「気が利かない」後輩社員を「自ら動く」人に変える！7年目社員が教える、報連相と成長を促すコミュニケーション術
「気が利かない」後輩社員を「自ら動く」人に変える！7年目社員が教える、報連相と成長を促すコミュニケーション術
この記事では、7年目の会社員であるあなたが、入社2年目の年上の後輩社員の「気が利かない」「自ら動かない」という問題に直面し、どのように対応すれば良いのか悩んでいる状況を解決するための具体的な方法を提案します。特に、後輩社員の行動を促し、自律的な成長を支援するためのコミュニケーション術に焦点を当てます。新婚旅行や月末の業務など、具体的な状況を踏まえながら、効果的な指導方法と、後輩社員の意識改革を促すためのヒントを提供します。
会社の年上の後輩に対して、相談というより殆ど愚痴です…
私は今の会社に7年目になり、約2年前にひと回りほど年上の後輩(Aさん・38歳)が入ってきました。
Aさんには、昨夏に上司が定年退職となり、引き継ぎや早く仕事を覚えてもらうようにと上司の退職の1年以上前から入社していただきました。
退職した上司の仕事を現在もう一人いる上司が引き継ぎ、その上司がやっていた経理全般の仕事をAさんに行っていただくよう引き継ぎとなりました。
人数の少ない職場で皆個々の仕事を抱えています。
前職でどのような仕事をされていたか分かりませんが、簿記2級の資格を持っていたり、前職場が少し知名度のある会社というのもあって、かなり優秀な人が来ると当初上司たちは期待していたのですが、2年一緒に働いて見えてきたのは、気が利かない、覚えが悪い、周りが見えていない人だということでした。
気が利かないなどのエピソードとは変わるのですが、Aさんの経理の仕事として、年に数回定期的に顧客の口座から自動引き落としされ入金するお金に関しての事務処理もお願いしていて、残高不足などで引き落とし出来なかった場合その通知の発送など速やかに対処してもらいます。その引き落としが今月末になっています。
最近、Aさんが結婚され、来週1週間新婚旅行に行くようです。
毎月末は定期開催の会議もあり、外部から人が来て慌ただしくもなり、会議に出た人には日当支払いなどお金の動きもあります。
正直、月末はいつも忙しいというのは2年も仕事を続けていれば分かっていることで、結婚されおめでたいことですが、新婚旅行を1週間なり時期をずらすことはできなかったのかなという気持ちです。(旦那さん側の都合などもあったのかとは思いますが…)
Aさんが入社するまでは、退職した上司と元経理の上司と私だけの体制でしたが、Aさんの仕事覚えや進捗状況を見てか、現在はパートの方も一人入りました。
昨日、Aさんがいない間の経理の仕事を誰に何をどうお願いしていくのか本人から何も話がないと上司に愚痴を言われてしまいました。
手の空いているパートの方にお願いするのが一番なのですが、引き継ぎをしっかりしてもらわないと困るし、時間もないのに未だ何もパートの方には伝えていないようです。
今週末はイベントも控えていて、このイベントも1年近く前から予定が決まっていました。その準備などパートの方にもいろいろ手伝ってもらっているので、正直それどころではないです。
上司もその準備や他のことも急ぎでやらないといけないため、パートの人には経理で使うソフトも操作してもらう予定なのですが、実際使って分からないところが出てきた時に質問されても対応している時間がないから、早めにしっかり引き継ぎしてもらわないと困ると話していました。
上司が元々経理をしていたので、Aさんは上司がいるから大丈夫だと思っているんだろうなという感じです。(上司が忙しいのが見えていないのか…)
今回のことは新婚旅行で仕方ないことではありますが、Aさんの今までの行動からは、私も上司も気が利かない、もっと周りを見て行動して欲しいと感じています。
言われなければ分からないのではなく、自ら気づいて欲しいと思っているので、上司もあまり指摘はしません。あまりにひどい時はしていますが、その分私が上司の愚痴を聞かされている状態です…
どうしたら、自ら気づいて行動してもらえる人になってもらえるでしょうか？…
1. なぜ「気が利かない」と感じるのか？根本原因を探る
まず、あなたが後輩社員Aさんの行動に対して「気が利かない」と感じる根本原因を理解することが重要です。単に「言われたことしかやらない」という表面的な問題だけでなく、その背後にある要因を分析することで、効果的な対策を講じることができます。
- コミュニケーション不足: 指示の伝達方法や、Aさんが理解しやすいように説明しているかを見直しましょう。一方的な指示ではなく、双方向のコミュニケーションを心がけることが大切です。
- 経験不足: 経理業務の経験が浅い場合、全体像を把握しきれていない可能性があります。業務の目的や、他の部署との連携について理解を深めるためのサポートが必要です。
- モチベーションの低下: 仕事に対する意欲が低い場合、積極的に行動する気持ちが薄れてしまうことがあります。Aさんのキャリア目標や、仕事への価値観を理解し、モチベーションを高めるための工夫が必要です。
- 自己肯定感の低さ: 過去の失敗経験や、周囲からの評価不足により、自信を失っている可能性があります。小さな成功体験を積み重ねさせ、自己肯定感を高めることが重要です。
これらの原因を特定するために、Aさんとの面談や、日々のコミュニケーションの中で、彼女の考えや感じていることを積極的に聞き出すようにしましょう。相手を理解しようとする姿勢を示すことで、信頼関係を築き、より建設的な対話ができるようになります。
2. 具体的な行動を促すためのステップ
後輩社員Aさんが「自ら動く」ようになるためには、具体的な行動を促すためのステップを踏むことが重要です。以下のステップを参考に、段階的にアプローチしてみましょう。
ステップ1: 明確な指示と期待の伝達
まず、Aさんに対して、業務内容や期待される行動を明確に伝えましょう。曖昧な指示や、暗黙の了解は避け、具体的に何を、いつまでに、どのように行うべきかを指示します。
例えば、新婚旅行前の経理業務について、以下のように指示を出すことができます。
- 業務の洗い出し: 新婚旅行中に対応が必要な経理業務をリストアップし、Aさんと共有します。
- 担当者の決定: 各業務の担当者を明確にし、パートの方への引き継ぎ内容を具体的に指示します。
- スケジュールの作成: 引き継ぎのスケジュールを作成し、期日を明確にします。
- 進捗の確認: 定期的に進捗状況を確認し、必要に応じてサポートを行います。
期待を伝える際には、Aさんの強みや、これまでの努力を認め、ポジティブな言葉で励ますことも重要です。
ステップ2: 報連相の徹底とフィードバック
報連相（報告・連絡・相談）の重要性を理解させ、実践を促しましょう。
具体的には、以下の点を意識させます。
- 報告: 業務の進捗状況や、問題点について、定期的に報告することを義務付けます。
- 連絡: 変更事項や、緊急の事態が発生した場合は、速やかに連絡することを徹底させます。
- 相談: 困ったことや、判断に迷うことがあれば、遠慮なく相談することを促します。
報連相を促すためには、あなた自身が率先して報連相を行い、模範を示すことが重要です。
また、Aさんからの報告に対して、具体的なフィードバックを行い、改善点を指摘することで、成長を促します。
フィードバックの際には、以下の点を意識しましょう。
- 具体性: 抽象的な表現ではなく、具体的な行動や成果について言及します。
- 客観性: 感情的な表現を避け、事実に基づいて評価します。
- 建設性: 改善点だけでなく、良い点も評価し、前向きな姿勢を促します。
- タイミング: 適切なタイミングでフィードバックを行い、記憶に残りやすくします。
ステップ3: 権限委譲と責任感の醸成
Aさんの成長に合わせて、徐々に権限を委譲し、責任感を持たせるようにしましょう。
例えば、経理業務の一部を任せ、自分で判断して行動する機会を与えます。
権限委譲の際には、以下の点を意識しましょう。
- 段階的な委譲: 最初は簡単な業務から始め、徐々に難易度の高い業務を任せるようにします。
- 明確な指示: 権限委譲する業務内容や、責任範囲を明確に伝えます。
- サポート体制: 困ったときに相談できる体制を整え、必要に応じてアドバイスを行います。
- 評価と承認: 成果を評価し、積極的に承認することで、自信とモチベーションを高めます。
責任感を持たせるためには、業務の重要性や、チームへの貢献について理解を深めることが重要です。
例えば、会議の準備や、顧客対応など、チームの一員としての役割を意識させるような機会を与えます。
3. コミュニケーションを円滑にするための具体的なテクニック
後輩社員とのコミュニケーションを円滑にするためには、以下のテクニックを活用しましょう。
- 傾聴: 相手の話を最後まで聞き、理解しようとする姿勢を示します。相槌を打ったり、質問をしたりすることで、相手に安心感を与え、本音を引き出すことができます。
- 質問: 相手の考えや、状況を把握するために、積極的に質問をします。オープンクエスチョン（例：「どのように考えましたか？」）を活用し、より深い情報を引き出しましょう。
- 共感: 相手の気持ちに寄り添い、共感の言葉を伝えます。例えば、「大変でしたね」や「それは辛かったですね」など、相手の感情を理解しようとする姿勢を示すことで、信頼関係を築くことができます。
- フィードバック: 相手の行動や、成果に対して、具体的なフィードバックを行います。良い点だけでなく、改善点も指摘し、成長を促します。
- 褒める: 相手の努力や、成果を認め、積極的に褒めることで、モチベーションを高めます。具体的に何が良かったのかを伝え、自信を持たせましょう。
- 感謝: 相手の協力に対して、感謝の気持ちを伝えます。「ありがとう」という言葉だけでなく、具体的な行動や、貢献内容を具体的に伝えることで、相手のモチベーションを高めます。
4. 新婚旅行と月末業務への対応策
Aさんの新婚旅行と月末業務への対応は、彼女の成長を促す絶好の機会です。
以下の対応策を参考に、スムーズな業務遂行を目指しましょう。
- 事前準備の徹底: 新婚旅行前に、必要な業務をリストアップし、Aさんと共有します。引き継ぎ内容を明確にし、パートの方への指示を徹底します。
- タスク管理: 業務の進捗状況を可視化し、Aさんと共有します。期日管理を行い、遅延が発生しないように注意します。
- バックアップ体制: 万が一の事態に備え、他の社員が対応できる体制を整えます。パートの方へのサポート体制も強化します。
- 柔軟な対応: 状況に応じて、柔軟な対応を行います。例えば、会議の日程変更や、業務の分担など、臨機応変に対応します。
- 感謝の気持ち: Aさんの協力に対して、感謝の気持ちを伝えます。新婚旅行から帰ってきた後、労いの言葉をかけ、業務への貢献を認めましょう。
5. 長期的な視点での成長支援
後輩社員の成長は、一朝一夕に成し遂げられるものではありません。長期的な視点での成長支援を行い、自律的に行動できる人材を育成しましょう。
- キャリア目標の共有: Aさんのキャリア目標を理解し、それを達成するためのサポートを行います。研修や、資格取得の支援など、スキルアップの機会を提供します。
- 定期的な面談: 定期的に面談を行い、業務の進捗状況や、悩みについて話し合います。キャリアに関する相談にも乗り、長期的な視点での成長を支援します。
- 自己成長の促進: 自己啓発を促し、自ら学び、成長する意欲を高めます。書籍の紹介や、セミナーへの参加など、学習機会を提供します。
- フィードバックの継続: 定期的にフィードバックを行い、成長を促します。良い点だけでなく、改善点も指摘し、継続的な成長を支援します。
- 成功体験の共有: 成功体験を共有し、自信とモチベーションを高めます。他の社員との交流を促し、チームワークを強化します。
これらの長期的な取り組みを通じて、Aさんは自ら考え、行動し、成長できる人材へと変わっていくでしょう。
6. 上司との連携とあなたの役割
後輩社員の指導は、あなた一人の力だけでは限界があります。上司との連携を密にし、チーム全体でサポート体制を構築することが重要です。
- 上司への報告と相談: Aさんの状況や、指導の進捗状況を上司に報告し、相談します。上司からのアドバイスや、サポートを得ることで、より効果的な指導ができます。
- 上司との役割分担: 指導の役割分担を明確にし、協力してAさんの成長を支援します。上司は、業務に関する専門的な知識や、経験を共有し、あなたは、日々のコミュニケーションや、フィードバックを担当するなど、それぞれの得意分野を活かしましょう。
- 上司への感謝: 上司の協力に対して、感謝の気持ちを伝えます。上司との良好な関係を築くことで、よりスムーズな連携ができます。
- あなたの役割: あなたは、Aさんの成長をサポートする重要な役割を担っています。積極的にコミュニケーションを取り、Aさんの考えや、気持ちを理解し、適切なアドバイスや、サポートを提供しましょう。
- チーム全体の意識改革: チーム全体で、Aさんの成長を応援する雰囲気を醸成します。他の社員にも、Aさんへの協力をお願いし、チームワークを強化しましょう。
7. 成功事例から学ぶ
他の企業での成功事例を参考に、自社の状況に合わせて、効果的な指導方法を検討しましょう。
- 事例1: 営業職のAさんは、入社3年目にして、なかなか成果を上げられずに悩んでいました。上司は、Aさんの強みであるコミュニケーション能力に着目し、顧客との関係構築に焦点を当てた指導を行いました。定期的な面談で、Aさんの悩みを聞き、具体的なアドバイスを提供しました。その結果、Aさんは徐々に自信をつけ、売上を伸ばすことができるようになりました。
- 事例2: 事務職のBさんは、指示されたことしかやらないという問題がありました。上司は、Bさんに、業務の目的や、他の部署との連携について説明し、全体像を理解させました。また、Bさんが主体的に業務に取り組めるように、権限委譲を行い、自己決定の機会を与えました。その結果、Bさんは、自ら考え、行動するようになり、業務効率が向上しました。
- 事例3: 介護職のCさんは、入社したばかりで、経験不足から、自信を失っていました。先輩社員は、Cさんの小さな成功を褒め、励ますことで、自己肯定感を高めました。また、Cさんが安心して相談できる環境を整え、悩みや不安を共有しました。その結果、Cさんは、徐々に自信をつけ、積極的に業務に取り組むことができるようになりました。
これらの事例から、それぞれの社員の状況に合わせて、適切な指導方法を検討し、実践することが重要であることがわかります。
成功事例を参考に、自社の状況に合わせて、効果的な指導方法を検討しましょう。
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8. まとめ: 後輩社員の成長を促すために
後輩社員の「気が利かない」という問題は、適切な指導とコミュニケーションによって解決できます。
以下のポイントを意識し、後輩社員の自律的な成長を支援しましょう。
- 根本原因の理解: なぜ「気が利かない」と感じるのか、根本原因を分析する。
- 明確な指示と期待の伝達: 業務内容や、期待される行動を明確に伝える。
- 報連相の徹底とフィードバック: 報連相の重要性を理解させ、実践を促す。
- 権限委譲と責任感の醸成: 成長に合わせて、徐々に権限を委譲し、責任感を持たせる。
- コミュニケーションの円滑化: 傾聴、質問、共感、フィードバック、褒める、感謝の言葉を活用する。
- 新婚旅行と月末業務への対応: 事前準備を徹底し、柔軟な対応を行う。
- 長期的な視点での成長支援: キャリア目標の共有、定期的な面談、自己成長の促進、フィードバックの継続、成功体験の共有を行う。
- 上司との連携: 上司に報告・相談し、役割分担を明確にする。
これらのステップを踏むことで、後輩社員は自ら考え、行動し、成長できる人材へと変わっていくでしょう。
そして、あなた自身も、指導を通して、リーダーシップやコミュニケーション能力を向上させることができます。
後輩社員の成長を支援することは、あなた自身の成長にもつながるのです。
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