事務員の「困った」を乗り越える！イライラを抑え、チームで成果を出すための解決策
事務員の「困った」を乗り越える！イライラを抑え、チームで成果を出すための解決策
この記事では、職場の人間関係、特に事務員の仕事ぶりに対する悩みと、自身の感情コントロールに苦しんでいるあなたに向けて、具体的な解決策を提示します。40歳の子持ち事務員の方の要領の悪さ、それに対するあなたのイライラ、そしてどのようにすればチーム全体でより良い成果を出せるのか、具体的なステップと実践的なアドバイスを、経験豊富な転職コンサルタントの視点から解説します。
事務員の要領が悪くて困っています。（長文です）勤め先の会社は、HPでの物販・HP更新から在庫管理、請求書、小口、等事務職は全て１人でやっています。
部署変更があり、新しい方が3ヶ月前に入社したのですが、
6ヶ月の子持ち40歳なんですが、ミスが多く、要領が悪いです。 残業しなくていいといっても残って仕事をしています。 私１人でしていた仕事で、暇です。といっていたくらいの仕事量なんですが・・・ 何も考えずにしているのか、自分がした仕事も2週間後には覚えていません。
メモはとっているのですが、見ていないようです。 なれた頃なので、いい加減一人でさっさと処理してもらいたいのですが 、 人から言われて要領がよくなるのでしょうか？
19歳年上ですし、本人は努力しているので言いたくてもいえず、 周りはとしやからや性格やから・・・と何も言ってくれません。
仕事に関してはマイペースな人とあきらめて手伝うしかないのでしょうか？ 何か良い解決法・アドバイスがありましたらご教授くださいませ。
また、私は短気なので、いらいらして言葉がついきつくなってしまいます。 抑えようとしてはいるのですが、何故出来ないの？ と攻めるような言い方をしてしまいます。 どうしたら自分の感情をうまくコントロールできるのでしょうか？
1. 現状の課題を理解する
まず、あなたの抱える問題を整理しましょう。大きく分けて以下の2つの問題があります。
- 事務員の業務遂行能力に関する問題: 新しい事務員の方の仕事の遅さ、ミスが多い、記憶力、メモの活用不足。
- あなた自身の感情コントロールに関する問題: イライラしてしまい、きつい言葉遣いをしてしまう。
これらの問題は、それぞれが複雑に絡み合っています。例えば、事務員の方の業務がスムーズに進まないことが、あなたのイライラの原因の一つになっている可能性があります。逆に、あなたのイライラが、事務員の方のパフォーマンスをさらに低下させている可能性も否定できません。
2. 事務員の業務遂行能力の問題への具体的な解決策
事務員の方の業務遂行能力を向上させるために、以下のステップで取り組んでみましょう。
2-1. コミュニケーションの改善
まずは、事務員の方とのコミュニケーションを改善することから始めましょう。
1. 目的を明確にする:
単に「早く仕事をしてほしい」と伝えるのではなく、「チーム全体の業務効率を上げ、顧客満足度を向上させたい」といった具体的な目的を共有しましょう。
2. 建設的なフィードバック:
「なぜできないの？」という問いかけは、相手を責めているように聞こえがちです。代わりに、「この部分は、どのようにすればよりスムーズに進められると思う？」といった、解決策を促す質問を心がけましょう。
3. 具体的な指示と期待の伝達:
「〇〇の書類は、〇日までに、〇〇の手順で処理してください」といった具体的な指示を出すことで、相手は何をすれば良いのか明確に理解できます。
4. 定期的な進捗確認:
週に一度、または月に一度など、定期的に進捗状況を確認する時間を設けましょう。
その際、良かった点と改善点を具体的に伝え、更なる成長を促します。
2-2. 業務プロセスの可視化と標準化
業務プロセスを可視化し、標準化することで、事務員の方の理解を助け、ミスを減らすことができます。
- 業務フローの作成: 各業務の手順をフローチャートやステップごとに細かく記述したマニュアルを作成します。
- チェックリストの導入: 各業務の完了前に確認すべき項目をまとめたチェックリストを作成し、ミスを防ぎます。
- テンプレートの活用: 請求書やメールなど、定型的な業務にはテンプレートを用意し、効率化を図ります。
2-3. トレーニングとサポート体制の構築
新しい事務員の方へのトレーニングとサポート体制を整えることも重要です。
- OJT（On-the-Job Training）の実施: 実際に業務を行いながら、指導者がマンツーマンで指導します。
- ロールプレイング: 電話応対や顧客対応など、実践的なスキルをロールプレイングで練習します。
- 質問しやすい環境作り: 質問しやすい雰囲気を作り、疑問点をすぐに解決できるようなサポート体制を整えます。
2-4. 業務分担の見直し
もし可能であれば、業務分担を見直すことも検討しましょう。
あなたの負担を軽減し、事務員の方も自分の得意な分野に集中できるようにすることで、双方のパフォーマンスを向上させることができます。
例えば、HPの更新や在庫管理など、得意な業務を分担し、それぞれの専門性を活かせるようにします。
3. 感情コントロールの問題への具体的な解決策
あなたの感情をコントロールするために、以下の方法を試してみましょう。
3-1. 感情の可視化と自己認識
自分の感情を客観的に認識することが、感情コントロールの第一歩です。
- 感情日記の活用: どんな時にイライラするのか、どんな言葉遣いをしてしまうのかを記録します。
- トリガーの特定: 何があなたのイライラの引き金になっているのかを特定します。例えば、「相手のミス」「自分の業務が滞ること」「相手の態度」など、具体的なトリガーを把握します。
- 自己分析: なぜ自分がイライラするのか、その根本的な原因を考えます。例えば、「完璧主義」「責任感が強い」「相手に期待しすぎている」など、自分の性格や価値観を理解します。
3-2. 感情のコントロールテクニック
イライラを感じたときに、感情をコントロールするための具体的なテクニックを身につけましょう。
- 深呼吸: 深呼吸をすることで、心拍数を落ち着かせ、冷静さを取り戻します。
- 一時的な離脱: 状況から一時的に離れることで、感情的な反応を避けます。例えば、席を外して気分転換をしたり、別の業務に集中したりします。
- 思考の転換: 状況を別の角度から見て、考え方を変えます。例えば、「相手も一生懸命やっている」「自分も最初はできなかった」など、相手の立場に立って考えるようにします。
- アサーション: 自分の意見を相手に伝える際に、相手を尊重しつつ、自分の気持ちを率直に伝えるコミュニケーション方法です。例えば、「〇〇の件について、私は〇〇のように考えています。もしよろしければ、〇〇について話し合えませんか？」といったように、自分の意見を明確に伝えつつ、相手との対話を促します。
3-3. ストレスマネジメント
ストレスを適切に管理することも、感情コントロールには不可欠です。
- 休息と睡眠: 十分な休息と睡眠をとることで、心身のバランスを整えます。
- 適度な運動: 運動は、ストレスを軽減し、気分転換に役立ちます。
- 趣味やリラックスできる時間の確保: 自分の好きなことやリラックスできる時間を持ち、ストレスを解消します。
- 周囲への相談: 信頼できる人に悩みを相談することで、気持ちが楽になります。
4. 周囲の理解と協力を得る
一人で抱え込まず、周囲の理解と協力を得ることも重要です。
- 上司への相談: 上司に状況を説明し、協力を求めます。
- 同僚との連携: 同僚に相談し、情報交換やサポートを行います。
- チーム全体での問題意識の共有: チーム全体で問題意識を共有し、協力して解決策を考えます。
5. 長期的な視点と成長
これらの解決策は、すぐに効果が現れるものではありません。長期的な視点と、継続的な努力が必要です。
焦らず、一つずつステップを踏み、事務員の方との関係を築きながら、自分自身の成長にも繋げていきましょう。
今回のケースでは、事務員の方の能力不足が問題の一因ですが、根本的な原因は、コミュニケーション不足や、業務プロセスの不明確さにあると考えられます。
まずは、事務員の方とのコミュニケーションを密にし、業務内容を具体的に指示することから始めましょう。
そして、業務プロセスを可視化し、標準化することで、事務員の方の理解を深め、ミスを減らすことができます。
同時に、あなたの感情コントロールも重要です。
自分の感情を客観的に認識し、感情コントロールのテクニックを身につけ、ストレスを適切に管理することで、イライラを抑え、冷静に対応できるようになります。
周囲の理解と協力を得ながら、長期的な視点で、チーム全体の成長を目指しましょう。
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6. まとめ
今回のケースでは、事務員の能力不足と、あなたの感情的な問題が複雑に絡み合っています。
しかし、焦らず、一つずつステップを踏むことで、必ず解決できます。
まずは、事務員の方とのコミュニケーションを改善し、業務プロセスを可視化することから始めましょう。
そして、自分の感情をコントロールするためのテクニックを身につけ、ストレスを適切に管理します。
周囲の理解と協力を得ながら、長期的な視点で、チーム全体の成長を目指しましょう。
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