言葉の言い間違いを指摘する？ 営業事務の先輩が教える、派遣社員との円滑なコミュニケーション術
言葉の言い間違いを指摘する？ 営業事務の先輩が教える、派遣社員との円滑なコミュニケーション術
この記事では、30代の営業事務として働くあなたが、20代の派遣社員の方の言葉遣いについて悩んでいる状況を想定し、どのように対応すれば、双方にとってより良い関係を築き、派遣社員の方のキャリアアップを支援できるのか、具体的なアドバイスを提供します。言葉遣いの指摘というデリケートな問題から、派遣社員のキャリア支援、そして円滑な職場環境の構築まで、多角的に掘り下げていきます。
言葉の言い間違い（思い違い？）を指摘した方が良いのか、意見をお聞かせ下さい。
私の職業はメーカーの営業事務で、最近業務量が増えたので派遣社員の方（20代、未経験者）に来てもらっています。
その派遣社員の方が少し意味の取り違えをしている言葉が幾つかあるのですが、頻繁に使う言葉なので指摘した方が良いのか迷っています。
例えば得意先からの電話を受けた際、
相手「○○さんいらっしゃいますか」
派遣社員「申し訳ありませんが、○○は出払っております」
と言っています。
出払う＝複数の人・物について言う言葉だと思います。
これ以外にも、「ニュアンスは伝わるけど、なんか違う」表現が毎日あります。
皆さんは指摘しますか？
派遣社員さんは素直で真面目な方です。一緒に働く期間はあと3ヶ月程。うちの会社と派遣契約が満了した後も事務職を続けたいと言っていました。
ご回答お願いします。
言葉遣いの間違い、指摘する？しない？ 営業事務の先輩が考えるべきこと
言葉遣いの間違いを指摘するかどうか、悩むのは当然のことです。特に、相手が派遣社員で、今後のキャリアも応援したいと考えている場合は、なおさら慎重になるでしょう。この問題は、単なる言葉遣いの問題にとどまらず、コミュニケーション、人間関係、そして相手の成長に関わる重要なテーマです。ここでは、あなたが抱える悩みを解決するために、具体的なステップと、考慮すべきポイントを詳しく解説していきます。
1. なぜ言葉遣いの間違いが気になるのか？ 根本的な原因を探る
まず、なぜ言葉遣いの間違いが気になるのか、その根本的な原因を考えてみましょう。それは、
- ビジネスシーンでの誤解を招く可能性：正確な言葉遣いは、円滑なコミュニケーションの基盤です。誤った言葉遣いは、相手に誤解を与え、ビジネス上の問題を引き起こす可能性があります。
- 相手の成長を願う気持ち：真面目な派遣社員の方の成長を願う気持ちがあるからこそ、間違いを放置することが、彼女の将来にとって良いことなのかどうか、迷うのではないでしょうか。
- 自身の評価への影響：もし、あなたの会社が言葉遣いを重視する企業文化であれば、派遣社員の言葉遣いが、あなたの評価に間接的に影響する可能性も否定できません。
これらの原因を理解することで、具体的な対応策を立てるための第一歩となります。
2. 指摘する前に！ 3つのステップで状況を整理する
言葉遣いの間違いを指摘する前に、以下の3つのステップで状況を整理しましょう。
ステップ1： 頻度と影響度を把握する
まず、言葉遣いの間違いがどの程度の頻度で発生しているのか、そして、その間違いが業務にどの程度の影響を与えているのかを把握しましょう。毎日発生するとしても、それが業務に支障をきたすレベルでなければ、焦って対応する必要はありません。例えば、
- 頻度：1日に何回程度発生するのか？
- 影響度：お客様や社内の人に誤解を与えたり、業務に支障をきたしたりするレベルか？
これらの情報を記録することで、客観的に状況を把握し、冷静な判断を下すことができます。
ステップ2： 相手の性格と関係性を考慮する
次に、派遣社員の方の性格と、あなたとの関係性を考慮しましょう。彼女が素直で真面目な性格であることは、良い点です。しかし、
- 指摘の受け止め方：彼女が指摘を素直に受け止め、改善しようとするタイプなのか、それとも、自信をなくしてしまうタイプなのか？
- 関係性：あなたは、彼女にとって、どのような存在なのか？ 頼りになる先輩、それとも、少し怖い存在？
これらの要素を考慮することで、効果的なコミュニケーション方法を選択することができます。
ステップ3： 最終的な目標を設定する
最後に、今回の対応の最終的な目標を設定しましょう。それは、
- 彼女の成長を促す：言葉遣いの改善を通じて、彼女のキャリアアップを支援する。
- 円滑なコミュニケーションを維持する：誤解をなくし、よりスムーズなコミュニケーションを実現する。
- 良好な関係性を築く：お互いに気持ちよく仕事ができる関係性を維持する。
目標を明確にすることで、具体的な行動計画を立てやすくなります。
3. 具体的な対応策：効果的なコミュニケーション術
状況を整理し、目標を設定したら、具体的な対応策を検討しましょう。ここでは、効果的なコミュニケーション術を3つのステップでご紹介します。
ステップ1： 直接的な指摘を避ける
いきなり「その言葉遣いは間違っています」と指摘するのは、相手を傷つけたり、萎縮させてしまう可能性があります。まずは、間接的な方法で、言葉遣いの改善を促しましょう。例えば、
- ロールプレイング：電話応対のロールプレイングを行い、正しい言葉遣いを実践する機会を設ける。
- 例文の提示：正しい言葉遣いの例文を提示し、参考にしてもらう。
- フィードバックの工夫：「○○という表現もできますね」といった、肯定的なフィードバックを交える。
ステップ2： タイミングと場所を選ぶ
指摘するタイミングと場所も重要です。人前で指摘するのではなく、個室や休憩時間など、落ち着いて話せる場所を選びましょう。また、
- タイミング：相手がリラックスしている時、または、業務に余裕がある時に話しかける。
- 場所：周りの人に聞かれる心配がない、静かな場所を選ぶ。
これらの配慮は、相手が安心して話を聞ける環境を作り、より効果的なコミュニケーションを促します。
ステップ3： 具体的なアドバイスをする
言葉遣いの間違いを指摘する際は、具体的に、そして、分かりやすく説明することが重要です。例えば、
- なぜ間違っているのかを説明する：「出払う」という言葉は、複数の人や物に対して使う言葉なので、ここでは「席を外しております」の方が適切です、など。
- 正しい表現を教える：正しい表現だけでなく、なぜその表現が適切なのかを説明する。
- 改善策を提案する：言葉遣いを改善するための具体的な方法（例：敬語の練習、ビジネス用語の学習など）を提案する。
具体的なアドバイスは、相手が言葉遣いを改善するための道筋を示し、成長をサポートします。
4. 派遣社員のキャリア支援：言葉遣い改善を超えて
言葉遣いの改善は、派遣社員のキャリアアップにとって、重要な要素の一つです。しかし、それだけではありません。彼女のキャリアを支援するためには、
- スキルアップの支援：事務職に必要なスキル（PCスキル、ビジネスマナーなど）を習得するための研修や、eラーニングの紹介など。
- キャリアプランの相談：将来のキャリアプランについて、一緒に考え、アドバイスをする。
- 情報提供：事務職に関する求人情報や、キャリアアップに役立つ情報を共有する。
これらのサポートを通じて、彼女の自己肯定感を高め、積極的にキャリアを築いていくための後押しをしましょう。
5. 成功事例から学ぶ：言葉遣い指導で関係性が向上したケーススタディ
実際に、言葉遣いの指導を通じて、派遣社員との関係性が向上し、彼女のキャリアアップを支援できた成功事例をご紹介します。
ケーススタディ：Aさんの場合
Aさんは、30代の営業事務として働く女性です。彼女の会社に派遣されてきたBさんは、20代の未経験者で、言葉遣いについていくつか気になる点がありました。Aさんは、Bさんの成長を願う気持ちと、言葉遣いを指摘することへのためらいの間で悩みましたが、最終的に、以下の方法で対応しました。
- 1. 状況の整理：Aさんは、Bさんの言葉遣いの間違いの頻度や、業務への影響を記録しました。また、Bさんの性格や、自分との関係性を考慮しました。
- 2. コミュニケーション：Aさんは、直接的な指摘を避け、まずは、ロールプレイングを通じて、正しい言葉遣いを実践する機会を設けました。また、正しい表現の例文を提示し、参考にしてもらうようにしました。
- 3. フィードバック：Aさんは、Bさんの良い点（例：明るい対応、丁寧な言葉遣いなど）を積極的に褒め、改善点については、具体的なアドバイスをしました。
- 4. キャリア支援：Aさんは、Bさんのキャリアプランについて相談に乗り、事務職に関する求人情報を提供しました。
その結果、Bさんは言葉遣いを改善し、業務スキルも向上しました。AさんとBさんの関係性は良好になり、Bさんは、Aさんの会社での契約満了後、別の会社で事務職として採用されました。この事例は、言葉遣いの指導が、派遣社員のキャリアアップと、良好な人間関係の構築に繋がることを示しています。
6. 職場環境の改善：言葉遣い指導がもたらす効果
言葉遣いの指導は、単に個人のスキルアップに貢献するだけでなく、職場全体の環境改善にも繋がります。具体的には、
- コミュニケーションの円滑化：正確な言葉遣いは、誤解を防ぎ、スムーズなコミュニケーションを促進します。
- チームワークの向上：お互いを尊重し、協力し合う関係性が築かれ、チームワークが向上します。
- 従業員のモチベーション向上：言葉遣いの改善を通じて、自己肯定感が高まり、仕事へのモチベーションが向上します。
- 企業イメージの向上：社員の言葉遣いが向上することで、顧客からの信頼を得やすくなり、企業イメージが向上します。
これらの効果は、より働きやすい職場環境を創出し、企業の成長にも貢献します。
7. 専門家からのアドバイス：効果的なコミュニケーションの秘訣
キャリアコンサルタントや、コミュニケーションの専門家は、効果的なコミュニケーションの秘訣として、以下の点を挙げています。
- 傾聴力：相手の話をよく聞き、理解しようと努める。
- 共感力：相手の気持ちに寄り添い、共感する。
- アサーション：自分の意見を、相手を尊重しながら、率直に伝える。
- フィードバック：相手の行動や言動について、具体的かつ建設的なフィードバックを行う。
これらのスキルを磨くことで、より円滑なコミュニケーションを実現し、人間関係を良好に保つことができます。
8. まとめ：言葉遣い指導は、成長を促すチャンス
言葉遣いの間違いを指摘することは、難しい問題ですが、同時に、相手の成長を促し、良好な関係性を築くためのチャンスでもあります。今回の記事でご紹介したステップと、具体的なアドバイスを参考に、あなたの状況に合った方法で、派遣社員の方と向き合ってみてください。言葉遣いの改善を通じて、彼女のキャリアアップを支援し、共に成長できる関係性を築くことができるはずです。
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