営業事務デビュー！派遣2日目の「暇」をチャンスに変える！
営業事務デビュー！派遣2日目の「暇」をチャンスに変える！
この記事では、営業事務の派遣として働き始めたばかりのあなたが抱える「暇すぎる」という悩みに焦点を当て、その状況をどのように打開し、成長の機会に変えていくかについて具体的なアドバイスを提供します。未経験から事務職への転職を果たし、新しい環境でどのように振る舞い、キャリアを築いていくか、具体的なステップと心構えを解説します。
昨日から派遣で働き始めました。2日目です。仕事内容は営業事務です。いわゆる、「そんなもの」なのか、どんな心がけでいればいいか知りたくて質問します。今まではずっと接客業に携わっていましたが、事務系めざし転職しようと思い立ち、職業訓練でWord,Excel,Accessなど勉強し、基本的な操作はできるよう資格を取りました。事務職というものを始めたばかりなのですが、この2日はとても【暇】でした。ほぼ電話番です。電話を受け、それを社員さんに伝言、確認しています。事務未経験ですので、すぐに色々出来るとは思っていませんし、まだ2日目ですし、それに少しずつその他仕事も教えてもらっています。が、常時作業する内容はなく、あまりにこの2日が暇で…。仕訳や整理を社員さんがされてる時や、逆にバタバタしていない時に、何か手伝うことはありますか？とか、やっておくことありますか？と尋ねますが、「んー…今はないかな？」今日なんて、「寝といて（笑）」という状況でした＾＾；周りの社員さんは忙しそうで、逆にわたしに構ってられない&わたしが手を出すと余計立て込むから、と思い大人しく電話番と教えてもらった作業のメモを見返しして時間を過ごしました。早く手伝い・フォローができるようになりたいなと思い、雑務でもなんでも言われればやろうと思っていますが…お伺いたてても上記の返答で、あまりにこの2日が暇で達成感が見当たりません。
以前の職場が少しキツめで、手持無沙汰をチラつかせれば怒られ、暇なら・出来ることがないなら掃除、手伝い、何かすることないかちゃんと聞きなさい！！っていう所でした。ですが、働いてる！はすごく実感する所でした。業種は違うものですが未経験でも初っ端からガンガン攻める系？だったので、今の職場でイスにじっと座りながら、いいの？大丈夫？これって給料泥棒じゃん…と不安で。社員さんに冗談めかして、「このままじゃわたし給料泥棒ですよー」なんて言ってみたりもしましたが、「そんなことないですよー、あははー」との返答で；そう言いながら座ってるだけのわたしに腹立ててるんじゃ…なんてことも思って余計申し訳なくなったり。
わたしの力不足は承知の上ですが、いわゆる「派遣だからそんなもの」という範囲はどこまでなのか。どんな心構えや工夫で3日目以降に挑めばいいのか分からず、経験者や派遣さんを指導、雇っている方等いらっしゃれば助言いただけると嬉しいなと思っています。ちなみに1ヶ月更新の後、3ヶ月更新です。職場は私以外全員男性、結構フランクな雰囲気で、2日目現在、人間関係のギスギスは見当たりません。
まずは「暇」を受け入れる
新しい職場での2日間、お疲れ様でした。未経験の事務職で、しかも派遣という立場となると、色々と不安に感じることもあるかと思います。特に、以前の職場環境とのギャップから「暇」という状況に戸惑い、焦りを感じているかもしれません。しかし、まずはこの「暇」という状況を冷静に受け止めることが大切です。これは、あなたが新しい環境に慣れ、成長するための貴重な準備期間と捉えることができます。
多くの企業では、新しい人材がすぐに全ての業務をこなせるわけではありません。OJT（On-the-Job Training）期間として、基本的な業務を習得し、徐々に仕事の幅を広げていくのが一般的です。あなたの場合は、まだ2日目であり、電話番という業務が中心であることは、むしろ自然な流れと言えるでしょう。焦らず、まずは与えられた業務を確実にこなし、周囲の状況を観察することから始めましょう。
「暇」な時間を有効活用するための具体的なステップ
「暇」な時間を単なる「待ち時間」として過ごすのではなく、自己成長のための投資期間に変えましょう。以下に、具体的なステップを提案します。
- 業務マニュアルの作成
電話対応や、教えてもらった業務の手順を詳細に記録し、自分だけのマニュアルを作成しましょう。WordやExcelを使って、見やすく整理されたマニュアルを作成することで、業務の理解を深めるだけでなく、今後の業務効率化にも繋がります。マニュアル作成の過程で、不明点があれば積極的に質問し、理解を深めることが重要です。
- 関連知識の学習
営業事務として働く上で必要な知識を積極的に学びましょう。例えば、ビジネスメールの書き方、電話応対の基本、顧客対応のノウハウなど、書籍やインターネットで情報を収集し、知識を深めることができます。また、ExcelやWordのスキルアップも重要です。関数やショートカットキーを習得することで、業務効率を格段に向上させることができます。
- 社内システムの理解
会社で使用している社内システムについて、積極的に理解を深めましょう。システムの操作方法を覚えるだけでなく、どのような情報が格納されているのか、どのように活用されているのかを把握することで、より高度な業務に対応できるようになります。可能であれば、システムに関する資料を読み込んだり、先輩社員に質問したりして、理解を深めましょう。
- 周囲の観察と情報収集
周囲の社員の仕事ぶりを観察し、どのような業務を行っているのか、どのようなスキルが必要なのかを学びましょう。また、積極的に先輩社員に話しかけ、仕事に関する情報を収集することも重要です。例えば、「〇〇さんのように、スムーズに電話対応できるようになりたいのですが、何かコツはありますか？」など、具体的な質問をすることで、より深い情報を得ることができます。
- 自己分析と目標設定
自分の強みや弱みを分析し、今後のキャリアプランを考えましょう。営業事務としてどのようなスキルを身につけたいのか、どのようなキャリアを築きたいのかを明確にすることで、日々の業務に対するモチベーションを高めることができます。目標を設定し、それを達成するための具体的な行動計画を立てることも重要です。
積極的に「質問」し、関係性を構築する
「暇」な時間を利用して、積極的に周囲の社員とのコミュニケーションを図りましょう。質問をすることは、あなたの意欲を伝えるだけでなく、周囲との関係性を構築する上でも非常に有効です。ただし、質問をする際には、以下の点に注意しましょう。
- 質問の前に自分で調べる
すぐに質問するのではなく、まずは自分で調べて、それでも分からない場合に質問するようにしましょう。自分で調べる努力をすることで、理解が深まり、より効果的な質問をすることができます。
- 具体的な質問をする
「何をしていいか分かりません」という漠然とした質問ではなく、「〇〇の業務について、〇〇という点で困っています。何かアドバイスはありますか？」など、具体的な質問をすることで、相手も答えやすくなります。
- 質問のタイミングを考える
相手が忙しい時間帯や、集中している時に質問するのは避けましょう。相手の状況を考慮し、適切なタイミングで質問することが大切です。
- 感謝の気持ちを伝える
質問に答えてくれた場合は、必ず感謝の気持ちを伝えましょう。「ありがとうございます。とても参考になりました」など、感謝の言葉を伝えることで、良好な関係性を築くことができます。
派遣という立場を理解し、長期的な視点を持つ
派遣社員として働く上で、正社員とは異なる点があることを理解しておく必要があります。派遣社員は、基本的に派遣先の指示に従い、与えられた業務をこなすことが求められます。しかし、だからといって受け身でいるのではなく、積極的に業務に取り組む姿勢が重要です。派遣期間は、あなたのスキルアップやキャリア形成の貴重な機会と捉え、積極的に行動しましょう。
また、1ヶ月更新、3ヶ月更新という契約形態であることを考えると、長期的な視点を持つことも大切です。目の前の業務だけでなく、将来的にどのようなキャリアを築きたいのかを考え、そのために必要なスキルや経験を積むように心がけましょう。派遣期間中に、正社員登用を目指すことも可能です。そのためには、日々の業務で高いパフォーマンスを発揮し、周囲からの信頼を得ることが重要です。
「給料泥棒」という不安を払拭するために
「給料泥棒」という言葉が頭をよぎることは、あなたが真面目で、積極的に貢献したいと考えている証拠です。しかし、その不安を抱えたままでは、仕事へのモチベーションが低下し、パフォーマンスにも悪影響を及ぼす可能性があります。以下の方法で、その不安を払拭しましょう。
- 上司とのコミュニケーション
上司や、あなたを指導する社員の方と定期的に面談を行い、現在の業務に対するフィードバックや、今後の期待について確認しましょう。自分の仕事に対する評価を知ることで、不安を解消し、モチベーションを高めることができます。また、積極的にコミュニケーションをとることで、あなたの意欲を伝えることもできます。
- 小さな目標を設定し、達成感を味わう
大きな目標だけでなく、小さな目標を設定し、それを達成することで、達成感を味わいましょう。例えば、「1日に〇件の電話対応をスムーズに行う」「〇〇の業務について、〇〇時間で理解する」など、具体的な目標を設定し、達成できた際には自分を褒めてあげましょう。
- 周囲の社員に貢献する
周囲の社員が困っている時に、積極的に手助けをすることで、貢献意欲を満たすことができます。例えば、資料作成を手伝ったり、電話対応を代わったりするなど、小さなことでも構いません。周囲の役に立つことで、自己肯定感を高め、自信を持って仕事に取り組むことができます。
3日目以降に意識すべきこと
3日目以降は、これまでの2日間で得た経験を活かし、さらに積極的に行動することが求められます。具体的には、以下の点を意識しましょう。
- 自ら仕事を探す
指示を待つだけでなく、自ら仕事を探す姿勢が重要です。周囲の社員の仕事ぶりを観察し、自分が手伝えることはないか、積極的に声をかけましょう。例えば、「何かお手伝いできることはありますか？」と尋ねたり、資料作成やファイリングなどを申し出たりすることができます。
- 報・連・相を徹底する
業務の進捗状況や、困ったこと、分からないことがあれば、上司や先輩社員に報告・連絡・相談を徹底しましょう。報・連・相を徹底することで、周囲との連携をスムーズにし、問題の早期解決に繋がります。また、あなたの真面目さや責任感をアピールすることもできます。
- 積極的にスキルアップを目指す
ExcelやWordのスキルアップ、ビジネスメールの書き方の学習など、積極的にスキルアップを目指しましょう。スキルアップすることで、業務の幅が広がり、より高度な業務に挑戦できるようになります。また、自己成長を実感することで、仕事へのモチベーションも高まります。
- 周囲との良好な関係を築く
周囲の社員とのコミュニケーションを積極的に行い、良好な関係を築きましょう。ランチに誘ったり、休憩時間に話しかけたりするなど、親睦を深めることで、仕事に関する相談もしやすくなります。良好な人間関係は、仕事のモチベーションを高め、チームワークを円滑にする上で非常に重要です。
これらのステップを踏むことで、あなたは派遣社員としての「暇」な時間を有効活用し、営業事務としてのスキルと経験を積み重ね、着実にキャリアアップしていくことができるでしょう。焦らず、一歩一歩、成長していきましょう。
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まとめ
今回の相談者の方のように、新しい環境で「暇」を感じることは、決して珍しいことではありません。しかし、その状況をどのように捉え、行動するかが、今後のキャリアを左右する重要なポイントとなります。今回の記事で紹介したステップを参考に、積極的に行動し、自己成長を促すことで、あなたは必ずや、営業事務としてのキャリアを成功させることができるでしょう。焦らず、一歩一歩、着実に前進してください。応援しています。
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