事務員との関係に苦悩する所長へ：問題解決と円滑な職場環境構築のための実践的アドバイス
事務員との関係に苦悩する所長へ：問題解決と円滑な職場環境構築のための実践的アドバイス
この記事では、地方の小さな会社の事業所長として、事務員の対応に苦慮されているあなたに向けて、具体的な問題解決策と、より円滑な職場環境を構築するためのアドバイスを提供します。事務員の言動に困惑し、どのように対応すれば良いのか分からず、精神的な負担を感じていることと思います。この記事が、あなたの抱える問題の解決の一助となれば幸いです。
職場の事務員が恐ろしいです。本社が地方にある小さな会社の事業所長をしています。ビル管理業なので、スタッフの大半は現場で、所長の自分と事務員の2名が事務所には常駐しています。先日、事務員が退職し、補充をかける際に、知人に声をかけたところ「良い人がいる」ということで、面接して採用しました。条件面も前任者を上回る待遇にしてあげました。
ところが、採用後に本人は「前職でかなりいじめられたのでパニック”障害”である」（⇒気がつけば、この表現が”うつ病”に変わっています）、医師からは仕事を辞めた方がいいと言われている、でも給与が欲しいので辞められないし、定年まで働きたい、と何かあると病気と給与が必要を押し出してくるようになりました。
事務員といっても小さな事業所ですから難しいことは何も無く、前任者は3日間の引継ぎと9－15時の範囲で充分以上の仕事をしていました。ところが新しい事務員は、引継ぎが5日間では短すぎた、本格的な事務は初めてなので出来ない、経験の無い仕事と価値観が私にかかってくることが病状を改善させてくれない、などをことあるごとに発言します。
仕事については、物忘れが多すぎる、聞かれたことよりも、まずは言い訳から入る、同じ指示を何度もしても「初めてなので・・・」と口にするなど扱いに困っています。
悪いことばかりでなく、努力をしていることもわかるのですが、一生懸命したことを”褒めてください”オーラが強すぎる（私だけでなく、本社への報告、宅急便の引き取り、来客などにも。例⇒商談中にコピーを頼む。事務員コピーを取る。返却時に「資料がばらけないようにホッチキスで留めてクリアケースに入れました。お持ち帰りように封筒をごよういしますか？」⇒言われた来客「（唖然として）あっ･･･どうも」事務員「とんでもございません。ありがとうございます」（ぺこぺことお辞儀を繰り返す））、褒めてくれないと業務連絡などをしてきた現場スタッフにまで、「こんなに頑張ってます！！」トークを行うなど困っています。
さらには、所長からは「退職は引継ぎもあるから二ヶ月前には申告してくださいと言われてます」など虚偽の話を、現場のスタッフなどに平気で話す、ちょっと注意をすると、この世の地獄のような表情になり、仕事が手につかなくなり、何度もトイレに駆け込む、注意をしてなくても一日のトイレ滞在回数と時間が多すぎるなどが重なり、所長として注意も何も出来ません。
”価値観”が初めての経験でそれがストレスになっていると公言しますが、たまに話し合いの場をつくると必ず前職の職場でどれほど理不尽にいじめを受けたかに、必ず話が戻ります。
職場には本人がお気に入りの”アロマ”が香っていますが、私はその香りが大の苦手です。
事務員を紹介してくれた方への義理も済んでいるので、退職してもらいたいのですが、”パワハラ”や”セクハラ”などもでっち上げられそうで、何の手出しも出来ません。
可能な限り、外出を増やし、現場の事務所のPCをかりて仕事をして、指示は簡単にメールで行い、後に自分で手直しする状況です。訳が判らない所長になっています。
どうしたらよいのでしょうか？本当に注意をしたあとの、落ち込み具合と、自分は悪くない、なぜ褒めない的なオーラが怖すぎて何も出来ません。ご助言お願い致します。
1. 現状の課題を整理し、問題の本質を見極める
まず、あなたが直面している問題を具体的に整理し、その本質を理解することから始めましょう。現状を客観的に分析することで、具体的な対策を立てるための土台を築くことができます。
- 事務員の抱える問題：
- 精神的な不安定さ（パニック障害、うつ病の可能性）
- 業務遂行能力の不足（引継ぎ期間、未経験業務への対応）
- コミュニケーションの問題（言い訳、過剰な承認欲求）
- 自己中心的思考（前職の経験に固執、周囲への影響）
- あなた（所長）が抱える問題：
- 事務員の対応に困惑し、業務に支障が出ている
- 精神的な負担とストレスを感じている
- パワハラ、セクハラを恐れて、適切な指導ができない
- 職場環境の悪化（アロマの香り、現場スタッフへの影響）
問題の本質は、事務員の精神的な問題と、それに対するあなたの対応の難しさ、そして職場環境の悪化という複合的な要因が絡み合っていることにあります。この複雑な状況を理解し、一つずつ解決していく必要があります。
2. コミュニケーション戦略：建設的な対話と明確な指示
事務員とのコミュニケーションは、問題解決の鍵となります。しかし、現状では相手の精神的な不安定さから、対話が難航する可能性があります。そこで、以下のコミュニケーション戦略を試してみましょう。
2-1. 建設的な対話のための準備
- 冷静な気持ちで臨む：感情的にならず、客観的な視点を保ちましょう。相手の言動に動揺せず、落ち着いて対応することが重要です。
- 目的を明確にする：対話の目的は、問題の解決、業務の改善、そして良好な関係性の構築です。感情的な対立を避けるために、目的を常に意識しましょう。
- 事実に基づいた話をする：主観的な意見ではなく、具体的な事実に基づいて話すことで、相手に誤解を与えずに、建設的な対話を進めることができます。
2-2. 具体的な対話の進め方
対話の際には、以下のポイントを意識しましょう。
- まずは傾聴：相手の話を最後まで聞き、理解しようと努めましょう。相手の気持ちを理解しようとすることで、信頼関係を築きやすくなります。
- 共感を示す：相手の苦労や困難を理解し、共感の言葉を伝えましょう。ただし、同情しすぎると、相手の依存心を助長する可能性があるため、バランスが重要です。例：「大変でしたね」など。
- 具体的な指示とフィードバック：
- 業務上の指示は、明確かつ具体的に行いましょう。
- 指示内容を理解しているか、確認しましょう。
- 業務の進捗状況を定期的に確認し、必要に応じてフィードバックを行いましょう。
- 良い点があれば、具体的に褒めることで、モチベーションを高めましょう。
- 問題解決に向けた提案：
- 問題点を指摘するだけでなく、解決策を一緒に考えましょう。
- 例えば、「物忘れが多い」という問題に対しては、「メモを取る習慣をつけましょう」といった具体的な提案をします。
- 必要に応じて、専門家（産業医、カウンセラーなど）への相談を勧めましょう。
- 境界線の設定：
- 相手の個人的な問題に対して、どこまで関わるのか、線引きを明確にしましょう。
- 業務外の相談には、適切な範囲で対応し、過度な干渉は避けましょう。
- パワハラ、セクハラと誤解されるような言動は、絶対に避けましょう。
3. 職場環境の改善：安心できる環境づくり
事務員の精神的な問題を考慮しつつ、他の従業員にも配慮した職場環境を構築することが重要です。以下の対策を講じましょう。
3-1. 事務員のサポート体制の構築
- 産業医との連携：
- 産業医に相談し、事務員の状況を共有しましょう。
- 必要に応じて、面談をセッティングし、専門的なアドバイスを受けましょう。
- カウンセリングの推奨：
- カウンセリングを受けることを勧め、必要に応じて費用を一部負担するなど、サポート体制を整えましょう。
- 業務の調整：
- 事務員の能力や状況に合わせて、業務内容や量を調整しましょう。
- 難しい業務は、他のスタッフと分担するなど、負担を軽減する工夫をしましょう。
3-2. 職場全体の環境改善
- コミュニケーションの促進：
- 定期的なミーティングや、ランチ会などを開催し、コミュニケーションを促進しましょう。
- 困ったことがあれば、気軽に相談できるような雰囲気を作りましょう。
- アロマの使用制限：
- アロマの使用について、事務員と話し合い、他の従業員への配慮を求めましょう。
- どうしてもアロマが必要な場合は、使用場所や時間を制限するなど、妥協点を探りましょう。
- ハラスメント対策：
- ハラスメントに関する社内規定を整備し、周知徹底しましょう。
- ハラスメントが発生した場合の対応について、明確なルールを定めましょう。
- 相談窓口を設置し、従業員が安心して相談できる環境を整えましょう。
4. 法的なリスクへの対応：弁護士への相談
パワハラやセクハラで訴えられるリスクを考慮し、法的な対策を講じる必要があります。
- 弁護士への相談：
- 専門家である弁護士に相談し、現状の問題点やリスクについて、アドバイスを受けましょう。
- 今後の対応について、法的な観点から適切な指示を仰ぎましょう。
- 証拠の収集：
- 問題が発生した場合に備えて、証拠を収集しておきましょう。
- 例えば、事務員とのやり取りのメールや、業務日報などを保管しておきましょう。
- 退職勧奨：
- 退職を促す場合は、弁護士に相談し、法的に問題のない方法で行いましょう。
- 感情的な対立を避け、穏便に解決できるように努めましょう。
5. 業務効率化：アウトソーシングの検討
事務員の業務負担を軽減し、あなたの負担を減らすために、アウトソーシングを検討することも有効です。
- アウトソーシング可能な業務の洗い出し：
- 経理業務、給与計算、書類作成など、アウトソーシングできる業務を洗い出しましょう。
- アウトソーシング先の選定：
- 複数のアウトソーシング会社を比較検討し、自社のニーズに合った会社を選びましょう。
- アウトソーシングのメリット：
- 業務効率化、コスト削減、専門性の向上などが期待できます。
アウトソーシングを導入することで、事務員の負担を軽減し、あなたの業務負担も軽減できます。また、専門的な知識を持つプロに業務を任せることで、業務の質も向上する可能性があります。
6. 最終的な判断：退職勧告と解雇
上記の対策を講じても、状況が改善しない場合は、最終的に退職勧告や解雇を検討せざるを得ない場合があります。ただし、これらの措置は、法的なリスクを伴うため、慎重に進める必要があります。
- 退職勧告：
- 弁護士に相談し、法的に問題のない方法で退職を勧めましょう。
- 退職金などの条件を提示し、円満な解決を目指しましょう。
- 解雇：
- 解雇は、最終的な手段です。
- 解雇する前に、十分な証拠を収集し、弁護士と相談しましょう。
- 解雇理由が、客観的に見て正当である必要があります。
退職勧告や解雇を行う場合は、感情的にならず、冷静かつ客観的に判断することが重要です。また、弁護士のアドバイスに従い、法的なリスクを最小限に抑えるように努めましょう。
7. メンタルヘルスのケア：あなた自身の心の健康を守る
事務員の対応に苦慮し、精神的な負担を感じているあなた自身も、心の健康を守る必要があります。以下の対策を講じましょう。
- ストレス管理：
- ストレスの原因を特定し、それに対する具体的な対策を立てましょう。
- 例えば、適度な運動、休息、趣味など、自分なりのストレス解消法を見つけましょう。
- 相談：
- 信頼できる人に相談し、悩みを打ち明けましょう。
- 家族、友人、同僚、または専門家（カウンセラーなど）に相談することも有効です。
- 休息：
- 十分な睡眠を取り、心身を休ませましょう。
- 定期的に休暇を取り、リフレッシュしましょう。
- 専門家のサポート：
- 必要に応じて、専門家（産業医、カウンセラーなど）のサポートを受けましょう。
あなた自身の心の健康を守ることは、問題解決のためにも、非常に重要です。無理をせず、自分を大切にすることを心がけましょう。
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8. まとめ：問題解決への第一歩を踏み出すために
この記事では、事務員との関係に苦悩する所長が、問題解決に向けて取り組むべき具体的な対策を提示しました。問題の整理、コミュニケーション戦略、職場環境の改善、法的なリスクへの対応、そしてあなた自身のメンタルヘルスのケアなど、多岐にわたるアドバイスを提供しました。
これらの対策を参考に、まずはできることから始めてみましょう。焦らず、一つずつ問題を解決していくことで、より良い職場環境を築くことができるはずです。そして、何よりも大切なのは、あなた自身が心身ともに健康であることです。無理をせず、自分を大切にしながら、問題解決に取り組んでください。
今回の記事が、あなたの抱える問題の解決の一助となり、より良い職場環境を築くための一歩となることを願っています。
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