医療事務のパートさんが辞めてくれない！同僚としてできること、教えます
医療事務のパートさんが辞めてくれない！同僚としてできること、教えます
この記事では、小さなクリニックで働くあなたが直面している、医療事務のパート職員との問題について、具体的な解決策を提示します。ミスの多さ、謝罪のなさ、改善の見込みの薄さなど、多くの同僚が悩む問題です。この記事を読むことで、あなたが置かれている状況を理解し、より良い職場環境を築くための具体的なステップを学ぶことができます。
辞めさせたい、パートの職員いらっしゃいますか？どのように対処していますか？ミスが多く、謝らないわ、改善しないわで、周りの職員がまいっています。私は小さなクリニックで働いているもの（常勤）です。医療事務で働いているパートさんの仕事ぶりが目に余ります。
私は医療事務ではなく、看護助手をしているものですが、小さなクリニックであり、医療事務がそのパートを含め2人でやっています。そのため、私は多少の事務関係を手伝いながら看護助手を勤めています。
私は医療関係に業務をするのは初めてです。カルテの並び方や保険証の見方、もろもろ初めてのものです。ですが、入職してから9ヶ月。パートさんも同時期に入りました（私より10歳ほど上、4歳の子持ち）医療事務の有資格者・仕事経験あり（自称）です。
問題のパート（今後A）です。
＊保険証の確認ができません。有効期限切れのものをそのまま通してしまいます。（パソコンで引っかかるので、その都度注意）新患のカルテチェックでは、保険証の記号や番号、性別、チェックができていないものを回してきます。月が変わり、月初は必ず保険証を確認します。有効期限など確認することは色々ありますが、医療事務では基本のことだと私は思っています。
＊カルテ患者から受け取った診察券にカルテ番号があります。カルテの場所がわからず、（開院したばかりなので、2000人ほど本棚程度のカルテ棚2列くらいのところです）しばらく探す。→処置室へ回してきたが違う人のカルテでした。
＊処置室にいる事務の裏がすぐに処置室につながります。Aさんは窓口や会計を主にしていますが、気づくとそこには立たず処置と事務の間でぼーっと立っています。（もう一人が必死に対応しています。呼び戻しても、すぐぼーっとしてしまいます）
売上が合わなかったこともあります。Aさんしか会計に立っていない時間帯です。それでも、知りません、わかりません、覚えていませんの3点セットです。
何よりも、Aさんはどんなにミスしても謝りません。何度も何度注意してきました（私以外も）。私は悪くないの一点ばりです。
ミスを攻めてたいわけではないです。ただ、謝らない態度や改善されないミスをどんどん増やされてしまうとAさんの歩いた跡を残りの人たちが追って直していくのはそろそろ限界です。
問い詰めていくと先ほどの3点セット。正直辞めていただきたいのです。上司に相談して一度話し合ってもらいましたが、頷いてくれなかったそうです。
私たち同僚が何ができる術はありますか？何かいい案や経験談お願いします。
1. 問題の本質を理解する：なぜ「辞めてほしい」と感じるのか
まず、あなたが抱える問題の本質を理解することから始めましょう。単に「ミスが多い」という表面的な問題だけでなく、その背後にある原因や感情に目を向けることが重要です。あなたがAさんに対して「辞めてほしい」と感じる理由は、
- 業務への支障: ミスが頻発し、他のスタッフの負担が増加していること。
- コミュニケーションの問題: 謝罪がなく、改善が見られないこと。
- チームワークへの影響: 周囲のモチベーションが低下し、職場全体の雰囲気が悪化していること。
などが考えられます。これらの問題を具体的に分析し、それぞれの問題に対する対策を立てることが、解決への第一歩となります。
2. 状況を客観的に分析する：問題点を具体的に把握する
問題を解決するためには、まず現状を客観的に把握する必要があります。Aさんの具体的な問題点を、記録として残しましょう。例えば、
- ミスの種類: 保険証の確認ミス、カルテの誤り、会計ミスなど、具体的にどのようなミスが多いのかを記録します。
- ミスの頻度: 1日に何回ミスをするのか、週に何回なのかを記録します。
- ミスの原因: 知識不足、集中力の欠如、確認不足など、ミスの原因を分析します。
- 対応: 注意喚起をした回数、改善が見られたかどうかを記録します。
これらの記録は、上司やAさんと話し合う際の客観的な証拠となり、問題解決に向けた具体的な対策を立てるための根拠となります。
3. コミュニケーションを改善する：建設的な対話を目指す
Aさんとのコミュニケーションを改善することも重要です。一方的に非難するのではなく、建設的な対話を通じて、問題解決を目指しましょう。具体的には、
- フィードバックのタイミング: ミスが起きた直後に、冷静にフィードバックを行います。感情的にならず、客観的な事実を伝えます。
- 具体的な指示: 「保険証の確認を徹底してください」といった抽象的な指示ではなく、「保険証の有効期限を確認し、患者さんの情報をシステムに入力してください」といった具体的な指示を出します。
- 質問の活用: なぜミスが起きたのか、Aさんの意見を聞き出すために質問を活用します。「なぜ保険証の確認を忘れてしまったのですか？」、「カルテの場所が分からなかったのはなぜですか？」など、原因を特定するための質問をします。
- 傾聴: Aさんの言い分にも耳を傾け、理解しようと努めます。もしかしたら、Aさんにも何か事情があるかもしれません。
4. チーム全体での協力体制を築く：問題解決に向けた組織的な取り組み
問題解決のためには、チーム全体で協力し、組織的な取り組みを行うことが重要です。具体的には、
- 上司との連携: 上司に状況を報告し、問題解決に向けた協力を求めます。記録を共有し、上司にも問題の深刻さを理解してもらいましょう。
- チームミーティングの開催: 定期的にチームミーティングを開催し、問題点や改善策について話し合います。Aさんにも参加を促し、意見交換の場を設けます。
- 役割分担の見直し: Aさんの適性に合わせて、業務内容を見直します。得意な分野を活かせるように、役割分担を調整します。
- 教育・研修の実施: Aさんのスキルアップのために、教育や研修を実施します。医療事務に関する知識や、業務遂行能力を向上させるための機会を提供します。
- マニュアルの整備: 業務マニュアルを整備し、誰でも同じように業務を遂行できるようにします。
5. 専門家への相談：第三者の視点を取り入れる
問題が解決しない場合は、専門家への相談も検討しましょう。例えば、
- 人事コンサルタント: 職場環境の改善や、従業員とのコミュニケーションに関するアドバイスを受けられます。
- メンタルヘルス専門家: Aさんのメンタルヘルスに問題がある場合は、専門家のサポートが必要になる場合があります。
- 弁護士: 問題が深刻化し、法的措置が必要になる場合は、弁護士に相談します。
専門家の意見を取り入れることで、客観的な視点から問題解決の糸口を見つけられる可能性があります。
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6. 辞めてもらう場合の選択肢：解雇や退職勧奨
様々な努力をしても状況が改善しない場合、最終的にはAさんに辞めてもらうという選択肢も視野に入れる必要があります。ただし、解雇は慎重に行う必要があり、以下の点に注意が必要です。
- 解雇の要件: 労働契約法に基づき、解雇には客観的に合理的な理由と社会通念上の相当性が求められます。ミスの多さだけで解雇することは難しく、改善が見られないことや、他の従業員への影響などを総合的に判断する必要があります。
- 退職勧奨: 解雇ではなく、退職勧奨を行うこともあります。Aさんに自発的な退職を促すことで、円満な解決を目指します。
- 弁護士への相談: 解雇や退職勧奨を行う場合は、事前に弁護士に相談し、法的なリスクを回避することが重要です。
7. 職場環境の改善：再発防止とより良い未来のために
Aさんの問題が解決した後も、再発防止のために職場環境を改善することが重要です。具体的には、
- 採用プロセスの見直し: 採用時に、医療事務の経験やスキルだけでなく、性格やコミュニケーション能力なども評価する。
- 教育体制の強化: 新入社員や、経験の浅いスタッフに対する教育体制を強化する。
- 評価制度の導入: 従業員の貢献度を評価し、適切なフィードバックを行う。
- コミュニケーションの活性化: チーム内のコミュニケーションを活発にし、問題が発生した場合に、すぐに相談できるような環境を作る。
- 労働環境の改善: 労働時間や休憩時間など、労働環境を改善し、従業員の働きがいを高める。
これらの取り組みを通じて、より良い職場環境を築き、従業員が安心して働ける環境を提供することが重要です。
8. 成功事例から学ぶ：他のクリニックの事例
他のクリニックでは、どのような対策を行っているのでしょうか。いくつかの成功事例を紹介します。
- 事例1: あるクリニックでは、医療事務のパート職員のミスが多発したため、業務マニュアルを整備し、定期的な研修を実施しました。その結果、ミスの数が減少し、業務効率が向上しました。
- 事例2: 別のクリニックでは、パート職員とのコミュニケーション不足が問題となっていたため、定期的な面談を実施し、個別の課題や悩みを聞き出すようにしました。その結果、パート職員のモチベーションが向上し、チームワークが改善しました。
- 事例3: また別のクリニックでは、採用時に適性検査を行い、性格や能力を考慮して人材を採用するようにしました。その結果、ミスマッチが減少し、定着率が向上しました。
これらの事例から、それぞれのクリニックが、それぞれの状況に合わせて、様々な対策を講じていることがわかります。あなたのクリニックでも、これらの事例を参考に、自社に合った対策を検討してください。
9. メンタルヘルスケアの重要性：自分自身のケアも忘れずに
問題を抱えているのは、Aさんだけではありません。あなた自身も、精神的な負担を感じているかもしれません。自分自身のメンタルヘルスケアも忘れずに行いましょう。具体的には、
- ストレス解消: 趣味や休息、運動など、自分なりのストレス解消法を見つけましょう。
- 相談: 家族や友人、同僚に悩みを相談しましょう。
- 専門家のサポート: 必要に応じて、カウンセリングや精神科医のサポートを受けましょう。
- 休息: 十分な睡眠を取り、心身を休ませましょう。
- 気分転換: 好きな音楽を聴いたり、自然の中で過ごしたりして、気分転換を図りましょう。
10. まとめ：一歩ずつ、より良い職場環境へ
この記事では、医療事務のパート職員との問題について、具体的な解決策を提示しました。問題の本質を理解し、客観的に状況を分析し、コミュニケーションを改善し、チーム全体で協力し、必要に応じて専門家のサポートを受けることが重要です。また、自分自身のメンタルヘルスケアも忘れずに行いましょう。これらのステップを踏むことで、より良い職場環境を築き、あなた自身も安心して働けるようになるはずです。焦らず、一歩ずつ、問題解決に向けて取り組んでいきましょう。
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