病院総務の仕事ってこんなはずじゃなかった…？ミスマッチを感じたら取るべき３つの対策
病院総務の仕事ってこんなはずじゃなかった…？ミスマッチを感じたら取るべき３つの対策
あなたは現在、病院の総務として働き始めたものの、仕事内容が当初のイメージと異なり、戸惑いを感じているかもしれません。患者対応が中心で、デスクワークを期待していたのに、実際は受付や案内業務が多く、さらに、先輩からの指導も十分ではない状況に、不安を抱えていることでしょう。この記事では、あなたの状況を詳細に分析し、具体的な解決策を提示します。病院総務の仕事内容、人間関係、そして将来への不安を解消するための、実践的なアドバイスをお届けします。
私は病院で事務として働いてきた中で患者さんと接するのが苦手だと思い、医事課ではなく総務や経理を希望して転職活動してました。
ハローワークに通っている時、よく当たる職員さんからある日電話をいただき、病院総務の正社員求人を紹介してもらいました。
総務・施設管理と医事補助ありって感じだったんですけど、採用されて実際に働いてみると庶務と受付って感じです。
まだ入職して二日目。
患者さんの受付や透析の方や隣接してるグループ施設の患者さんを車イスで押して案内するのがメインの仕事みたいです。
社保、雇用保険関係や経理等は別の場所にある本部でやってるため、そういったものには関わらないとのこと。(それは聞いてはいましたけど)
また、まだ経験はありませんけど、隣接のグループ施設のトイレが詰まったとかも対応するらしいです。
てっきり状況確認して業者に連絡かと思ったら、そういうわけではないそうです。
この業務をこれまでやってたのは課長なんですけど、私とこの課長二人が一応事務部門の総務課っていうことみたいです。(課長は見た感じ５０代半ばで入職１年１０ヶ月とのこと)
しかもあまりウンともスンとも言わない人で。
レクチャー的な手順をふんだものはなく、声が小さいや対応がどうこう…ってことは言われたり。
すみませんって返すと、そういうのはいいからサッサとやってと。
どうも来院患者さんを基本的に私一人で受付させ、表にあるパソコン二台を他のスタッフで集中して活用できるようにするのが私の仕事の一つだと。
通常受付の他に透析の人は別に受付をするっていう感じで実際やってみると一人で本当にやれるのかな・・？と不安もあったり。(同じフロントですが受付窓口が違うので)
というか、面接では課長と部長が協力してやってると言ってたし、実際見てたらそうなんですけど。
同じ部屋で働いてる他のスタッフは厳密には医事課なので、私にどこまで教えて良いのかも分からないってことで知らぬ存ぜぬな感じ。
こちらから声をかけてもそこまで何をやらせたら良いのか…って感じです。
日が浅く、専用端末なので操作そのものをしたことがないのもありますけど。
医事補助っていうのも小さい病院なのであるとは思うんですけど、その内電子カルテの記入や算定業務に関わる業務も出てくるようで、総務っていうか・・・って感じです。
以前短期で退職したことがあり、その時に保険加入してたため、ハローワークの方から加入前に退職だったらね…と言われたことが頭をよぎります。
一応今日各手続きの必要書類等は提出してるんですけどね。
医事課以上に患者応対がメインで何だか違ったかなって気持ちも正直あります。
病院総務ってそういうものなんでしょうか？
デスクワークメインのイメージでいたので。
ご相談ありがとうございます。病院総務の仕事内容に対するギャップ、人間関係の難しさ、そして将来への不安。これらは、新しい職場環境で誰もが直面する可能性のある問題です。しかし、適切な対策を講じることで、これらの課題を乗り越え、より良いキャリアを築くことができます。以下に、具体的な３つの対策を提示します。
対策1：現状を客観的に分析し、具体的な問題点を明確にする
まずは、現在の状況を客観的に把握することから始めましょう。あなたが抱える問題は、大きく分けて以下の３つに分類できます。
- 仕事内容のミスマッチ：面接で聞いていた内容と実際の業務内容が異なり、患者対応が中心で、デスクワークの時間が少ない。
- 人間関係の課題：上司からの指導が不十分で、他のスタッフとの連携もスムーズにいかない。
- 将来への不安：医事課業務への関与、短期退職の経歴、そして今後のキャリアパスに対する不安。
これらの問題点を具体的に把握するために、以下のステップを実行しましょう。
- 業務内容の記録：日々の業務内容を詳細に記録し、どの業務にどれだけの時間を費やしているかを把握します。受付業務、患者対応、施設管理、医事補助など、具体的な内容を記録しましょう。
- 問題点の可視化：記録した業務内容を基に、問題点を具体的にリストアップします。「患者対応に苦手意識がある」「上司からの指導が少ない」「医事課業務への関与が不明確」など、具体的な問題を明確にします。
- 期待との比較：入職前の期待と、現在の現実を比較します。面接で説明された内容、求人情報、そしてあなたの希望を整理し、ギャップを明確にします。
この分析を通じて、問題の本質を理解し、具体的な解決策を検討するための土台を築きます。例えば、あなたが最も苦手とする患者対応の業務に多くの時間を割いていることが判明した場合、その時間を減らすための具体的な方法を考えることができます。
対策2：上司や同僚とのコミュニケーションを積極的に行う
人間関係の課題を解決するためには、積極的なコミュニケーションが不可欠です。特に、上司や同僚との関係性を改善することが重要です。以下の３つのポイントを意識して、コミュニケーションを試みましょう。
- 上司とのコミュニケーション：
- 定期的な面談の機会を設ける：上司との定期的な面談を提案し、業務内容や進捗状況、そして抱えている問題について話し合う機会を設けます。
- 具体的な質問をする：業務に関する疑問点や不明な点があれば、積極的に質問します。「〇〇の業務について、手順を詳しく教えていただけますか？」「〇〇の対応で困っているのですが、何かアドバイスはありますか？」など、具体的な質問をすることで、上司からの適切な指導を引き出すことができます。
- フィードバックを求める：自分の仕事に対するフィードバックを求めます。「私の対応で改善すべき点はありますか？」「もっと効率的に業務を進める方法はありますか？」など、積極的にフィードバックを求めることで、上司からのアドバイスを得やすくなります。
- 同僚とのコミュニケーション：
- 積極的に話しかける：休憩時間や業務の合間に、同僚に積極的に話しかけ、コミュニケーションを図ります。
- 困っていることを相談する：業務で困っていることや、わからないことがあれば、同僚に相談します。「〇〇の操作方法がわからないのですが、教えていただけますか？」「〇〇の対応で困っているのですが、何かアドバイスはありますか？」など、積極的に相談することで、同僚との連携を深めることができます。
- 情報交換をする：業務に関する情報交換を積極的に行います。「〇〇の患者さんの対応について、何か注意点はありますか？」「〇〇の業務で役立つ情報があれば、教えてください」など、情報交換を通じて、業務の効率化を図ることができます。
- コミュニケーションの際の注意点：
- 相手の立場を尊重する：相手の意見や考え方を尊重し、感情的な対立を避けるように心がけます。
- 感謝の気持ちを伝える：相手に協力してもらった場合は、感謝の気持ちを言葉で伝えます。「〇〇さん、ありがとうございます。おかげで助かりました」など、感謝の気持ちを伝えることで、良好な人間関係を築くことができます。
- 積極的に笑顔で接する：笑顔で接することで、相手との距離を縮め、コミュニケーションを円滑に進めることができます。
これらのコミュニケーションを通じて、上司や同僚との信頼関係を築き、より働きやすい環境を創り出すことができます。
対策3：キャリアプランを明確にし、必要に応じて転職も視野に入れる
将来への不安を解消するためには、自身のキャリアプランを明確にし、長期的な視点を持つことが重要です。以下のステップで、キャリアプランを検討しましょう。
- 自己分析：
- 強みと弱みの把握：これまでの経験やスキルを振り返り、自分の強みと弱みを客観的に分析します。
- 興味関心の明確化：どのような仕事に興味があり、どのような働き方をしたいのかを明確にします。
- 価値観の特定：仕事を通じて何を大切にしたいのか、どのような価値観を重視するのかを明確にします。
- キャリア目標の設定：
- 短期的な目標：3ヶ月後、半年後など、短期的な目標を設定します。例えば、「患者対応スキルを向上させる」「医事課業務の基礎を学ぶ」など、具体的な目標を設定します。
- 長期的な目標：3年後、5年後など、長期的な目標を設定します。例えば、「病院事務のスペシャリストになる」「医療事務の資格を取得し、キャリアアップを目指す」など、長期的な目標を設定します。
- スキルアップ計画の策定：
- 必要なスキルの特定：キャリア目標を達成するために必要なスキルを特定します。例えば、患者対応スキル、医療事務スキル、コミュニケーションスキルなど、必要なスキルを明確にします。
- 学習方法の検討：スキルを習得するための具体的な方法を検討します。研修への参加、資格取得、自己学習など、具体的な学習方法を検討します。
- 行動計画の作成：いつまでに、どのようにスキルを習得するのか、具体的な行動計画を作成します。
- 転職の検討：
- 現職での改善努力：キャリアプランを実現するために、現職でできることを最大限に努力します。
- 転職市場の調査：必要に応じて、転職市場の情報を収集します。求人情報、企業情報、業界動向などを調査し、自分のキャリアプランに合った求人を探します。
- 転職エージェントの活用：転職エージェントに相談し、キャリアプランの実現に向けたアドバイスを受けます。
これらのステップを通じて、あなたのキャリアプランを明確にし、将来への不安を解消することができます。もし、現職での状況改善が難しい場合は、転職も視野に入れ、より良いキャリアを築くための選択肢を検討しましょう。
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病院総務の仕事に関するQ&A
ここでは、あなたの抱える疑問や不安を解消するために、よくある質問とその回答をまとめました。
Q1：病院総務の仕事内容って、本当にこんなに幅広いものなの？
A1：はい、病院総務の仕事内容は、病院の規模や組織体制によって大きく異なります。一般的に、受付業務、患者対応、施設管理、人事労務、経理、物品管理など、多岐にわたる業務を担当することがあります。あなたの場合は、特に受付業務と患者対応の割合が多いようですが、これは病院の規模や、人手不足などの状況によっても左右されます。また、医事課業務を兼務することもあります。
Q2：患者対応が苦手なのに、このまま病院総務でやっていける？
A2：患者対応が苦手とのことですが、諦める必要はありません。まずは、苦手意識の原因を分析し、改善策を講じることが重要です。例えば、患者対応の経験が少ないことが原因であれば、先輩や同僚に相談し、ロールプレイングなどで練習するのも良いでしょう。また、患者対応マニュアルなどを参考に、対応方法を学ぶことも有効です。苦手意識を克服するための努力をすることで、自信を持って患者対応ができるようになるはずです。
Q3：上司とのコミュニケーションがうまくいかない場合、どうすればいい？
A3：上司とのコミュニケーションがうまくいかない場合は、以下の３つのステップで改善を試みましょう。
- 自己分析：なぜ上司とのコミュニケーションがうまくいかないのか、原因を分析します。例えば、自分の伝え方が悪いのか、上司の性格的な問題なのか、など原因を特定します。
- コミュニケーション方法の見直し：相手に合わせたコミュニケーション方法を試します。例えば、上司が忙しい場合は、メールやチャットで要件を伝える、など。
- 第三者への相談：同僚や人事担当者に相談し、アドバイスを求めることも有効です。
それでも改善が見られない場合は、異動や転職も視野に入れる必要があります。
Q4：医事課業務に携わる可能性はある？
A4：あなたの病院の状況にもよりますが、医事課業務に携わる可能性は十分にあります。まずは、上司に医事課業務への関心があることを伝え、機会があれば、積極的に学ぶ姿勢を示すことが重要です。また、医事課のスタッフに話を聞き、業務内容を理解することも有効です。小さな病院であれば、人手不足などの状況により、兼務することもあるかもしれません。
Q5：短期退職の経歴が転職に不利になる？
A5：短期退職の経歴は、転職において不利になる可能性があります。しかし、必ずしも不利になるわけではありません。面接で、なぜ短期で退職することになったのか、その理由を正直に説明し、今回の転職では、同じような問題を起こさないための対策を具体的に説明することが重要です。また、これまでの経験やスキルをアピールし、入社への意欲を示すことで、マイナスイメージを払拭することができます。
まとめ
病院総務の仕事は、多岐にわたる業務内容と、人間関係の難しさから、ミスマッチを感じやすい職種です。しかし、現状を客観的に分析し、積極的にコミュニケーションを図り、キャリアプランを明確にすることで、これらの課題を乗り越え、より良いキャリアを築くことができます。今回の記事で提示した対策を参考に、あなたのキャリアを成功に導いてください。
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