキャリアが、より充実したものになることを心から願っています。

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